Обзор рабочих процессов (SharePoint Server 2010)

 

Применимо к: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

Рабочие процессы в Microsoft SharePoint Server 2010 позволяют создателям решения, дизайнерам и администраторам улучшить бизнес-процессы. Рабочий процесс состоит из двух основных элементов: форм, которые рабочий процесс использует при взаимодействии с пользователями, и логики, которая определяет поведение процесса. Для понимания того, как создаются рабочие процессы, необходимо иметь представление об этих элементах.

В этой статье:

  • Обзор рабочих процессов

  • Преимущества использования рабочих процессов

  • Стандартные рабочие процессы

  • Пример сценария рабочего процесса

  • Типы рабочих процессов: декларативные и построенные на коде

  • Шаблоны рабочих процессов

  • Сопоставления рабочих процессов

  • Взаимодействие с клиентом Office

Обзор рабочих процессов

Рабочие процессы в SharePoint Server 2010 позволяют предприятиям сократить время, уходящее на взаимодействие между сотрудниками, участвующими в бизнес-процессе. Например, в процессе принятия решения группы, как правило, выполняют определенную последовательность действий. Эти действия могут быть формальными, стандартными процедурами или неформальными, т. е. не описанными явным образом, но общепринятыми в организации. В целом эти действия и составляют бизнес-процесс. Число взаимодействий людей в бизнес-процессах может ограничить скорость принятия решений и повлиять на их качество. Программное обеспечение, которое упрощает эти "человеческие рабочие процессы" и позволяет ими управлять, автоматизирует взаимодействие участников процесса. Такая автоматизация приводит к увеличению скорости и общей эффективности подобного взаимодействия.

Бизнес-процессы можно моделировать с помощью блок-схем, например созданных в Microsoft Visio 2010, и представить бизнес-процесс в виде рабочих процессов. Можно автоматизировать бизнес-процессы, такие как утверждение документа, связав рабочий процесс с данными SharePoint Server 2010. Например, рабочий процесс может направлять документы на проверку, отслеживать вопросы на различных этапах решения или проводить контракт через процесс утверждения.

Одна из проблем, с которой сталкиваются многие ИТ-отделы при внедрении бизнес-процессов, требующих участия ИТ-специалистов, заключается в том, что эти процессы не связаны с реальной работой людей. Чтобы бизнес-процесс стал по-настоящему эффективным, он должен быть интегрирован с привычными, повседневными инструментами и приложениями, используемыми на рабочем месте, и таким образом стать частью повседневной работы ИТ-специалистов. Если речь идет об электронных рабочих местах, то бизнес-процессы должны быть интегрированы с электронной почтой, календарями, списками задач и веб-сайтами совместной работы.

Преимущества использования рабочих процессов

Основными преимуществами использования процессов является реализация бизнес-процессов и улучшение совместной работы.

Бизнес-процессы, используемые в организации, зависят от потока информации или документов. Для этих бизнес-процессов необходимо активное участие сотрудников информационной службы с целью поддержки членов рабочей группы при принятии решений и оформлении конечных результатов. В SharePoint Server 2010 эти типы бизнес-процессов реализуются и управляются с помощью рабочих процессов.

Например, к числу бизнес-процессов, которые можно упростить с помощью рабочих процессов относятся:

  • Одобрение контракта   Ведение предлагаемого контракта через цепочку работников организации, которые должны одобрить его или отклонить.

  • Отчет о затратах   Управление процессом предоставления отчета о затратах и сопутствующих квитанций, проверка отчета, его утверждение и возмещение затрат представляющему лицу.

  • Техническая поддержка   Обработка обращения в службу поддержки, включая получение запроса от клиента, исследование проблемы инженером службы поддержки, рассмотрение техническими специалистами, разрешение проблемы и внесение ее в базу знаний.

  • Проведение собеседований   Управление процессом проведения собеседований с соискателями, включая планирование и отслеживание графика собеседований, обобщение полученной информации по мере ее накопления, предоставление информации лицам, проводящим собеседование и поддержка принятия решения о приеме на работу или отклонении кандидатуры.

  • Публикация контента   Управление процессом утверждения контента для публикации на веб-сайте организации.

Автоматизация бизнес-процессов

Компании зависят от бизнес-процессов. Хотя эти процессы часто включают программное обеспечение, самые важные процессы во многих организациях зависят от людей. Рабочие процессы могут автоматизировать взаимодействия между людьми, занятыми в процессах, что может улучшить работу, повысить производительность и уменьшить количество ошибок.

