Образец "Анализ расходов на ИТ" для Power BI: обзорIT Spend Analysis sample for Power BI: Take a tour

Общие сведения о примере "Анализ расходов ИТ-отдела"Overview of the IT Spend Analysis sample

Пакет содержимого "Анализ расходов ИТ-отдела" (информационная панель, отчет и набор данных) позволяет проанализировать запланированные и фактические затраты на ИТ-отдел.The IT Spend Analysis content pack (dashboard, report, and dataset) analyze the planned vs. actual costs of an IT department. Это сравнение помогает понять, насколько хорошо компания составила годовой план, и позволяет исследовать области со значительными отклонениями от плана.This comparison helps us understand how well the company planned for the year and investigate areas with huge deviations from the plan. Компания в этом образце ежегодно проходит цикл планирования, а затем ежеквартально создает новый текущий прогноз, помогающий анализировать изменения в расходах ИТ-отдела за последний финансовый год.The company in this example goes through a yearly planning cycle, and then quarterly it produces a new Latest Estimate (LE) to help analyze changes in IT spend over the fiscal year.

Этот образец входит в серию, демонстрирующую, как можно использовать Power BI с бизнес-данными, отчетами и информационными панелями.This sample is part of a series that illustrates how you can use Power BI with business-oriented data, reports and dashboards. Это реальные данные из obviEnce (http://obvience.com/), которые были обезличены.This is real data from obviEnce (http://obvience.com/) that has been anonymized.

Предварительные требованияPrerequisites

Прежде чем использовать пример, необходимо загрузить его как пакет содержимого, PBIX-файл или книгу Excel.Before you can use the sample, you must first download it as a content pack, .pbix file, or Excel workbook.

Получение пакета содержимого для этого примераGet the content pack for this sample

  1. Откройте службу Power BI (app.powerbi.com) и войдите в систему.Open the Power BI service (app.powerbi.com) and log in.
  2. В левом нижнем углу выберите Получить данные.In the bottom left corner select Get data.

  3. На странице "Получение данных" щелкните значок Примеры.On the Get Data page that appears, select the Samples icon.

  4. Выберите Анализ расходов ИТ-отдела — пример, затем выберите Подключиться.Select the IT Spend Analysis Sample, then choose Connect.

    Получить данные

  5. Power BI импортирует пакет содержимого и добавляет новую информационную панель, отчет и набор данных в текущую рабочую область.Power BI imports the content pack and adds a new dashboard, report, and dataset to your current workspace. Новое содержимое отмечено желтой звездочкой.The new content is marked with a yellow asterisk.

    Звездочка

Получение PBIX-файла для этого примераGet the .pbix file for this sample

Также вы можете загрузить пример в виде PBIX-файла, который предназначен для работы с Power BI Desktop.Alternatively, you can download the sample as a .pbix file, which is designed for use with Power BI Desktop.

Получение книги Excel для этого примераGet the Excel workbook for this sample

Вы также можете скачать только набор данных (книга Excel) для этого примера.You can also download just the dataset (Excel workbook) for this sample. Книга содержит листы Power View, которые можно просматривать и изменять.The workbook contains Power View sheets that you can view and modify. Чтобы просмотреть необработанные данные выберите элементы Power Pivot > Управление.To see the raw data select Power Pivot > Manage.

Информационная панель образца "Анализ расходов на ИТ"The IT Spend Analysis Sample dashboard

На двух плитках с данными — % отклонения от плана и % отклонения от текущего прогноза на 3-й квартал— содержатся общие сведения о соответствии плану и текущему прогнозу на квартал (LE3 = текущий прогноз на 3-й квартал).The two numbers tiles on the dashboard, the Var Plan % and Variance Latest Estimate % Quarter 3, give us an overview of how well we are doing against plan and against the Latest Qtr estimate (LE3 = Latest Estimate Quarter 3). В целом мы отстаем от плана примерно на 6 %.Overall we are about 6% off the plan. Рассмотрим причину отклонения: когда, где и в какой категории?Let’s explore the cause of this variance – when, where, and which category?

