Получение данных из файлов книг Excel

Excel icon

Microsoft Excel является одним из наиболее широко используемых бизнес-приложений. Оно также является одним из наиболее распространенных способов получения данных в Power BI.

Какие типы книг поддерживает Power BI?

Power BI поддерживает импорт данных и подключение к книгам, созданным в Excel 2007 и более поздних версиях. Книги необходимо сохранять в формате XLSX или XLSM с размером не более 1 ГБ. Некоторые функции, описанные в этой статье, доступны только в более поздних версиях Excel.

Книги с диапазонами или с таблицами данных

Если книга содержит простые листы с диапазонами данных, для максимально эффективного получения данных в Power BI необходимо отформатировать эти диапазоны как таблицы. В этом случае при создании отчетов в Power BI вы увидите в области полей таблицы и столбцы с именами, что существенно облегчит визуализацию данных.

Книги с моделями данных

Книги могут содержать модель данных с одной или несколькими таблицами данных, загруженными в нее с помощью связанных таблиц, Power Query (получение & преобразования в Excel 2016) или Power Pivot. Power BI поддерживает все свойства моделей данных, такие как отношения, меры, иерархии и ключевые показатели эффективности.

Примечание

Книги с моделями данных не могут совместно использоваться на клиентах Power BI. Например, если пользователь входит в Power BI с помощью учетной записи contoso.com, то он не может совместно использовать книгу Excel с пользователем, который входит с помощью учетной записи входа Power BI из woodgrovebank.com.

Книги с подключениями к внешним источникам данных

При использовании Excel для подключения к внешнему источнику данных, когда книга уже загружена в Power BI, можно создавать отчеты и информационные панели на основе данных из подключенного источника данных. Вы также можете настроить запланированное обновление, чтобы автоматически подключаться прямо к источнику данных и получать обновления. Вам больше не потребуется выполнять обновление вручную на ленте "Данные" в Excel. Все визуализации в отчетах и плитки на информационных панелях, основанные на данных из этого источника данных, будут обновляться автоматически. Дополнительные сведения см. в разделе Обновление данных в Power BI.

Книги с листами Power View, сводными таблицами и диаграммами

Отображение или отсутствие отображения листов PowerView, сводных таблиц и диаграмм в Power BI зависит от того, где сохранен файл книги и от выбранного способа его получения в Power BI. Рассмотрим это подробнее ниже.

Типы данных

Power BI поддерживает следующие типы данных: целое число, десятичное число, валюта, дата, True или False, текст. Если пометить данные как относящиеся к определенному типу в Excel, это улучшит эффективность работы Power BI.

Подготовка книги для Power BI

Просмотрите это полезное видео, чтобы узнать больше о подготовке книг Excel для Power BI.

Примечание

В этом видео могут использоваться более ранние версии Power BI Desktop или службы Power BI.

Важно, где сохранен файл книги

Локально. В случае сохранения файла книги на локальный диск на компьютере или в другом расположении в вашей организации вы можете загрузить файл в Power BI. На самом деле файл останется на локальном диске, поэтому файл не импортируется в Power BI целиком. На самом деле создается новый набор данных в Power BI, и в него загружаются данные и модель данных (если она существует) из файла книги. Если книга содержит листы Power View, они будут отображаться на сайте Power BI в области "Отчеты". Excel 2016 также включает функцию публикации (в меню Файл). Использование публикации эффективно аналогично использованию локального файла данных >> из Power BI, но часто проще обновлять набор данных в Power BI, если вы регулярно вносите изменения в книгу.

OneDrive — бизнес. Если вы используете хранилище OneDrive для бизнеса и для входа в него используете ту же учетную запись, что и для Power BI, вне всяких сомнений, это самый эффективный способ синхронизировать вашу работу в Excel с набором данных, отчетами и информационными панелями в Power BI. Так как Power BI и OneDrive находятся в облаке, Power BI подключается к вашему файлу книги в OneDrive примерно раз в час. При обнаружении каких-либо изменений ваш набор данных, отчеты и информационные панели в Power BI автоматически обновляются. Так же, как при сохранении книги на локальном диске, можно использовать функцию публикации для немедленного обновления набора данных и отчетов в Power BI. В противном случае Power BI автоматически выполнит синхронизацию, обычно в течение часа.

OneDrive — персональный. Если вы сохраняете файлы книг в свою учетную запись OneDrive, то получите многие преимущества, доступные для OneDrive для бизнеса. Самое большое различие заключается в том, что при первом подключении к файлу (с помощью get Data > Files > OneDrive – Personal) вам потребуется войти в OneDrive с помощью учетной записи Майкрософт, которая обычно отличается от того, что вы используете для входа в Power BI. При входе в OneDrive с учетной записью Майкрософт убедитесь, что установлен флажок "Оставаться в системе". Тогда Power BI сможет примерно раз в час подключаться к вашему файлу книги и синхронизировать его с набором данных и отчетами в Power BI.

Сайты рабочих групп SharePoint. Сохранение файлов Power BI Desktop на сайтах рабочих групп SharePoint очень похоже на сохранение файлов в OneDrive для бизнеса. Главное отличие состоит в подключении к файлу из Power BI. Можно указать URL-адрес или подключаться к корневой папке.

Одна книга Excel — два способа ее использования

Если сохранить файлы книг в OneDrive, вы сможете использовать несколько способов просмотра данных в Power BI.

Screenshot of OneDrive for Business, showing the option to Import or Connect to Excel data.

Импортировать данные Excel в Power BI

Если выбрать Импорт, все поддерживаемые данные в таблицах и (или) в модели данных будут импортированы в новый набор данных в Power BI. Если у вас есть листы Power View, они будут созданы повторно в Power BI как отчеты.