Многие процессы могут выиграть от автоматизированной поддержки взаимодействия между людьми. Например:

  • Утверждение   Часто в ходе бизнес-процессов, ориентированных на человека, необходимо получить одобрение нескольких участников. Одобряемый объект может быть любым, от документа Microsoft Word с планом маркетинга на следующий год до отчета по расходам во время поездки на конференцию. Во всех случаях несколько человек должны проанализировать сведения, возможно, добавить свои комментарии, а затем одобрить или отвергнуть документ.

  • Координация усилий группы   Для многих процессов, будь то подготовка ответа на заявку на предложение, управление переводом документа на один или несколько языков или что-то иное, необходима совместная организованная работа людей. Описав соответствующие этапы в автоматизированном рабочем процессе, можно повысить эффективность работы группы и предсказуемость самого процесса.

  • Отслеживание проблем   В ходе многих бизнес-процессов создается список нерешенных проблем. Можно использовать автоматизированный рабочий процесс для ведения этого списка, назначения проблем сотрудникам, способным их решить, и отслеживания состояния решения этих проблем.

Поддержка таких автоматизированных бизнес-процессов реализована в SharePoint Server 2010 посредством возможности запуска приложений рабочих процессов. Такие приложения построены на базе Windows Workflow Foundation 3.5 и взаимодействуют с пользователями через веб-браузер. Дополнительные сведения о Windows Workflow Foundation 3.5 см. в статье Windows Workflow Foundation (Возможно, на английском языке) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=127778&clcid=0x419).

Рабочие процессы улучшают совместную работу

Рабочие процессы позволяют пользователям совместно работать с документами и управлять задачами проекта посредством внедрения бизнес-процессов для документов и иных элементов на сайте или в семействе сайтов SharePoint. Рабочие процессы помогают организациям стандартизировать бизнес-процессы. Также рабочие процессы увеличивают эффективность и производительность организации посредством управления задачами и действиями, из которых состоят бизнес-процессы. Рабочие процессы ускоряют принятие решений, позволяя предоставлять нужные данные нужным сотрудникам в нужное время. Кроме того, рабочие процессы помогают гарантировать, что выполнение отдельных задач ведется нужными сотрудниками в нужной последовательности. Сотрудники, выполняющие такие задачи, могут сосредоточиться на своей работе, а не на управлении рабочими процессами.

Например, на сайте SharePoint Server 2010 можно создавать рабочий процесс для совместного использования с библиотекой документов для направления определенного документа на утверждение группе людей. Автор начинает этот рабочий процесс, после чего создаются задачи утверждения документа. Затем эти задачи назначаются участникам рабочего процесса, после чего этим участникам рассылаются уведомления по электронной почте.

При выполнении рабочего процесса его владелец или участники процесса могут просмотреть ход выполнения процесса на странице "Состояние рабочего процесса". По завершении всеми участниками своих задач рабочий процесс прекращается, а его владелец автоматически уведомляется об этом.

Стандартные рабочие процессы

В Microsoft SharePoint Server 2010 имеются следующие предварительно определенные шаблоны бизнес-процессов, которые предназначены для стандартных бизнес-сценариев:

  • Сбор отзывов   Данный рабочий процесс передает документ или элемент группе людей на рецензирование. Рецензенты могут предоставить отзывы, которые объединяются и направляются лицу, инициировавшему рабочий процесс. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с документами, поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов.

  • Утверждение   Данный рабочий процесс передает документ или элемент группе людей на утверждение. По умолчанию рабочий процесс утверждения связан с документами, поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов. Версия рабочего процесса утверждения по умолчанию также связана с библиотекой "Страницы" сайта публикации и может быть использована для управления процессом утверждения публикации веб-страниц.

    Рабочий процесс утверждения — это поэтапная модель утверждения (т. е. первый круг утверждающих лиц может рецензировать и утвердить документ, который затем переходит другому кругу сотрудников и т. д.). На каждом этапе утверждения может использоваться собственное поведение. Например, члены первой группы утверждающих лиц могут рецензировать документ только последовательно, следующая группа лиц может рецензировать параллельно (т. е. рецензенты могут оставлять отзывы в любом порядке) и т. д.

  • Утверждение ликвидации   Управляет прекращением действия и удалением документов, позволяя участниками принимать решение о необходимости сохранения или удаления документа с истекшим сроком действия. Рабочий процесс "Утверждение ликвидации" поддерживает процессы управления записями и предназначен для использования преимущественно на сайте центра записей.

