Правила исключений для собраний: инструменты и концепцииMeeting exclusion rules: Tools and concepts

В этой статье описываются элементы экрана и концепции, которые помогут вам создать правила исключения собраний и использовать их в аналитике рабочего места.This article describes screen elements and concepts that will help you create and use meeting exclusion rules in Workplace Analytics. Пошаговые пошаговые руководства приведены в статье правила исключения собраний: Пошаговые руководства.For step-by-step walkthroughs, see Meeting exclusion rules: Walkthroughs.

На каждом шаге процесса создания исключений вы увидите страницу, например:At each step in the exclusion-creation flow, you'll see a page, such as the following.

Интерактивные инструменты

В следующих разделах вы узнаете больше о страницах, которые вы используете в шагах по созданию исключений.In the following sections, you'll learn more about the pages you use in the exclusion-creation steps.

Сводка о ходе выполненияProgress summaries

Индикатор выполненияProgress bar

Индикатор выполнения в верхней части страницы отслеживает ход выполнения.The progress bar at the top of the page tracks where you are in the flow:

Индикатор выполнения

Сводка по оставшимся собраниямSummary of meetings that remain

В этом разделе отслеживается, сколько собраний и часов собраний остались в вашем анализе при исключении собраний.This section tracks how many meetings and meeting hours remain in your analysis as you exclude meetings. Это представление обновляется каждый раз, когда вы переходите к следующему шагу в последовательности.This view updates every time you advance to the next step in the flow.

Эти номера помогут вам оценить последствия исключений, которые уже есть на месте, и влияние исключения, созданного на текущем шаге.These numbers help you understand the effects of the exclusions that are already in place and the effect of the exclusion created in the current step. Это позволяет убедиться, что вы хотите удалить эти собрания, и решить, какие собрания следует хранить в вашем анализе.This helps you confirm whether to remove these meetings and decide which meetings, if any, that you want to keep in your analysis.

Прежде чем применять фильтры, 100% часов собраний по-прежнему доступны для анализа, как 100% собраний, которые были проведены в течение времени, с момента начала анализа рабочего места для использования данных из Office 365.Before you apply any filters, 100% of meeting hours are still available for analysis, as are 100% of the meetings that have been held in the time since Workplace Analytics began to use data from Office 365.

Сводка по часам собрания (до)

В пошаговом руководстве Создание правила исключения собраний описывается, когда вы завершаете каждый шаг и переходите к следующему, вы увидите количество собраний и часов собраний по мере применения к данным исключения.As the Create a meeting exclusion rule walkthrough describes, as you complete each step and move on to the next one, you'll see the number of meetings and meeting hours decrease as the exclusion is applied to your data.

Сводка по часам собрания (после)

Note

Эти вычисления обновляются после выбора следующего и перехода к следующему шагу.This calculation updates after you select Next and advance to the next step.

Интерактивная сводка по текущему этапу исключенияInteractive summary of the current exclusion step

В средней части страницы отображается сводка по текущему этапу исключения.The middle section of the page shows you a summary of the current exclusion step:

Середина страницы

Этот раздел содержит следующие информативные области:This section has the following informative areas:

  • В левой части отображаются типы собраний, которые рассматриваются в этом шаге.On the left, you see the types of meetings this step addresses. Описание исключения поможет вам разознать назначение текущего этапа.The exclusion description helps you understand the purpose of the current step.

  • В центре вы увидите подробные сведения о собраниях, которые будут удалены из анализа с помощью этого исключения.In the center, you see details about the meetings that this exclusion would remove from analysis. Этот раздел поможет вам отслеживать настройки, сделанные для текущего исключения.This section helps you keep track of the customizations you have made to the current exclusion.

  • Справа вы видите результаты текущего шага исключения, если он применяется, а именно: какой процент времени собрания и собраний будет исключен?On the right, you see the effects of the current exclusion step if you apply it, namely: What percentage of meeting hours and of meetings would it exclude? Другими словами, что повлияет на этот шаг на оставшиеся данные собрания?In other words, what impact would this step have on the remaining meeting data?

