Analiza in skupna raba podatkov s predlogami aplikacije Excel

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.x
Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 8.x

Excel je učinkovito orodje za analizo in predstavitev podatkov iz Dynamics 365. Z uporabo predlog programa Excel lahko preprosto ustvarite in delite prilagojene analize z ostalimi v organizaciji.

Predloge programa Excel uporabite za:

  • napovedovanje prodaje,

  • upravljanje prodajnega lijaka,

  • točkovanje možnih strank,

  • načrtovanje po območjih

  • in še za veliko več ...

    Predloge programa Excel lahko preizkusite v programu Microsoft Dynamics 365, da dobite hiter vpogled v možne vrste analiz.

    Primer predloge aplikacije Excel za analizo prodajnega lijaka

Ustvarite novo predlogo programa Excel

Spodaj so našteti koraki za ustvarjanje predloge programa Excel.

Postopek ustvarjanja predloge aplikacije Excel

1. korak: Ustvarite novo predlogo iz obstoječih podatkov

V programu Dynamics 365 obstajata dve mesti, na katerih lahko ustvarite predlogo programa Excel:

  • Na strani »Nastavitve«. Pojdite na Nastavitve > Predloge > Predloge dokumentov > Nova (Gumb »Novo« ali »Dodaj«). Za dostop do strani z nastavitvami potrebujete ustrezno dovoljenje, kot je dovoljenje sistemskega skrbnika ali prilagojevalca.

  • Na seznamu zapisov. Pojdite na primer na možnost Prodaja > Priložnosti > Moje odprte priložnosti. V menijski vrstici kliknite Predloge aplikacije Excel > Ustvari predlogo aplikacije Excel.

    Možnost menija »Ustvari predlogo aplikacije Excel«

    Prikaže se stran Ustvarjanje predloge programa Excel iz podatkov programa Dynamics 365.

    Stran za ustvarjanje predloge aplikacije Excel iz podatkov storitve Dynamics 365

Izberite podatke, ki jih želite vključiti v predlogo

  1. Kliknite Predloga programa Excel.

  2. Izberite entiteto (vrsto zapisa), da vključite podatke programa Dynamics 365 te entitete. V naslednjem polju lahko izberete le tiste poglede, ki jih podpira izbrana entiteta.

  3. Izberite pogled.

  4. Kliknite Uredi stolpce, da dodate, odstranite in prilagodite lastnosti za stolpce, ki jih želite vključiti v predlogo.

  5. Kliknite Prenesi datoteko, da ustvarite datoteko predloge.

Opozorilo

Prenesete lahko tudi predlogo, ki ne vključuje nobenih podatkov, razen stolpce, povezane z vrsto zapisa (entiteto), in sicer v možnosti Nastavitve > Upravljanje podatkov > Predloge za uvoz podatkov. Če želite več informacij, glejte: Prenos predloge za uvoz podatkov.

2. korak: Prilagodite podatke v programu Excel

Odprite ustvarjeno predlogo v programu Excel, da prilagodite podatke.

Nova predloga aplikacije Excel

Oglejmo si preprost primer prilagajanja predloge programa Excel z uporabo vzorčnih podatkov programa Dynamics 365.

Primer prilagajanja podatkov priložnosti

  1. Kliknite Omogoči urejanje, da omogočite prilagajanje preglednice programa Excel.

  2. Dodajte nov stolpec in ga poimenujte »Pričakovani prihodki«.

    Prilagodite predlogo aplikacije Excel

  3. Ustvarite formulo za pričakovane prihodke. Ne sklicujte se na celice po njihovih naslovih, ampak jih raje opredelite in uporabite njihova imena.

    Ustvarjanje formule v predlogi aplikacije Excel

  4. Ustvarite vrtilno tabelo in grafikon. Ti in drugi predstavitveni koraki bodo razloženi v prihodnjih posodobitvah na to temo.

    Postavite uporabniško vsebino nad obstoječo podatkovno tabelo ali na njeno desno stran. S tem se vsebina ne bo prepisala, tudi če boste naknadno dodali nove podatke v program Dynamics 365 in ustvarili novo predlogo programa Excel. Če želite več informacij, glejte: Najboljše prakse in vidiki uporabe predlog aplikacije Excel

    Predloga aplikacije Excel z vrtilnim grafikonom

  5. Shranite preglednico.

    Zdaj lahko naložite predlogo programa Excel v program Dynamics 365.