  • Сбор подписей   Служит для перенаправления документа, созданного в приложении корпорации Майкрософт, группе людей для сбора их цифровых подписей. Этот рабочий процесс должен инициироваться в приложениях наборов программ системы Выпуск 2007 системы Microsoft Office и Microsoft Office 2010, таких как Microsoft Word. Участники должны выполнить задачи по сбору подписей, добавляя свою цифровую подпись к документам в соответствующей клиентской программе. По умолчанию рабочий процесс сбора подписей связан с документами, поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов. Тем не менее этот рабочий процесс отображается для документа в библиотеке документов только в том случае, если документ содержит одну или несколько строк подписей Microsoft Office.

    Дополнительные сведения о строках подписей Microsoft Office см. в разделе Добавление и удаление цифровой подписи в документах Office (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=157408&clcid=0x419).

  • Три этапа   Этот рабочий процесс предназначен для отслеживания состояния элемента списка на трех этапах (фазах). С помощью такого рабочего процесса можно управлять бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов, например запросов клиентов в службу технической поддержки, потенциальных покупателей и проектных задач.

    Трехэтапные рабочие процессы называются так, потому что они отслеживают состояние вопроса или элемента через три этапа и два перехода между этапами. Например, при запуске рабочего процесса по вопросу из списка вопросов SharePoint Server 2010 создает задачу для соответствующего пользователя. После выполнения задачи пользователем рабочий процесс изменяет свое состояние с начального (активен) на промежуточное состояние (разрешен) и создает другую задачу для пользователя, которому назначен этот рабочий процесс в это время. Обратите внимание, что этот рабочий процесс поддерживается только для списков, а не библиотек.

  • Управление переводом   Данный рабочий процесс управляет ручным переводом документов, создавая копии документа для перевода и назначая переводчикам задачи по переводу. Данный рабочий процесс доступен только для многоязыковых библиотек.

  • Отслеживание вопросов   Направляет вопросы членам группы для разрешения. Пользователям, которые могут вносить новые вопросы, такие как жалобы клиентов, предоставляется специальная веб-страница. При появлении новых вопросов на разных этапах рабочего процесса веб-страница меняется для отражения соответствующих событий; например, веб-страница может быть закрыта после разрешения вопроса.

Каждый из перечисленных рабочих процессов можно настроить, в соответствии с нуждами предприятия, несколькими разными способами. Например, при добавлении рабочего процесса в список, библиотеку, к типам контента или сайту его можно сделать доступным для документов или элементов, настроив списки задач и журналов, в которых хранятся сведения о рабочем процессе.

Когда пользователи сайта запускают рабочий процесс для документа, элемента или сайта, им могут быть доступны для настройки и другие параметры рабочего процесса, например возможность указать список участников, срок завершения, а также инструкции по выполнению заданий.

Также можно создать копию предварительного определенного рабочего процесса для создания собственного процесса.

Пример сценария рабочего процесса

Предположим, вы работаете на компанию Adventure Works — сеть спортивных магазинов, продающую велосипеды по всему миру. Торговые представители этой компании ездят по различным странам, помогая открывать новые магазины.

В этом разделе описывается сценарий, в котором предоставляется отчет о расходах, который должен быть утвержден. Если сумма в этом отчете не превышает 150 000 р., менеджер утверждает, отклоняет или перенаправляет отчет. Если сумма в отчете равна или превышает 150 000 р., менеджер должен просмотреть отчет и прокомментировать его. Если менеджер рекомендует утверждение, отчет перенаправляется вице-президенту, который должен одобрить или отклонить отчет.

В этом сценарии формой отчета о расходах является InfoPath Forms Services. Рабочий процесс представляет собой последовательность утверждения проекта рабочего процесса, созданного в Microsoft SharePoint Designer 2010, и состоит как из автоматизированных задач, так и из задач, выполняемых сотрудниками. Рабочий процесс выполняется в SharePoint Server 2010.

  1. Торговый представитель (первый участник рабочего процесса) открывает портал самообслуживания в интрасети и выбирает форму "Отчет о расходах". Открывается страница ввода данных. Торговый представитель сначала заполняет простую форму отчета, в которой содержатся записи имени сотрудника, назначения расходов, общая сумма расходов, а также имя и адрес электронной почты непосредственного начальника этого представителя. Затем торговый представитель нажимает кнопку Отправить для отправки формы.

    После отправки формы данные централизованно сохраняются, запускается рабочий процесс и утверждающему лицу назначается задача рецензирования (в данном случае утверждающим лицом является менеджер торгового представителя).

  2. Затем в рамках рабочего процесса уведомляется менеджер торгового представителя. Уведомление представляет собой сообщение электронной почты, в котором содержатся инструкции по завершению задачи и предоставляется ссылка на веб-сайт с формой "Отчет о расходах".