    Tip

    Обратите особое внимание на число, показанное для исключенных часов собраний.Pay particular attention to the number shown for Excluded meeting hours. Эта метрика обычно важнее, чем процент собраний, так как время, потраченное на собраниях, является более важным индикатором при анализе поведения собраний по сравнению с количеством собраний, которое может значительно варьироваться.This metric is usually more important than the percentage of meetings because time spent in meetings is a more important indicator when analyzing meeting behavior than the sheer number of meetings, which can vary greatly in length.

Рабочая область настройкиCustomization working area

Ниже приведена Сводка по оставшимся собраниям, которыеможно настраивать четырьмя типами исключений: встречи, крупные собрания, длинные собрания и собрания по темам.Below the Summary of meetings that remain, you can customize four of the five exclusion types: appointments, large meetings, long meetings, and meetings by topic. (Тип исключения отмененных собраний невозможно изменить, но вы можете не использовать исключение в правиле.)(The cancelled meetings exclusion type cannot be customized, but you can choose not to use the exclusion in your rule.)

Вы вносите следующие типы настроек:You make the following types of customizations:

Исключение исключенияMake an exception to an exclusion

В некоторых случаях исключение по умолчанию отфильтровывает собрания, которые может потребоваться сохранить в анализе.Sometimes, the default exclusion filters out meetings that you may want to keep in your analysis. Возможно, вы захотите сделать исключения исключением без удаления всего исключения.You may want to make exceptions to an exclusion without removing the entire exclusion itself. Средства, описанные в этом разделе, помогут определить, какие собрания можно хранить в вашем анализе, на основе ключевых слов, связанных со строками темы собрания.The tools described in this section will help you identify which meetings you may want to keep in your analysis based on the keywords associated with these meeting subject lines.

Для выполнения шагов 2-4 в процессе создания исключений собраний, встреч, больших собраний и продолжительных собраний можно использовать функцию " облако", " фразу" и "Поиск" (Поиск ключевых слов), чтобы настроить исключения таким образом.For steps 2-4 in the meeting exclusion creation flow, appointments, large meetings, and long meetings, you can use the Word cloud, a Phrase table, and search capability (Keyword search) to customize your exclusions in this manner.

Приложение Word CloudWord cloud

Под заголовком Identify Exceptions — это облако Word, которое отображает ключевые слова из строк темы собрания.Below the heading Identify exceptions is a word cloud that displays keywords from meeting subject lines. Он включает в себя только ключевые слова для собраний, которые удовлетворяют условиям фильтра, применяемым на текущем этапе.It includes only keywords for meetings that meet the filter criteria that are being applied on the current step. В облаке Word чем больше размер текста ключевого слова, тем больше часов на собрании представляет ключевое слово.In a word cloud, the larger the size of text of a keyword, the more meeting hours the keyword represents. Вы можете использовать ключевые слова и темы на следующих поддерживаемых языках.You can use keywords and topics in the following supported languages.

Контекст фильтра Word Cloud всегда отражает контекст фильтра для того этапа, который вы используете.The filter context of the word cloud always reflects the filter context for the step that you are on. Например, на этапе исключить небольшие собрания в приглашениях на собрания были найдены ключевые слова, в которых количество участников меньше или равно 1.For example, in the Exclude small meetings step, the keywords were found in the meeting invitations where the number of attendees is less than or equal to one.

Если вы определяете исключение, если вы настраиваете этот контекст фильтра, Word Cloud повторно фильтруется соответствующим образом.While you define the exclusion, if you adjust that filter context, the word cloud is re-filtered accordingly.

Чтобы удалить ключевое слово из этого исключения, выберите ключевое слово в Word Cloud и нажмите кнопку создать исключение.To remove a keyword from this exclusion, select the keyword in the word cloud and then select Make an exception. Прежде чем удалить его, вы можете узнать больше о нем и его влиянии на данные.Before you remove it, you might want to learn more about it and its impact on the data. Чтобы узнать больше, выполните одно из следующих действий:To learn more, do one of the following:

  • Наведите указатель мыши на ключевое слово, чтобы увидеть время собрания и число собраний.Hover over the keyword to see the meeting hours and meeting count.
  • Выберите ключевое слово.Select the keyword. При этом будет выбрано ключевое слово и в таблице фраз отображаются сведения о его влиянии на часы собраний.This selects the keyword and displays details about its impact on meeting hours in the Phrase table. Таблица Phrase описана далее на этом шаге.The Phrase table is described later in this step.

