Poskusna funkcija: samodejno zajemanje povezanih e-poštnih sporočil

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.0
Applies to Dynamics 365 (online), version 8.x

Samodejno zajemanje omogoča storitvi Dynamics 365, da dostopi do vaše e-pošte v rešitvi Microsoft Exchange ter najde in prikaže sporočila, ki so povezana z vašim delom v sistemu Dynamics 365. Tako boste lahko enostavno videli pomembna e-poštna sporočila in vse druge dejavnosti, ki so povezane z določenim zapisom v programu Dynamics 365. Vsako sporočilo ostane zasebno in je vidno le vam, razen če ga pretvorite v sledeno e-poštno sporočilo, kar lahko storite z enim samim klikom, to e-poštno sporočilo pa bo vidno ostalim članom vaše ekipe v programu Dynamics 365.

Samodejno zajemanje je del zbirke funkcij, ki se imenuje Vpogledi v odnose.

Oglejte si kratek videoposnetek (1:43) o funkciji samodejnega zajemanja v storitvi Dynamics 365.

Poskusna funkcija je funkcija, ki ni dokončana, vendar je na voljo, še preden postane del uradne različice, tako da lahko stranke dostopajo do nje in posredujejo povratne informacije. Poskusne funkcije niso za komercialno uporabo, njihovo delovanje je lahko omejeno.

Pomembno

Microsoft ne zagotavlja podpore za to funkcijo predogleda. Tehnična podpora za Microsoft Dynamics 365 vam v primeru težav ali vprašanj ne bo mogla pomagati. Poskusne funkcije niso za komercialno uporabo in so predmet ločenih dodatnih pogojev uporabe za poskusne funkcije.

Samodejno zajemanje je del nove zbirke funkcij Vpogledi v odnose, ki so trenutno na voljo v predogledu. Več informacij: Poskusna funkcija: pregled zbirke funkcij Vpogledi v odnose

Uvod

Skrbnik mora omogočiti funkcijo samodejnega zajemanja, preden jo lahko preskusite. Za vse informacije o zahtevah in o tem, kako omogočiti in nastaviti funkcijo, glejte: Konfiguracija funkcij »Vpogledi v odnose«.

Ogled samodejno zajetih sporočil in pretvorba samodejno zajetih sporočil v sledena sporočila

Sporočila, najdena s funkcijo samodejnega zajemanja, se spojijo z drugimi pomembnimi dejavnostmi programa Dynamics 365 in se prikažejo v stolpcu Dejavnosti za zapis, na katerega se nanašajo. Vidite jih lahko v entitetah stika, priložnosti, možne stranke, računa, primera in entitete po meri. Če si torej na primer ogledujete priložnost v programu Dynamics 365, stolpec Dejavnosti prikazuje vse dejavnosti, ki ste jih zabeležili za to priložnost, poleg tega pa v vašem računu Microsoft Exchange prikazuje tudi do 50 nedavnih e-poštnih sporočil, ki ste jih za to priložnost poslali oz. prejeli od glavnega stika oz. zainteresiranih skupin.

Samodejno zajemanje sporočil v stolpcu »Dejavnosti«

Slika prikazuje sledena in samodejno zajeta (nesledena) sporočila v stolpcu Dejavnosti in označuje naslednje:

  1. Sledeno sporočilo: temu sporočilu že sledite, zato je že uvoženo v program Dynamics 365 in je v skupni rabi s člani vaše ekipe. Prikazuje črn simbol in ne vključuje kontrolnikov sledenja ali sporočil.

  2. Samodejno zajeta sporočila: ta sporočila so bila najdena s funkcijo samodejnega zajemanja. Prepoznana so bila kot sporočila, ki so morda pomembna za trenutni zapis, vendar so še vedno zasebna, zato jih lahko vidite le vi. V primerjavi s sledenimi sporočili ta sporočila prikazujejo siv simbol in pikčasto obrobo ter vključujejo povezavo Sledi in oznako za zasebno e-pošto.

  3. Sledi povezavi: kliknite tukaj za pretvorbo zasebnega sporočila, najdenega s funkcijo samodejnega zajemanja, v sledeno sporočilo v programu Dynamics 365.

  4. Oznaka za zasebno e-pošto: zasebna sporočila, najdena s funkcijo samodejnega zajemanja, ki še niso sledena v programu Dynamics 365, vključujejo to oznako, ki označuje njihovo stanje.

    Na začetku so sporočila, najdena s funkcijo samodejnega zajemanja, za vas zasebna, zato jih drugi člani vaše ekipe ne bodo mogli videti v programu Dynamics 365. Kliknite povezavo Sledi, da katerokoli samodejno zajeto sporočilo spremenite v sledeno e-poštno sporočilo, ki kopira sporočilo v zbirko podatkov Dynamics 365 in tako omogoča, da je sporočilo vidno drugim članom vaše ekipe. Samodejno zajetim sporočilom, ki ne vključujejo povezave Sledi, že sledite. Traja lahko nekaj minut, da se sporočilo iz nesledenega spremeni v sledeno, medtem pa se bo prikazalo sporočilo Sledenje v čakanju.

    Tako kot pri drugih vrstah ploščic e-poštnih sporočil, prikazanih na seznamu Dejavnosti, kliknite ploščico za razširitev ali strnitev vsebine sporočila.

Opomba

Nesledena sporočila ne prikazujejo smeri pošiljanja (dohodna ali izhodna sporočila), prav tako pa ne prikazujejo, ali vključujejo prilogo. Ko sporočilu začnete slediti, je označena smer pošiljanja in prikazane so vse priloge.