  3. Менеджер (второй участник рабочего процесса) открывает веб-сайт и просматривает отчет о расходах. Для элемента задачи рабочего процесса предоставляются три действия, доступные менеджеру: "Утвердить", "Отклонить" или "Переслать".

    • Если сумма расходов не превышает 150 000 р., менеджер может Утвердить или Отклонить отчет о расходах.

    • Если сумма в отчете о расходах превышает 150 000 р., менеджер может Переслать отчет вице-президенту компании или Отклонить отчет о расходах на своем уровне.

  4. Менеджер утверждает, отклоняет или пересылает отчет о расходах, после чего продолжается рабочий процесс.

    • Если расходы утверждены менеджером, рабочий процесс получает сообщение о завершении задачи, затем торговый представитель получает сообщение электронной почты с уведомлением, а затем данные о расходах добавляются в бизнес-систему учета.

    • Если расходы не утверждены менеджером, тот указывает причины такого решения. В рабочий процесс отправляется сообщение, указывающее на завершение задачи, затем торговому представителю отправляется сообщение электронной почты с соответствующим уведомлением.

    • Если менеджер выбрал пересылку отчета о расходах вице-президенту компании, он должен внести соответствующий комментарий в форму и нажать кнопку Переслать. Затем вице-президент получит сообщение электронной почты, в котором будут содержаться инструкции по завершению задачи и предоставляться ссылка на веб-сайт с формой "Отчет о расходах".

  5. Вице-президент (третий участник рабочего процесса) может Утвердить или Отклонить отчет о расходах. После принятия решения вице-президентом рабочий процесс переходит на следующий этап.

    • Если вице-президент утверждает расходы, данные о расходах добавляются в систему учета, торговый представитель и менеджер получают уведомления по электронной почте, а рабочий процесс уведомляет сервер SharePoint о завершении задачи.

    • Если вице-президент не утверждает расходы, он должен указать в форме причины принятия такого решения. Торговый представитель и менеджер получают уведомления по электронной почте, а рабочий процесс уведомляет сервер SharePoint о завершении задачи.

Как видно, существует множество способов расширения функциональных возможностей этого рабочего процесса в контексте данного сценария. Например, можно настроить рабочий процесс таким образом, чтобы при отклонении расходов вице-президентом отчет о расходах возвращался менеджеру торгового представителя. Затем менеджер может привести более конкретные доводы в пользу отчета и повторно отправить его на утверждение вице-президенту или же передать отчет торговому представителю с указанием заключения вице-президента, либо же предпринять какое-либо другое действие.

В этом примерном сценарии работы с отчетами о затратах бизнес-правила не изменяются. В этом решении рабочего процесса менеджер и вице-президент определены как утверждающие лица, определена бизнес-логика направления рабочего процесса, а также предварительно указано содержимое уведомлений. Однако во многих фактических сценариях используются более сложные бизнес-правила. Процесс утверждения может зависеть от нескольких бизнес-факторов. Уведомления также могут меняться в зависимости от тех или иных факторов.

Например, допустим, что в решении по управлению расходами требуется реализовать рассылку отчета о расходах до 10 менеджерам в зависимости от назначения, общей суммы расходов и даты отправки отчета. Кроме того, в зависимости от назначения расходов требуется вносить незначительные изменения в текст уведомлений, рассылаемых рабочим процессом. Это означает, что может существовать несколько решений для рабочих процессов с различными уровнями маршрутизации и уведомлений.

С помощью Microsoft SharePoint Server 2010 можно создавать и внедрять решения рабочих процессов для соблюдения бизнес-потребностей организации. Это достигается путем использования функций разработки рабочих процессов и настраиваемых функций SharePoint Designer 2010 и Microsoft Visual Studio 2010 Premium Edition, функциональных возможностей прототипирования в Microsoft Visio 2010, используемых совместно с SharePoint Designer 2010, и возможностей системы Microsoft Office.

Примечание

Можно использовать функциональные возможности прототипирования Visio 2010 посредством SharePoint Designer 2010 только при использовании выпуска Premium Visio 2010.

Типы рабочих процессов: декларативные и построенные на коде

Важно отличать декларативный рабочий процесс, такой как созданный с помощью Microsoft SharePoint Designer 2010, и скомпилированный рабочий процесс, созданный с помощью Visual Studio 2010. Декларативным рабочим процессом является рабочий процесс, построенный из условий и действий, объединенных в правила и шаги, и в котором параметры рабочего процесса задаются без написания какого-либо кода.

