Poskusna funkcija: uporaba zanimanja za e-pošto za ogled interakcij sporočil

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.0
Applies to Dynamics 365 (online), version 8.x

Zanimanje za e-pošto omogoča:

  • vidite, kdaj prejemniki odprejo vaše sporočilo, kliknejo povezavo, odprejo prilogo ali pošljejo odgovor;

  • takoj prejmete obvestilo, ko prejemnik prvič odpre vaše sporočilo;

  • načrtujete najučinkovitejši čas dostave na podlagi informacij o časovnem pasu prejemnika;

  • izberete najučinkovitejšo predlogo sporočila s priporočili, ki temeljijo na predhodnih e-poštnih interakcijah vaše organizacije;

  • nastavite opozorilo, ki vas opomni, da je čas za naslednje e-poštno sporočilo;

  • pregledate celotno zgodovino interakcij za posamezno sporočilo ali preverite KPI-je.

Oglejte si kratek videoposnetek o zanimanju za e-pošto (3:01).

Zanimanje za e-pošto je del nove zbirke funkcij Vpogledi v odnose.

Poskusna funkcija je funkcija, ki ni dokončana, vendar je na voljo, še preden postane del uradne različice, tako da lahko stranke dostopajo do nje in posredujejo povratne informacije. Poskusne funkcije niso za komercialno uporabo, njihovo delovanje je lahko omejeno.

Pomembno

Microsoft ne zagotavlja podpore za to funkcijo predogleda. Tehnična podpora za Microsoft Dynamics 365 vam v primeru težav ali vprašanj ne bo mogla pomagati. Poskusne funkcije niso za komercialno uporabo in so predmet ločenih dodatnih pogojev uporabe za poskusne funkcije.

Zanimanje za e-pošto je del nove zbirke funkcij Vpogledi v odnose, ki je trenutno na voljo v poskusni različici. Več informacij:Poskusna funkcija: pregled zbirke Vpogledi v odnose

Opomba

Nekatere možnosti funkcije zanimanja za e-pošto so lahko v programu Dynamics 365 vidne tudi, ko je izklopljena. Med temi so:

  • Mreža Priloge, ki je prikazana, ko ustvarite e-poštno sporočilo ali predlogo e-poštnega sporočila, vedno vključuje stolpec Spremljano.
  • Na mreži Spremljano e-poštno sporočilo so vedno prikazani stolpci Število odpiranj, Čas zadnjega odpiranja, Ogledi prilog, Kliki povezave in Odgovori.
  • Na mreži Predloga e-poštnih sporočil so vedno prikazani stolpci Stopnja odgovarjanja, Stopnja odpiranja, Priporočeno in Št. e-poštnih sporočil.
  • Vnaprej pripravljene različice obrazcev za račun, stik in možno stranko imajo polje Spremljaj e-pošto.

Ko je funkcija zanimanja za e-pošto onemogočena, se te možnosti še vedno prikažejo, vendar so običajno prazne. V nadaljevanju teme je pojasnjen pomen teh stolpcev in kako jih lahko uporabljate, ko je funkcija omogočena.

Uvod

Skrbnik mora omogočiti funkcijo zanimanja za e-pošto, preden jo lahko preizkusite. Zanimanje za e-pošto s pomočnikom za odnose pošilja opozorila in druga sporočila, zato priporočamo, da omogočite tudi pomočnika, če uporabljate zanimanje za e-pošto. Če želite izvedeti več o zahtevah in tem, kako omogočiti funkcijo in jo nastaviti, glejte Konfiguracija funkcij zbirke Vpogledi v odnose.

