Spolupráca a zdieľanie v službe Power BI

  • 15 min

Trápenie sa so spravovaním verzií je bežné. K tomu dochádza, keď napríklad pracujete so spolupracovníkmi na jednom projekte a skončíte s 10 verziami tej istej zostavy. V situáciách, keď s kolegami upravujete a aktualizujete zostavu, stratíte často pojem o tom, ktorá verzia je najaktuálnejšia.

Obrázok problému týkajúceho sa práce s rôznymi verziami zostavy.

Služba Power BI umožňuje vám aj kolegom pracovať súčasne na rovnakej tabuli a zostave, a tak uľahčuje spoluprácu a zlepšuje výsledok. A zatiaľ čo s kolegami skúmate údaje a robíte zmeny v zostavách a tabuliach, základné údaje sa nezmršujú.

Obrázok znázorňujúci, že všetci pracujú s rovnakou verziou zostavy Power BI.

V službe Power BI môžete spolupracovať s kolegami mnohými spôsobmi. Táto lekcia sa zameriava na tri z týchto spôsobov: zdieľanie, komentovanie a tlač.

Tip

Ak zdieľanie s kolegom nie je možné, problém môže byť v type licencie služby Power BI, ktorú máte vy alebo váš kolega. Obráťte sa na správcu služby Power BI.

Zdieľanie

Táto časť sa zaoberá tým, ako návrhári zdieľajú obsah so spotrebiteľmi a ako spotrebitelia zdieľajú obsah s ďalšími používateľmi. Predstavte si, že ste manažérom predaja v istej oblasti a s ďalšími manažérmi pracujete na príprave prezentácie pre hlavné vedenie. S kolegami budete pracovať od začiatku do konca v službe Power BI, zbierať, usporadúvať, analyzovať a prezentovať svoje zistenia z údajov. Celý váš tím bude používať ten istý zdieľaný obsah a navzájom komunikovať v rámci služby Power BI.

Krok 1: Návrhári služby Power BI zdieľajú obsah so spotrebiteľmi služby Power BI

Skôr než začnete pracovať na prezentácii, potrebujete získať obsah od spolupracovníkov návrhárov. Daný obsah nájdete prostredníctvom aplikácií, tabúľ a zostáv. Návrhári môžu zdieľať tento obsah s vami a ďalšími správcami niekoľkými rôznymi spôsobmi:

  • Zdieľanie prepojení na jednotlivé tabule alebo zostavy.
  • Odoslanie prepojenia na obsah.
  • Inštalácia obsahu v službe Power BI.
  • Uverejnenie aplikácie Power BI.

Návrhár vám a iným správcom môže odoslať prepojenie cez e-mail. Keď prepojenie vyberiete a nainštalujete, daná tabuľa alebo zostava sa zobrazí ako obsah s označením Zdieľané so mnou. Ako bolo vysvetlené v predchádzajúcich lekciách tohto modulu, zdieľaný obsah je možné zobraziť na navigačnej tabuli > Zdieľané so mnou a na stránke Domov.

Snímka obrazovky karty Zdieľané so mnou a časti Zdieľané so mnou na karte Domov.

Návrhár zdieľa aplikáciu

Niekedy je pre návrhára jednoduchšie, ak tabule a zostavy zbalí do aplikácie, ktorú bude s vami zdieľať. Vďaka aplikácii je jednoduché nájsť všetok súvisiaci obsah, pretože je súčasťou jednej aplikácie. Návrhári môžu zdieľať aplikácie odoslaním prepojenia na inštaláciu, automaticky nainštalovať aplikáciu v pracovnom priestore Power BI alebo ju uverejniť na webovej stránke, kde ju môžete získať.

Bez ohľadu na spôsob zdieľania, aplikácia sa zobrazí v službe Power BI na navigačnej table v časti Aplikácie a na stránke Domov.

Snímka obrazovky karty a stránky Aplikácie služby Power BI.

Návrhári už s vami a ďalšími manažérmi obsah zdieľali. Teraz je načase spustiť projekt. Keďže návrhári udelili prístup k obsahu každému manažérovi, všetci môžete začať spoločne pracovať na príprave dôležitej schôdze.

Ďalšia výzva, ktorej však čelíte, je získanie potrebnej pomoci od ďalších kolegov, ktorým však návrhár nedal povolenia na obsah.

Krok 2: Spotrebitelia zdieľajú obsah s internými a externými kolegami

Ako spotrebiteľ služby Power BI môžete tiež zdieľať obsah za predpokladu, že vám návrhár udelil povolenia na opätovné zdieľanie.

Ak sa rozhodnete opätovne zdieľať ktorýkoľvek obsah, prejdite v navigačnej table na kartu Zdieľané so mnou. Ak stĺpec Zdieľané obsahuje ikonu zdieľania, môžete na ňu kliknúť a zdieľať.

Snímka obrazovky s príkladom zoznamu Zdieľané so mnou.

Všimnite si na nasledujúcom obrázku, že dvaja kolegovia sú interní a ďalší dvaja nie sú. Externí kolegovia nikdy nemôžu využiť opätovné zdieľanie, dokonca ani keď je vybraté začiarkavacie políčko Povoliť príjemcom zdieľať zostavu.

