Отчет о совместном использовании файлов и папок на сайте SharePoint

  • Статья

Вы можете создать CSV-файл для каждого уникального файла, пользователя, разрешения и ссылки на данном сайте SharePoint или OneDrive. Это поможет вам понять, как используется общий доступ, и предоставляются ли файлы или папки гостям. Для запуска отчета необходимо быть администратором сайта. Обратите внимание, что в Microsoft Graph Data Connect доступны дополнительные параметры создания отчетов.

При запуске отчета CSV-файл сохраняется в выбранном вами расположении на сайте. Если вы не хотите, чтобы участники сайта видели отчет, рассмотрите возможность создания папки с разными разрешениями, в которой доступ к отчету могут получить только владельцы сайта.

Выполнение отчета (SharePoint)

  1. Откройте сайт, на котором вы хотите запустить отчет
  2. В меню Параметры выберите пункт Использование сайта.
  3. В разделе Общий доступ для внешних пользователей щелкните Запустить отчет.
  4. Выберите расположение для сохранения отчета и нажмите кнопку Сохранить.

Выполнение отчета (OneDrive)

  1. В средстве запуска приложений Microsoft 365 выберите плитку OneDrive.
  2. В меню Параметры выберите пункт Параметры OneDrive.
  3. Щелкните Дополнительные параметры, а затем — Запуск отчета об общем доступе.
  4. Выберите расположение для сохранения отчета и нажмите кнопку Сохранить.

Выполнение отчета может занять некоторое время в зависимости от размера сайта.

По завершении работы отчета вы получите сообщение электронной почты со ссылкой на отчет.

Формат CSV

Для элементов, к которым предоставлен прямой доступ, отчет содержит по одной строке для каждого сочетания пользователей и элементов. Группы SharePoint отображаются в отчете, но не отдельные пользователи внутри них.

Для элементов, к которым предоставлен доступ по ссылке, отчет содержит строку для каждого вошедшего пользователя, который использовал ссылку или был отправлен ссылку через диалоговое окно общего доступа. Ссылки по электронной почте, которые не были нажаты, и ссылки "Любой пользователь" не включаются в отчет.

Отчет содержит следующие столбцы:

Столбец Описание
Путь к ресурсу Относительный URL-адрес элемента
Тип элемента Тип элемента (веб-сайт, папка, файл и т. д.)
Разрешение Уровень разрешений пользователя для этого элемента
имя пользователя; Понятное имя пользователя или группы, у которого есть доступ к этому элементу. Если это ссылка для общего доступа, имя пользователя — SharingLink.
Электронная почта пользователя Адрес электронной почты пользователя, имеющего доступ к этому элементу. Этот параметр пуст для групп SharePoint.
Тип пользователя или группы Тип пользователя или группы: участник (внутренний), гостевой (внешний), группа SharePoint, группа безопасности или группа Microsoft 365. (Обратите внимание, что member — это элемент в каталоге, а не член сайта.)
Идентификатор ссылки GUID ссылки общего доступа, если имя пользователя — Ссылка для общего доступа
Тип ссылки Тип ссылки (Анонимная, Организация, Конкретная Люди), если имя пользователя — Ссылка для общего доступа
AccessViaLinkID Идентификатор ссылки, используемый для доступа к элементу, если пользователь имеет разрешение на элемент через ссылку.

Обзор подключения к данным Microsoft Graph