Kako deluje spremljanje odpiranja, klikov in prilog

Pri običajnem pošiljanju e-pošte ne morete vedeti, ali je bila odprta in prebrana, če vam prejemnik ne odgovori. To pa zato, ker je bil sistem e-pošte ustvarjen tako, da posnema klasično pošto, zato spremljanje odzivov ni bilo predvideno. Dynamics 365 te omejitve zaobide s posebnimi metodami, zato lahko omogoči naslednje funkcije spremljanja sporočil:

  • Ugotavljanje, kdaj prejemnik odpre sporočilo: ko iz programa Dynamics 365 pošljete spremljano e-poštno sporočilo, sistem samodejno ustvari prosojen GIF z eno slikovno točko in enoličnim imenom ter ga doda v sporočilo kot povezano sliko. Ta nevidni GIF in vse druge slike, ki jih dodate v sporočilo, se shranijo v vašem strežniku Dynamics 365 in se iz strežnika naložijo, ko nekdo odpre sporočilo (in prenese slike v njem). Ko je zahtevan enolični GIF, Dynamics 365 zazna, da je bilo povezano sporočilo odprto, in prepozna vrsto naprave. Priporočamo, da v vsa sporočila vključite še druge slike, saj bo to spodbudilo prejemnike, da prenesejo slike (če se slike ne naložijo, ne boste mogli ugotoviti, ali so sporočilo odprli).

  • Ugotavljanje, kdaj prejemnik klikne povezavo: ko iz programa Dynamics 365 pošljete spremljano e-poštno sporočilo, sistem samodejno zamenja vsako od njegovih hiperpovezav z edinstveno povezavo za preusmeritev v strežnik Dynamics 365. Vsaka povezava za preusmeritev ima enoličen ID, s katerim je mogoče prepoznati sporočilo, ki jo vsebuje, in URL prvotnega cilja povezave. Ko strežnik Dynamics 365 prejme zahtevo za povezavo, zabeleži klik in ga nato preusmeri na prvotni naslov, tako da prejemnik še vedno pride do pravih informacij z minimalno zamudo.

  • Ugotavljanje, kdaj se priloga odpre: ko dodate spremljano prilogo, se ta sporočilu ne priloži neposredno kot pri običajnih e-poštnih sporočilih. Namesto tega se shrani v del shrambe OneDrive za podjetja, ki ga uporablja vaš strežnik Dynamics 365 in se v sporočilo doda kot povezava. Nato je postopek podoben kot pri spremljanih povezavah: ko uporabnik klikne prilogo, strežnik Dynamics 365 zabeleži klik in čas. V eno sporočilo lahko dodate spremljane in nespremljane priloge, kar lahko pride prav, če pošiljate zaupne datoteke, ki jih ne želite shraniti v shrambi OneDrive za podjetja. Veliko prejemnikov raje prejme priloge v povezavah, saj to pomeni, da vaša sporočila zasedejo manj prostora v njihovih nabiralnikih.

S temi podatki Dynamics 365 prikazuje celotno zgodovino interakcij za vsako sporočilo in izračuna ključne kazalnike učinkovitosti (KPI).

Pomembno

Vse podatke o interakciji z e-poštnimi sporočili obravnavajte kot približke. Sistem lahko odpiranje e-poštnega sporočila registrira le, če uporabnik ob tem tudi prenese slike v sporočilu (vključno z nevidnim GIF-om), zato je lahko dejansko število odpiranj večje od števila, ki ga zabeleži Dynamics 365. Podobno velja, če se slike shranijo v predpomnilnik (to je običajno pri spletnih e-poštnih odjemalcih): nadaljnjih odpiranj Dynamics 365 morda ne zazna.

Zato je v spremljana e-poštna sporočila priporočljivo dodati vidne slike (npr. logotip podjetja ali sliko, povezano z vsebino), s čimer spodbudite prejemnike, da prenesejo slike.

Ustvarjanje in pošiljanje spremljanega e-poštnega sporočila v programu Dynamics 365

Opomba

V tem razdelku je razložen postopek uporabe funkcij zanimanja za e-pošto v spletnem vmesniku programa Dynamics 365. Te funkcije so na voljo tudi za Program Dynamics 365 za Outlook. Funkcije in tehnologije za pošiljanje spremljanih e-poštnih sporočil, povezav in prilog, opisane v tej temi, v obeh vmesnikih delujejo podobno, vendar se kontrolniki nekoliko razlikujejo. Če uporabljate Program Dynamics 365 za Outlook, potem glejte tudi: Uporabniški priročnik za aplikacijo Dynamics 365 za Outlook.

