Vytvorenie postupu na spravovanie schválení projektovCreate a flow to manage project approvals

Poznámka

Tento článok je súčasťou série kurzov o používaní služieb PowerApps, Microsoft Flow a Power BI s lokalitou SharePoint Online.This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Aby ste získali ucelenú predstavu, ako aj príslušné súbory na stiahnutie, prečítajte si Úvod k sérii.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

V tejto úlohe vytvoríme postup, ktorý bude riadiť proces schvaľovania projektov.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Microsoft Flow je integrovaný so službou SharePoint, takže je jednoduché vytvoriť postup priamo zo zoznamu.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. Postup, ktorý vytvoríme, sa aktivuje po pridaní položky do zoznamu Project Requests (Žiadosti projektov).The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. Postup odošle e-mail osobe, ktorá projekty schvaľuje, a tá ho schváli alebo odmietne priamo v e-maile.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Postup potom odošle e-mail so schválením alebo zamietnutím žiadateľovi o projekt a príslušným spôsobom aktualizuje sharepointové zoznamy.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Krok 1: Konfigurácia šablóny postupuStep 1: Configure the flow template

  1. V zozname Project Requests kliknite alebo ťuknite na možnosť Postup a potom na Vytvoriť postup.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Vytvorenie postupu

  2. V pravej table kliknite alebo ťuknite na položku Po pridaní novej položky začať schvaľovanie.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Vytvorenie postupu schválenia

  3. Ak ešte nie ste prihlásený, prihláste sa do služby SharePoint a programu Outlook a potom kliknite alebo ťuknite na položku Pokračovať.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Prihlásenie k šablóne

    Teraz vidíte šablónu pre tento postup pripravenú na dokončenie.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Polia v postupe predstavujú kroky.The boxes in the flow represent steps. Preberajú vstupy od predchádzajúcich krokov, ako aj vstupy, ktoré zadáte vy.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Každý krok môže potom poskytovať výstup nasledujúcim krokom.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Šablóna schvaľovania

  4. Do poľa Assigned To (Priradené k) zadajte meno, ktoré je vo vašom nájomníkovi platné.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    E-mailový kontakt schválenia

    Ďalšie pole v postupe reaguje na rozhodnutie schvaľovateľa projektu a smeruje postup do jednej z dvoch vetiev: If yes (Ak áno) alebo If no (Ak nie).The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Stav schválenia

Krok 2: Vytvorenie akcií pre schválenie = ÁnoStep 2: Create actions for Approve = yes

Podľa predvoleného nastavenia táto vetva odošle schvaľovací e-mail žiadateľovi.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Aktualizujeme si tiež zoznam Project Requests a pridáme položku do zoznamu Project Details (Podrobnosti o projekte), pretože projekt bol schválený.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. Vo vetve If yes kliknite alebo ťuknite na položku Inform item creator of approval (Informovať tvorcu položky o schválení), potom na Edit (Upraviť). Zobrazia predvolené možnosti pre e-mail žiadateľovi.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Úprava nastavení e-mailu

  2. Podľa predvoleného nastavenia sa e-mail odošle osobe, ktorá vytvorila položku zoznamu, s riadkom predmetu a správou, ktorú vidíte.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Ak chcete, predmet i správu môžete zmeniť.You can update these if you like.

    Predvolené nastavenie e-mailu

  3. Kliknite alebo ťuknite na položku Add an Action (Pridať akciu).Click or tap Add an Action.

    Pridanie akcie

  4. V časti Choose an action (Vybrať akciu) vyhľadajte položku SharePoint a potom kliknite alebo ťuknite na možnosť SharePoint – Update item (SharePoint - aktualizovať položku).Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Aktualizácia akcie položky

  5. Zadajte URL adresu lokality SharePoint a názov zoznamu.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Aktualizácia parametrov položky

  6. Vyberte pole Id a potom kliknite alebo ťuknite na položku ID v dialógovom okne dynamický obsah.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Dynamický obsah zoznamu ID

    Dynamický obsah vychádza z predchádzajúcich krokov a je vám k dispozícii počas celého postupu.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. V tomto prípade sú informácie o zozname služby SharePoint k dispozícii a my ich môžeme využiť v ďalších vytváraných akciách.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Vyberte pole Title (Názov), v dialógovom okne dynamického obsahu vyhľadajte Title a potom kliknite alebo ťuknite na položku Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Dynamický obsah zoznamu title

  8. Do poľa Approved (Schválené) zadajte Yes.In the Approved box, enter "Yes". Táto časť postupu by teraz mala vyzerať tak, ako to vidíte na nasledujúcom obrázku.This part of the flow should now look like the following image.