Snímka obrazovky dialógového okna Zdieľanie zostavy s pridanými e-mailami.

Tip

Môžete  zdieľať tabuľu alebo zostavu z mobilných aplikácií Power BI.

Pridanie komentárov na tabuľu

Keď je tabuľa zdieľaná, všetci používatelia s prístupom k danej tabuli si môžu navzájom posielať správy priamo na tabuli pomocou komentárov. V nasledujúcom scenári je vysvetlený proces pridávania komentárov.

V tomto scenári Michaela vytvorila tabuľu a zdieľala ju s tímom. Namiesto odoslania grafu a správy v e-maili zdieľala tabuľu a pridala komentár.

Snímka obrazovky s príkladom zdieľanej tabule s komentárom.

V rámci prípravy na pondelkovú schôdzu si celý jej tím prezerá tabuľu, prehliada aktualizovanú verziu zostavy a pokračuje v konverzácii na plátne tabule.

Nachádzajú sa tu dva typy komentárov: tie, ktoré sa týkajú tabule vo všeobecnosti, a komentáre týkajúce sa konkrétneho vizuálu. Ikona grafu vám napovie, že tento komentár je naviazaný na konkrétny vizuál. Výberom ikony sa zvýraznia súvisiace vizuály na tabuli.

Snímka obrazovky príkladu komentára s použitím symbolu @ pri mene kolegu.

Získajte si pozornosť kolegov

Či už pridávate komentár ohľadom tabule alebo konkrétneho vizuálu, upútajte pozornosť kolegov použitím znaku @. Keď zadáte znak @, služba Power BI otvorí rozbaľovací zoznam, v ktorom môžete vyhľadávať a vyberať jednotlivcov z organizácie. Každé overené meno, ktoré má na začiatku znak @, sa zobrazí modrým písmom.

Tretí spôsob spolupráce je zdieľanie pomocou tlače. Niekedy možno budete musieť použiť vytlačené kópie tabúľ a zostáv služby Power BI ako podklady, napríklad počas prejavu na konferencii, pri zaslaní regulačných dokumentov alebo prezentovaní bez sieťového pripojenia. Môžete sa pripraviť vytlačením kópií tabúľ a zostáv okrem niekoľkých konkrétnych dlaždíc a vizualizácií zostavy.

Ak chcete vytlačiť tabuľu, vyberte položku Exportovať v ľavom hornom rohu ponuky akcií a vyberte položku Vytlačiť túto stránku.

Snímka obrazovky rozbalenej ponuky Export služby Power BI a zvýraznenej položky Vytlačiť túto stránku.

Zostavy možno tlačiť postupne alebo môžete vytlačiť všetky stránky naraz, ak najprv vykonáte export do formátu PDF.

Snímka obrazovky rozbalenej ponuky Export služby Power BI a zvýraznenej možnosti PDF a exportu s vybratou možnosťou Aktuálne hodnoty.

Dlaždice a vizuály je možné nájsť na tabuliach a zostavách. Ak chcete vytlačiť jednu dlaždicu alebo jeden vizuál, najskôr ich treba samostatne otvoriť. Samotnú dlaždicu tabule alebo vizuál zostavy môžete otvoriť pomocou režimu zamerania a režimu zobrazenia na celú obrazovku, aby ich bolo možné vytlačiť pomocou položiek Exportovať, Vytlačiť túto stránku.

Snímka obrazovky dlaždice so zvýraznenou ikonou režimu zamerania, na ktorej ju môžete otvoriť na tlač.

Poznámka

To, aké dialógové okno tlače sa zobrazí, závisí od prehliadača, ktorý používate.

Exportovanie zostavy služby Power BI do PowerPointu

Ďalším spôsobom zdieľania zostavy s tímom je exportovanie do PowerPointu. Každá strana zostavy sa stane snímkou, ktorá obsahuje prepojenia na dynamickú zostavu v službe Power BI.

Vyberte v službe Power BI zostavu, ktorá sa zobrazí na plátne. Môžete tiež vybrať zostavu zo stránky Domov, z časti Aplikácie alebo z akejkoľvek inej oblasti na navigačnej table. Na paneli s ponukami v službe Power BI vyberte položky Exportovať > PowerPoint.

Animácia procesu exportovania zostavy do PowerPointu.

Zobrazí sa kontextové okno, v ktorom si môžete vybrať možnosť Aktuálne hodnoty alebo Predvolené hodnoty. Väčšina používateľov vyberie možnosť Aktuálne hodnoty, ktorá exportuje zostavu v aktuálnom stave, čo zahŕňa i aktívne zmeny, ktoré ste vykonali v rýchlom filtri a hodnotách filtra. Možnosť Predvolené hodnoty exportuje pôvodnú zostavu bez vykonaných zmien.

Po dokončení exportu si môžete stiahnuť súbor, otvoriť ho pomocou PowerPointu a potom ho upraviť alebo vylepšiť rovnako, ako v prípade akéhokoľvek iného balíka PowerPoint.