Вы можете узнать о конкретном слове, которое необходимо сохранить в анализе (то есть, удалить из исключения).You might know of a specific word that you want to retain in your analysis (that is, remove from the exclusion). Если вы не можете найти это слово в облаке Word, найдите его в поле, помеченном поиском ключевого слова.If you cannot find that word in the word cloud, search for it in the field marked Search for a keyword. Это позволяет искать фразы, содержащие одно, два или три слова.This lets you search for phrases that contain one, two, or three words. Если найдено ключевое слово, аналитика рабочего места отображает данные в таблице Phrase об удалении из исключения.If the keyword is found, Workplace Analytics displays data in the Phrase table about removing it from the exclusion. Чтобы удалить его из исключения, выберите создать исключение.To remove it from the exclusion, select Make an exception.

Удаление исключенияRemove an exception

После того как слово будет исключено, оно появится над приложением "облако".After you make an exception of a word, it appears above the word cloud. Если вы передумали, вы можете удалить слово из списка исключений.If you change your mind, you can remove the word from the exception list. Для этого выберите X рядом со словом.To do this, select the X next to the word. Это возвращает группу ключевых слов, чьи собрания будут исключены.This returns it to the group of keywords whose meetings will be excluded.

Исключение собраний, где

Вы также можете удалить из этого исключения все исключения одновременно.You can also remove all of your exceptions to this exclusion at once. Для этого нажмите кнопку сбросить.To do this, select Reset.

Таблица PhrasePhrase table

В аналитике "на рабочее место" отображается таблица фраз, содержащая выбранное ключевое слово.Workplace Analytics shows a table named Phrases that contain the selected keyword. В этой таблице представлены сведения о контексте собраний, связанных с этой фразой или ключевым словом.This table can help you understand the context of meetings that are associated with this subject-line phrase or keyword.

Пример 1: БизнесExample 1: Business

Слова "Бизнес" или "Marketing" в облаке Word представляют собой собрания, которые могут потребоваться для включения в анализ.The words "business" or "marketing" in the word cloud represent meetings that you might want to include in your analysis. Чтобы помочь вам принять решение, можно увидеть последствия удаления этого ключевого слова (и его собраний) из исключения.To help you decide, you can see the effects of removing this keyword (and its meetings) from the exclusion. Например, если вы выбрали бизнес, аналитика рабочего места показывает, какой процент собраний содержит это слово в строке темы, и общее количество часов для этих собраний:For example, if you select business, Workplace Analytics shows what percentage of meetings have this word in their subject line and the total number of hours for those meetings:

Процентов

На следующем рисунке слово "Бизнес" было исключено из исключения, что означает, что в анализе будут храниться собрания с "Бизнес" в строках темы "приглашения".In the following illustration, the word "business" has been excepted from the exclusion, which means that meetings with "business" in their invitations' subject lines will be retained in your analysis:

Выбранное ключевое слово

Пример 2: футболExample 2: Soccer

Приложение Word Cloud содержит слово "Футбол", которое вы выбираете.The word cloud contains "soccer," which you select. Теперь, если в таблице фраз отображаются такие фразы, как "Футбол" или "Футбол League", это может означать, что собрания с "футбольным" в строке темы не связаны с работой, поэтому их можно исключить из анализа.Now, if the Phrase table shows phrases such as "soccer practice" or "soccer league," this might indicate that meetings with "soccer" in the subject line were not work-related and therefore are appropriate to exclude from analysis.

Тем не менее, если вы работаете для поставщика спортивный оборудования, а в этой таблице отображаются фразы, такие как "экспертный обзор продукта", эти собрания, скорее всего, работают вместе, поэтому их следует включить в анализ.However, if you work for an athletic-equipment supplier and this table displays phrases such as "soccer product review," these meetings are probably work related and therefore should be included for analysis. Чтобы сохранить это ключевое слово и связанные с ним собрания, создайте исключение из правила исключения.To retain this keyword and its associated meetings, you make it an exception to the exclusion rule. Для этого выберите пункт сделать исключение рядом с облаком Word.To do this, select Make an exception adjacent to the word cloud.

