Поделиться через

Руководство по конфиденциальности для администраторов

  • Статья

Важно!

В этой статье рассматривается сообщение электронной почты о брифинге. Мы приостановили отправку сообщений электронной почты брифинга, чтобы внести некоторые улучшения. Пользователи по-прежнему могут получить доступ к надстройке Outlook Viva Insights или приложению Viva Insights в Teams для ключевых функций, пока эта служба не возобновится. Дополнительные сведения об этом изменении см. в разделе Приостановка брифинга.

Важно!

В этой статье также рассматриваются сообщения электронной почты с дайджестом. Начиная с конца марта 2024 года мы будем приостанавливать дайджест-письмо, которое обычно отправляется два раза в месяц. Все содержимое из дайджест-писем по-прежнему будет доступно в приложении Viva Insights в Teams или в Интернете. Вы можете продолжать изучать и анализировать аналитику данных без проблем. Дополнительные сведения об этом изменении см. в статье Дайджест электронной почты приостановки.

Используя данные, созданные на основе повседневной работы в Microsoft 365, личные аналитические сведения в Microsoft Viva Insights помогают людям понять, как они тратят свое ограниченное время и с кем они проводят его. Затем он предоставляет интеллектуальные советы о том, как работать умнее.

В этом руководстве содержатся ответы на ключевые вопросы о том, как Viva Insights обрабатывает информацию таким образом, чтобы защитить конфиденциальность сотрудников и обеспечить соблюдение местных нормативных актов, таких как Общий регламент по защите данных (GDPR).

Резюме ключевых моментов

  • Личные аналитические сведения в Viva Insights не предназначены для оценки, отслеживания, автоматического принятия решений, профилирования или мониторинга сотрудников. Viva Insights предоставляет пользователям личную аналитику с помощью приложения в Teams и в Интернете, информационных сообщений для брифингов и Viva, Viva Insights надстройки Outlook и встроенных предложений в Outlook. Viva Insights не имеет механизма или варианта, который позволяет любому пользователю, кроме пользователя, получить доступ к персонализированной информации, отображаемой через эти поверхности, если только это лицо намеренно и независимо не делится этой информацией. Личная аналитика, предоставляемая Viva Insights, не может использоваться для автоматического принятия решений или профилирования.

  • Личная аналитика в Viva Insights не предоставляет сотрудникам доступ к новой личной информации о других коллегах. Viva Insights преобразует данные в личную аналитику, выполняя вычисления на основе информации, которую люди создают только в течение рабочего дня. Большая часть персональных аналитических данных, которые сотрудники видят в Viva Insights, представляет собой агрегирование информации, к которой у них уже есть доступ. Преимущество заключается в том, что они могут быстро выполнять вычисления данных без поддержки.

  • Личная аналитика в Viva Insights данные обрабатываются и хранятся в почтовом ящике Exchange Online сотрудника. Viva Insights обрабатывает данные из этих источников для получения личных сведений: Exchange Online данных электронной почты и календаря, чатов и сигналов звонков от Skype для бизнеса и Из Teams. Viva Insights хранит и обрабатывает эти личные аналитические данные в Exchange Online почтовом ящике каждого сотрудника.

  • Личная аналитика в Viva Insights поддерживает соответствие Общего регламента по защите данных (GDPR). Личная аналитика в Viva Insights предназначена для удовлетворения потребностей клиентов, следуя требованиям GDPR.

  • Личные аналитические сведения в Viva Insights можно настроить так, чтобы пользователи могли специально согласиться. По умолчанию каждый раз, когда пользователю назначается лицензия с Viva Insights службой, этот пользователь автоматически получает согласие. Тем не менее, администраторы могут настроить Viva Insights как "по умолчанию отключено", чтобы пользователи могли самостоятельно выбрать, следует ли ей согласиться после назначения лицензии.

  • Личная аналитика в Viva Insights напоминает людям о том, что их данные являются частными и безопасными. Через несколько дней после того, как пользователю назначена лицензия с Viva Insights службой, он получает приветственное сообщение электронной почты, в которой четко показано, как работает Viva Insights с напоминанием о том, что все его данные являются конфиденциальными. Другие Viva Insights поверхности, такие как дайджест-письма и информационные сообщения, а также Viva Insights приложения в Teams и в Интернете, укрепляют это сообщение.

Как работает личная аналитика в Viva Insights

Личные аналитические сведения в Viva Insights отображаются следующими способами:

Личная аналитика в Viva Insights использует следующие типы данных.

  • Данные почтового ящика — Email, календарь, чат и вызовы, которые люди создают с помощью Microsoft 365, например время, затраченное на собрания или сообщения электронной почты, отправленные определенному человеку или группе.
  • Добавочные данные . Данные, которые в противном случае были бы недоступны для сотрудника, но представлены в агрегированной форме, предназначенной для защиты конфиденциальности отдельных лиц.