    Aktualizácia zoznamu

  9. Opäť kliknite alebo ťuknite na položku Add an Action (Pridať akciu).Click or tap Add an Action again. Tentokrát pridáme položku do zoznamu Project Details pre projekt, ktorý bol schválený.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Pridanie akcie

  10. V časti Choose an action vyhľadajte položku SharePoint a potom vyberte SharePoint – Create item (SharePoint - Vytvoriť položku).Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Vytvorenie položky

  11. Zadajte URL adresu lokality SharePoint a názov zoznamu.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Vytvorenie parametrov položky

  12. Vyberte pole Title (Názov), v dialógovom okne dynamického obsahu vyhľadajte Title a potom kliknite alebo ťuknite na položku Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Dynamický obsah zoznamu title

  13. Vyberte pole RequestId (IdŽiadosti) a potom kliknite alebo ťuknite na položku ID v dialógovom okne dynamického obsahu.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Dynamický obsah zoznamu ID

  14. Do poľa PMAssigned (PriradenýPM) zadajte Unassigned (Nepriradené).In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Táto časť postupu by teraz mala vyzerať tak, ako to vidíte na nasledujúcom obrázku.This part of the flow should now look like the following image.

    Dokončené vytváranie položky

Krok 3: Krok akcie pre neschválenie = NieStep 3: Review action for Approve = no

Podľa predvoleného nastavenia táto vetva odošle zamietací e-mail žiadateľovi.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Aktualizujeme aj zoznam Project Requests.We'll also update the Project Requests list. Projekt nenapreduje, preto do zoznamu Project Details nepridáme žiadnu položku.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. Vo vetve If no kliknite alebo ťuknite na položku Inform item creator of rejection (Informovať tvorcu položku a zamietnutí) a potom na Edit. Zobrazia sa predvolené možnosti e-mailu žiadateľovi.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Úprava nastavení e-mailu

  2. Podľa predvoleného nastavenia sa e-mail odošle osobe, ktorá vytvorila položku zoznamu, s riadkom predmetu a správou, ktorú vidíte.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Ak chcete, predmet i správu môžete zmeniť.You can update these if you like.

    Predvolené nastavenie e-mailu

  3. Kliknite alebo ťuknite na položku Add an Action (Pridať akciu).Click or tap Add an Action.

    Pridanie akcie

  4. V časti Choose an action (Vybrať akciu) vyhľadajte položku SharePoint a potom kliknite alebo ťuknite na možnosť SharePoint – Update item (SharePoint - aktualizovať položku).Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Aktualizácia akcie položky

  5. Zadajte URL adresu lokality SharePoint a názov zoznamu.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Aktualizácia parametrov položky

  6. Vyberte pole Id a potom kliknite alebo ťuknite na položku ID v dialógovom okne dynamický obsah.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Dynamický obsah zoznamu ID

  7. Vyberte pole Title (Názov), v dialógovom okne dynamického obsahu vyhľadajte Title a potom kliknite alebo ťuknite na položku Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Dynamický obsah zoznamu title

  8. Do poľa Approved (Schválené) zadajte No.In the Approved box, enter "No". Táto časť postupu by teraz mala vyzerať tak, ako to vidíte na nasledujúcom obrázku.This part of the flow should now look like the following image.

    Aktualizácia zoznamu

  9. V pravej hornej časti obrazovky kliknite alebo ťuknite na položku Vytvoriť postup.At the top right of the screen, click or tap Create flow.

    Postup je teraz dokončený a po zbalení polí by mal vyzerať tak, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Dokončený postup

  10. V pravej hornej časti obrazovky kliknite alebo ťuknite na položku Hotovo.At the top right of the screen, click or tap Done.

    Tlačidlo na dokončenie

Krok 4: Spustenie postupu schváleniaStep 4: Run the approval flow

  1. Na zozname Project Requests kliknite na možnosť Quick Edit (Rýchle úpravy) a vyberte podobnú položku:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = "New monitor for Megan"Title = "New monitor for Megan"

    • Description = "Megan needs a 24" monitor"Description = "Megan needs a 24" monitor"

    • ProjectType = "New hardware"ProjectType = "New hardware"

    • RequestDate = "02/03/2017"RequestDate = "02/03/2017"

    • Requestor = "Megan Bowen"Requestor = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"

    • Approved = "Pending"Approved = "Pending"

      Položka pridaná do zoznamu

  2. Keď skončíte, kliknite na tlačidlo Done v hornej časti stránky.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Znak začiarknutia Hotovo

  3. Skontrolujte doručenú poštu v e-mailovom konte schvaľovateľa.Check the inbox of the approver's email account. Mali by obsahovať podobný e-mail.You should have an email like the following.

    E-mail Allanovi Deyoungovi

  4. Keď kliknete na Approve (Schváliť) alebo Reject (Zamietnuť), postup spustí iný proces a vy dostanete priamo v e-maile podobnú spätnú väzbu ako je táto.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Proces schvaľovania dokončený

  5. Postup odošle Megan e-mail s Allanovou odpoveďou, ako je to znázornené na nasledujúcom obrázku.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Tento e-mail príde od Megan, pretože ona je vlastníkom postupu.This email comes from Megan because she owns the flow.

    E-mail pre Megan Bowenovú

Ďalšie krokyNext steps

Ďalším krokom v tejto sérii kurzov je Vytvorenie aplikácie na spravovanie projektov.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.