Email подписки на отчеты и панели мониторинга в служба Power BI

ПРИМЕНИМО К:❌ ✔️ Power BI Desktop служба Power BI

Подпишитесь на отчеты Power BI, панели мониторинга и отчеты с разбивкой на страницы. Вы получите сообщение электронной почты по заданному расписанию. Сообщение электронной почты будет содержать моментальный снимок и ссылку на отчет или панель мониторинга. Если вы являетесь администратором рабочей области, узнайте, как управлять подписками в рабочей области, в том числе о том, как взять на себя подписки, принадлежащие другим пользователям.

Подписка на отчеты или панели мониторинга в службе Power BI

Теперь получать актуальные версии важных панелей мониторинга и отчетов стало проще, чем когда-либо. Подпишитесь на отчеты и панели мониторинга, которые наиболее важны для вас, и Power BI отправит моментальный снимок в папку "Входящие". Вы можете указать, с какой частотой это нужно делать: ежедневно, еженедельно или при обновлении данных. Можно даже задать конкретное время отправки сообщений электронной почты службой Power BI или отправить их немедленно. Настройте до 24 подписок на отчет или панель мониторинга и предоставьте уникальных получателей, времени и частоты для каждой подписки.

Email для подписки на отчет.

Требования

Чтобы создать подписку для себя, вам потребуется:

Администратор Power BI также должен включить подписки в клиенте. Если вы являетесь администратором, см. статью "Включение подписок" на портале администрирования Power BI.

Подписка на отчет или панель мониторинга

Независимо от того, подписываетесь ли вы на панель мониторинга или на страницу отчета, процесс аналогичен. Одна и та же кнопка позволяет оформить подписки на панели мониторинга и отчеты службы Power BI.

выбор значка подписки

Подписка на отчет с разбивкой на страницы немного отличается, как описано в статье "Подписка на отчеты с разбивкой на страницы ".

  1. Откройте панель мониторинга или отчет, а затем в верхней строке меню выберите значок

  2. Выберите "Добавить новую подписку" и присвойте подписке имя. По умолчанию вашей подписке будет присвоено то же имя, что и страница отчета или панель мониторинга.

    Окно подписки.

  3. Для включения и отключения подписки используйте ползунок желтого цвета. Установив ползунок в положение Выкл. , вы не удалите подписку. Для удаления подписки выберите значок корзины.

  4. Измените или добавьте получателей по адресу электронной почты, чтобы убедиться, что у вас есть хотя бы один. Можно также указать тему и ввести данные для сообщения электронной почты.

  5. Для отчетов Power BI выберите страницу отчета , которую вы хотите просмотреть на изображении предварительного просмотра. Чтобы подписаться на несколько страниц отчета, выберите " Добавить новую подписку " и выберите другую страницу в раскрывающемся списке или установите флажок "Полный отчет" в разделе"Также включить". (Дополнительные сведения о полных вложениях отчетов см. на шаге 7 ниже.)

  6. Выберите частоту для подписки. Можно выбрать значение "Ежедневно", "Еженедельно" или "После обновления данных (ежедневно)".

    Совет

    Чтобы получить сообщение электронной почты подписки только в определенные дни, выберите "Еженедельно" и установите флажки. Если вы выберете "Ежемесячно", введите дни месяца, по которому вы хотите получить сообщение электронной почты подписки.

    • При выборе варианта "Ежедневно", "Ежечасно", "Ежемесячно" или "Еженедельно" вы также можете указать запланированное время рассылки. Можно выполнять рассылку раз в час либо через 15, 30 или 45 минут. Выберите время с утра (AM) или после полудня (PM).
    • Можно также указать часовой пояс. Если выбрана почасовая, выберите запланированное время, которое будет запущена подписка, и она будет выполняться каждый час после запланированного времени.
  7. Выберите дату начала и при необходимости дату окончания подписки. По умолчанию начальная дата будет датой создания подписки и датой окончания будет один год спустя. Вы можете изменить ее на любую дату в будущем в любое время до окончания подписки. Когда будет достигнута дата окончания подписки, ее действие прекращается до повторного включения. Перед запланированной датой окончания подписки вы получите уведомление с запросом на продление.

  8. Добавьте дополнительные сведения в сообщение электронной почты. Установите один или несколько флажков.

