Uporaba kategorij v Outlooku za sledenje sestankom in e-poštnim sporočilom
Strežniška sinhronizacija omogoča sledenje e-poštnim sporočilom, sestankom in opravilom v Outlooku s kategorijo posebna kategorijaSledeno v Dynamics 365. Z dodelitvijo te kategorije e-pošti, sestanku ali opravilu v programu Outlook se element sinhronizira z aplikacijami za interakcijo s strankami (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing in Dynamics 365 Project Service Automation). Če odstranite to kategorijo pri sledenem e-poštnem sporočilu, sestanku ali opravilu, ta element ni več sleden v aplikacijah za interakcijo s strankami.
Izberete lahko tudi več elementov in jim v Outlooku dodelite kategorijo Sledeno v Dynamics 365 ter tako vsem sledite v aplikacijah za interakcijo s strankami. V mapi »Prejeto« ali drugih mapah lahko na podlagi te kategorije hitro najdete sledene elemente.
Konfiguracija spremljanja na podlagi kategorije prek OrgDBOrgSetting
Pri različici 9.1.0.4039 in novejših različicah je sledenje po kategorijah privzeto izbrana možnost.
Napitnina
Če želite določiti svojo različico, se prijavite v aplikacije za vključevanje strank in v zgornjem desnem kotu zaslona izberite gumb Nastavitve
>O.
Uporaba kategorije za sledenje elementom v Outlooku
Ko je kategorija Sledeno v Dynamics 365 na voljo v Outlooku, lahko z njo sledite naslednjim Outlookovim elementom.
E-pošta
Sledite e-poštnemu sporočilu tako, da mu dodelite kategorijo Sledeno v Dynamics 365. Ko dodelite kategorijo, bo to v Outlooku takoj vidno. V tistem trenutku je e-poštno sporočilo označeno za sledenje. Strežniška sinhronizacija bo e-poštno sporočilo sinhronizirala v aplikacijah za interakcijo s strankami v 15 minutah, kar je odvisno od nastavitve sinhronizacije e-pošte.
Če je neko e-poštno sporočilo sledeno in označeno s kategorijo Sledeno v Dynamics, bo sledenje e-poštnega sporočila prekinjeno, če odstranite kategorijo. Vendar pa se zapis dejavnosti e-poštnega sporočila ne izbriše.
Napitnina
V Outlooku lahko nastavite pravilo, s katerim dodelite ali odstranite kategorijo. Glejte Upravljanje e-poštnih sporočil prek pravil.
opomba,
Strežniška sinhronizacija bo samodejno kategorizirala e-poštna sporočila v nabiralnikih storitve Dynamics 365, če e-poštnemu sporočilu v obdelavi drug uporabnik ali prejemnik istega e-poštnega sporočila že sledi v storitvi Dynamics.
Samo e-poštna sporočila, ki se ujemajo s kodo usmeritve Dynamics 365, bodo samodejno kategorizirana, ko je omogočena sistemska nastavitev Sledenje e-pošti, ki so jo uporabniki storitve Dynamics 365 poslali kot dve dejavnosti.
Na primer, e-poštna sporočila, ki jih iz Outlooka spremljate in pošiljate drugim uporabnikom storitve Dynamics 365, ne bodo prikazana kot kategorizirana v nabiralnikih prejemnikov Outlook, ker predstavljajo »prejeto« kopijo e-poštnega sporočila. To omogoča prejemniku v storitvi Dynamics 365, da sledi dohodni kopiji e-poštnega sporočila v skladu z zgoraj navedeno sistemsko nastavitvijo.
Appointment
Sestanku lahko sledite tako, da mu dodelite kategorijo Sledeno v Dynamics 365. Sestanek bo sleden in sinhroniziran v aplikacijah za interakcijo s strankami glede na pravila strežniške sinhronizacije.
