Шаблон: управление проектами

Организациям необходимо единое место для управления несколькими проектами, поскольку они обеспечивают достижение различными командами своих целей и соответствие критериям успеха в соответствии с планом.

Некоторые распространенные варианты использования для управления проектами включают управление идеями новых продуктов, создание планов проектов и отслеживание контрольных точек, а также управление производительностью команды.

Microsoft Power Platform предоставляет организациям решение без кода и с минимальным кодом для создания простых в использовании решений для управления проектами на протяжении всего их жизненного цикла. В этой статье приводится несколько реальных примеров того, как клиенты использовали Microsoft Power Platform для создания эффективных приложений и рабочих процессов для управления проектами.

Как распознать шаблон управления проектами

Бизнес-группы в организациях видят необходимость в инструменте для управления проектами, отслеживания прогресса и мониторинга результатов.

В типичном сценарии управления проектами:

1. Планируйте свою работу, чтобы управлять идеями, планами, задачами и вехами.

2. Отслеживайте прогресс в соответствии с планом, уведомляйте заинтересованные стороны о статусе проекта и при необходимости эскалируйте блокировщиков.

3. Просматривайте прогресс, отслеживайте результаты и визуализируйте ключевые аспекты прогресса проекта.

Как клиенты используют шаблон управления проектами

Приложение Custom Air Products and Services Traveler

Прочитайте всю историю.

Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) — находящийся в Хьюстоне поставщик решений для отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха (HVAC), специализирующийся на проектировании, строительстве, установке, модификации и обслуживании оборудования для кондиционирования воздуха как в промышленном, так и в коммерческом сегменте HVAC.

Группе управления проектами CAPS требовалось индивидуальное решение для отслеживания всего жизненного цикла блоков HVAC по мере их прохождения через производственный процесс с упором на качественное строительство. Решение необходимо было настроить в соответствии с потребностями каждого отдела, контролировать качество и позволять соответствующим владельцам подтверждать на каждом этапе процесса. Более того, команда хотела дать возможность любому сотруднику организации сообщать о проблемах через свои мобильные устройства. Одна из ключевых проблем, с которыми они столкнулись, заключалась в том, что «дорожный» документ — бумажный документ, который использовался для отслеживания проверок качества — был потерян.

Ребекка Сакетт, помощник аналитика данных, нашла Power Apps в своей подписке Office 365 и начала экспериментировать с созданием приложений на основе списков SharePoint для замены ручных процессов. Ребекка разработала решение Power Apps для оцифровки «дорожного» документа под названием CAPS Traveler. Руководители проектов и заинтересованные стороны используют основное приложение для управления Traveler, чтобы получать обзор всех активных проектов, просматривать ключевую статистику и управлять календарями тестирования и доставки.

Руководители проектов инициируют проекты и добавляют детали для каждого необходимого шага, например "Производство", "Окраска", "Электрика" и "Тестирование". Затем сотрудники каждого отдела используют сопутствующее мобильное приложение, специально созданное с учетом конкретных особенностей их отдела. Позже центральная группа сопоставляет данные и использует отчеты для определения общих причин, по которым не был выполнен конкретный шаг.

![Настраиваемое приложение для подтверждения от рабочей группы "Электрика", одно из десяти таких настраиваемых сопутствующих приложений.](media/CAPS-signoff-app.png "Настраиваемое приложение для подтверждения от рабочей группы "Электрика", одно из десяти таких настраиваемых сопутствующих приложений*")

В дополнение к основному приложению управления существует десять таких приложений подтверждения, и все они читают и записывают данные в один и тот же набор списков SharePoint. После того, как все шаги будут выполнены, кто-то из группы контроля качества выполняет окончательное подтверждение. Затем автоматически запускается поток для создания отчета в формате PDF.

Приложение Environment Canterbury InZone

Прочитайте всю историю.

Environment Canterbury (ECan) работает в партнерстве с сообществами Кентербери, Новая Зеландия, над долгосрочными программами экологических результатов, которые состоят из нескольких этапов и связанных проектов. Им требовалось доступное по цене решение, которое обеспечило бы большую согласованность проектов, более высокий уровень прозрачности и более быстрый доступ к данным.

С помощью приложения руководители пресноводных зон и участники проектов могут просматривать статус своих проектов. Все проекты помечаются зонами и конкретными вехами, а все вехи — долгосрочными результатами. Приложение предоставляет настраиваемую цветовую схему, которая позволяет легко различать проекты, вехи и результаты и перемещаться между ними. Все экраны проектов зеленые, вехи — синие, а результаты — оранжевые.

Уведомления отправляются для своевременного обновления данных и обеспечивают эскалацию, если проекты не обновляются в требуемое время. Потоки также используются для вызова определенных представлений и создания таблицы HTML – сводки по электронной почте, в которых перечислены все элементы, относящиеся к конкретному человеку, в одном электронном письме.