Ko je za vaše mesto omogočeno zanimanje za e-pošto, so vsi kontrolniki, potrebni za ustvarjanje in pošiljanje e-poštnega sporočila z eno ali več funkcijami spremljanja, na voljo na strani Novo e-poštno sporočilo, kot prikazuje naslednja slika. Ta stran se prikaže vedno, ko v programu Dynamics 365 ustvarjate e-poštno sporočilo.

Stran »Novo e-poštno sporočilo« z razširitvami zanimanja za e-pošto

Na sliki so označene naslednje funkcije zanimanja za e-pošto:

  1. Spremljane in nespremljane priloge: tukaj je seznam vseh datotek, priloženih e-poštnemu sporočilu datoteke, skupaj s stanjem spremljanja vsake priloge. Tukaj so na voljo tudi kontrolniki za dodajanje, odstranjevanje in spreminjanje prilog.

  2. Kontrolniki za omogočanje/onemogočanje spremljanja: tukaj lahko omogočite ali onemogočite spremljanje za trenutno sporočilo. Tukaj so po potrebi na voljo dodatni kontrolniki, kot so informacije o prejemnikih, ki jih je mogoče konfigurirati tako, da ne omogočajo spremljanja.

  3. Kontrolniki za razporejanje dostave: tukaj si lahko ogledate in nastavite čas dostave vašega sporočila. Tukaj so lahko prikazani tudi priporočeni časi dostave, npr. podatki, povezani s časovnim pasom uporabnika.

  4. Kontrolnik za opomnik: tukaj si lahko ogledate in nastavite opomnik za nadaljnjo komunikacijo, ki se prikaže, če sporočilo po treh dneh še ni odprto.

  5. Gumb za vstavljanje predloge: če ga kliknete, lahko vstavite standardno besedilo za katerega od več splošnih namenov (npr. sporočilo po sestanku). Izbirate lahko med različnimi predlogami, funkcija zanimanja za e-pošto pa ponudi nasvet glede izbire predloge na podlagi preteklega delovanja.

    Podrobne informacije o uporabi teh kontrolnikov so na voljo v nadaljevanju te teme.

Nasvet

Stran E-pošta ne vsebuje funkcij za pomoč pri dodajanju povezave v sporočilo, vendar če uporabljate Internet Explorer, lahko to storite tako, da izberete besedilo, kateremu želite dodati povezavo, in nato pritisnete Ctrl-K, da se odpre okno, v katerem lahko določite cilj povezave.

Ustvarjanje novega sporočila

Funkcije zanimanja za e-pošto lahko aktivirate za vsa e-poštna sporočila, ki jih pošljete v programu Dynamics 365. Glavni zapis za sporočilo (običajno je to zapis, prikazan ob ustvarjanju sporočila) je nastavljen kot vrednost Zadeva, vendar lahko različni naslovi v poljih Od, Za, Kp tudi vplivajo na to, kjer lahko vidite sporočilo in kjer se lahko uporabijo njegovi KPI-ji.

Če želite dodati e-poštno dejavnost v zapis:

  1. Odprite zapis, za katerega želite dodati dejavnost (običajno je to stik, priložnost, možna stranka ali račun).

  2. Na sredini strani kliknite Dejavnosti > Več ukazovGumb »Več ukazov« v dejavnosti sestanka > E-pošta.

  3. Dodajte prejemnike, zadevo sporočila in besedilo sporočila po običajnem postopku. Sestavljanje sporočila lahko pospešite s predlogo, če je na mestu, za pomoč pri drugih nastavitvah pa so na voljo priročni opisi orodij. Za podrobnosti o nastavitvi različnih funkcij zanimanja preberite tudi druge dele tega razdelka.

  4. Ko je sporočilo pripravljeno za pošiljanje Pošlji (ali Shrani, če želite shraniti osnutek in sporočilo dokončati pozneje).

Izbira in uporaba najbolj učinkovite predloge e-poštnega sporočila

Predloge e-poštnega sporočila so običajna sporočila, ki jih pogosto pošiljate, npr. predstavitev, potrditvena sporočila, zahvale in opomniki. Vključujejo lahko dinamične vrednosti (npr. podatke o pošiljatelju ali prejemniku). Omogočajo vam hitrejše sestavljanje splošnih sporočil.