3. korak: Nalaganje predloge in deljenje z drugimi

Ko ste predlogo programa Excel prilagodili vašim željam, jo lahko naložite v program Dynamics 365. Predloga bo dostopna na mestu, kamor jo boste naložili.

Dynamics 365 skrbniki lahko za nalaganje predlog iz programa Excel v Dynamics 365 uporabljajo stran »Nastavitve«. Predloga, ki je naložena na stran »Nastavitve«, je na voljo vsem uporabnikom v vaši organizaciji Dynamics 365.

Za skrbnike: Nalaganje predloge programa Excel v Dynamics 365

  1. V aplikaciji Dynamics 365 pojdite na Nastavitve > Predloge > Predloge dokumentov.

  2. Kliknite Naloži predlogo.

  3. Povlecite datoteko programa Excel v pogovorno okno ali pa jo poiščite in naložite.

    Pogovorno okno »Nalaganje predloge«

  4. Kliknite Naloži.

    Neskrbniški uporabniki lahko naložijo predlogo za svojo uporabo s seznama zapisov.

Za skrbnike in uporabnike, ki niso skrbniki, ki želijo ustvariti osebno predlogo: Nalaganje predloge programa Excel v Dynamics 365

  1. V programu Dynamics 365 odprite stran s seznamom zapisov, na primer s seznamom prodajnih priložnosti. Pojdite na možnost Prodaja > Priložnosti > Moje odprte priložnosti.

  2. V menijski vrstici kliknite Predloge aplikacije Excel > Ustvari predlogo aplikacije Excel.

  3. Kliknite Predloga aplikacije Excel > Naloži.

    Če želite predlogo aplikacije Excel dodati v Dynamics 365, kliknite »Naloži«

  4. Povlecite datoteko v pogovorno okno ali pa jo poiščite in naložite.

  5. Kliknite Naloži.

4. korak: Izberite, kdo lahko uporablja novo predlogo

Dostop do ustvarjene predloge programa Excel je odvisen od načina prenosa in dodeljenega dostopa za varnostno vlogo. Preberite članek Uporaba varnostnih vlog za nadzor dostopa do predlog.

Če ste predlogo naložili s strani z nastavitvami

Stran z informacijami za naloženo predlogo programa Excel bo izgledala tako.

Predloga aplikacije Excel naložena s strani z nastavitvami

Predloge, naložene s strani z nastavitvami, so na voljo vsem uporabnikom v organizaciji Dynamics 365. Nadaljnji ukrepi niso potrebni.

Če ste predlogo naložili iz seznama zapisov

Stran z informacijami za naloženo predlogo programa Excel bo izgledala tako.

Predloga aplikacije Excel, naložena s seznama zapisov

Predloge, naložene iz seznama zapisov, so na voljo tistemu uporabniku, ki jih je dodal. Če želite predloge deliti z drugimi, sledite spodnjim korakom:

  1. Kliknite Deli na strani z informacijami o predlogi.

  2. Prek strani Deli osebno predlogo dokumenta lahko delite predlogo programa Excel z drugimi in nastavite dovoljenja.

    Skupna raba predloge aplikacije Excel z drugimi uporabniki

Izvoz in analiza podatkov z novo predlogo

Postopek za uporabo predloge programa Excel je opisan spodaj.

Potek procesa naj uporablja predlogo aplikacije Excel

1. korak: Izberite entiteto za analizo

V programu Dynamics 365 izberite entiteto (vrsto zapisa) za analizo z ustvarjeno predlogo programa Excel. Pojdite na primer na možnost Prodaja > Priložnosti > Moje odprte priložnosti. Dodani sta bili dve novi priložnosti, odkar je bila predloga ustvarjena.

Seznam odprtih priložnosti

2. korak: Izvoz podatkov programa Dynamics 365 z novo predlogo programa Excel

Izberite ustvarjeno predlogo programa Excel.

Izberite predlogo, ki ste jo ustvarili

Ta predloga je bila ustvarjena s strani z nastavitvami, zato jo boste v meniju našli pod Predloge programa Excel. Če bi bila ustvarjena iz seznama zapisov, bi jo našli pod Osebne predloge programa Excel.

Če uporabljate program Microsoft Excel Online, si lahko podatke ogledate v oknu programa Excel v programu Dynamics 365. Če aplikacije ne uporabljate ali če bi raje ustvarili datoteko aplikacije Excel, kliknite Prenos <ime predloge.