Če je nek sestanek sleden in označen s kategorijo Sledeno v Dynamics, bo sledenje sestanka prekinjeno, če odstranite kategorijo. Vendar pa se zapis dejavnosti sestanka v aplikacijah Dynamics 365 ne izbriše.
opravilo,
opomba,
Dodelitev opravil ljudem, ki so zabeležene v Outlooku, ne bodo sinhronizirane v aplikacijah za interakcijo s strankami.
Uporaba sledenja na podlagi kategorije z aplikacijo za Outlook
Če imate aplikacijo Dynamics 365 App for Outlook, lahko uporabite sledenje na podlagi kategorije z aplikacijo za Outlook.
V spodnji tabeli so navedene različne možnosti sledenja.
| Dejanje | Rezultat |
|---|---|
| Dodelitev kategorije Sledeno v Dynamics 365 e-poštnemu sporočilu/sestanku | Strežniška sinhronizacija bo sinhronizirala e-poštno sporočilo/sestanek v 15 minutah. Ob nalaganju aplikacije za Outlook za ta element se bo prikazalo stanje sledenja. |
| Sledenje e-poštnemu sporočilu/sestanku prek aplikacije za Outlook | E-poštno sporočilo/sestanek je sleden. Kategorija Sledeno v Dynamics 365 se dodeli takoj. |
| Odstranitev kategorije Sledeno v Dynamics 365 za e-poštno sporočilo/sestanek | Strežniška sinhronizacija prekine sledenje elementu v približno 15 minutah. Ob nalaganju aplikacije za Outlook za to e-poštno sporočilo se bo prikazalo stanje sledenja. Zapis dejavnosti se ne izbriše iz aplikacij za interakcijo s strankami. |
| Prekinitev sledenja e-poštnemu sporočilu/sestanku prek aplikacije za Outlook | Sledenje e-poštnemu sporočilu/sestanku je prekinjeno in kategorija Sledeno v Dynamics 365 je odstranjena. |
Pooblaščanje uporabnikov
Če nekomu drugemu dovolite upravljanje z vašo e-pošto in koledarjem tako, da jim omogočite pooblaščeni dostop, lahko pooblaščenec dostopa do vaših kategorij v Outlooku, če ima dovoljenja za urejanje.
Če je vaš nabiralnik označen s kategorijo Sledeno v Dynamics 365, lahko pooblaščenec sledi vašim e-poštnim sporočilom in sestankom tako, da dodeli kategorijo Sledeno v Dynamics 365.
Sledenje na podlagi kategorije z aplikacijo Dynamics 365 for Outlook
Sledenje na podlagi kategorije z aplikacijo Dynamics 365 for Outlook ni podprto. Priporočamo, da v organizaciji, ki je nastavljena za uporabo aplikacije Dynamics 365 for Outlook, ne vklopite možnosti OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Onemogočanje sledenja na podlagi kategorije
Sledenje na podlagi kategorije lahko za organizacijo z aplikacijami Dynamics 365 onemogočite tako, da onemogočite možnost TrackCategorizedItems za orodje OrgDBOrgSetting.
opomba,
Če onemogočite možnost TrackCategorizedItems za orodje OrgDBOrgSetting, se kategorija Sledeno v Dynamics 365 začasno izbriše, dodelitev kategorije pa se v Outlooku ohrani. Če kategorijo izbrišete z glavnega seznama, bo trajno izbrisana.
Pogosta vprašanja
Ali lahko sledim stikom v Outlooku tako, da jim dodelim kategorijo »Sledeno v Dynamics 365«?
Ne, sledenje na podlagi kategorije ni podprto za stike v Outlooku.
Kaj se zgodi, če preimenujem kategorijo »Sledeno v Dynamics 365«?
Če preimenujete kategorijo, bo strežniška sinhronizacija še vedno lahko prepoznala kategorijo po ID-ju in kategorija bo še vedno uporabljena za sledenje ali prekinitev sledenja elementom v Outlooku.
opomba,
Za scenarije pooblaščencev razlika v imenu kategorije med pooblaščencem in lastnikom primarnega nabiralnika ni podprta in lahko povzroči nepričakovano vedenje. Priporočamo, da se ime kategorije ujema z pooblaščencem in primarnim lastnikom nabiralnika.
