Prehľad tokov obchodných procesov

Vzťahuje sa na aplikácie Dynamics 365 for Customer Engagement (on-premises), verzia 9.x

Môžete pomôcť tým, že zaistíte, aby používatelia zadávali údaje konzistentne a postupovali rovnako vždy, keď pracujú so zákazníkom pri vytváraní toku obchodného procesu v systéme . Napríklad, môžete chcieť vytvoriť tok obchodného procesu, aby všetky požiadavky na služby pre zákazníkov boli spracovávané rovnako, alebo požadovať, aby používatelia získali schválenie faktúry pred odoslaním objednávky. Toky obchodného procesu využívajú takú istú základnú technológiu, ako iné procesy, ale možnosti, ktoré prinášajú, sa od iných funkcií využívajúcich funkcie výrazne líšia. Ak sa chcete naučiť vytvoriť alebo upraviť tok obchodného procesu, pozrite článok Vytvorenie toku obchodného procesu.

Pozrite si krátke video (4:49) o tokoch obchodného procesu.

Prečo používať toky obchodného procesu?

Toky obchodného procesu poskytujú ľuďom usmernenie, ako vykonávať prácu. Prinášajú zjednodušenú používateľskú skúsenosť, ktorá vedie ľudí cez procesy, ktoré ich organizácia definovala pre interakcie, ktoré je potrebné posunúť k určitému druhu záveru. Táto používateľská skúsenosť môže byť prispôsobená, aby osoby s rôznymi rolami zabezpečenia mali skúsenosti, ktoré sú najviac vhodné pre nimi vykonávanú prácu.

Toky obchodného procesu použite na definovanie súboru krokov, podľa ktorých majú ľudia postupovať, aby dospeli k želanému výsledku. Tieto kroky poskytujú vizuálnu indikáciu, ktorá oznamuje ľuďom, kde v obchodnom procese sa nachádzajú. Toky obchodného procesu znižujú potrebu školenia, pretože noví používatelia sa nemusia sústrediť na to, ktorú entitu by mali používať. Môžu sa nechať viesť procesom. Toky obchodného procesu môžete nakonfigurovať tak, aby podporovali bežné metodiky predaja, ktoré môžu pomôcť vašim predajným skupinám dosahovať lepšie výsledky. V prípade servisných skupín môžu toky obchodného procesu napomôcť novým pracovníkom rýchlejšie dostať do pracovného tempa a vyhnúť sa chybám, ktoré by mohli spôsobiť nespokojnosť zákazníkov.

Čo toky obchodného procesu dokážu?

Definícia toku obchodného procesu je predstavená ako vlastná entity a inštancia procesu sa ukladá ako záznam v rámci danej entity. Každý záznam je priradený k záznamu údajov (napr. účet, kontakt, potenciálny zákazník alebo príležitosť) a v prípade krížového spracovanie entity s údajmi záznamu pre každú zúčastnenú entitu.

S tokmi obchodného procesu môže definovať súbor etáp a krokov, ktoré sa potom zobrazia v ovládacom prvku v hornej časti formulára.

Obchodné procesy s úrovňami

Každá etapa obsahuje skupinu krokov. Každý krok predstavuje políčko, kam je možné zadať údaje. Ľudia postúpia do ďalšej etapy, keď použijú tlačidlo Ďalšia etapa. Krok môžete učiniť povinným, aby ľudia museli zadať údaje do príslušného políčka pred tým, než budú môcť pokračovať do ďalšej etapy. To sa obvykle nazýva „otváranie etáp“.

Toky obchodného procesu vyzerajú v porovnaní s inými typmi procesov pomerne jednoducho, pretože neposkytujú žiadnu ďalšiu obchodnú logiku či automatizáciu okrem toho, že prinášajú zjednodušenú skúsenosť zadávania údajov a kontrolovania zadávania v etapách. Keď ich však skombinujete s iným procesmi a prispôsobeniami, môžu hrať dôležitú úlohu pri šetrení času ľuďom, znižovaní nákladov na školenie a zvyšovania osvojenia zo strany používateľov.

Existuje rad vopred pripravených tokov obchodných procesov. Ďalšie informácie: Pridajte obchodné procesy pripravené na použitie.

