Быстрое превращение книги Excel в красивый отчетFrom Excel workbook to stunning report in no time

Ваш руководитель требует отчет по последним результатам продаж и ваши впечатления о последней кампании к концу дня.Your manager wants to see a report on your latest sales figures combined with your last campaign impressions by the end of the day. При этом последние данные хранятся в различных сторонних системах и в файлах на вашем ноутбуке.But the latest data resides on various third party systems and on files in your laptop. Раньше создание визуальных элементов и форматирование отчета занимало несколько часов.In the past it’s taken hours to create visuals and format a report. Вы начинаете нервничать.You’re beginning to feel anxious.

Не волнуйтесь.No worries. В Power BI превосходный отчет можно создать практически мгновенно.With Power BI, you can create a stunning report in no time.

В этом примере мы загрузим в систему файл Excel, создадим новый ответ и предоставим к нему доступ коллегам — и все это в Power BI.In this example, we’ll upload an Excel file from a local system, create a new report, and share it with colleagues—all from within Power BI.

Подготовка данныхPrepare your data

Для примера возьмем простой файл Excel.Let’s take a simple Excel file as an example. Прежде чем отправлять файл Excel в Power BI, необходимо упорядочить данные в виде таблицы с одноуровневой адресацией.Before you can load your Excel file into Power BI, you must organize your data in a flat table. Это значит, что каждый столбец содержит данные одного типа: текст, даты, цифры, валюты и т. д.This means that each column contains the same data type--for example, text, date, number, or currency. Таблица должна содержать строку заголовков, но не должна включать столбец или строку с итогами.You should have a header row, but there should not be any column or row that displays totals.

Теперь отформатируем данные в виде таблицы.Next, format your data as a table. В группе "Стили" на вкладке "Главная" в Excel выберите Форматирование таблицы.In Excel, on the Home tab, in the Styles group, select Format as Table. Выберите стиль таблицы, который нужно применить к листу.Select a table style to apply to your worksheet. Теперь лист Excel готов к отправке в Power BI.Your Excel worksheet is now ready to load into Power BI.

Отправка файла Excel в Power BIUpload your Excel file into Power BI

Power BI подключается к нескольким источникам данных, включая файлы Excel на вашем компьютере.Power BI connects to many data sources, including Excel files that live on your computer. Чтобы начать работу, войдите в Power BI.To get started, sign in to Power BI. Если вы еще не зарегистрировались, это можно сделать бесплатно.If you haven’t signed up, you can do so for free.

Создайте новую панель мониторинга.You want to create a new dashboard. Откройте Моя рабочая область и выберите значок + Create (+ Создать).Open My workspace and select the + Create icon.

Выберите Информационная панель, введите имя и выберите Создать.Select Dashboard, enter a name, and select Create. Новая информационная панель отображается без данных.The new dashboard displays -- with no data.

В нижней части левой области навигации выберите Получить данные.At the bottom of the left navigation pane, select Get Data. В разделе "Импорт или подключение к данным" на странице "Получение данных" выберите в поле "Файлы" параметр Получить.On the Get Data page, under Import or Connect to Data, in the Files box, select Get.

На странице "Файлы" выберите Локальный файл.On the Files page, select Local File. Перейдите к файлу книги Excel на компьютере и выберите его для отправки в Power BI.Navigate to the Excel workbook file on your computer and select it to load into Power BI. Выберите команду Импортировать.Select Import.

ПРИМЕЧАНИЕ. Далее в этом учебном руководстве описана работа с книгой, содержащей образец финансовых данных.NOTE: To follow along with the rest of this tutorial, use the Financial sample workbook.

Создание отчетаBuild your report

После того как файл Excel будет импортирован в Power BI, приступайте к созданию отчета.After Power BI imports your Excel file, start building your report. Когда появится сообщение Your dataset is ready (Набор данных готов), выберите Просмотреть набор данных.When the Your dataset is ready message appears, select View dataset. Power BI откроется в режиме редактирования и отобразит холст отчета.Power BI opens in Editing view and displays the report canvas. Справа находятся панели "Визуализации", "Фильтры" и "Поля".On the right side are the Visualizations, Filters, and Fields panes.