Kaj se zgodi, če izbrišem kategorijo »Sledeno v Dynamics 365«?
Če kategorijo izbrišete, jo bo strežniška sinhronizacija v strežniku Exchange znova ustvarila v približno 15 minutah.
Ali bodo moji obstoječi sledeni elementi dodeljeni v kategorijo »Sledeno v Dynamics 365«, ko prvič vklopim možnost »TrackCategorizedItems« za orodje OrgDBOrgSetting?
Ne, strežniška sinhronizacija nima vpliva na preteklost in ne dodeljuje kategorije že sledenim elementom.
Kaj se zgodi, če kategorijo »Sledeno v Dynamics 365« dodelim niti pogovora v Outlooku?
Če niti pogovora dodelite kategorijo Sledeno v Dynamics 365, je vsem e-poštnim sporočilom v tej niti dodeljena ta kategorija in posledično se vsem sledi.
Ali lahko kategorijo »Sledeno v Dynamics 365« dodelim ponavljajočim se sestankom?
Če ponavljajočemu se sestanku dodelite kategorijo Sledeno v Dynamics 365, je vsem posameznim okoljem sestanka dodeljena ta kategorija in posledično se vsem sledi.
Kaj se zgodi, če je sledeno e-poštno sporočilo neuspelo?
Samodejno sledena e-poštna sporočila, ki ne uspejo, bodo privzeto znova izvedena v novem sinhronizacijskem ciklu – približno vsakih 15 minut. Vnovični poskusi bodo izvedeni do 5-krat. Če vnovični poskusi 5-krat zapored ne uspejo, bo e-pošti dodeljena kategorija Sledeno v Dynamics 365 (ni mogoče dostaviti) in do novih vnovičnih poskusov ne bo prišlo. Samodejno sledena e-poštna sporočila, ki ne uspejo z naslednjimi napakami, bodo ponovno izvedena:
- neuspela promocija e-poštnih sporočil zaradi vtičnika, ki je bil konfiguriran v strankinem okolju;
- neuspela promocija e-poštnih sporočil zaradi časovnih omejitev aplikacij za interakcijo s strankami ali strežnika Microsoft Exchange;
- e-poštno sporočilo je zavrnjeno z napako InvalidSender ali zaradi neznanih odločitev;
- e -poštna sporočila ne uspejo in jih ni mogoče dostaviti, če lastnik čakalne vrste nima dodeljene ustrezne varnostne vloge. Brez ustrezne varnostne vloge lastnik ne bo mogel posedovati zapisa e-poštnega sporočila, ki mu sledi čakalna vrsta.
Če promocija e-pošte ni uspela zaradi napake vtičnika, po 5 vnovičnih poskusih poskusite odpraviti težavo z vtičnikom. Nato dodelite kategorijo Sledeno v Dynamics 365 in ročno sledite nedostavljenim e-poštnim sporočilom, da bodo sledena v aplikacijah za interakcijo s strankami.
Kako odstranim spremljanje na podlagi kategorije prek OrgDBOrgSetting?
Če želite v Outlooku onemogočiti posebno kategorijo v programu Outlook Sledeno v Dynamics 365, morate omogočiti možnost OrgDBOrgSetting v svoji organizaciji. Aplikacije za interakcijo s strankami zagotavljajo orodje OrgDBOrgSettings, ki skrbnikom omogoča izvajanje posebnih posodobitev, ki so bile prej omejene na uvedbe registra.
- Za pridobitev orodja sledite navodilom v tem članku.
- Ko pridobite orodje, onemogočite možnost TrackCategorizedItems za orodje OrgDBOrgSetting.
- Ko onemogočite OrgDBOrgSetting, se bo odstranila kategorija Sledeno v Dynamics 365 v vseh nabiralnikih strežnika Exchange za organizacijo, ki ima omogočeno strežniško sinhronizacijo približno na 15 minut.
Uporabite lahko tudi to orodje za nastavitev možnosti TrackCategorizedItems v orodju OrgDBOrgSetting.