Toky obchodného procesu integrované s inými prispôsobeniami

Keď používateľ zadá údaje pomocou tokov obchodných procesov, použijú sa zmeny údajov taktiež v poliach formulára, takže je možne okamžite použiť akúkoľvek automatizáciu zabezpečovanú obchodnými pravidlami alebo skriptami formulára. Je možné pridať kroky stanovujúce hodnoty polí, ktoré nie sú uvedené vo formulári, a tieto polia sa pridajú do objektového modelu Client API používaného pre skripty formulárov. Akékoľvek pracovné postupy, ktoré sú iniciované zmenami polí zahrnutých do toku obchodného procesu, sa použijú pri uložení údajov vo formulári. Ak sa pracovný postup v reálnom čase využíva automatizáciu, zmeny používateľ okamžite uvidí po obnovení údajov vo formulári po tom, ako je daný záznam uložený.

Hoci ovládací prvok toku obchodného procesu vo formulári neposkytuje žiadnu možnosť priameho programovania na strane klienta, zmeny použité obchodnými pravidlami, alebo skriptami formulára sa automaticky použijú na ovládacie prvky toku obchodného procesu. Ak skryjete pole vo formulári, toto pole bude taktiež skryté v ovládacom prvku toku obchodného procesu. Ak nastavíte hodnotu pomocou obchodných pravidiel alebo skriptov formulára, daná hodnota bude nastavená v rámci toku obchodného procesu.

Toky procesov konkurencie

Súbežné toky obchodných procesov umožňujú prispôsobovačom nakonfigurovať viaceré obchodné procesy a priradiť im rovnaký počiatočný záznam. Používatelia môžu prepínať medzi viacerými súčasne spustenými obchodnými procesmi a obnoviť svoju prácu vo fáze procesu, v ktorej sa nachádzali.

Systémové toky obchodných procesov

Zahŕňa nasledujúce toky obchodného procesu. Aby ste porozumeli, ako toky obchodných procesov fungujú, pozrite si tieto systémové toky obchodných procesov:

  • Proces predaja potenciálneho zákazníka príležitosti

  • Proces predaja príležitosti

  • Proces od telefónu k prípadu

Viaceré entity v tokoch obchodných procesov

Tok obchodného procesu môžete použiť pre jedinú entitu alebo paletu viacerých entít. Napríklad môžete mať proces, ktorý začína príležitosťou, potom pokračuje k cenovej ponuke, objednávke, a potom k faktúre. Nakoniec sa vráti k uzatvoreniu príležitosti.

Môžete navrhnúť toky obchodného procesu, ktoré prepojujú záznamy až piatich rôznych entít do jedného procesu, aby sa ľudia používajúci aplikáciu mohli sústrediť na postup svojich procesov, a nie na to, v ktorej entite práve pracujú. Môžu jednoduchšie prechádzať medzi príbuznými záznamami entity.

Pre entitu sú k dispozícii viaceré toky obchodných procesov

Nie každý používateľ v organizácií sa môže riadiť rovnakým procesom. Rôzne podmienky môžu vyžadovať použitie rôznych procesov. Môžete mať až 10 aktívnych tokov obchodných procesov na entitu, aby ste poskytli vhodné procesy rôzne situácie.

Ovládajte, ktorý tok obchodného procesu sa použije

K tokom obchodných procesov môžete priradiť roly zabezpečenia, aby ich mohli vidieť či používať len ľudia s danými rolami zabezpečenia. Taktiež môžete stanoviť poradie tokov obchodných procesov, aby ste mohli riadiť, ktorý tok obchodného procesu bude nastavený ako predvolený. To funguje rovnakým spôsobom, ako sa definujú viaceré formuláre pre entitu.

Keď niekto vytvorí nový záznam entity, zoznam dostupných aktívnych definícií obchodných procesov je filtrovaný podľa roly zabezpečenia používateľa. Prvá dostupná aktivovaná definícia obchodného procesu pre rolu zabezpečenia používateľa podľa zoznamu objednávok procesov je tá, ktorá je štandardne predvolená. Ak je dostupných viac aktivovaných definícií obchodných procesov, používatelia môžu načítať inú z dialógu Prepnúť proces. Po každom prepnutí procesu sa momentálne vykreslený proces presunie do pozadia a nahradí ho vybraný proces, zostáva však vo svojom stave a dá sa prepnúť späť. Každý záznam môže mať priradených viac inštancií procesu (každá pre rôzne definície toku obchodného procesu, celkovo až 10). Pri načítaní formulára sa vykreslí iba jeden tok obchodného procesu. Keď ľubovoľný používateľ použije iný proces, tento proces môže štandardne načítať iba príslušný používateľ.

