Кто делает работу, когда и где?

Для этого шага вам необходимо понять, кто выполняет работу. Какова их роль?

Возможно, проще всего начать с имен людей, но вы захотите понять, какова их роль, когда они выполняют задачу. Например:

• Любой сотрудник, отправляющий отчет о расходах

• Менеджер отправителя отчета, утверждающий отчет (отношение к отправителю является ключевым)

• Бухгалтер, проверяющий отчет (участник конкретной команды является ключевым)

• Финансовый директор, проверяющий агрегированные финансовые результаты (ключевым является конкретная должность)

Один человек может иногда играть каждую из этих ролей, но ключ к пониманию — роль, которую они играют, когда выполняют задачу. Понимание ролей поможет вам разработать экраны приложений и настроить доступ и безопасность. (Мы дойдем до тех, кто находится на этапе проектирования.)

В терминах ИТ каждый человек или группа людей, выполняющих одну и ту же функцию, называются рабочей ролю и описание их соответствующих характеристик указано в пользователе (к которому часто прилагается имя для удобства пользования).

После того как вы определили «кто», подумайте:

• Какое устройство используется? Где находится основное место работы? Это в офисе? Клиентский сайт? Завод? (Мы обсудим это подробнее в следующих разделах.)

• Какие другие системы используются регулярно? (Знание этого будет полезно на этапе проектирования. Например, менеджер, который «живет» в Microsoft Teams, возможно, захочет получить там запросы на утверждение вместо электронной почты.)

• Что этот человек получит, используя приложение или сотрудничая, чтобы работать с этим новым процессом?

Последний пункт очень важен, потому что могут быть возражения или колебания людей, вовлеченных в процесс, до или после шагов, выполняемых вашим приложением. Это может привести к тому, что ваше приложение не будет использоваться из-за отсутствия сотрудничества.

Совет

Важно знать, на кого повлияет изменение бизнес-процесса. Определите, кто будет использовать приложение и на кого повлияет это изменение, даже если они не используют приложение.

Совет

Когда вы анализируете информацию, которую вы, возможно, не знаете, лучше всего поговорить с человеком и узнать его мнение. Вы, конечно, можете сделать предположение о том, как они работают, но удивительно много вы можете узнать в быстром разговоре — не только как они это делают сегодня, но и как они предпочли бы сделать это в будущем.

Как часто они делают работу?

Также запишите, как часто задача выполняется. Ежедневно, еженедельно, изредка, сезонно?

Приложение, которое используется ежедневно, имеет другие конструктивные особенности, чем приложение, которое используется только изредка. (Например, первое, возможно, должно быть упорядочено, а второе, возможно, должно включать больше пояснительного текста.)

Где они делают работу?

Рассматривая каждого человека, который вносит свой вклад в решение проблемы, подумайте о том, как они выполняют свою работу:

• Это то, что они делают за столом?

• Они работают в определенном месте вне офиса?

• Они перемещаются с места на место вне офиса?

Хорошо понимать, как работает каждый из пользователей, чтобы созданное вами решение подходило для них.

• Это будет мобильное приложение?

• Это будет настольное приложение?

• Должны ли быть как мобильные, так и настольные версии?

Соображения подключения

Как каждый работник выполняет свою часть процесса, могут ли они выйти в интернет?

Они в области, где нет никакой связи? Может ли пользователь работать с автоматизированным решением для сбора данных в режиме реального времени и синхронизации данных при установлении соединения?

Что нужно знать другим участникам процесса (если они есть), пока человек, выполняющий этот шаг, находится в автономном режиме?

Понимание этого помогает определить, нужны ли вам процессы, которые собирают данные локально, чтобы пользователь мог «отключиться» во время выполнения своей части процесса, а затем синхронизировать результаты при повторном подключении.

Соображения по устройствам

Когда вы понимаете, как работает каждый участник для решения проблемы, также важно знать, на каких устройствах они работают. Если работник находится вне офиса и работает только на своем телефоне или планшете, полезно знать, как выглядят и работают экраны. Если все участники используют обычный компьютер или ноутбук, вы можете использовать разные подходы к проектированию. Вы можете создавать настольные и мобильные решения, которые работают вместе.

Пример: пользователи для процесса отчетности о расходах

Это типы ролей, стилей работы и предпочтений, которые мы обнаружили, изучая процесс отчетности о расходах.

Ли — продавец

• Почти всегда в движении

• Предпочитает работать с планшетом при встрече с клиентами

• Не всегда имеет подключение к интернету, поэтому должен иметь возможность работать в автономном режиме

• Предпочитает фиксировать свои собственные расходы и собирать чеки как можно скорее после того, как они произошли

Ник — менеджер по продажам

• Почти всегда в движении

• Нужен только сенсорный экран

• Требуется поддержка в автономном режиме для удаленных мест

• Отвечает за утверждение отчетов о расходах всех своих прямых подчиненных

Шона — служба поддержки клиентов

• В основном использует обычный компьютер

• Обычно несет расходы на поддержание командного духа, должна определить привлеченных сотрудников

Ребекка — аудитор

• Необходимо взаимодействовать со всеми сотрудниками во всех местах

• Есть случайные командировочные расходы

• В основном использует компьютер, но предпочитает использовать мобильный телефон

• Обычно имеет доступ к Интернету

• Отвечает за обеспечение общего соблюдения сотрудником процедур отчетности

Абхай — бухгалтер

• Должен иметь возможность просматривать все отчеты о расходах и чеки

• Отвечает за обеспечение соответствия для каждого отчета о расходах

• Обрабатывает большой объем работы; необходимо уметь быстро обрабатывать информацию

• Должен быть в состоянии сообщить о том, как расходы уравновешиваются с бюджетом

Шарлотта — финансовый директор

• Необходимо следить за общим бюджетом расходов и помогать руководителям разделов оставаться в рамках бюджета

• Ездит в различные офисы, проводит внешние встречи и конференции, должна фиксировать свои собственные расходы

• Работает из офиса, удаленно и из дома, используя различные устройства — компьютер, телефон и планшет

• Не всегда есть подключение к Интернету

Когда мы обратили особое внимание на шаг 1 в нашем процессе (фактически создавая отчет о расходах), вот что мы задокументировали.

Задача 1. Создать отчет о расходах

Кто это делает?	Все сотрудники
Где выполняется работа?	В офисе, на объектах клиентов или в дороге
Когда выполняется работа?	По ситуации. Некоторые сотрудники делают это по крайней мере еженедельно. Другие могут делать это один или два раза в год.
Через Интернет или автономно?	В настоящее время это делается на бумаге, но команда хочет сделать это в цифровом виде. Ввод данных может быть сделан в автономном режиме, когда нет подключения. Продавцы не хотят быть онлайн, чтобы начать регистрировать свои поступления и расходы. (Например, они могут предпочесть сделать это на самолете по дороге домой.)
Устройства?	Телефон, планшет, ноутбук или обычный компьютер

Следующий шаг: какие действия выполняются?

Примечание

Каковы ваши предпочтения в отношении языка документации? Пройдите краткий опрос (обратите внимание, что этот опрос представлен на английском языке).

Опрос займет около семи минут. Личные данные не собираются (заявление о конфиденциальности).