Общие сведения о совместном редактировании в SharePoint ServerOverview of co-authoring in SharePoint Server

Применимо к: да 2013да 2016да 2019нет SharePoint OnlineAPPLIES TO: yes2013 yes2016 yes2019 noSharePoint Online

Аудитория: ИТ-специалистыAudience: IT Professionals

Функция совместного редактирования в SharePoint Server позволяет нескольким пользователям одновременно работать с документом и вносить изменения, не мешая друг другу.Use the co-authoring feature in SharePoint Server to enable multiple users to work on a document, at any time, without interfering with each other's changes. При совместном редактировании исключаются препятствия к совместной работе над документами на серверах. Кроме того, организации получают возможность снизить издержки, связанные с традиционным предоставлением доступа к документам посредством вложений в сообщениях электронной почты.Co-authoring removes barriers to server-based document collaboration and helps organizations to reduce the overhead associated with traditional document sharing through attachments. Для использования этой функциональности не требуется какой-либо дополнительной настройки серверов. Эта функциональность по умолчанию доступна для документов, хранящихся в SharePoint Server.This functionality requires no additional server setup and is the default state for documents stored in SharePoint Server. Для управления функциональностью совместного редактирования используются те же инструменты и технологии, которые уже применяются для управления SharePoint, поэтому снижается дополнительная нагрузка на администраторов.Co-authoring functionality is managed by using the same tools and technologies that are already used to manage SharePoint, helping to minimize the impact on administrators.

В Office доступна функциональность совместного редактирования для Word, PowerPoint, OneNote и Visio.Office provides co-authoring functionality for Word, PowerPoint, OneNote, and Visio. Если в SharePoint Server настроено использование сервера Office Web Apps, пользователи также могут совместно редактировать документы в Word Web App, PowerPoint Web App, Excel Web App и OneNote Web App.If you have SharePoint 2013 configured to use Office Web Apps Server, users can co-author documents in Word, PowerPoint, Excel, and OneNote Web Apps.

Важно!

Эта статья предназначена для ИТ-специалистов, занимающихся управлением SharePoint Server.This article is for IT Professionals managing SharePoint Server. > Нужна справка по совместному редактированию?Are you looking for help with co-authoring? Возможно, вас заинтересует статья Совместное редактирование и совместная работа над документами, которая поможет понять и использовать функции совместного редактирования и управления версиями. Эта статья применима к SharePoint Online.You may be looking for Document collaboration and co-authoringhttps://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=275815, which will help you understand and use the co-authoring and versioning features of SharePoint Server.

Функциональность совместного редактирования в SharePoint ServerCo-authoring functionality in SharePoint Server and SharePoint Online

При традиционной организации совместной работы документы передаются в виде вложений электронной почты, поэтому отслеживание версий и изменений, внесенных различными авторами, представляет собой крайне трудоемкий процесс, который отнимает у пользователей много времени. Системы электронной почты перегружаются многочисленными копиями одного и того же документа, не говоря уже о повышении сетевого трафика в результате повторной передачи документов.In traditional collaboration, documents are shared via email attachments. Tracking versions and edits from multiple authors is difficult and time-consuming for users. Email systems have to contend with storing multiple copies of the same document, not to mention increased network traffic as documents are sent repeatedly.

Использование SharePoint для хранения документов, предназначенных для совместной работы, позволило сократить количество этих проблем за счет предоставления постоянного доступа к самым актуальным версиям документов, возможности отслеживания предыдущих версий и централизованного управления. Хранение одного документа вместо множества вложений также позволило сократить накладные расходы, связанные с сетевой работой и хранением.The use of SharePoint to store documents for collaboration has reduced these problems by providing consistent access to up-to-date versions of documents, the ability to track earlier versions, and centralized management. Storing a single document, instead of many attachments, also reduces network and storage overhead.

Но это решение оказалось не самым идеальным. Когда документ открыт у одного автора, другие авторы не могут работать с ним. Если кто-то забывает закрыть документ или зарегистрировать его, он может быть заблокирован для других пользователей на неопределенный срок и в этом случае часто требуется обращение в ИТ-отдел.But this solution hasn't been perfect. When one author has a document open, other authors can't work on it. If someone forgets to close a document or check it in, other users may be locked out indefinitely, a situation that often requires a call to the IT department.