Aby ste sa uistili, že obchodný proces je predvolene načítaný pre všetkých používateľov (správanie zodpovedá „pripnutiu“ procesu), k načítaniu formulára je možné pridať vlastný klientský API skript (webový prostriedok), ktorý špecificky načíta inštanciu existujúceho obchodného procesu na základe ID definície obchodného procesu.

Privilégiá toku obchodného procesu

Každá definícia toku obchodného procesu, ktorá je reprezentovaná ako vlastná entita, prichádza s vlastným súborovom oprávnení, ktoré možno v rámci roly zabezpečenie upraviť tak, ako aj iné systémové alebo vlastné entity. Môžete určiť oprávnenia na karte Toky obchodných procesov pre rolu zabezpečenia.

Nastavenie oprávnení pre tok obchodného procesu

Toku obchodného procesu môžete priradiť nasledovné oprávnenia:

  • Vytvoriť: umožňuje vytvárať inštancie toku obchodného procesu, ktorá sa vykonáva v rovnakom čase, ako vytváranie nového záznamu.
  • Čítať: umožňuje prehliadanie toku obchodného procesu pri vytvorenom zázname
  • Zápis: umožňuje aktualizáciu toku obchodného procesu. Napríklad zmena stavu a navigácie.
  • Odstránenie: umožňuje odstránenie inštancie ako keď záznam je odstránený.
  • Pripojiť: umožňuje krížovú navigáciu entity od entity. Napríklad entita potenciálny zákazník v toku obchodného procesu Potenciálny zákazník na príležitosť – proces predaja.
  • Pripojiť k: umožňuje krížovú navigáciu entity k entite. Napríklad entita Príležitosť v toku obchodného procesu Potenciálny zákazník na príležitosť – proces predaja.

Poznámka

Roly zabezpečenia Správca systému a Prispôsobovač systému majú predvolene prístup ku všetkým tokom obchodných procesov.

Zváženie toku obchodného procesu

Môžete definovať toky obchodných procesov len pre tie entity, ktoré ich podporujú. Taktiež si musíte byť vedomí obmedzení počtu procesov, etáp a krokov, ktoré je možné pridať.

Toky obchodných procesov vyvolávajúce pracovný postup

Odteraz môžete vyvolávať pracovný postup na požiadanie priamo cez tok obchodného procesu. V novom návrhárovi toku obchodných procesov to môžete nakonfigurovať presunutím komponentu pracovného postupu do fázy procesu alebo do časti globálnych pracovných postupov. Ďalšie informácie o používaní tokov pracovných postupov v tokoch obchodného procesu nájdete v časti Blog: Automatizácia tokov obchodného procesu v Dynamics 365 for Customer Engagement.

Ak zahrniete pracovný postup, ktorý chcete spustiť pri fáze ukončenia fázy v rámci toku pracovného postupu a táto fáza predstavuje poslednú fázu postupu, návrhár vás upozorní, že pracovný postup sa spustí po dokončení danej fázy. Pracovný postup sa však nespustí, pretože neprebehne prechodová fáza. Nezobrazí sa vám žiadne upozornenie o tom, že by ste na túto fázu nemali pridávať pracovný postup. Ak používateľ pracuje cez tok pracovného procesu, dokončenie alebo opustenie procesu nemá za následok prechod fázy, a preto sa pracovný postup nespustí. Prezrite si nasledujúce príklady:

  • Vytvoríte tok obchodného procesu s dvomi fázami, S1 sa pripája na S2. Pracovný postup vo fázy S2 s nastaveným spúšťačom na ukončenie fázy.

  • Vytvorení pracovného procesu s tromi štádiami, S1 pripojiť k S2, potom S2 sa rozvetvuje na S3. Zahrniete pracovný postup na S2 a nastavíte spúšťač na Ukončenie fázy.

    Pracovný postup sa ani v jednom prípade nespustí. Ak chcete obísť tento problém, môžete pridať globálny pracovného postupu a pridať tok činností, ktoré chcete spustiť na to tak, že pracovný postup sa spustí pre obchodného procesu, skôr než fáze procesu. Spúšťač globálneho pracovného postupu môžete nastaviť na spracovanie zrušených alebo spracovanie dokončených, čím sa pracovný postup spustí po dokončení alebo opustení obchodného procesu.