Данные из таблицы Excel отображаются на панели "Поля".Notice that your Excel workbook table data appears in the Fields pane. Заголовки столбцов перечисляются под названием таблицы как отдельные поля.Under the name of the table, Power BI lists the column headings as individual fields.

Теперь можно приступать к созданию визуализации.Now you can begin to create visualizations. Ваш руководитель хочет увидеть прибыли за определенный период.Your manager wants to see profit over time. Перетащите поле Прибыль с панели "Поля" на холст отчета.In the Fields pane, drag Profit to the report canvas. По умолчанию в Power BI отображается линейчатая диаграмма.Power BI displays a bar chart by default. Затем перетащите на холст отчета поле Даты .Next, drag Date to the report canvas. Power BI обновит линейчатую диаграмму и покажет прибыль по датам.Power BI updates the bar chart to show profit by date.

СОВЕТ. Если диаграмма выглядит не так, как вы ожидали, проверьте агрегированные значения.TIP: If your chart doesn't look like you expected, check your aggregations. Например, в области Значение щелкните правой кнопкой мыши только что добавленное поле и убедитесь, что вычисление данных выполняется надлежащим образом.For example, in the Value well, right click the field you just added and make sure the data is being aggregated the way you'd like it to be. В нашем примере используется суммирование.In this example, we're using Sum.

Ваш руководитель хочет знать, какие страны оказались наиболее прибыльными.Your manager wants to know which countries are the most profitable. Произведите на него впечатление, добавив визуализацию карты.Impress her with a map visualization. Выберите пустую область на холсте и перетащите поля Страна и Прибыль с панели "Поля".Select a blank area on your canvas, and from the Fields pane, simply drag over the Country and then Profit fields. Power BI создаст визуализацию карты с пузырьками, представляющими относительную прибыль в каждом регионе.Power BI creates a map visual with bubbles representing the relative profit of each location.

А что насчет визуального представления продаж по продуктам и сегментам рынка?What about displaying a visual showing sales by product and market segment? Это легко.Easy. На панели "Поля" установите флажки рядом с полями "Продажи", "Продукт" и "Сегмент".In the Fields pane, select the checkboxes next to the Sales, Product and Segment fields. Power BI мгновенно создаст линейчатую диаграмму.Power BI creates a bar chart instantly. Измените тип диаграммы, выбрав один из значков в меню "Визуализации".Change the type of chart by choosing one of the icons in the Visualizations menu. Например, вы можете преобразовать ее в линейчатую диаграмму с накоплением.For instance, change it to a Stacked Bar chart. Чтобы отсортировать данные на диаграмме, щелкните многоточие (...) и выберите Сортировка.To sort the chart, select the ellipses (...) > Sort by.

Закрепите все визуальные элементы на панели мониторинга.Pin all of your visuals to your Dashboard. Теперь их можно сделать доступными для коллег.You’re ready to share it with your colleagues.

Предоставление доступа к панели мониторингаShare your dashboard

Допустим, вы хотите предоставить доступ к панели мониторинга своему руководителю Павлу.You want to share your dashboard with your manager, Paula. Доступ к панели мониторинга и соответствующему отчету можно предоставить коллегам, у которых есть учетная запись Power BI.You can share your dashboard and underlying report with any colleague who has a Power BI account. Они смогут работать с отчетом, но не смогут сохранять изменения в нем.They can interact with your report, but cannot save changes.

Чтобы предоставить доступ к отчету, в верхней части панели мониторинга выберите элемент Поделиться.To share your report, at the top of the dashboard, select Share.

В Power BI откроется страница "Общий доступ к панели мониторинга".Power BI displays the Share Dashboard page. В верхнее поле введите адреса электронной почты получателей.In the top area, enter the email addresses of the recipients. В нижнее поле добавьте сообщение.Add a message in the field below. Чтобы разрешить получателям предоставлять общий доступ к панели мониторинга другим пользователям, установите флажок Разрешить получателям предоставлять доступ к этой панели мониторинга.To allow recipients to share your dashboard with others, select Allow recipients to share your dashboard. Выберите Общий доступ.Select Share.

Дальнейшие действияNext steps