Функция совместного редактирования в SharePoint Server позволяет нескольким пользователям работать с документом в любое время, не мешая другим пользователям вносить свои изменения. Этот подход позволяет оптимизировать многие распространенные сценарии совместной работы с документами. Например:Co-authoring in SharePoint Server addresses these issues by making it possible for multiple users to work on a document, at any time, without interfering with each other's changes. This approach streamlines many common document-collaboration scenarios. For example:

  • Два или более авторов работают над различными частями составного документа. Пока один автор редактирует свой раздел, другой автор может работать над своим, причем они не мешают работе друг друга.Two or more authors work on different parts of a composite document. While one author works on his section of the document, another author can work on hers, without either interrupting the other's work.

  • Несколько авторов работают над составным слайд-шоу. Каждый автор может добавлять слайды в презентацию и редактировать их вместо того, чтобы работать изолированно, одновременно пытаясь объединить несколько документов и обеспечить их согласованность.Several authors work on a composite slide show. Each author can add slides to the presentation and edit them, instead of working in isolation and trying to merge several documents and make them consistent all at the same time.

  • Документ передается нескольким экспертам и заинтересованным лицам, каждый из которых предлагает ряд правок или дополнений. При этом никакие правки не утрачиваются, так как все пользователи работают над документом, который централизованно хранится на сервере.A document is sent out to several experts and stakeholders, each of whom provides some edits or additions. No user's edits are lost, because they are all working on a central, server-stored document.

Совместное редактирование в SharePoint Server с точки зрения пользователяUnderstanding the end-user experience of co-authoring in SharePoint Server and SharePoint Online

С точки зрения пользователя процесс совместного редактирования устроен просто и удобно.Co-authoring is easy to use from the end user’s point of view. Для работы с документом в Word, PowerPoint, OneNote, Visio или одном из приложений Office Web Apps достаточно открыть этот документ обычным образом в SharePoint Server.When a user wants to work on a document in Word_1st_NoVer, PowerPoint_1st_NoVer, OneNote_1st_NoVer, Visio_1st_NoVer or one of the Office Web Apps, he or she merely opens it from SharePoint Server or MO_SharePointOnline_1st, as usual. Если другой пользователь уже открыл этот документ, оба пользователя смогут одновременно редактировать этот документ.If another user already has the document open, both users can edit the document at the same time. У этого принципа есть одно исключение: совместное редактирование в Excel Web App возможно лишь в случае, если все пользователи используют Excel Web App для доступа к книге.One exception to this is that users can co-author in ExcelWebAccess_1st_CurrentVer only if everyone uses the ExcelWebAccess_1st_CurrentVer to access the workbook. Если кто-либо использует Excel (клиентское приложение) для доступа к этой книге, то совместное редактирование этой книги в Excel Web App будет отключено, пока эта книга открыта в клиентском приложении.If anyone uses Excel_1st_NoVer (the client application) to access the workbook, co-authoring in ExcelWebAccess_1st_CurrentVer will be disabled for that workbook while it is open in the client application.

Когда пользователь сохраняет документ Word или PowerPoint, остальные пользователи, работающие с этим документом, получают уведомление о появлении новых изменений.When a user saves a Word_1st_NoVer, PowerPoint_1st_NoVer, or WordWebAccess_1st_CurrentVer document, other current users are notified that there are new edits. Эти пользователи могут немедленно обновить представление документа, чтобы отобразить изменения, или продолжить работу и обновить представление позже.Those users can refresh their views immediately to see the changes or continue their work and refresh later to see the latest edits. В приложениях PowerPoint Web App и Excel Web App изменения автоматически сохраняются и становятся доступными пользователям для просмотра.PowerPoint Web App, and Excel Web App auto-save so that users can view any changes automatically. Авторы могут отслеживать работу друг друга, и все знают, кто еще работает с документом.The authors can see one another’s work, and everyone knows who is working on the document. Средства управления версиями и отслеживания в SharePoint Server защищают документ, благодаря чему авторы могут выполнять откат нежелательных изменений.SharePoint Server and MO_SharePointOnline_1st versioning and tracking tools protect the document so that authors can roll back unwanted changes. Если доступно приложение Skype для бизнеса, пользователи могут видеть состояние других авторов в сети и обмениваться с ними мгновенными сообщениями, не закрывая при этом документ.When Skype_for_Business is available, users can see the online status of fellow co-authors and start instant messaging conversations without leaving the document.

