Deploy Implementing Retention of Information on File Servers (Demonstration Steps)

Область применения: Windows Server 2022, Windows Server 2019, Windows Server 2016, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012

Вы может задать периоды хранения для папок и поместить файлы на удержание по юридическим причинам, используя инфраструктуру классификации файлов и диспетчер ресурсов файлового сервера.

Необходимые компоненты

Действия, описанные в этой статье, предполагают, что у вас есть SMTP-сервер, настроенный для уведомлений об истечении срока действия файла.

Шаг 1. Создание определений свойств ресурсов

На этом шаге можно включить свойства ресурса периода хранения и обнаружения, чтобы инфраструктура классификации файлов могли использовать эти свойства ресурсов для тегов файлов, которые сканируются в общей папке сети.

Чтобы создать определения свойств ресурсов, выполните приведенные действия.

GUI

1. На контроллере домена войдите на сервер как член группы безопасности "Администраторы домена".

2. Откройте центр администрирования Active Directory. В диспетчер сервера выберите "Сервис", а затем выберите Active Directory Администратор istrative Center.

3. Разверните динамические контроль доступа и выберите "Свойства ресурса".

4. Щелкните правой кнопкой мыши период хранения и нажмите кнопку "Включить".

5. Щелкните правой кнопкой мыши "Обнаружение", а затем нажмите кнопку "Включить".

PowerShell

В командной строке PowerShell с повышенными привилегиями выполните следующие команды:

Set-ADResourceProperty -Enabled:$true -Identity:'CN=RetentionPeriod_MS,CN=Resource Properties,CN=Claims Configuration,CN=Services,CN=Configuration,DC=contoso,DC=com'
Set-ADResourceProperty -Enabled:$true -Identity:'CN=Discoverability_MS,CN=Resource Properties,CN=Claims Configuration,CN=Services,CN=Configuration,DC=contoso,DC=com'

Шаг 2. Настройка уведомлений

На этом шаге вы используете консоль Диспетчера ресурсов файлового сервера для настройки SMTP-сервера, адреса электронной почты администратора по умолчанию и адреса электронной почты по умолчанию, из которых отправляются отчеты.

Чтобы настроить уведомления, выполните приведенные действия.

GUI

1. Войдите на файловый сервер от имени члена локальной группы безопасности "Администраторы".

2. В командной строке Windows PowerShell введите команду Update-FsrmClassificationPropertyDefinitionи нажмите клавишу ВВОД. Эта команда синхронизирует определения свойств, созданные на контроллере домена, с файловым сервером.

3. Откройте диспетчер ресурсов файлового сервера. В диспетчер сервера выберите "Сервис" и выберите диспетчер ресурсов файлового сервера.

4. Щелкните правой кнопкой мыши диспетчер ресурсов файлового сервера (локальный) и выберите пункт "Настройка параметров".

5. На вкладке "Уведомления по электронной почте" настройте следующие параметры:

   • В поле Имя или IP-адрес SMTP-сервера введите имя SMTP-сервера в вашей сети.

   • В поле Администраторы-получатели по умолчанию введите адрес электронной почты администратора, который будет получать уведомления.

   • В поле электронной почты по умолчанию "From" введите адрес электронной почты, который следует использовать для отправки уведомлений.

6. Нажмите ОК.

PowerShell

В командной строке PowerShell с повышенными привилегиями выполните следующие команды:

Set-FsrmSetting -SmtpServer <IP address of SMTP server> -FromEmailAddress "<FromEmailAddress>" -AdminEmailAddress "<AdministratorEmailAddress>"

Шаг 3. Создание задачи управления файлами

На этом шаге консоль Resource Manager файлового сервера используется для создания задачи управления файлами, которая истекает сроком действия файлов со следующими критериями:

• Файл не классифицируется как удержание по юридическим причинам.
• файл классифицирован как файл с долгосрочным периодом хранения;
• Файл не был изменен за последние 10 лет.
• Задача будет выполняться в последний день месяца.

Чтобы создать задачу управления файлами, выполните следующие действия.

GUI

1. Войдите на файловый сервер от имени члена локальной группы безопасности "Администраторы".

2. Откройте диспетчер ресурсов файлового сервера. В диспетчер сервера выберите "Сервис" и выберите диспетчер ресурсов файлового сервера.

3. Щелкните правой кнопкой мыши задачи управления файлами и выберите команду "Создать задачу управления файлами".

