Диагностика проблемы для усовершенствованияDiagnose an issue to improve

Если вы действительно хотите перегрузить совместную работу, но не определили эту ошибку и ее причину, начните с упражнения диагностики:If you are feeling the pain of collaboration overload, but haven’t identified the issue and its cause, start with a diagnosis exercise:

Используйте список вопросов (качественная диагностика) и данные из панели мониторинга MyAnalytics (диагностика количественных оценок), чтобы лучше понять приоритеты для управления нагрузкой совместной работы по нескольким ключевым категориям: время фокусировки, электронная почта и собрания, сеть и баланс на время работы.Use a list of questions (qualitative diagnosis) and data from your MyAnalytics dashboard (quantitative diagnosis) to better understand your priorities for managing your collaboration load across a few key categories: focus time, email and meetings, networking, and work-life balance.

Качественная диагностикаQualitative diagnosis

Сначала ответьте на следующие вопросы:First, ask yourself the following questions:

Полезное рабочее времяFocus time

  • Могу ли я запланировать достаточно времени для того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать наиболее важную работу?Am I able to schedule sufficient time to focus on getting my most important work done?
  • Регулярно создаете творческие и оригинальные идеи?Do I regularly produce creative and original ideas?
  • Постоянно ли прерывается другими пользователями и/или отвлекается от нее технологиями?Am I constantly getting interrupted by others and/or distracted by technology?
  • Следует ли регулярно достигать важные крайние сроки?Do I regularly achieve my important deadlines?
  • Достаточно ли контролировать расписание?Do I have adequate control over my schedule?

Электронная почта и собранияEmail and meetings

  • Как правило, собрания, которые я принимаю, эффективно использовать мое время?In general, are the meetings I attend an effective use of my time?
  • Можно ли увеличить способ упорядочивания и прогнозирования собраний?Could I improve the way I organize and lead meetings?
  • Не удается ли мне сосредоточиться на решении о том, как выполнить наиболее важную работу?Are meetings preventing me from focusing on getting my most important work done?
  • Есть ли у меня полная и возможность добавлять значения в собраниях?Am I fully present and able to add value in the meetings that I attend?
  • Тратится ли время на наиболее важные для моих приоритетов люди?Am I spending time with the people who are most critical to my priorities?
  • Является ли объем почтовых сообщений подходящим для данной роли?Is the volume of emails I receive appropriate, given my role?
  • Можно ли эффективно управлять папкой "Входящие"?Am I able to effectively manage my inbox?
  • Можно ли увеличить способ создания писем?Could I improve the way I compose my emails?
  • Полагаются ли слишком сильное почтовые сообщения и другие способы общения?Do I rely too heavily on email versus other communication methods?
  • Постоянно ли проверяются сообщения электронной почты в течение дня?Am I constantly checking email throughout the day?

СамочувствиеWellbeing

  • Влияет ли работа моей личной жизни?Does my job interfere with my personal life?
  • Постоянно ли читать и отправлять сообщения электронной почты при работе с домашней страницей?Am I constantly reading and sending emails when I am home?
  • Нужно ли выбирать собрания за несколько часов при личных обязательствах?Do I choose after-hours meetings over personal commitments?
  • Удается ли мне получить наиболее важную работу в обычном рабочее время?Am I able to get my most important work done during my regular business hours?
  • Выводятся ли ненапряженные действия в конце дня?Do I feel drained and stressed at the end of the day?

СетьNetwork

  • Проводили ли люди, которые я тратим на мои основные приоритеты?Are the people I spend my time with aligned with my top priorities?
  • Я потерял связь с пользователями, которые могут помочь в достижении целей?Have I lost touch with people who can help me achieve my goals?
  • Можно ли улучшить производительность моей работы за счет взаимодействия с пользователями, находящимися за пределами моей команды?Could I enhance my job performance by interacting more with people outside my team?
  • Не отвечаете на недостаточное количество важных людей или групп?Am I not responsive enough to important people or groups?
  • Можно ли получить неединую систему или предоставить ее определенным людям, совместно отменив их?Could I gain autonomy from or grant it to certain individuals by collaborating less with them?

Когда вы отразите эти вопросы, одна категория совместной работы выделена в качестве самой большой точки или вы если в нескольких категориях?After reflecting on those questions, does a single collaboration category stand out as your biggest pain point or are you suffering in more than one category? Если более одной категории, рекомендуется определить приоритеты и выбрать одну категорию, чтобы сосредоточиться на начале работы.If more than one category, then we recommend that you prioritize and select one category to focus on to get started.