3. korak: Analiziranje podatkov programa Dynamics 365 v programu Excel

Podatki v preglednici programa Excel temeljijo na:

  • Zapisi programa Dynamics 365. Pogled, iz katerega želite opraviti izvoz, določa, katere zapise programa Dynamics 365 boste videli v izvoženi datoteki programa Excel. Če ste na primer izbrali »Zaprte priložnosti«, boste videli pripadajoče zapise, četudi ste uporabili predlogo, ustvarjeno z možnostjo »Moje odprte priložnosti«.

  • stolpcih. Z uporabo posamezne predloge določite, kateri stolpci se bodo prikazali v tabeli izvožene datoteke programa Excel. Pogled zaprtih priložnosti na primer vsebuje naslednje stolpce: potencialni kupec, stanje, dejanski prihodek in dejanski zaključni datum. Če pa ste uporabili predlogo, ustvarjeno na podlagi možnosti »Moje odprte priložnosti«, boste videli stolpce, povezane s tem pogledom, in vsa dejanja filtriranja stolpcev, ki ste jih opravili ob ustvarjenju predloge.

4. korak: Delite rezultate z drugimi osebami

Če uporabljate program Excel, shranite kopijo v splet ali v računalnik. Pošljite datoteko, da jo lahko drugi pregledajo in podajo svoje mnenje.

Preizkusite vzorčne predloge programa Excel

V program Microsoft Dynamics 365 so vključene štiri predloge programa Excel.

Preizkusite predloge aplikacije Excel v aplikaciji Dynamics 365

Vzorčne predloge programa Excel so bile ustvarjene z določeno vrsto zapisa (entiteto). Za zapise boste lahko uporabili samo tisto predlogo, ki ima isto vrsto zapisa.

Ime Entiteta
Upravljanje prodajnega lijaka Priložnost (območje »Prodaja«)
Pregled akcije Akcija (območje »Trženje«)
Stanje pogodbe o ravni storitve za primere Primer (območje »Storitev«)
Povzetek primera Primer (območje »Storitev«)

Uporaba vzorčne predloge programa Excel

  1. Odprite seznam zapisov z informacijami z vrsto entitete, ki ustreza vzorčni predlogi. Odprite na primer seznam prodajnih možnosti, če želite uporabiti predlogo upravljanja prodajnega lijaka.

  2. Kliknite Predloge programa Excel in izberite vzorčno predlogo v možnosti Predloge seznama Excel.

  3. Prenesite predlogo ali jo odprite v programu Excel.

Nasvet

Predloge, ki so vključene v program Microsoft Dynamics 365, lahko izvozite, spremenite in nato ponovno uvozite kot nove predloge. To vam lahko pomaga pri ustvarjanju predlog po meri programa Excel.

Najboljše prakse in vidiki uporabe predlog programa Excel

Spodaj so naštete koristne informacije, ki jih morate vedeti, če želite ustvarjati in čim bolje izkoristiti predloge programa Excel v programu Dynamics 365.

Preizkušanje predlog programa Excel

Excel ima veliko funkcij. Dobro bi bilo, da svoje prilagoditve preizkusite, da preverite, ali vse funkcije programa Excel delujejo po pričakovanjih v vaših predlogah.

Zasebnost in vrtilni grafikoni

Privzeta nastavitev ne omogoča posodabljanja podatkov vrtilnih grafikonov ob odpiranju preglednice. To lahko predstavlja varnostno težavo, če uporabniki z nezadostnimi dovoljenji ne smejo videti nekaterih podatkov vrtilnih grafikonov.

Oglejte si ta primer:

  • Skrbnik programa Dynamics 365 ustvari predlogo z občutljivimi podatki v vrtilnih grafikonih in jo naloži v program Dynamics 365.

  • Prodajalec, ki ne bi smel imeti dostopa do občutljivih podatkov v vrtilnih grafikonih, to predlogo uporabi za ustvarjanje datoteke programa Excel za analizo podatkov.

    Izid. Prodajalec lahko vidi podatke vrtilnega grafikona, ki jih je naložil skrbnik aplikacije Dynamics 365, in ima dostop do pogledov, za katere nima dovoljenj.

    Še več. iOS ne podpira posodabljanja podatkov vrtilnega grafikona in samih vrtilnih grafikonov pri uporabi aplikacije Excel v napravah s sistemom iOS.

    Priporočilo. Občutljivih podatkov ne vnašajte v vrtilne tabele in vrtilne grafikone.

Nastavitev samodejnega osveževanja podatkov vrtilnega grafikona

Privzeta nastavitev ne omogoča samodejnega osveževanja podatkov vrtilnih grafikonov ob odpiranju preglednice. Navadni grafikoni se posodobijo samodejno.

