Подготовка процессов и записей
Прежде чем вы сможете использовать интеллектуальный анализ задач для визуализации и анализа процессов, вам нужно выполнить следующие действия:
- Создайте процесс в функциональности интеллектуального анализа процессов в Power Automate.
- Запишите действия которые составляют процесс, используя средство записи Power Automate.
- Подготовьте запись к анализу.
- (Необязательно) Создание рекомендованных имен действий, чтобы вам и другим пользователям было легче подготовить запись к анализу.
Чтобы больше узнать о процессах, посмотрите следующее видео.
Создание процесса
В общем, процессы, которые, по вашему мнению, могут быть неэффективными или повторяющимися, являются хорошими кандидатами для анализа.
Войдите в Power Automate.
В левой области навигации выберите Интеллектуальный анализ процессов.
В разделе Создать новый процесс выберите плитку Начните здесь.
Введите имя для своего процесса и описание, а затем выберите команду Записи.
Выберите Создать.
Запись процесса
Создайте запись одним из двух способов:
Создайте запись сразу после создания процесса
После создания процесса вы увидите экран с двумя вариантами следующих шагов.
- Выберите Добавить запись.
Создайте запись на экране сведений о процессе
Чтобы создать запись на экране сведений, найдите и выберите процесс.
Выберите Интеллектуальный анализ процессов>Все процессы под плитками справа.
Выберите имя процесса, чтобы перейти к экрану сведений о процессе.
В меню вверху выберите Создать запись.
Выберите Открыть средство записи.
Запуск средства записи в Power Automate
Используя любой из описанных ранее методов, вы должны получить сообщение, в котором говорится Запуск средства записи в Power Automate.
У вас должно быть загружен Power Automate до начала работы. Однако вы также можете выбрать Получить приложение, чтобы установить его.
Если вы установили Power Automate, вы должны увидеть всплывающее окно браузера Открыть Power Automate. Выберите его, чтобы открыть приложение.
Если Power Automate установлен, но не открылся правильно, выберите Открыть снова.
Использование средства записи Power Automate
Начните записывать свой процесс, выполнив одно-единственное действие.
На экране средства записи Desktop выберите Запись.
Выполните операции, которые хотите записать, а затем выберите Готово внизу экрана средства записи.
После успешного сохранения записи выберите Посмотреть запись для просмотра записанных шагов и подготовки записи к анализу.
Заметка
В зависимости от продолжительности записи может пройти некоторое время, прежде чем операции станут доступны.
Особенности средства записи
По мере того как вы записываете операции, описания операций будут отображаться на экране средства записи.
Чтобы удалить какую-либо операцию из записи, выберите значок корзины.
Чтобы временно остановить запись, выберите Приостановить запись в любой момент.
Чтобы продолжить запись с того места, где вы остановились, выберите Снова начать запись.
Чтобы стереть все записанные операции и начать заново, выберите Сбросить запись.
Советы по записи
Следующие советы помогут вам повысить качество записи.
Будьте методичны. Это включает ожидание того, пока красное поле сфокусируется на элементе, с которым вы пытаетесь взаимодействовать, прежде чем выбирать его, так как возможна небольшая задержка.
Если что-либо было выбрано ошибочно, удалите операции с экрана средства записи.
Если вы записали шаг, который не должен входить в процесс, удалите его с помощью значка корзины.
Подготовьте запись к анализу
После завершения записи можно просмотреть записанные операции на экране сведений о записи. Прежде чем продолжить, необходимо подготовить запись к анализу.
Операции, которые были записаны в ходе процесса, могут быть очень подробными и конкретными. Чтобы разобраться в них и создать четкую карту процесса, эти операции необходимо сгруппировать в действия. Интеллектуальный анализ процессов теперь может группировать операции в действия автоматически.
Перед анализом убедитесь, что из записи удалена вся конфиденциальная информация. Это может быть сделано для защиты конфиденциальности и безопасности данных. Подробнее о том, как защитить свои данные, см. в статье Защита данных.
Вот короткое видео о том, как подготовить запись к анализу.