Данные почтового ящика

Данные почтового ящика представляют собой информацию, к которым пользователи уже могут получить доступ, отправляя сообщения электронной почты, организуя собрания или беседуя с коллегами. Viva Insights обрабатывает и показывает эту информацию новыми способами, которые делают ее практической.

Например, Viva Insights предоставляет представления, которые позволяют людям понять, сколько времени они проводят на собраниях и в электронной почте каждый день, с кем они сотрудничают больше всего, с кем теряют связь и с кем они взяли на себя обязательства и запросы.

Пользователи могут предпринимать действия на основании этой информации. Например, они могут прийти к выводу, что тратят слишком много времени на собрания, и поставить перед собой цель проводить их более эффективно.

Эти аналитические данные основаны на данных, которые уже доступны пользователям в следующих расположениях:

  • Почтовый ящик в Exchange Online
  • Действия в OneDrive и документы SharePoint
  • Чат и журнал звонков в Teams и Skype для бизнеса

Viva Insights просто применяет некоторые базовые вычисления и правила, чтобы сделать личную аналитику более практической. Данные почтового ящика хранятся непосредственно в почтовом ящике каждого сотрудника в Exchange Online.

Например, если пользователи хотят определить, какие коллеги отправили им больше всего писем за последнюю неделю, они могли бы технически сделать это без Viva Insights, вручную подсчитывая сообщения от коллег в папке "Входящие". Точно так же они могут подсчитать среднее время ответа коллег на отправленные ими сообщения, просмотрев метки времени в почтовом ящике. Viva Insights избавляет людей от необходимости выполнять эти утомительные вычисления.

Добавочные данные

В некоторых случаях личная аналитика в Viva Insights предоставляет пользователям неидентифицированные сведения о других людях, которые в противном случае не были бы доступны им, например о скорости чтения электронной почты.

Доля прочитанных сообщений и коэффициенты открытия документов

Личная аналитика в Viva Insights отслеживает процент получателей, открывших сообщение электронной почты (в надстройке Outlook) для сообщений электронной почты, которые пользователь отправляет пяти или более людям.

Чтобы сохранить конфиденциальность, Viva Insights не отслеживает частоту чтения сообщений, отправленных менее пяти пользователям. Viva Insights также не показывает скорость чтения "0 процентов" или "100 процентов", так как это позволит людям делать окончательные выводы об отдельных действиях коллег. Вместо этого доля прочитанных сообщений в таких случаях отображается как диапазон, который включает пороговое значение, в зависимости от количества получателей сообщения.

Эта метрика рассчитывается на основе параметра Outlook пользователя, когда сообщение электронной почты помечено как прочитанное. Когда Outlook помечает сообщение электронной почты как "прочитанное", эта информация сохраняется в почтовом ящике пользователя, а затем доставляется в почтовый ящик отправителя, если этот пользователь решил использовать Viva Insights.

В сообщении электронной почты, отправленном пяти или более пользователям, Viva Insights отслеживает процент получателей, открывших документ, который был предоставлен как ссылка или вложение в сообщении электронной почты. Расчет этого показателя зависит от того, открывали ли получатели общие документы, хранящиеся в SharePoint или OneDrive для бизнеса.

Параметры конфиденциальности

Личная аналитика в Viva Insights предоставляет гибкие и настраиваемые элементы управления, которые позволяют организациям и их членам решать различные юридические и политические потребности в отношении конфиденциальности и использования данных сотрудников. При включении личной аналитики в Viva Insights для организации администраторы могут сделать следующее:

  • Определение пользователей, имеющих доступ к Viva Insights. Администраторы могут определить, какие пользователи могут получать доступ к Viva Insights и использовать их, выдавая лицензии только тем пользователям, которые должны иметь доступ.

  • Определение параметров согласия по умолчанию. Администраторы могут настроить личную аналитику в Viva Insights как "отключенную по умолчанию".Это означает, что лицензированные сотрудники должны индивидуально согласиться на Viva Insights, чтобы получить доступ к Viva Insights приложению и надстройке Outlook, а также внести свой вклад в добавочные данные. Кроме того, Viva Insights можно настроить так, чтобы он был включен по умолчанию, что означает, что лицензированные сотрудники автоматически участвуют в добавочных данных и имеют доступ к своему приложению и надстройке Outlook, но позже могут отказаться от этого через меню Параметры. Дополнительные сведения см. в статье Настройка доступа на уровне пользователя.