Вы можете продолжить редактирование в книге. При сохранении изменений они будут синхронизированы с набором данных в Power BI, обычно в течение часа. Если вам требуется более быстрый результат, можно просто повторно щелкнуть "Опубликовать", и ваши изменения экспортируются. При этом также будут обновлены все визуализации в отчетах и на панелях мониторинга на основе следующей таблицы.

Триггеры обновления

Плитки отчета Плитки панели мониторинга
Открытие отчета (после окончания срока действия кэша) Открытие панели мониторинга (после обновления кэша)
Выбор элемента Обновить в отчете Выбор элемента Обновить на панели мониторинга
Автоматически для закрепленных плиток (при обновлении кэша), если панель мониторинга уже открыта

Примечание

Для закрепленных страниц не предусмотрена функция автоматического обновления.

Выберите этот параметр, если вы использовали получение & данных преобразования или Power Pivot для загрузки данных в модель данных или если в книге есть листы Power View с визуализациями, которые вы хотите просмотреть в Power BI.

В Excel 2016 также можно использовать экспорт публикации>. Это даст такой же результат. Дополнительные сведения см. в разделе Публикация в Power BI из Excel 2016.

Подключение к данным Excel, а также управление ими и просмотр их в Power BI

Если выбрать Подключить, ваша книга отобразится в Power BI так же, как в Excel Online. При этом у вас будет несколько удобных функций, не доступных в Excel Online, которые помогут вам закрепить элементы из листов прямо на информационных панелях.

Книгу нельзя редактировать в Power BI. Но если необходимо внести какие-либо изменения, нажмите кнопку "Изменить" и отредактируйте книгу в Excel Online или откройте ее в Excel на своем компьютере. Любые внесенные изменения сохраняются в книге в OneDrive.

Выберите этот параметр, только если хотите закрепить на информационных панелях какие-либо данные с листов, диапазоны, сводные таблицы или диаграммы.

В Excel 2016 можно также использовать Upload публикации > . Это даст такой же результат. Дополнительные сведения см. в разделе Публикация в Power BI из Excel 2016.

Импорт или подключение к книге Excel из Power BI

  1. В Power BI в области навигации щелкните Получить данные.

    Screenshot of Get Data, showing the button in the navigation pane.

  2. В разделе "Файлы" щелкните Получить.

    Screenshot of the Files dialog, showing the Get button.

  3. Найдите свой файл.

    Screenshot of four tiles to find your file, showing the Local File, OneDrive Business, OneDrive Personal, and SharePoint tiles.

  4. Если файл книги находится в OneDrive или на сайтах рабочих групп SharePoint, выберите Импорт или Подключить.

Локальные книги Excel

Можно также использовать локальный файл Excel и загрузить его в Power BI. Просто выберите Локальный файл в предыдущем меню, а затем перейдите в расположение, где сохранены нужные книги Excel.

Screenshot of the Local File tile, showing how to navigate to select the Excel workbooks.

Выбрав книгу, отправьте файл в Power BI.

Screenshot of the Local File dialog, showing the Upload your Excel file to Power B I selection.

После загрузки книги вы получаете уведомление о ее доступности в вашем списке книг. Книга отобразится в области навигации в разделе Книги рабочей области, а также в списке содержимого для рабочей области.

Screenshot of the Workbooks section, showing the Excel workbook.

Локальные книги Excel открываются в Excel Online в Power BI. В отличие от книг Excel, хранящихся на узлах OneDrive или SharePoint, нельзя изменять локальные файлы Excel в Power BI.

Публикация из Excel 2016 на сайт Power BI

Функция Публикация в Power BI в Excel 2016 позволяет выполнить импорт или подключиться к файлу так же, как с помощью функции получения данных в Power BI. Не будем сейчас углубляться в подробности, но дополнительные сведения доступны в разделе Публикация в Power BI из Excel 2016.

Примечание

При отправке книги Excel, подключенной к локальному кубу SSAS, базовая модель данных не может быть обновлена в служба Power BI.

Устранение неполадок

Файл книги имеет слишком большой размер? Ознакомьтесь с разделом Уменьшение размера книги Excel для ее просмотра в Power BI.

В настоящее время при выполнении импорта служба Power BI импортирует только данные, которые входят в именованную таблицу или модель данных. В результате, если книга не содержит именованные таблицы, листы Power View или модели данных Excel, может отображаться следующая ошибка: Не удалось найти данные в этой книге Excel. Эта статья объясняет, как можно исправить книгу и повторно импортировать ее.

Ограничения

На данный момент отправка книг Excel в рабочую область Power BI не поддерживается для клиентов национальных облачных служб. Кроме того, запланированное обновление книг Excel с подключением к локальной SQL Server Analysis Services табличных моделей через шлюз не будет работать.

Дальнейшие действия

Изучите данные. После передачи данных и отчетов из файла в Power BI пришло время для их изучения. Просто щелкните правой кнопкой мыши новый набор данных и выберите команду "Просмотреть". Если при выполнении шага 4 вы выбрали подключение к файлу книги в OneDrive, ваша книга отобразится в отчетах. Если щелкнуть ее, она откроется в Power BI так же, как если бы она была в Excel Online.

Установите расписание обновлений. Если файл книги Excel подключается к внешним источникам данных или был импортирован с локального диска, можно установить расписание обновлений, чтобы гарантировать актуальность набора данных или отчета. В большинстве случаев настроить расписание обновлений довольно просто, но подробное описание этой функции выходит за рамки данной статьи. Дополнительные сведения см. в разделе Обновление данных в Power BI.

Публикация в Power BI из Excel 2016

Обновление данных в Power BI