Страница "Анализ тенденций расходов на ИТ с начала года"“YTD IT Spend Trend Analysis” page

При выборе на информационной панели плитки % отклонения от плана по региону продаж отрывается страница "Анализ тенденций расходов на ИТ" отчета образца анализа расходов на ИТ.Selecting the Var Plan % by Sales Region dashboard tile takes you to the “IT Spend Trend Analysis” page of the IT Spend Analysis Sample report. Мы сразу видим положительное отклонение в США и Европе и отрицательное отклонение в Канаде, Латинская Америке и Австралии.We see at a glance that we have positive variance in US and Europe and negative variance in Canada, Latin America, and Australia. У США имеется положительное 6-процентное отклонение от текущего прогноза, а у Австралии отрицательное 7-процентное отклонение от текущего прогноза.US had about 6% +LE variance and Australia has about 7% -LE variance.

Однако, если делать выводы, просто глядя на эту диаграмму, можно сформировать ложное впечатление.But just looking at this chart and drawing conclusions can be misleading. Чтобы рассматривать все происходящее в перспективе, нужно обратиться к фактическим денежным суммам.We need to look at actual dollar amounts to put things in perspective.

  1. В диаграмме Var Plan % by Sales Region (% отклонения от плана по региону продаж) выберите Aus and NZ (Австралия и Новая Зеландия) и просмотрите диаграмму Var Plan by IT Area (Отклонение от плана по области ИТ).Select Aus and NZ in the Var Plan % by Sales Region chart, and observe Var Plan by IT Area chart.

  2. Теперь выберите США.Now select USA. Вам становится ясно, что по сравнению с США на Австралию действительно приходится небольшая доля общих расходов.You get the idea — Australia is a really small part of our overall spend as compared to US.

    Итак, мы сузили области до США. Что делать теперь?So we narrowed it down to the USA, now what? Рассмотрим, какая категория в США является причиной отклонения.Let’s explore which category in the USA is causing the variance.

Вопросы о данныхAsk questions of the data

  1. На верхней панели навигации выберите Анализ расходов ИТ-отдела — пример, чтобы вернуться к панелям мониторинга.Select IT Spend Analysis Sample in the top navigation bar to return to the Dashboards.
  2. В поле вопроса введите "показать гистограмму с областями ИТ, % отклонения от плана и % отклонения от текущего прогноза за 3-й кв.".In the question box, type “show IT areas, var plan % and var le3 % bar chart”.

    В первой области ИТ — Инфраструктура— значительно изменилось значение процента между начальным отклонением от плана и отклонением от текущего прогноза.In the first IT area, Infrastructure, the percentage has changed drastically between the initial variance plan and the variance plan latest estimate.

Страница "Расходы по элементам затрат с начала года"“YTD Spend by Cost Elements” page

Вернитесь к информационной панели и посмотрите на плитку % отклонения от плана, % отклонения от текущего прогноза на 3-й квартал .Go back to the dashboard and look at the Var Plan %, Var LE3% dashboard tile.

Инфраструктура отображается с большим положительным значением отклонения от плана.Infrastructure jumps out with huge positive variance to plan.

  1. Щелкните эту плитку, чтобы перейти на страницу "Расходы по элементам затрат с начала года" отчета с образцом анализа расходов на ИТ.Click this tile to go to the “YTD Spend by Cost Elements” page of the IT Spend Analysis Sample report.
  2. Щелкните столбец Инфраструктура в диаграмме "% отклонения от плана, % отклонения от текущего прогноза на 3-й квартал по областям ИТ" в нижней левой части панели и просмотрите отклонение от плана в схеме "% отклонения от плана по региону продаж" слева.Click the Infrastructure bar in the “Var Plan % and Var LE3 % by IT Area” chart in the lower left, and observe the variance to plan in the "Var Plan % by Sales Region" to the left.