Приложение Partners In Health Gift Review

Прочитайте всю историю.

Половина финансов каждый год компании Partners In Health (PIH) приходит от индивидуальных спонсоров, в то время как другая половина поступает в основном за счет государственных грантов, корпораций и фондов. В некоммерческой организации работает около 10 сотрудников по подаркам, которые ответственны за управление более 1000 самых щедрых индивидуальных жертвователей. PIH стремилась улучшить способность сотрудников по работе с подарками управлять своими портфелями, показывая им подарки по мере их поступления и давая сотрудникам полный обзор их портфелей спонсоров.

Белла Чи-Нинг, менеджер по аналитике и приложениям в PIH, создала приложение Gift Review и панель мониторинга для сотрудников отдела подарков, чтобы управлять и визуализировать многие аспекты пожертвований. С помощью приложения Gift Review сотрудники отдела подарков могут сразу же просматривать пожертвования по мере их поступления, добавлять соответствующие заметки и гарантировать, что пожертвования относятся к соответствующему фонду. Это создает контрольный список To-Do List, в котором инспектор по подаркам проверяет пожертвование, чтобы убедиться, что оно отнесено к соответствующей кампании, закодировано для правильного типа подарка и назначено правильному фонду. Инспектор по подаркам может отправлять вопросы команде PIH DevOps прямо из приложения. После того, как все станет ясно, сотрудники отдела подарков отмечают контрольный список как «готово», который становится видимым их руководителям.

«Обучающий курс «Приложение за день» действительно открыл мне глаза на то, насколько легко можно создавать инструменты, которые оптимизируют процессы и позволяют нашим коллегам лучше выполнять свою работу», — говорит Белла Чи-Нин.

Приложение R3 Retail Project Portfolio

Прочитайте всю историю.

Компания R3 Retail Development предоставляет глубокие знания в области консалтинга по управлению проектами, чтобы максимизировать прибыль для супермаркетов, продуктовых магазинов, предприятий пищевой промышленности, коммерческих, розничных и небольших промышленных предприятий в США. R3 нуждалась в индивидуальном подходе для удовлетворения своих потребностей в непрерывном управлении проектами.

Приложение Project Portfolio было создано всего за 120 часов и теперь управляет более чем 200 проектами. Руководители проектов R3 и региональные директоры магазинов, которых они обслуживают, теперь используют новое приложение Project Portfolio. В приложении реализован богатый набор возможностей, в том числе:

• Панель мониторинга, отображающая сводную статистику для вошедшего в систему пользователя.

• Информация для отслеживания проекта, включая даты, задачи, проблемы, заказы на покупку и людей.

• Отслеживание IP-адресов для всех установленных устройств, например холодильников.

• Возможности отправки файлов для таких документов, как архитектурные файлы для систем HVAC.

• Обширная настраиваемая бизнес-логика, например автоматическая установка значений даты на основе записей статуса.

Администраторы могут назначать уровни доступа для определенных пользователей приложения в соответствии с их ролями. Администраторы также могут настроить список типов задач и ожидаемое время для каждой задачи, которое, в свою очередь, используется для автоматического создания сроков выполнения.

R3 использует Power Automate для отправки автоматических уведомлений и напоминаний. Все данные сохранены в Microsoft Dataverse.

Инструменты планирования Capitol Music Group

Прочитайте всю историю.

Capitol Music Group (CMG) увидела возможность модернизировать свой рабочий процесс маркетинга и инструменты планирования, ранее созданные с помощью InfoPath. Критически важное для бизнеса приложение управляет расписаниями для новых выпусков и — со временем — развилось для сбора данных для различных типов релизов и СМИ. CMG хотела автоматизировать рутинные процессы, повысить прозрачность и сотрудничество между партнерскими лейблами, а также быстрее адаптироваться к новым каналам маркетинга в Интернете. Но их приложение Capitol Scheduling стало глубоко интегрированным в потоки процессов и полностью состояло из данных XML, для управления которыми требовалось много профессиональных знаний. В поисках рационального подхода к разработке и управлению приложениями с минимальным объемом кода CMG в конечном итоге решила перенести свое приложение с InfoPath на Microsoft Power Platform, включая Power Apps и Power Automate.

Capitol хотела, чтобы их команды использовали новый интерфейс планирования, чтобы легко общаться, получать разрешения и сотрудничать в маркетинге для различных типов выпусков — будь то физическая, цифровая или видеосвязь.

"С Microsoft Power Platform у Capitol есть простой способ обмениваться маркетинговой информацией на протяжении всего жизненного цикла продукта», — говорит Карен Реали, старший руководитель Universal Music Group. «Это даже помогает им облегчить и оптимизировать проекты с несколькими лейблами».

Примечание

Каковы ваши предпочтения в отношении языка документации? Пройдите краткий опрос (обратите внимание, что этот опрос представлен на английском языке).

Опрос займет около семи минут. Личные данные не собираются (заявление о конфиденциальности).