Если используются параметры по умолчанию, применяется следующее:

  • Все сотрудники вашей организации вносят свой вклад в добавочные данные независимо от того, были ли они выданы лицензии на службу Viva Insights.
  • Личная аналитика в Viva Insights автоматически включается для сотрудников после назначения им лицензии. Если же вы хотите, чтобы сотрудники, имеющие лицензии, могли выбирать, следует ли им подключаться, вам нужно изменить параметры по умолчанию.

Согласие на вход или выход

Сотрудники могут отказаться от Viva Insights. Отказ приводит к потере доступа к элементам Viva Insights, а также к обработке данных. Администраторы также могут отказаться от сотрудников, но сотрудники могут переопределить параметр администратора и вернуться, как описано в разделе Как сотрудники могут принять или выйти из нее.

Последствия для обработки данных

Обработка персональных данных сотрудника прекращается, когда они отказались, независимо от того, откажутся ли они сами или администратор отключает их.

Как сотрудники отказались от участия или выхода

Конечные пользователи могут согласиться на Viva Insights или выйти из него с помощью меню Параметры > Конфиденциальность в приложении Viva Insights в Teams или в Интернете, как показано в следующем примере:

Отказ

Microsoft Graph

Личная аналитика в Microsoft Viva Insights — это первое приложение, созданное на основе Microsoft Graph. Microsoft Graph включает ряд вызовов API на основе REST, которые позволяют разработчикам взаимодействовать с технологиями Майкрософт, используемыми в данной организации. Чтобы использовать вызовы API, разработчикам необходимо иметь определенные разрешения на доступ к запрошенным данным. Администраторы управляют как развертыванием любого приложения Microsoft Graph, так и разрешениями на доступ к нему.

Microsoft Graph нельзя включить или отключить глобально через центр Microsoft 365 Admin, но администраторы могут добиться этого, блокируя сотрудникам возможность устанавливать сторонние приложения или ограничивая разрешения на доступ разработчиков. Подробнее о Microsoft Graph.

Опыт работы сотрудников с Viva Insights

Надстройка "Приложение" и "Outlook"

В течение нескольких дней после назначения лицензии с помощью службы Viva Insights сотруднику (как часть общей лицензии на Microsoft 365 корпоративный или в качестве лицензии на надстройку) приложение Viva Insights пользователя в Teams, в Интернете и надстройка Outlook становятся доступными.

Приветственное сообщение электронной почты

Чтобы уведомить сотрудников о том, что их приложение и надстройка Outlook включены, Viva Insights отправляет приветственное сообщение электронной почты в течение нескольких дней после назначения лицензии. Сообщение электронной почты знакомит пользователей с приложением и содержит напоминание о том, что Viva Insights является личным и личным.

Почтовые дайджесты

Через несколько дней после доставки приветственного сообщения пользователи начинают получать сообщения о дайджесте.

Соответствие GDPR

Как и в случае с полным набором Microsoft 365, личная аналитика в Viva Insights помогает обеспечить соответствие требованиям GDPR. Корпорация Майкрософт помогает контроллерам данных выполнять следующие обязательства по Viva Insights:

  1. Защита личных данных пользователей. Вся личная аналитика в Viva Insights данных хранится в Exchange Online почтовом ящике сотрудников. Viva Insights добавляет в почтовый ящик вычисляемые метрики, такие как "Время собрания". Таким образом, Viva Insights выполняет это обязательство в силу Exchange Online также выполняет обязательство:

    • Корпорация Майкрософт не будет анализировать данные клиентов в Exchange Online для рекламы.
    • Корпорация Майкрософт не будет добровольно раскрывать данные клиентов Exchange Online правоохранительным органам.
    • Корпорация Майкрософт отвечает всем требованиям, связанным с шифрованием данных Exchange Online, и реализует средства управления для снижения рисков безопасности, чтобы обеспечить непрерывность бизнес-процессов, как описано в стандартах ISO 27001 и 27018.

  2. Уведомление пользователей в случае обнаружения нарушения. Корпорация Майкрософт уведомляет контакты о конфиденциальности клиентов в течение 72 часов после того, как корпорация Майкрософт узнает о нарушении безопасности, используя стандартные операционные процедуры реагирования на инциденты Microsoft 365 .

  3. Удовлетворение запросов пользователей (DSR) на экспорт, удаление или ограничение обработки персональных данных. Корпорация Майкрософт поддерживает ваши потребности в выполнении запросов пользователей следующими способами.

    • Запрос на экспорт данных. Пользователи могут перейти в приложение Viva Insights при входе в свою учетную запись Microsoft 365, чтобы просмотреть аналитические сведения о том, как они проводят свое время на работе. Они могут делать снимки экрана Viva Insights аналитических сведений, если они хотят иметь постоянные копии своей информации.

    • Запрос на ограничение обработки:

Дополнительные сведения см. в статье Соответствие GDPR.