Если вы заметили другие слова в облаке, которые можно сохранить в анализе, выберите их, просмотрите фразы, содержащие выбранную таблицу ключевых слов , и при необходимости выберите команду создать исключение.If you notice other words in the cloud that you might want to retain in your analysis, select them, review the Phrases that contain the selected keyword table, and, when appropriate, select Make an exception.

Выбор типа исключенияSelect exclusion type

На странице Создание исключения   можно выбрать тип исключения, которое требуется создать.On the New exclusion page, you can select the type of exclusion that you want to create. Можно выбрать исключение для собрания и исключение участника:Your choices are Meeting Exclusion and Attendee exclusion:

  • Исключение собрания.Meeting Exclusion. Исключите из анализа данные из типов собраний (например, собраний на весь день обучения), которые могут привести к наклону результатов запроса.Exclude from analysis the data from types of meetings (such as all-day training meetings) whose inclusion might skew query results.

  • Исключение участника.Attendee exclusion. Исключение из данных анализа о приглашении на собрание по их ответам.Exclude from analysis data about meeting invitees, by their responses. Например, вам может потребоваться явно исключить (или включить) приглашение, которое приняли приглашение на собрание под вопросом.For example, you might want to explicitly exclude (or include) invitees who tentatively accepted a meeting invitation. Создание исключений участников позволяет эффективно переопределить "посещение собрания".Creating attendee exclusions lets you effectively redefine "meeting attendance." Если вы добавите исключения участника, для участия в собрании будет только одна вещь: кто человек принял приглашение на собрание.If you add no attendee exclusions, meeting attendance means only one thing: that a person accepted the meeting invitation. Тем не менее, создавая исключение участника, вы можете изменить это определение так, чтобы оно также включало либо оба действия пригласить "под вопросом" и "нет ответа".However, by creating an attendee exclusion, you can change that definition to also include either or both of the invitee actions "tentative" and "no response."

Note

Эти два типа исключений не являются взаимоисключающими.These two exclusion types are not mutually exclusive. Вы можете исключить данные о конкретных типах собраний (например, длительных или больших собраниях) и независимо от того, можно ли исключить данные о участниках, которые ответили "под вопросом" или не отвечают на приглашения на собрания.You can exclude data about particular types of meetings (such as long or large meetings) and, independently, you can also exclude data about attendees who responded with “tentative” or did not respond to meeting invitations.

Правило исключения по умолчанию для собранияDefault meeting-exclusion rule

Аналитика рабочего места предоставляет одно правило исключения собрания по умолчанию, правило исключения собраний о собраниях по умолчанию для клиента.Workplace Analytics supplies one meeting exclusion rule by default, the Tenant default meeting exclusion rule. Это правило исключает следующие типы собраний из результатов запроса, так как они, скорее всего, не будут представлять подходящие собрания рабочего места:This rule excludes the following types of meetings from query results, as they are not likely to represent relevant workplace meetings:

  • Собрания с одним участникомMeetings with only one attendee
  • Количество собраний, равное или более восьми часовMeetings equal to or longer than eight hours
  • Собрания с 250 или более участникамиMeetings with 250 or more attendees
  • Отмененные собранияCancelled Meetings

Note

Для соблюдения конфиденциальности пользователей собрания, помеченные как частные и/или конфиденциальные, всегда исключаются из вычислений в запросах на собрания.To respect user privacy, meetings marked as private and/or confidential are always excluded from meeting query calculations.

Это стандартное правило является хорошим началом, но если вы хотите использовать только его, вы не сможете проверить, не исключать ли это правило важных собраний, а также возможность исключить дополнительные собрания на основе ключевых слов Meeting-subject.This default rule is a good start, but if you were to use only it, you would miss the opportunity to verify that this rule doesn't exclude important meetings you wanted to keep, as well as the opportunity to exclude additional meetings based on meeting-subject keywords.

Чтобы создать настраиваемое правило для Организации, выполните действия, описанные в разделе Создание правила исключения собраний.To create a custom rule for your organization, follow the steps in Create a meeting exclusion rule.