Группировка операций в действия
После завершения процесса записи вы можете заметить, что некоторые действия уже созданы автоматически. У вас есть возможность оставить эти укрупненные действия как есть или изменить их в соответствии со своими потребностями.
Изменение существующего укрупненного действия
Вот несколько советов по редактированию существующего укрупненного действия.
Чтобы изменить начальную операцию действия, перетащите заголовок действия вверх или вниз в списке операций до нужной начальной точки.
Чтобы изменить название действия, выберите его, и справа появится поле со списком.
Вы можете выбрать одно из существующих названий действий в раскрывающемся меню или при необходимости ввести свое собственное.
Добавление нового действия
Вы можете добавить действие в процесс после его записи.
Выберите Добавить действие, чтобы добавить заголовок действия. Все операции под заголовком и перед заголовком следующего действия являются частью группы.
Переместите заголовок действия вверх или вниз по списку операций туда, где должно начинаться действие.
Укажите имя для действия справа, найдя существующее имя действия в раскрывающемся меню или введя новое.
Удаление действия
Для анализа вам понадобится как минимум два действия. В противном случае карта процесса не имела бы смысла.
Если вы не хотите автоматически создавать действие или допустили ошибку и хотите удалить действие, выберите Удалить действие на панели команд.
Если вы не хотите использовать какие-либо автоматически созданные действия или просто хотите начать с нуля, выберите Удалить все действия на панели команд.
В любой момент выберите Сохранить в правом верхнем углу, чтобы сохранить вашу работу.
Сохранить и проанализировать
Когда вы закончите группировку, выберите Сохранить и проанализировать вверху справа.
После анализа выберите Посмотреть аналитику в панели уведомлений, чтобы перейти на страницу аналитики.
Подробнее см. в статье Анализ процессов.
Кроме того, вы можете сохранить без анализа, выбрав символ крышки рядом с Сохранить и проанализировать, и затем выберите Сохранить.
Выберите Закрыть, чтобы вернуться к экрану сведений о процессе.
Советы по группировке
Вот несколько советов по группировке операций в действия, которые могут быть полезны для вашего варианта использования.
Используйте существующее имя действия: это создает более последовательную и точную карту процесса. Имена укрупненных действий будут доступны в раскрывающемся меню при сохранении записи. Чтобы удалить имя укрупненного действия из меню после того, как оно было удалено из всех записей, в которых использовалось это имя, необходимо проанализировать запись.
Ищите шаблоны: проанализируйте записанные операции на предмет часто повторяющихся шаблонов, таких как похожие шаги, предпринимаемые для выполнения задачи, или часто используемые приложения. Группировка этих операций вместе может помочь выявить распространенные действия.
Будьте осмотрительны: группируйте опреации, которые имеют для вас смысл и связаны с общим процессом. Например, если вы анализируете процесс продаж, вы можете сгруппировать операции, связанные с генерацией интересов, охватом и закрытием сделок.
Учитывайте частоту: вы можете сгруппировать операции, которые часто происходят вместе. Это может помочь определить узкие места в процессе или области, где автоматизация может быть полезной.
Подумайте о зависимостях: рассмотрите возможность группировки операций, которые зависят друг от друга. Например, если вам нужно загрузить файл перед его отправкой, эти два действия можно сгруппировать вместе.
Используйте обратную связь: сотрудничайте с другими заинтересованными сторонами процесса, такими как сотрудники, выполняющие задачи, или руководители, контролирующие процесс, чтобы получать отзывы о группировке операций. Их аналитика может помочь повысить точность и полезность карты процесса.
Создать рекомендованные имена действий
Как владелец или совладелец процесса вы можете создавать рекомендуемые названия действий для процесса. Это будет способствовать единообразию именования действий в записях.
На экране сведений о процессе выберите Создать имена действий.
Чтобы добавить новую запись имени действия в рекомендуемый список, выберите Создать имя.
По завершении выберите Сохранить.
Добавленные вами имена действий теперь будут отображаться в разделе Рекомендуемые имена в раскрывающемся списке при группировке операций для записи. Действия, не входящие в список рекомендуемых, будут отображаться в разделе Пользовательские имена.