V aplikaciji Excel z desno tipko miške kliknite vrtilni grafikon in nato Možnosti vrtilnega grafikona > Osveži podatke ob odpiranju datotek.

Uporabite to nastavitev, da zagotovite osveževanje podatkov

Vstavljanje novih podatkov

Če želite v predlogo programa Excel dodati novo vsebino, te podatke vstavite nad obstoječe podatke ali na njihovo desno stran. Obstaja še druga možnost, in sicer lahko novo vsebino vnesete na drug list.

Predloge programa Excel s slikami lahko povzročijo napako

Če boste poskušali podatke programa Dynamics 365 analizirati s predlogo programa Excel, ki vsebuje sliko, boste morda prejeli sporočilo o napaki: »Prišlo je do napake med shranjevanjem vašega delovnega zvezka. Delovni zvezek ni bil shranjen.« Poskusite odstraniti sliko iz predloge in jo ponovno naložiti v program Dynamics 365.

Predloge programa Excel in program Office Mobile v operacijskem sistemu Windows 8.1

Excel predlog ne morete odpreti v programu Office Mobile v napravah z operacijskim sistemom Windows 8.1. Prejeli boste sporočilo o napaki: »Dokument je bil obnovljen v največji možni meri, vendar ga ne morete urejati. Poskusite dokument odpreti in popraviti na namiznem računalniku, da odpravite težavo.«

Gre za znano težavo.

Uporaba imen stolpcev v tabelah in imen obsegov v formulah

Pri ustvarjanju formul v programu Excel ne uporabljajte naslovov stolpcev ali številk celic. Namesto tega uporabite imena stolpcev tabele in določite imena celic ali njihovih obsegov.

Uporaba varnostnih vlog za nadzor dostopa do predlog

Dynamics 365 skrbniki lahko do neke mere nadzorujejo dostop do predlog programa Excel. Prodajalcem lahko na primer dodelite dostop za branje, ne pa dostopa za pisanje v predlogah programa Excel.

  1. V aplikaciji Dynamics 365 kliknite Nastavitve > Varnost > Varnostne vloge.

  2. Izberite vlogo in nato kliknite zavihek »Upravljanje poslovanja«.

  3. Izberite Predloga dokumenta, da nastavite dostop do predlog, ki so na voljo celotni organizaciji. Izberite Predloga osebnega dokumenta za predloge, ki so v skupni rabi s posameznimi uporabniki.

  4. Kliknite kroge, da prilagodite raven dostopa.

    Prilagajanje dostopa z varnostno vlogo

Ogled in brisanje predlog osebnih dokumentov

Če želite izbrisati predloge osebnih dokumentov, sledite spodnjim navodilom:

  1. Kliknite napredno iskanje (Posnetek zaslona gumba za napredno iskanje).

  2. Za možnost Poišči izberite Predloge osebnih dokumentov.

  3. Kliknite Rezultati (!).

  4. Izberite predlogo osebnega dokumenta, ki jo želite izbrisati, in kliknite »Izbriši« (Gumb »Izbriši«).

Predloga programa Excel se ne naloži v brskalnik Microsoft Edge

Če predloge programa Excel ne morete naložiti v program Dynamics 365 pri uporabi brskalnika Microsoft Edge, posodobite brskalnik Microsoft Edge in poskusite znova.

Izjava o zasebnosti

Če uporabljate Microsoft Dynamics 365 (v spletu), se med izvažanjem podatkov v statični delovni list v računalniku ustvari in shrani lokalna kopija izvoženih podatkov. Podatki so iz storitve Dynamics 365 (v spletu) preneseni v računalnik prek varne povezave, med to lokalno kopijo in storitvijo Dynamics 365 (v spletu) pa se povezava ne ohrani.

Ko izvozite v dinamični delovni list ali vrtilno tabelo, se vzdržuje povezava med delovnim listom programa Excel in storitvijo Dynamics 365 (v spletu). Vsakič, ko osvežite dinamični delovni list ali vrtilno tabelo, vas bo storitev Dynamics 365 (v spletu) overila s pomočjo vaših poverilnic. Videli boste podatke, za katere imate dovoljenja za ogled.

Skrbnik lahko določi, ali uporabniki v organizaciji lahko izvažajo podatke v Excel z uporabo varnostnih vlog.

Glejte tudi

Prenos predloge za uvoz podatkov
Uporaba predlog programa Word v programu Dynamics 365