Katera sporočila so zajeta?

Samodejno zajemanje deluje s poizvedbo po vašem računu Microsoft Exchange vsakič, ko odprete stolpec Dejavnosti za zapis v programu Dynamics 365. Poizvedba išče sporočila, ki so povezana z zapisom, ki si ga ogledujete. Naslednja tabela povzema, kako funkcija samodejnega zajemanja prepozna povezano sporočilo.

Vrsta entitete Vrednosti teh polj se ujemajo z naslovi v polju »Za«, »Kp« ali »Od« posameznega e-poštnega sporočila
Kupec E-poštni naslov za navedeni Glavni stik

E-poštni naslov prvih 50 stikov, ki imajo račun nastavljen kot nadrejen račun

Vsi E-poštni naslovi, ki so določeni za zapis računa.
Priložnost E-poštni naslov, naveden za Stik za priložnost

E-poštni naslovi kateregakoli stika na seznamu Zainteresirane skupine

Vsi E-poštni naslovi, ki so določeni za zapis priložnosti.
Primer E-poštni naslov glavnega stika

Vsi E-poštni naslovi, ki so določeni za zapis primera.

Če je Stranka stik, naj bodo uporabljeni vsi E-poštni naslovi za zapis stika.

Če je Stranka račun, naj bodo uporabljeni vsi E-poštni naslovi za zapis računa
Možna stranka E-poštni naslov, ki je naveden v razdelku Stik

Vsi E-poštni naslovi, ki so določeni za zapis možne stranke.
Stik Vsi E-poštni naslovi, ki so določeni za zapis stika.
Entitete po meri Za polja za račun naj bo uporabljen e-poštni naslov za Glavni stik računa, poleg tega pa tudi vsi E-poštni naslovi, določeni za zapis računa.

Za polja za stik naj bodo uporabljeni vsi E-poštni naslovi, določeni za zapis stika.

Za polja Stranka, ki se nanašajo na stik, naj bodo uporabljeni vsi E-poštni naslovi, določeni za zapis stika

Za polja stranka, ki se nanašajo na račun, naj bo uporabljen E-poštni naslov za navedeni Glavni stik, poleg tega pa tudi vsi E-poštni naslovi, določeni za zapis računa.

Nastavitev možnosti samodejnega zajemanja

Ko je samodejno zajemanje omogočeno za vaše spletno mesto, bo za vas omogočeno tudi privzeto. Če ne želite videti sporočil, lahko to funkcijo izklopite. Znova jo lahko vklopite, kadarkoli želite. Ko je funkcija za vaše spletno mesto izklopljena, ta nastavitev v osebnih možnostih ne bo vidna. Če želite nastaviti možnosti samodejnega zajemanja:

  1. V vrstici za krmarjenje kliknite gumb »Orodja« in nato v meniju izberite Možnosti.

    Menijski gumb »Možnosti«

  2. Odpre se pogovorno okno Nastavi osebne možnosti. Kliknite zavihek E-pošta.

    Samodejno zajemanje osebnih možnosti

  3. Možnost Na seznamu dejavnosti prikaži nesledeno e-pošto v programu Dynamics 365 po potrebi nastavite na Da ali Ne.

  4. Kliknite V redu.

Podpora za dohodna nesledena e-poštna sporočila

V nadaljevanju je opisana podpora za pregledovanje, odpiranje in sledenje nesledenim e-poštnim sporočilom za različne načine sinhronizacije.

Način sinhronizacije za dohodna e-poštna sporočila Pregledovanje nesledenih e-poštnih sporočil Odpiranje nesledenih e-poštnih sporočil Sledenje nesledenim e-poštnim sporočilom
Brez Da Da Ni na voljo, sledenje zahteva strežniško sinhronizacijo
Strežniška sinhronizacija z možnostjo E-poštno sporočilo ni odobreno ali Preskus ni izveden Da Da No
Strežniška sinhronizacija z možnostjo E-poštno sporočilo odobreno ali Preskus omogočen Da Da Da
Microsoft Dynamics 365 za Outlook Da Da Ni na voljo, sledenje zahteva strežniško sinhronizacijo
E-poštni usmerjevalnik Da Da Ni na voljo, sledenje zahteva strežniško sinhronizacijo
Nabiralnik za posredovanje No No No

Izjava o zasebnosti

Če omogočite funkcijo samodejnega zajemanja, storitev Dynamics 365 pridobiva podatke storitve Exchange za prikaz e-poštne dejavnosti vpisanemu uporabniku, vendar teh podatkov ne shranjuje. Uporabniki lahko izrecno nastavijo sledenje tem e-poštnim sporočilom, tako da se e-poštna sporočila storitve Exchange kopirajo v storitev Dynamics 365 kot e-poštna dejavnost, ki je dana v skupno rabo z uporabniki, za katere so nastavljena ustrezna dovoljenja v storitvi Dynamics 365.

Skrbnik lahko omogoči in onemogoči funkcijo samodejnega zajemanja tako, da odpre razdelek Nastavitve > Vpogledi v odnose, klikne zavihek Samodejno zajemanje in izbere ustrezno nastavitev. Tudi uporabnik lahko onemogoči funkcijo samodejnega zajemanja na zavihku »E-pošta« v razdelku Osebne možnosti tako, da za nastavitev Na seznamu »Dejavnosti« pokaži e-poštna sporočila, ki niso sledena v programu Dynamics 365 izbere možnost Ne.