4. На вкладке Общие в поле Имя задачи введите имя задачи управления файлами, например "Задача хранения".

5. На вкладке "Область" выберите "Добавить" и выберите папки, которые должны быть включены в это правило, например D:\Finance Documents.

6. На вкладке "Действие " в поле "Тип " выберите срок действия файла. В поле Каталог истечения срока введите путь к папке на локальном файловом сервере, на который будут перемещены просроченные файлы. Для этой папки должен быть задан список управления доступом, который предоставляет доступ только администраторам файлового сервера.

7. На вкладке "Уведомление " нажмите кнопку "Добавить".

   • Установите флажок Отправить сообщение электронной почты следующим администраторам .

   • Выберите поле "Отправить сообщение электронной почты пользователям с затронутыми файлами" проверка и нажмите кнопку "ОК".

8. На вкладке "Условие" нажмите кнопку "Добавить" и добавьте следующие свойства:

   • В списке свойств выберите "Обнаружение". В списке операторов выберите "Не равно". В списке значений выберите "Удержание".

   • В списке свойств выберите период хранения. В списке операторов выберите "Равный". В списке значений выберите "Долгосрочный".

9. На вкладке Условие установите флажок Число дней после последнего изменения файла и задайте значение 3650.

10. На вкладке "Расписание" выберите параметр "Месяц" и выберите поле "Последний проверка".

11. Нажмите ОК.

PowerShell

В командной строке PowerShell с повышенными привилегиями выполните следующие команды:

$fmjexpiration = New-FsrmFmjAction -Type 'Expiration' -ExpirationFolder folder
$fmjNotificationAction = New-FsrmFmjNotificationAction -Type Email -MailTo "<FileOwner>,<AdminEmail>"
$fmjNotification = New-FsrmFmjNotification -Days 10 -Action @($fmjNotificationAction)
$fmjCondition1 = New-FsrmFmjCondition -Property 'Discoverability_MS' -Condition 'NotEqual' -Value "Hold"
$fmjCondition2 = New-FsrmFmjCondition -Property 'RetentionPeriod_MS' -Condition 'Equal' -Value "Long-term"
$fmjCondition3 = New-FsrmFmjCondition -Property 'File.DateLastAccessed' -Condition 'Equal' -Value 3650
$date = Get-Date
$schedule = New-FsrmScheduledTask -Time $date -Monthly @(-1)
$fmj1 = New-FsrmFileManagementJob -Name "Retention Task" -Namespace @('<folder>') -Action $fmjexpiration -Schedule $schedule -Notification @($fmjNotification) -Condition @( $fmjCondition1, $fmjCondition2, $fmjCondition3)

Шаг 4. Классификация файла вручную

На этом шаге вы вручную классифицируете файл для хранения по юридическим причинам. Родительская папка этого файла будет классифицирована как папка с долгосрочным периодом хранения.

Чтобы вручную классифицировать файл, выполните приведенные далее действия.

1. Войдите на файловый сервер от имени члена локальной группы безопасности "Администраторы".

2. Перейдите к папке, которая настроена в области действия задачи управления файлами, созданной на шаге 3.

3. Щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите пункт "Свойства".

4. На вкладке "Классификация" выберите период хранения, нажмите кнопку "Долгосрочный" и нажмите кнопку "ОК".

5. Щелкните правой кнопкой мыши файл в этой папке и выберите пункт "Свойства".

6. На вкладке "Классификация" выберите "Возможность обнаружения", нажмите кнопку "Сохранить", выберите "Применить" и нажмите кнопку "ОК".

7. На файловом сервере выполните задачу управления файлами, используя консоль диспетчера ресурсов файлового ресурса. После завершения задачи управления файлами проверка папку и убедитесь, что файл не был перемещен в каталог окончания срока действия.

8. Щелкните правой кнопкой мыши тот же файл в этой папке и выберите пункт "Свойства".

9. На вкладке "Классификация" выберите "Возможность обнаружения", выберите "Неприменимо", нажмите кнопку "Применить" и нажмите кнопку "ОК".

10. На файловом сервере еще раз выполните задачу управления файлами, используя консоль диспетчера ресурсов файлового ресурса. После завершения задачи управления файлами проверьте папку и убедитесь, что файл перемещен в каталог истечения срока.

См. также

• Сценарий. Реализация хранения информации на файловых серверах

• Планирование хранения информации на файловых серверах

• Динамические контроль доступа: обзор сценария