Действия правилRule actions

В списке правил область справа от столбца State (состояние) содержит действия, которые можно использовать с правилами.In the list of rules, the area to the right of the State column provides actions that you can take with rules. Каждое правило имеет основное действие, которое можно выполнить, щелкнув значок.Each rule has a primary action that you can take by clicking the icon. Для параметра опубликованные правила выберите значок глаза, чтобы просмотреть правило.For published rules, select the eye icon to view the rule. Для правила черновиков выберите значок карандаш, чтобы изменить правило:For draft rules, select the pencil icon to edit the rule:

Столбец State

Чтобы просмотреть другие действия, доступные для правила, наведите указатель мыши на многоточие в конце строки:To see other actions that are available for the rule, hover your cursor over the ellipsis at the end of the row:

Дополнительные действия правил

Опубликованные правилаPublished rules

Для опубликованных правил используются следующие действия:For published rules, the actions are:

  • Дублировать — создает точную копию правила.Duplicate creates an exact copy of the rule.
  • Set предпочтения задает это правило в качестве предпочтительного правила.Set preferred sets this rule as the preferred rule. В клиенте может быть только одно предпочитаемое правило.There can be only one preferred rule within your tenant. Это имеет следующие последствия.This has the following effects:
    • Когда аналитика назначает правило как предпочитаемое, это правило будет отображаться для всех аналитик в качестве предпочтительного правила на странице Просмотр панелей мониторинга.When an analyst designates a rule as preferred, that rule will appear to all analysts as the preferred rule on the Explore dashboards.
    • Предпочитаемое правило также отображается в верхней части списка правил на странице " Параметры анализа ".The preferred rule also appears at the top of the list of rules on the Analysis settings page. ( Установка предпочитаемого действия недоступна для правила, которое в данный момент настроено как предпочитаемое.)(The Set preferred action is unavailable for the rule that is currently set as preferred.)
    • Предпочитаемое правило будет применяться ко всем запросам , выполняемым в течение времени, когда правило будет на месте.The preferred rule will apply to all queries that are run during the time the rule is in place.
  • Архив архивирует правило.Archive archives the rule.
  • Избранное задает правило в качестве избранного.Favorite sets the rule as a favorite. Это действие сортировки.This is a sorting action. Правила, которые являются избранными, отображаются вместе с верхней частью любого списка правил.Rules that are favorites are displayed together near the top of any list of rules. (Для правил, настроенных в качестве избранного, доступен параметр "неизбранный", который отменяет предпочитаемый статус правила.)(For rules that have been set as favorites, the "Unfavorite" option is available; it reverses the favorite status of the rule.)

Правила для черновиковDraft rules

Для правил черновиков доступные действия повторяются и удаляются:For draft rules, the available actions are Duplicate and Delete:

Duplicate

Архивированные правилаArchived rules

Для архивированных правил доступны действия Delete и RESTORE.For archived rules, the available actions are Delete and Restore. RESTORE возвращает правило в список опубликованных правил:Restore returns the rule to the list of published rules:

Восстановление

Применение правил исключения собранийApplication of meeting exclusion rules

Аналитика рабочего места содержит правило исключения собраний по умолчанию.Workplace Analytics provides a default meeting exclusion rule. Вы и другие аналитики могут создавать новые правила.You and other analysts can create new rules. Все эти правила доступны всем аналитикам?Are all these rules available to all analysts? Можно ли комбинировать правила с их настройками или с правилом по умолчанию?Can you combine your rules with theirs, or with the default rule? В этом разделе приводятся ответы на эти вопросы и другие.This section answers those questions and others.

Вопрос 1.Q1. Область применения правил для исключения собраний: Правила исключения собраний создаются на странице "исключения собраний", которая находится на странице "Параметры" аналитики "Рабочая область".Scope of meeting exclusion rules: You create meeting exclusion rules on the Meeting exclusions page, which is reached through the Settings page of Workplace Analytics. Когда вы создадите правила, где их можно применять в аналитике рабочего места?After you create rules, where can you apply them in Workplace Analytics?