Entity, ktoré môžu využívať toky obchodných procesov

Len entity, ktoré využívajú aktualizované formuláre môžu využívať toky obchodných procesov. To zahŕňa vlastné entity a nasledujúce systémové entity:

  • Zákazník

  • Plánovaná činnosť

  • Kampaň

  • Aktivita kampane

  • Odozva na kampaň

  • Konkurent

  • Kontakt

  • E-mailová adresa

  • Nárok

  • Fax

  • Prípad

  • Faktúra

  • Potenciálny zákazník

  • List

  • Marketingový zoznam

  • Príležitosť

  • Telefonický hovor

  • Produkt

  • Položka v cenníku

  • Ponuka

  • Opakovaná plánovaná činnosť

  • Predajná dokumentácia

  • Sociálna aktivita

  • Poradie

  • Používateľ

  • Úloha

  • Tím

    Aby ste umožnili vlastnej entite toky obchodných procesov, začiarknite v definícii entity políčko Toky obchodných procesov (polia sa vytvoria). Upozorňujeme, že túto akciu nemožno vrátiť späť.

Poznámka

Ak prejdete na etapu toku obchodného procesu, ktorý obsahuje entitu Social Activity, a vyberiete tlačidlo Nasledujúca etapa, budete vidieť možnosť Vytvoriť. Keď vyberiete položku Vytvoriť, načíta sa formulár Sociálna aktivita. Pretože Social Activity nie je platné Create z používateľského rozhrania aplikácie, nebudete si môcť uložiť formulár a zobrazí sa vám chybové hlásenie: „Neočakávaná chyba.”

Maximálny počet procesov, etáp a krokov

Aby ste zabezpečili prijateľný výkon a použiteľnosť používateľského rozhrania, existujú niektoré obmedzenia, na ktoré musíte pamätať, keď plánujete použiť toky obchodných procesov:

  • Nesmie existovať viac ako 10 aktivovaných procesov tokov obchodného procesu na entitu.

  • Každý proces nesmie obsahovať viac ako 30 etáp.

  • Procesy s viacerými entitami nesmú obsahovať viac ako päť entít.

Podpora úprav entity toku obchodného procesu

Prostredníctvom aktualizácie Aplikácie Dynamics 365 for Customer Engagement, verzia 9.0 sa môžu entity toku obchodného procesu zobrazovať v systéme tak, aby údaje záznamu entity boli dostupné v mriežkach, zobrazeniach, grafoch a tabuliach.

Použite záznamy entity toku obchodného procesu s mriežkami, zobrazeniami, grafmi a tabuľami

Pomocou toku obchodných procesov dostupného ako entita môžete využívať pokročilé polia, zobrazenia, grafy a tabule z údajov toku obchodného procesu danej entity, akou je potenciálny zákazník alebo príležitosť. Správcovia systému a prispôsobovači môžu vytvárať vlastné mriežky, zobrazenia, grafy a tabule toku obchodného procesu, ktoré sú podobné tým, ktoré sú vytvorené prostredníctvom akejkoľvek inej entity.

Toky obchodných procesov, akými sú Potenciálny zákazník na príležitosť – proces predaja sa zobrazujú ako prispôsobiteľná entita v prehliadači riešení.

Prehliadač riešení s entitou procesu prerobenia potenciálneho zákazníka na príležitosť

Na prístup k predvolenému zobrazeniu toku obchodných procesov si otvorte prieskumník riešení, rozbaľte pole Entity > rozbaľte požadovaný proces, ako Potenciálny zákazník na príležitosť – proces predaja, stlačte možnosť Zobrazenia a potom si označte požadované zobrazenie.

Je dostupných niekoľko predvolených zobrazení, ktoré možno zobraziť ako graf. Ide napríklad o zobrazenie Aktívny proces predaja príležitosti.

Zobrazenie aktívneho procesu predaja príležitostí

Obmedzenia pre entity používania toku obchodného procesu

Aktuálne môžete vytvárať vlastné formuláre pre entity na základe toku obchodného procesu.

Pozrite si tiež:

Pozrite si krátke video (4:49) o tokoch obchodného procesu
Pridajte obchodné procesy pripravené na použitie
Vytvorenie toku obchodného procesu
Zlepšenie tokov obchodných procesov s vetvením
Biela kniha: Aktivácia procesu s Dynamics 365 for Customer Engagement
Vytvorenie vlastnej obchodnej logiky prostredníctvom procesov
Procesy pracovných postupov
Akcie – prehľad