Диагностика количественных оценокQuantitative diagnosis

Изучите панель мониторинга MyAnalytics, чтобы использовать данные для проверки точки совместной работы и глубже изучить основные причины.Look at your MyAnalytics dashboard to use data to validate your collaboration pain point and dig deeper to help uncover root causes. Мы рекомендуем ознакомиться с предыдущими тремя неделями, чтобы определить закономерности и тенденции.We recommend that you look at the past three weeks to help identify patterns and trends. Ниже приведены вопросы по анализу данных.Here are questions to ask to help you analyze the data:

ФокусFocus

Focus page
  • Является ли общее количество времени, в течение которого в неделю в процентах от моей рабочей недели достаточного количества?Is my total number of focus time per week as a percentage of my work week sufficient?
  • В какие дни недели обычно получается наибольшее время?Which days during the week do I typically get the most time to focus?
  • Является ли время, затрачиваемое на встречу, недоступным для всех пользователей, которые подходят для моей работы?Is the amount of time I spend meeting with others versus focusing on my individual work appropriate for my job?
  • Является ли общее количество часов электронной почты в неделю в процентах от моей рабочей недели очень высокой?Is my total number of email hours per week as a percentage of my work week very high?
  • Тратится ли больше времени на написание сообщений электронной почты, чем чтение сообщений?Am I spending more time writing emails than reading emails?
  • Приходится ли отправлять электронную почту в течение дня или в определенное время?Am I emailing throughout the day or at specific times during the day?
  • Читаете и отправляет большое количество электронных сообщений за пределами рабочего времени?Am I reading and sending a lot of emails outside business hours?
  • Общее количество собраний часов в неделю в процентах от моей рабочей недели очень высокое?Is my total number of meetings hours per week as a percentage of my work week very high?
  • Сколько времени в процентах для моей недели следует потратить на собрания для моей работы?How much time as a percentage of my week should I spend in meetings for my job?
  • Большинство собраний, запланированных мной пользователями, и другими пользователями?Are most of the meetings that I attend scheduled by me or by others?

СамочувствиеWellbeing

Wellbeing page
  • Является ли общее количество, которое может быть приемлемым?Is my total after-hours number acceptable?
  • Работаете через определенные дни или каждый день?Am I collaborating after hours on certain days or every day?
  • Тратите ли вы на собраниях большую часть времени?Am I spending the majority of my after hours in meetings or on email?

СетьNetwork

Network page
  • Подписаться ли время на пользователей с помощью моих основных приоритетов?Do my time investments in people line up with my top priorities?
  • Существуют ли возможности для пользователей, которые могут встретиться с определенными пользователями или меньше?Are there opportunities for me to meet more with or less with certain individuals?
  • Есть ли кто-то из моих карт, с которым мне нужно потратить время?Is anyone missing from my map with whom I should be spending time?
  • Работает ли в качестве узкого места для определенных людей, так как я слишком медленно отвечает на свои сообщения?Am I acting as a bottleneck for certain people because I am too slow to respond to their emails?

Behavior — изменение целейBehavior-change objectives

Проверив возникшую ошибку совместной работы как качественное и количественно, вы должны более точно определить, что вы хотите изменить.After you analyze your collaboration issue both qualitatively and quantitatively, you should have more clarity on what you would like to change about the way you collaborate. К целям изменения поведения относятся:Behavior-change objectives include:

  • Уменьшите количество часов, потраченных на неэффективное собрание.Reduce the number of hours I spend in ineffective meetings.
  • Запланируйте больше времени на выделение, чтобы повысить производительность, творчески и принимать решения.Schedule more focus hours to boost my productivity, creativity and decision-making.
  • Более эффективное управление папкой "Входящие".Manage my inbox more effectively.
  • Улучшите эффективность отправки сообщений электронной почты.Improve the effectiveness of the emails that I send.
  • Сократите совместную работу в течение нескольких часов, чтобы обеспечить более эффективное время работы.Reduce my after-hours collaboration to achieve a better work-life balance.
  • Потратьте больше времени на людей в моей сети, которые будут выровнены по основным приоритетам.Spend more time with the people in my network who are aligned with my top priorities.

Когда у вас есть ваша цель, необходимо преобразовать его в измеримые цели, используя метрику MyAnalytics.After you have your objective, it's time to convert it into a measurable goal using a MyAnalytics metric. Ознакомьтесь со статьей Настройка цели.See Set your goal.