Ячейк.A1. Правила исключений применяются в двух областях, где аналитики работают чаще:Exclusion rules apply in two areas where analysts work most:

  • Обзор панелей мониторинга страниц: Правила исключения работают для аналитик при проверке данных на панели мониторинга.Explore page dashboards: Exclusion rules work for analysts as they inspect data in the Explore dashboards. Дополнительную информацию можно узнать в статье Выбор правила для использования.For more information, see Select which rule to use.
  • Запросе.Queries. Аналитики также могут применять правила исключений при создании, уточнении и выполнении запросов в аналитике рабочего места.Analysts can also apply exclusion rules when creating, refining, and running queries in Workplace Analytics. Более подробную информацию можно узнать в статье Использование правил с запросами.For more information, see Use rules with queries.

Вопрос 2.Q2. Изменить существующие правила?Edit existing rules? Можно ли изменить или изменить правило исключения собрания по умолчанию или правила, созданные вами или другими аналитиками?Can you change/edit the default meeting-exclusion rule, or rules that you or other analysts have created?

Ячейки.A2. Изменить правило можно только в том случае, если оно было сохранено в качестве черновика.You can edit a rule only if it has been saved as a draft. Вы не можете изменить или изменить опубликованные правила.You cannot change or edit published rules.

Вопрос 3.Q3. Общие правилаShare rules? Можно ли просматривать правила и предоставлять к ним доступ другим пользователям?Can rules be viewed and shared by others? Если вы создаете правило, можете ли он применить к данным и запросам, используемым другими аналитиками?If you create a rule, does it or can it be applied to the data and queries that are used by other analysts?

Ответ.A3. Да.Yes. Все пользователи в организации могут использовать правила, созданные другими пользователями в Организации.Anyone in your organization can use the rules that anyone else in the organization has created.

Вопрос 4.Q4. Объединение правилCombine rules? Можно объединять правила?Can you combine rules? Например, можно использовать правило исключения собраний по умолчанию, а затем разслойировать новое правило поверх него, чтобы оба действовали.For example, can you use the default meeting-exclusion rule and then layer a new rule on top of it, so that both are in effect? Можно сочетать собственное правило с правилом, определенным другим аналитиком?Can you combine a rule of your own with a rule that another analyst has defined?

Бумаге.A4. Нет.No. Одновременно можно применить только одно правило.You can have only one rule in effect at a time. Дополнительную информацию можно узнать в статье Выбор правила для использования.For more information, see Select which rule to use.

Поддерживаемые языкиSupported languages

Для ключевых слов и фраз в исключениях собраний поддерживаются следующие языки.The following languages are supported for keywords and phrases in meeting exclusions.

АрабскийArabic ФранцузскийFrench КорейскийKorean Сербский (кириллица)Serbian (Cyrillic)
БенгальскийBengali НемецкийGerman ЛатышскийLatvian Сербский (латиница)Serbian (Latin)
БолгарскийBulgarian ГреческийGreek ЛитовскийLithuanian СловацкийSlovak
КаталанскийCatalan ГуджаратиGujarati MalayMalay СловенскийSlovenian
Китайский (упрощенное письмо)Chinese (Simplified) ИвритHebrew МалаяламMalayalam ШведскийSwedish
Китайский (традиционное письмо)Chinese (Traditional) ХиндиHindi МаратхиMarathi ТамильскийTamil
ХорватскийCroatian ВенгерскийHungarian Норвежский (Бокмаал)Norwegian (Bokmaal) ТелугуTelugu
ЧешскийCzech ИсландскийIcelandic ПольскийPolish ТайскийThai
ДатскийDanish ИндонезийскийIndonesian Португальский (БразилияPortuguese (Brazilian ТурецкийTurkish
ГолландскийDutch ИтальянскийItalian Португальский (Испания)Portuguese (Spanish) УкраинскийUkrainian
АнглийскийEnglish ЯпонскийJapanese ПанджабиPunjabi УрдуUrdu
ЭстонскийEstonian КаннадаKannada РумынскийRomanian ВьетнамскийVietnamese
ФинскийFinnish КазахскийKazakh РусскийRussian

Правила исключения собраний: большое — ограничение на собраниеMeeting exclusion rules: Large-meeting limitation