В OneNote и OneNote Web App общие записные книжки позволяют пользователям свободно обмениваться заметками. Если пользователь редактирует страницу записной книжки, эти правки автоматически синхронизируются с другими пользователями данной записной книжки, благодаря чему каждый пользователь обладает доступом к полному набору заметок. Правки, вносимые несколькими пользователями на одной и той же страницы, отображаются автоматически, что обеспечивает совместную работу практически в режиме реального времени. Благодаря контролю версий и другим функциям общего доступа в OneNote пользователи могут выполнять откат правок, видеть, какие заметки являются самыми новыми, и определять, кто внес ту или иную правку.In OneNote and OneNote Web App, shared notebooks enable users to share notes seamlessly. When a user edits a page of the notebook, those edits are automatically synchronized with other users of that notebook so that everybody has a complete set of notes. Edits made by multiple users on the same page appear automatically, which enables near real-time collaboration. Versioning and other shared features in OneNote make it possible for users to roll back edits, show what edits are new, and determine who made a specific edit.

Клиентское приложение Excel не поддерживает совместное редактирование книг в SharePoint Server.The Excel_1st_NoVer client application does not support co-authoring workbooks in SharePoint Server or MO_SharePointOnline_1st. Тем не менее, в клиентском приложении Excel используется функция общих книг для совместно редактирования книг, хранящихся в локальной среде или в сетевых расположениях (с UNC-путями), не в реальном времени.But, the Excel_1st_NoVer client application uses the Shared Workbook feature to support non-real-time co-authoring workbooks that are stored locally or on network (UNC) paths. Совместное редактирование книг в SharePoint доступно при использовании Excel Web App.Co-authoring workbooks in SharePoint is supported by using the ExcelWebAccess_1st_CurrentVer.

Важные вопросы планирования совместного редактирования в SharePoint ServerImportant planning considerations for co-authoring in SharePoint Server and SharePoint Online

Существует ряд факторов, которые администраторы должны учитывать при планировании использования функции совместного редактирования в рабочей среде.There are several factors that administrators will want to consider when planning how to use co-authoring in their environment.

Функция совместного редактирования в SharePoint разработана таким образом, что обеспечивает простоту настройки и требует минимального администрирования. Однако при настройке и контроле функции совместного редактирования следует учитывать некоторые факторы:Co-authoring functionality in SharePoint is designed to be easy to set up and requires minimal effort to manage. But, there are several things to consider when you set up and manage co-authoring:

  • Разрешения. Чтобы несколько пользователей смогли редактировать один и тот же документ, им требуются права на редактирование в библиотеке документов, где хранится данный документ. Проще всего это сделать путем предоставления всем пользователям доступа к сайту SharePoint, где хранятся документы. В тех случаях, когда разрешение на совместное редактирование документов в определенной библиотеке следует предоставить только подгруппе пользователей, для управления доступом можно использовать разрешения SharePoint. Для получения дополнительной информации см. Обзор разрешений сайта в SharePoint Server.Permissions - For multiple users to be able to edit the same document, users need edit permissions for the document library where that document is stored. The simplest way to guarantee that this is to give all users access to the SharePoint site where documents are stored. In cases in which only a subset of users should have permission to co-author documents in a particular library, SharePoint permissions can be used to manage access. For more information, see Overview of site permissions in SharePoint Server.

  • Управление версиями. Функция управления версиями в SharePoint Server отслеживает изменения документов во время их редактирования и даже сохраняет предыдущие версии для сравнения. По умолчанию эта функция отключена в SharePoint Server. В SharePoint Server поддерживается управление как основными, так и дополнительными номерами версий. Не рекомендуем использовать дополнительные номера версий в библиотеках документов, используемых для совместной работы в OneNote, так как это может препятствовать работе функций синхронизации и управления версиями, доступных в этом продукте. Это ограничение относится только к дополнительным номерам версий. В OneNote можно управлять основными номерами версий. Дополнительные сведения см. в статье Как работает управление версиями в списках и библиотеках?.Versioning -SharePoint Server versioning keeps track of changes to documents while they are being edited, and even stores earlier versions for reference. By default, this feature is turned off in SharePoint Server. SharePoint Server supports two kinds of versioning, major and minor. It is best that minor versioning remain off for document libraries that are used for co-authoring in OneNote, because it may interfere with the synchronization and versioning capabilities that are part of the product. This limitation only applies to minor versioning. Major versioning may be used with OneNote. For more information, see How does versioning work in a list or library?.