Funkcija zanimanja za e-pošto samodejno analizira uspešnost vseh sporočil, poslanih v programu Dynamics 365, in prepozna, katere od vaših predlog so najučinkovitejše. Prikaže vse razpoložljive predloge, vendar poudari tiste, ki so zagotovile največ odpiranj, odgovorov in nakupov.

Če želite uporabiti predlogo:

  1. Ustvarite novo sporočilo, kot je opisano v razdelku Ustvarjanje novega sporočila.

  2. Kliknite gumb Vstavi predlogo Gumb »Vstavi predlogo« v orodni vrstici. Ko se odločite za uporabo predloge, jo običajno izberete takoj za tem, ko ustvarite sporočilo, in preden naredite kar koli drugega.

  3. Odpre se pojavno okno, v katerem so prikazane razpoložljive in priporočene predloge.

    Izberite okno s predlogami

    V njem lahko vidite naslednje:

    • Priporočene predloge so označene z zvezdo.

    • Ko izberete katero od predlog na seznamu, se v stolpcu na desni prikaže več informacij o njej, vključno z ažurnimi podatki o stopnji odgovarjanja, stopnji odpiranja in številu pošiljanj.

  4. Izberite predlogo in kliknite Izberi. Vsebina predloga se naloži v vaše sporočilo.

  5. Po potrebi prilagodite vsebino predloge in omogočite še druge funkcije zanimanja za e-pošto, ki jih želite uporabiti, kot je opisano v drugih razdelkih te teme.

  6. Ko je sporočilo pripravljeno za pošiljanje Pošlji (ali Shrani, če želite shraniti osnutek in sporočilo dokončati pozneje).

Več informacij: Ustvarjanje predlog za e-pošto

Omogočanje ali onemogočanje spremljanja za posamezna sporočila

S spremljanimi e-poštnimi sporočili lahko ugotovite, kdaj prejemnik odpre sporočilo, nanj odgovori, odpre prilogo ali klikne povezavo.

Ko je na vašem mestu omogočeno zanimanje za e-pošto, je privzeto omogočeno tudi za vsa e-poštna sporočila, ki jih ustvarite v programu Dynamics 365, če nima noben prejemnik nastavljenega blokiranja spremljanih e-poštnih sporočil. Več informacij: Če katera od strank ne želi spremljanja, lahko to funkcijo nastavite na »Ne dovoli«

S kontrolniki na vrhu območja za zanimanje za e-pošto si lahko ogledate in urejate stanje spremljanja vašega sporočila, kot je pojasnjeno v spodnji tabeli.

Stanje spremljanja Opis
Stanje spremljanja e-pošte je vklopljeno Pomeni, da bo trenutno e-poštno sporočilo spremljano. Vse povezave bodo spremljane in spremljane priloge so omogočene (vendar še vedno izbirne). To je privzeto stanje vseh novih e-poštnih sporočil, ko je zanimanje za e-pošto omogočeno za vaše mesto in če vsi prejemniki dovolijo spremljanje. Če želite onemogočiti spremljanje tega sporočila, kliknite Ne spremljaj.
Stanje spremljanja e-pošte je izklopljeno Pomeni, da trenutno e-poštno sporočilo ne bo spremljano. Povezave ne bodo spremljane in spremljane priloge so onemogočene. Spremljanje (če je dovoljeno) omogočite tako, da kliknete Spremljaj.
Stanje spremljanja e-pošte je blokirano Pomeni, da je za enega ali več prejemnikov trenutnega sporočila nastavljena možnost »Ne dovoli«, kar pomeni, da spremljanje tega sporočila ni mogoče, dokler ne odstranite prejemnikov, ki ne dovolijo spremljanja (ali spremenite njihovih nastavitev). Na voljo so te možnosti:

- Če kliknete povezavo Prikaži nastavitve, se odpre pojavno okno, v katerem so prikazana imena in nastavitev spremljanja vseh prejemnikov. Tukaj lahko odprete zapis katerega koli prejemnika tako, da kliknete njegovo ime na seznamu.
- Če ste težavo poskusili odpraviti z odstranjevanjem prejemnikov ali spremembo nastavitev, kliknite Znova poskusi spremljati.
- Če tega sporočila ne želite spremljati, kliknite Ne spremljaj.