Скомпилированный рабочий процесс, как и декларативный, также можно создать на основе условий и действий, при этом автор рабочего процесса не обязан писать код, но может добавить его в рабочий процесс. Независимо от того, добавляет ли код автор рабочего процесса, главное понять разницу в работе декларативного и скомпилированного рабочего процесса на сервере. Скомпилированный рабочий процесс хранится на сервере под управлением SharePoint Server 2010 в виде предварительно скомпилированного DLL-файла, а декларативный рабочий процесс развернут на сервере под управлением SharePoint Server 2010 как XOML-файл и компилируется в базе данных контента при каждом запуске экземпляра рабочего процесса. Дополнительные сведения о поддерживаемых Майкрософт средствах создания рабочих процессов см. в разделе Планирование создания рабочих процессов (SharePoint Server 2010).

Шаблоны рабочих процессов

При создании собственного рабочего процесса SharePoint Designer 2010 можно сформировать процесс, используемый только с определенным списком, библиотекой, типом контента или сайтом. Также можно создать используемый повторно шаблон рабочего процесса, который можно связать с несколькими списками, библиотеками, типами контента и сайтами.

Примечание

SharePoint Designer 2010 не поддерживает создание используемых повторно рабочих процессов для сайтов. Для их создания можно использовать Visual Studio 2010.

При создании рабочего процесса можно сделать его глобальным, т. е. после его активации на сайте он будет действовать и для всех дочерних сайтов. Однако нельзя использовать SharePoint Designer 2010 для создания глобального рабочего процесса и затем сохранить его в WSP-файле.

Сопоставления рабочих процессов

SharePoint Server 2010 использует преимущества среды выполнения Workflow Foundation. На сервере могут быть установлены один или несколько шаблонов рабочих процессов, содержащих код, определяющий конкретный рабочий процесс. После выполнения этой процедуры можно создать связь между конкретным шаблоном и библиотекой документов, списком, типом контента или сайтом. Затем этот шаблон может быть загружен и выполнен размещенной на службах SharePoint Server 2010 средой выполнения Workflow Foundation для создания экземпляра рабочего процесса.

Как и все рабочие процессы Workflow Foundation, те из них, которые основаны на SharePoint Server 2010, используют службы среды выполнения Workflow Foundation. Стандартная служба постоянного хранения Workflow Foundation позволяет связывать состояние хранимого рабочего процесса с документом или элементом, а также позволяет использовать длительные рабочие процессы, затягивающиеся на много дней, месяцев и лет.

Рабочие процессы SharePoint можно связать со списками, библиотеками и типами контента. Используемые повторно рабочие процессы, созданные с помощью Visual Studio 2010, также можно связать с сайтами. В следующей таблице описываются минимальные разрешения, необходимые для сопоставления рабочего процесса.

Сопоставить рабочий процесс с Минимальные требуемые разрешения

Список или библиотека

Разрешение уровня "Полный доступ" для списка или библиотеки

Тип контента списка или библиотеки

Участник группы владельцев сайта SharePoint

Тип контента сайта

Участник группы владельцев сайта SharePoint

Сайт

Участник группы владельцев сайта SharePoint

Дополнительные сведения о сопоставлении рабочих процессов см. в разделе Добавление связи с рабочим процессом (SharePoint Server 2010).

Взаимодействие с клиентом Office

Внедрению бизнес-процессов, в которых должны принимать участие ИТ-специалисты, зачастую мешает тот факт, что эти процессы редко можно интегрировать в повседневную работу сотрудников. Чтобы бизнес-процесс стал по-настоящему эффективным, он должен быть интегрирован с привычными, повседневными инструментами и приложениями, используемыми на рабочем месте, таким образом становясь частью повседневной работы ИТ-специалистов. При использовании электронного рабочего места подразумевается координация посредством электронной почты, календарей, списков задач, веб-сайтов для совместной работы и клиентских приложений, таких как Microsoft Outlook и Microsoft Word. Этот интегрированный подход реализован в рабочих процессах, основанных на SharePoint Server 2010.

В SharePoint Server 2010 приложения рабочих процессов реализуются с помощью технологии Windows Workflow Foundation. Люди взаимодействуют с этими рабочими процессами через веб-браузер, а в системе Выпуск 2007 системы Microsoft Office и Microsoft Office 2010 — с помощью программ, таких как Microsoft Word. В SharePoint Server 2010 функциональные возможности Windows Workflow Foundation используются для предоставления нескольких рабочих процессов, с помощью которых можно автоматизировать стандартные бизнес-процессы. Кроме того, с помощью различных средств могут быть созданы настраиваемые рабочие процессы; затем эти рабочие процессы могут быть связаны с библиотеками, списками, типами контента и сайтами SharePoint.