  3. Щелкайте имя каждой группы элементов затрат в срезе, чтобы найти элемент затрат с наибольшим отклонением.Click the name of each Cost Element Group in the slicer to find the cost element with a large variance.
  4. Выбрав Другое , щелкните Инфраструктура в срезе "Область ИТ" и щелкните вложенные области в срезе "Вложенные области ИТ", чтобы найти вложенную область с наибольшим отклонением.With Other selected, click Infrastructure in the IT Area and click the sub areas in the IT Sub Area slicer to find the sub area with the largest variance.

    Мы видим огромное отклонение в области Сетевые подключения.We see a huge variance in Networking.

    Видимо, компания решила в качестве преимущества предоставить своим сотрудникам услуги телефонной связи, но этот момент не был запланирован.Apparently the company decided to give its employees phone services as a benefit but this move was not planned for.

Страница "Анализ отклонения от плана"“Plan Variance Analysis” page

Находясь в отчете, щелкните вкладку "Анализ отклонения от плана" в нижней части отчета, чтобы перейти на страницу 3 отчета.Still in the report, click the "Plan Variance Analysis" tab on the bottom of the report to go to page 3 of the report.

В комбинированной диаграмме "Отклонение от плана и % отклонения от плана по области деятельности" в левой части щелкните столбец "Инфраструктура", чтобы выделить значения инфраструктуры в остальной части страницы.In the “Var Plan, and Var Plan % by Business Area” combo chart on the left, click the Infrastructure column to highlight infrastructure values in the rest of the page.

Обратите внимание, что на диаграмме "% отклонения от плана по месяцу и области деятельности" в инфраструктуре начало появляться положительное отклонение в феврале, которое продолжает расти.Notice on the “Var plan% by Month and Business Area” chart that infrastructure started to have a positive variance around February and then it keeps increasing. Кроме того, обратите внимание на то, как отклонение от плана для инфраструктуры зависит от страны, если сравнивать со значением для всех областей деятельности.Also, notice how the variance to plan value for infrastructure varies by country, compared to the value for all business areas. Воспользуйтесь срезами "Область ИТ" и "Вложенные области ИТ" справа, чтобы отфильтровать, а не выделять значения в остальной части страницы.Use the “IT Area” and “IT Sub Areas” slicers on the right to filter the values in the rest of the page rather than highlighting them. Щелкайте другие области ИТ справа, чтобы изучить данные другим способом.Click the different IT Areas on the right to explore the data in another way. Можно также щелкнуть срез "Вложенные области ИТ" и просмотреть отклонение на этом уровне.You can also click IT Sub Areas and see the variance at that level.

Редактирование отчетаEdit the report

В верхнем левом углу щелкните Изменить отчет и просмотрите отчет в режиме редактирования.Click Edit Report in the upper-left corner and explore in Editing View.

  • Изучите компоненты страниц — поля в каждой диаграмме, фильтры на страницах.See how the pages are made – the fields in each chart, filters on the pages
  • Добавьте страницы и диаграммы на основе тех же данных.Add pages and charts based on the same data
  • Измените тип визуализации для каждой диаграммы.Change the visualization type for each chart
  • Прикрепите их к панели мониторинга.Pin them to your dashboard

В такой безопасной среде можно работать.This is a safe environment to play in. Отказаться от сохранения изменений можно в любой момент.You can always choose not to save your changes. Однако если изменения сохраняются, всегда можно выбрать функцию "Получить данные" для получения новой копии этого образца.But if you do save them, you can always go to Get Data for a new copy of this sample.

Дальнейшие действия: подключение к даннымNext steps: Connect to your data

Мы надеемся, что в этом обзоре вы узнали, каким образом с помощью информационных панелей, вопросов и ответов и отчетов можно получить представление о данных расходов на ИТ.We hope this tour has shown how Power BI dashboards, Q&A, and reports can provide insights into IT spend data. Теперь ваша очередь — выполните подключение к собственным данным.Now it is your turn — connect to your own data. С помощью Power BI можно подключаться ко многим типам источников данных.With Power BI you can connect to a wide variety of data sources. Узнайте больше о начале работы с Power BI.Learn more about getting started with Power BI.