Opomba

V približno 15 minutah po tem, ko je zaznano prvo odpiranje spremljanega sporočila, vas sistem o tem obvesti tako, da ustvari novo kartico dejanja za pomočnika za odnose. Kartica vsebuje povezave do sporočila, povezanih zapisov in gumbe za dejanja, s katerimi lahko ustvarite dejavnost telefonskega klica, nastavite ponovni opomnik ali zavrnete kartico. Več informacij: Pomočnik za odnose

Dodajanje spremljanih prilog

Opomba

Če želite spremljati priloge, mora biti OneDrive za podjetja na voljo za vaš strežnik Dynamics 365 in upravljanje dokumentov za e-pošto morate biti omogočeno. Obrnite se na skrbnika, če menite, da vaš strežnik teh funkcij ne zagotavlja. Več informacij: Konfiguracija funkcij zbirke Vpogledi v odnose

S spremljanjem prilog lahko ugotovite, kdaj prejemnik odpre prilogo. Če želite dodati eno ali več spremljanih prilog:

  1. Ustvarite novo sporočilo, kot je opisano v razdelku Ustvarjanje novega sporočila.

  2. Preverite, ali je spremljanje omogočeno za sporočilo, kot je opisano v razdelku Omogočanje ali onemogočanje spremljanja za posamezna sporočila. Če je za prejemnike sporočila nastavljeno, da ne dovolijo spremljanja, spremljanih prilog ni mogoče dodati, lahko pa dodate nespremljane. V sporočilo, za katerega je spremljanje omogočeno, lahko skupaj dodate spremljanje in nespremljane priloge.

  3. V orodni vrstici kliknite Shrani, da shranite sporočilo. S tem je za to sporočilo omogočeno dodajanje prilog.

  4. Kliknite gumb Dodaj prilogo na vrhu območjaPriloga.

    Gumb »Dodaj prilogo«

  5. Odpre se pogovorno okno Upravljanje prilog.

    Okno »Upravljanje prilog«

  6. Kliknite gumb Izberi datoteko in odpre se okno za brskanje po datotekah, nato pa poiščite želeno datoteko in jo izberite.

  7. Ime izbrane datoteke je zdaj prikazano v oknu Upravljanje prilog. Kliknite Priloži, da naložite datoteko, kar lahko traja nekaj sekund, to je odvisno od njene velikosti.

    Okno »Upravljanje prilog« z dokumentom in gumbom »Spremljaj«

  8. Kliknite gumb Spremljaj, s čimer omogočite spremljanje priloge. Besedilo gumba se spremeni v Ne spremljaj, kar pomeni, da je datoteka trenutno spremljana ki označuje (če želite spremljanje izklopiti, znova pritisnite ta gumb).

  9. Pojavno okno zaprete tako, da kliknete gumb Zapri.

  10. Datoteka je zdaj prikazana v območju Priloga. Za vsako prilogo je navedena velikost in stanje spremljanja.

    Opomba

    Če želite prilogo ostraniti ali urediti njeno stanje, jo kliknite na tem seznamu, da se odpre okno Upravljanje prilog, nato uporabite ustrezne gumbe.

    Odstranjevanje ali prekinitev spremljanja prilog

  11. Dokončajte ustvarjanje sporočila in omogočite še druge funkcije zanimanja za e-pošto, ki jih želite uporabiti, kot je opisano v drugih razdelkih te teme.

  12. Ko je sporočilo pripravljeno za pošiljanje Pošlji (ali Shrani, če želite shraniti osnutek in sporočilo dokončati pozneje).

Izbira najbolj učinkovitega časa dostave

Pozornost prejemnikov, ki so je deležna vaša sporočila, je odvisna od časa, ob katerem jih prejemniki prejmejo v nabiralnik. Veliko oseb na primer zjutraj pričaka poln nabiralnik in je njihova pozornost razdeljena med veliko sporočili, prejetimi čez noč, zato so nekatera lahko odložena ali celo pozabljena, če pa prejemniki e-poštna sporočila dobijo pozneje v dnevu, jih prej opazijo in ustrezno obravnavajo. Sporočila lahko sestavljate, ko imate čas za to, Dynamics 365 pa jih lahko dostavi ob času, ki najbolj ustreza prejemnikom.