  • Количество версий. Количество сохраняемых версий документов влияет на требования к серверному хранилищу. Это количество можно изменить в настройках библиотеки документов для ограничения количества сохраняемых версий. Частое обновление записных книжек OneNote может привести к тому, что на сервере будет храниться слишком большое количество версий. Во избежание потребления чрезмерного объема дискового пространства рекомендуется, чтобы администратор задал приемлемое максимальное количество версий, сохраняемых в библиотеках документов, которые используются для хранения записных книжек OneNote. Дополнительные сведения см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотекиNumber of versions - The number of document versions retained affects storage requirements on the server. This number can be tuned in the document library settings to limit the number of versions retained. OneNote notebooks that are frequently updated may result in many versions being stored on the server. To avoid using unnecessary disk space, we recommend that an administrator set the maximum number of versions retained to a reasonable number on document libraries used to store OneNote notebooks. For more information, see Enable and configure versioning for a list or library

  • Период создания версий. Этот период определяет, как часто SharePoint Server создает версию документа Word или PowerPoint, над которым ведется совместная работа. Чем ниже значение, тем чаще создаются версии, что позволяет точнее отслеживать версии, но может требовать больше места на сервере. Период создания версий не влияет на записные книжки OneNote. Это значение можно изменить, настроив свойство coAuthoringVersionPeriod на сервере. Дополнительные сведения о настройке этого параметра см. в статье Настройка периода сохранения версий при совместном редактировании в SharePoint 2013.Versioning period - The versioning period determines how often SharePoint Server will create a version of a Word or PowerPoint document that is being co-authored. Setting this period to a low value will capture versions more often, for more detailed version tracking, but may require more server storage. The versioning period does not affect OneNote notebooks. This value can be altered by adjusting the coAuthoringVersionPeriod property on the server. For more information about adjusting this setting, see Configure the co-authoring versioning period in SharePoint Server.

  • Извлечение. Когда пользователь получает документ для изменения, документ блокируется этим пользователем и вносить изменения в него становится невозможно. Следовательно, совместное редактирование невозможно. Не включайте функцию обязательного извлечения в тех библиотеках документов, где используется совместное редактирование. По умолчанию функция обязательного извлечения в SharePoint Server отключена. Пользователи не должны извлекать документы вручную при использовании функции совместного редактирования. Дополнительные сведения см. в статье Как включить в библиотеке обязательное извлечение файлов.Check out - When a user checks out a document for editing, the document is locked for editing by that user. This prevents co-authoring. Do not enable the Require Check Out feature in document libraries in which co-authoring will be used. By default, Require Check Out is not enabled in SharePoint Server. Users should not check out documents manually when co-authoring is being used. For more information, see Set up a library to require check-out of files.

Вопросы планирования совместного редактирования в записных книжках OneNotePlanning considerations for co-authoring in OneNote notebooks

В отличие от Word и PowerPoint, OneNote сохраняет сведения о версии в самом файле. Поэтому, сохраняя записные книжки OneNote в библиотеке документов SharePoint Server, администраторы должны соблюдать приведенные ниже рекомендации.Unlike Word and PowerPoint, OneNote stores version information within the file itself. For this reason, administrators should follow these recommended practices when storing OneNote notebooks in a SharePoint Server document library:

  • Не включайте управление дополнительными номерами версий. По умолчанию эта функция отключена в SharePoint Server.Do not enable minor versioning. By default, minor versioning is not enabled in SharePoint Server.

  • Управление основными номерами версий включено в SharePoint Server по умолчанию.Major versioning is enabled in SharePoint Server by default. Задайте приемлемое максимальное количество версий для хранения.If major versioning is enabled, set a reasonable maximum number of versions to store.

Рекомендации по производительности и масштабируемости для совместного редактирования в SharePoint ServerPerformance and scalability considerations for co-authoring in SharePoint Server and SharePoint Online

SharePoint Server и приложения Office позволяют снизить влияние совместного редактирования на производительность и масштабируемость.SharePoint Server and Office_2nd_CurrentVer applications minimize the performance and scalability impact that is associated with co-authoring in your environment. Клиенты Office не передают данные совместного редактирования на сервер и не загружают такие данные с сервера, пока с документом работает только один пользователь.Office_1st_NoVer clients do not send or download co-authoring information from the server until more than one author is editing. Если только один пользователь редактирует документ, влияние на производительность аналогично более ранним версиям SharePoint.When a single user is editing a document, the performance impact resembles that of earlier versions of SharePoint.

Клиенты Office сконфигурированы таким образом, что сокращают влияние на работу сервера за счет снижения частоты выполнения синхронизации данных совместного редактирования, если сервер сильно загружен или пользователь редактирует документ недостаточно активно. Это позволяет сокращать общее влияние на производительность.Office clients are configured to reduce server impact by reducing the frequency of synchronization actions that are related to co-authoring when the server is under heavy load, or when a user is not actively editing the document. This helps reduce overall performance impact.

См. такжеSee also

Планирование управления версиями документа, утверждения контента и элементов управления извлечением в SharePointServerPlan document versioning, content approval, and check-out controls in SharePointServer