    • Доступ к этому отчету или панели мониторинга: предоставьте получателям разрешение на открытие и просмотр отчета или панели мониторинга в служба Power BI (app.powerbi.com).
    • Ссылка на отчет или панель мониторинга в Power BI. Включите кнопку "Перейти к отчету" в тексте сообщения электронной почты, которая ссылается на отчет или панель мониторинга в служба Power BI.
    • Изображение предварительного просмотра (только для отчетов Power BI):включите предварительный просмотр страницы отчета в текст сообщения электронной почты.
    • Полное вложение отчета как (только для отчетов Power BI): если отчет находится в рабочей области с поддержкой емкости Premium или лицензии Premium на пользователя (PPU), добавьте полный отчет в виде вложения вместо одной страницы отчета. Выберите PDF или PowerPoint для формата вложения. Для вложения учитываются все метки конфиденциальности, применяемые к отчету. Размер вложения не должен превышать 20 страниц и 25 МБ.
  9. Если все выглядит хорошо, нажмите кнопку "Сохранить и закрыть". Чтобы проверить подписку, нажмите кнопку "Запустить сейчас ", чтобы сразу отправить вам сообщение электронной почты. Он не запускает обновление данных базового набора данных.

  10. Теперь вы получите сообщение электронной почты и моментальный снимок отчета или панели мониторинга по заданному расписанию. Подписки, для которых задана частота после обновления данных , будут отправлять только сообщение электронной почты после первого запланированного обновления в этот день.

    Примечание

    Чтобы избежать отправки сообщений подписки в папку спама, добавьте псевдоним электронной почты Power BI (no-reply-powerbi@microsoft.com) в список контактов. Если вы используете Microsoft Outlook, щелкните правой кнопкой мыши псевдоним и выберите Добавить в контакты Outlook.

    Отправка по электронной почте моментального снимка панели мониторинга

Подписка для других пользователей

Чтобы создать подписку, включающую других пользователей, в дополнение к требованиям, необходимым для создания собственных подписок, вам также потребуется:

  • Роль участника, участника или Администратор в этой рабочей области. Вы будете знать, что у вас есть роль участника, участника или Администратор в рабочей области, если у вас есть возможность изменять отчеты или панели мониторинга в этой рабочей области. Дополнительные сведения о ролях в рабочих областях.

  • Если отчет или панель мониторинга не размещаются в емкости Premium, как указано значком бриллианта, вы все равно можете подписаться на других пользователей. Однако у них также должна быть лицензия Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU).

    Рабочие области, показывающие значок бриллианта для

Использование псевдонимов электронной почты группы

При создании подписки вы можете добавить в нее другие адреса электронной почты, но только из того же домена. Если отчет или панель мониторинга размещены в Расширенной емкости, вы можете подписаться на псевдонимы групп, независимо от того, находятся они в вашем домене или нет. Вам не придется настраивать подписку для отдельных адресов электронной почты. Псевдонимы зависят от текущей службы каталогов Active Directory.

Примечание

Рабочие области, поддерживаемые лицензией Premium на пользователя (PPU), отличаются от рабочих областей, поддерживаемых емкостью Premium, и не поддерживают псевдонимы групп подписки.

Подписка на внешних пользователей

Внешние пользователи можно подписать на отчет или панель мониторинга, если отчет или панель мониторинга размещены в емкости Premium.

  • Если вы подписываете внешних пользователей на отчет или панель мониторинга, они получат уведомление об этом сразу после того, как вы нажмете Сохранить и закрыть в области подписки. Это уведомление отправляется только внешним пользователям, а не внутренним пользователям, так как внешним пользователям требуется ссылка на приглашение для просмотра отчета или панели мониторинга.

  • Рабочие области Premium на пользователя не являются рабочими областями емкости Premium.

  • Общий доступ к содержимому коллеге за пределами вашего домена не требует емкости Premium. Например, если вы находитесь aaron@contoso.com, вы можете предоставить общий доступ anyone@fabrikam.com, но вы не можете подписатьсяanyone@fabrikam.com, если это содержимое не размещено в емкости Premium.

  • Внешние пользователи не могут подписаться на отчеты или панели мониторинга, даже если они были добавлены в качестве гостевых пользователей.

Подписка на отчеты с разбивкой на страницы

Как правило, процесс подписки на отчеты с разбивкой на страницы такой же, как подписка на отчеты и панели мониторинга, но стоит отметить несколько различий. В этом разделе описаны эти различия и другие аспекты, которые следует учитывать при подписке на отчеты с разбивкой на страницы.

Параметры отчетов с разбивкой на страницы

Отчеты с разбивкой на страницы позволяют указать представление отчетов, которые люди получат в подписке, задав параметры в области подписки.

  • Подписки можно отправлять с выбранными в данный момент параметрами или параметрами по умолчанию для отчета. Для каждой подписки, создаваемой для отчета, можно задать различные значения параметров.

  • Если автор отчета задал параметры на основе выражений (например, по умолчанию всегда используется сегодняшняя дата), то подписка использует их по умолчанию. Можно изменить другие значения параметров и выбрать использование текущих значений, но, если только вы не изменяете и это значение явным образом, подписка использует параметр на основе выражений.