Sistem vam bo včasih predlagal priporočeni čas dostave, kar deluje tako:

  • Predlogi temeljijo na časovnem pasu prejemnika.

  • Sistem predvideva, da običajen delovnik traja med 8.00 in 17.00 ter predlaga najbližjo uro v prejemnikovem časovnem pasu, če trenutno delate zunaj tega obdobja.

  • Če ima sporočilo več prejemnikov ali podatki o naslovu prejemnika niso na voljo, se predlog časa ne prikaže.

  • V vašem sistemu je treba omogočiti Zemljevidi Bing, kar omogoča izračun časovnega pasa.

Če predlog ni na voljo ali ste sami ocenili najboljši čas, lahko vedno določite želeni čas dostave.

To funkcijo lahko uporabljate s spremljanimi ali nespremljanimi sporočili.

  1. Ustvarite novo sporočilo, kot je opisano v razdelku Ustvarjanje novega sporočila.

  2. Dokončajte ustvarjanje sporočila in omogočite še druge funkcije zanimanja za e-pošto, ki jih želite uporabiti, kot je opisano v drugih razdelkih te teme.

  3. Preverite vrstico Pošlji pozneje v območju Zanimanje za e-pošto. Če ima sistem na voljo podatke, na podlagi katerih je mogoče predlagati ustrezen čas dostave, se nasvet prikaže tukaj. Čas dostave lahko prestavite tudi, če sporočilo ni prikazano.

    Kontrolnik »Pošlji pozneje«

  4. Za poznejšo dostavo kliknite povezavo Pošlji pozneje, nato se odpre pojavno okno Pošlji pozneje.

    Okno »Pošlji pozneje«

    Če sistem priporoči čas ali datum, je ta podatek že vnesen, sicer je polje prazno. V vsakem primeru pa uporablja vaš lokalni čas (in ne prejemnikovega). S kontrolnikom Nastavi ob nastavite želeni čas in datum dostave, nato kliknite V redu, s čimer shranite nastavljeno in zaprete okno.

  5. Gumb Zakasnitev pošiljanja se obarva zeleno in prikažeta se povezavi Spremeni urnik in Odstrani zakasnitev, prek katerih lahko spremenite nastavljeno zakasnitev ali sporočilo takoj pošljete. Spremembe lahko izvajate, dokler sporočilo ni poslano.

    Kontrolnik »Pošlji pozneje « za načrtovano e-poštno sporočilo

  6. Dokončajte ustvarjanje sporočila in omogočite še druge funkcije zanimanja za e-pošto, ki jih želite uporabiti, kot je opisano v drugih razdelkih te teme.

  7. Če želite poslati sporočilo, kliknite Pošlji.

    Določanje zakasnjenega pošiljanja sporočila:

Opomba

Sporočila z določenim časom pošiljanja so ustrezno označena na seznamu Dejavnosti zapisa Zadeva. Pred določenim časom lahko na tem mestu sporočilo še vedno prestavite ali izbrišete. Urejate lahko tudi datum ali čas opomnika za nadaljnjo komunikacijo, vse druge nastavitve pa postanejo »samo za branje«, ko kliknete Pošlji.

Nastavitev opomnika za nadaljnjo komunikacijo

Želite, da vas sistem opomni, ko je čas za nadaljnjo komunikacijo po poslanem sporočilu? Lahko nastavite opomnik.

  1. Ustvarite novo sporočilo, kot je opisano v razdelku Ustvarjanje novega sporočila.

  2. Dokončajte ustvarjanje sporočila in omogočite še druge funkcije zanimanja za e-pošto, ki jih želite uporabiti, kot je opisano v drugih razdelkih te teme.

  3. Kliknite povezavo Nastavi opomnik pod naslovom Zanimanje za e-pošto.

    Kontrolnik »Nastavi opomnik«

  4. Odpre se pojavno okno Nastavi opomnik.

    Okno »Nastavi opomnik«

  5. Vnesite Naslov opomnika. To besedilo se prikaže, ko se opomnik sproži, zato vnesite dovolj besedila, da boste lahko takoj vedeli, čemu je opomnik namenjen.