Рекомендации, уникальные для подписок отчетов с разбивкой на страницы

  • Вы можете подписать других пользователей в организации на отчеты с разбивкой на страницы, которые подключены к поддерживаемым сейчас источникам данных, включая наборы данных Power BI или Azure Analysis Services. Помните, что вложение отчета отображает данные с учетом ваших разрешений.
  • Можно настроить неограниченное количество подписок на отчет с разбивкой на страницы.
  • Максимальный размер вложения составляет 25 МБ.
  • В отличие от подписок на панели мониторинга или отчеты Power BI, ваша подписка содержит вложение со всеми выходными данными отчета. Поддерживаются следующие типы вложений: PDF, презентация PowerPoint (PPTX), книга Excel (XLSX), документ Word (DOCX), CSV-файл и XML.
  • При необходимости включите изображение предварительного просмотра отчета в текст электронной почты. Изображение может немного отличаться от первой страницы вложенного документа отчета в зависимости от выбранного формата вложения.
  • Для частоты у отчетов с разбивкой на страницы параметр После обновления данных отсутствует. Вы всегда получаете самые последние значения из базового источника данных.
  • Подписки на отчет с разбивкой на страницы в служба Power BI аналогичны стандартным подпискам электронной почты в Сервер отчетов Power BI и SQL Server Reporting Services.

Управление подписками

Подписки управляются на уровне рабочей области. Подписки могут просматриваться и управляться их создателем и администратором рабочей области. Администраторы Power BI могут просматривать журналы и включать и отключать определенные функции подписки.

Подписки в рабочей области

Чтобы просмотреть все подписки, принадлежащие в данной рабочей области, сначала выберите эту рабочую область, чтобы сделать ее активной. Затем в правом верхнем углу служба Power BI выберите значок> шестеренки значка шестеренки" Параметры подписок>. В этом примере показаны все подписки для рабочей области с именем AdventureWorks Demo.

Чтобы разобраться в том, что такое рабочие области, см. сведения о рабочих областях в Power BI.

Снимок экрана: рабочая область с выбранными вверху подписками.

Здесь вы увидите все подписки, созданные в выбранной рабочей области. Для каждой подписки Power BI отображает имя, присвоенное подписке, имя содержимого, на который вы подписываетесь, и тип контента. Поиск подписок по ключевому слову или фильтру по любому из этих полей. Выберите "Изменить" , чтобы внести изменения в параметры подписки.

Подписки во всех рабочих областях

Чтобы просмотреть все подписки, начните с выбора " Моя рабочая область" , чтобы сделать ее активной. Затем в правом верхнем углу служба Power BI выберите значок> шестеренки значка шестеренки" Параметры подписок>.

Снимок экрана: выбран значок шестеренки.

Снимок экрана: все подписки для пользователя.

Здесь вы увидите список всех подписок во всех рабочих областях. Power BI отображает имя подписки, имя связанной рабочей области, имя содержимого, на который вы подписываетесь, и тип контента. Выберите "Изменить" , чтобы внести изменения в параметры подписки.

Кроме того, другим способом просмотра всех подписок во всех рабочих областях является открытие панели " Подписки " на панели мониторинга или отчете в области "Моя рабочая область" и выбор пункта "Управление всеми подписками".

Снимок экрана: панель

Рекомендации и ограничения

Справку по устранению неполадок с функцией подписок см. в статье "Устранение неполадок с подписками Power BI".

Общие сведения

  • Если вы не можете использовать функцию подписки, обратитесь к системному администратору или в службу технической поддержки. Возможно, ваша организация отключила эту функцию или достигнуто максимальное число подписчиков.
  • Power BI автоматически приостанавливает обновление наборов данных, связанных с панелями мониторинга и отчетами, которые не просматривались более двух месяцев. Однако если добавить подписку на панель мониторинга или отчет, она не приостанавливается даже при отсутствии посещений.
  • Для отчетов Power BI, панелей мониторинга или отчетов с разбивкой на страницы, использующих набор данных с безопасностью на уровне строк (RLS), вы можете создавать подписки для себя и других пользователей. Такие подписки будут действовать с учетом контекста безопасности.

Отчеты Power BI

  • Подписки на страницу отчета привязаны к ее имени. Если будет переименована страница отчета, на которую вы подписаны, подписку придется создать повторно.

  • Подписки на рассылку по электронной почте обрабатываются с учетом состояний среза и стандартного фильтра отчета. Любые изменения стандартных значений, внесенные до или после оформления подписки, не будут отображаться в сообщениях электронной почты. Но если щелкнуть ссылку для открытия отчета, вы увидите внесенные и сохраненные изменения.

Приложения

  • Для установленных приложений Power BI можно создавать подписки только для других пользователей, если вы являетесь владельцем приложения.
  • Администраторы рабочей области не могут управлять подписками, созданными другим пользователем в приложении (а не рабочей областью).

Неподдерживаемые функции
Email подписки не поддерживают:

Дальнейшие действия

Устранение неполадок с подписками Power BI
Поиск и сортировка содержимого