  6. Na spustnem seznamu Pogoj izberite enega od naslednjih pogojev:

    • Če ne prejmem odgovora do: sproži opomnik, če do navedenega časa in datuma ne prejmete odgovora (na voljo samo za spremljana sporočila).

    • Če e-poštno sporočilo ni odprto do: sproži opomnik, če sporočilo do navedenega časa in datuma ni odprto (na voljo samo za spremljana sporočila).

    • Vseeno me opomni ob: sproži opomnik ob navedenem času in datumu, ne glede na to, kaj se dogaja s sporočilom.

  7. Z nastavitvijo Opomni do določite datum in čas, ko želite, da se opomnik prikaže, ko je Pogoj izpolnjen.

  8. Opomnik shranite tako, da kliknete V redu.

  9. Gumb Nastavi opomnik je zdaj modre barve, prikazan pa je tudi kratek povzetek nastavitev opomnika (ko poteče rok za opomnik, se to besedilo spremeni v skladu s tem). Poleg gumba sta prikazani povezavi Premeni opomnik in Odstrani opomnik. Kot povesta že imeni, lahko s tem povezavama opomnik uredite ali ga odstranite.

    Nastavitev opomnika za načrtovane dejavnosti

  10. Dokončajte ustvarjanje sporočila in omogočite še druge funkcije zanimanja za e-pošto, ki jih želite uporabiti, kot je opisano v drugih razdelkih te teme.

  11. Če želite poslati sporočilo, kliknite Pošlji.

    Ko se opomnik sproži, vas sistem o tem obvesti tako, da ustvari novo kartico dejanja za pomočnika za odnose. Za kartico je določena visoka stopnja pomembnosti, zato se vam bo prikazala takoj. Kartica vsebuje povezave do sporočila, povezanih zapisov in gumbe za dejanja, s katerimi lahko opozorilo opustite ali ga odložite. Več informacij: Pomočnik za odnose

Ogled zgodovine zanimanja za e-pošto

Trenutno stanje, statistični podatki o interakcijah in KPI-ji za spremljana e-poštna sporočila so na voljo prek programa Dynamics 365, kjer so zbrani in prikazani za vsak zapis, s katerim so povezani. Naslednji razdelki opisujejo različna mesta, na katerih so te informacije prikazane v programu Dynamics 365.

Zgodovina e-pošte v stolpcu »Dejavnosti«

Ko shranite ali pošljete sporočilo, se prikaže na seznamu Dejavnosti za zapis Zadeva ali v nekaterih primerih drugi soroden zapis. Običajno boste našli sporočilo na seznamu v zapisu, ki je bil odprt, ko ste sestavljali sporočilo.

E-poštna sporočila na seznamu dejavnosti

Spremljana sporočila imajo trenutno stanje interakcije (npr. »razporejeno za pošiljanje«, »še ni odprto«, »nazadnje odprto včeraj«) na desni strani ploščice na seznamu Dejavnosti. Z gumboma v zgornjem desnem kotu ploščice e-poštnega sporočila lahko razširite njeno vsebino in zgodovino interakcij kar v seznamu, odprete pa lahko tudi celotno stran sporočila.

KPI-ji e-pošte na seznamu e-poštnih sporočil

Seznam vseh e-poštnih sporočil, ki ste jih vi (in morda še kdo drug) poslali iz programa Dynamics 365, si lahko ogledate tako:

  1. Odprite Prodaja > Dejavnosti.

  2. Tukaj vidite seznam dejavnosti, ki ste jih izbrali ob prejšnjem obisku. Za ogled seznama spremljanih e-poštnih sporočil odprite spustni seznam na vrhu strani in izberite E-pošta > Vsa spremljana e-poštna sporočila (ali drug pogled e-pošte, ki vam ustreza).

  3. Prikaže se seznam e-poštnih sporočil izbrane vrste. Če seznam vključuje spremljana e-poštna sporočila, jih lahko berete in razvrščate glede na stolpce s številom odpiranj, ogledov prilog, klikov povezave in odgovorov. Vse podatke katerega koli sporočila lahko odprete tako, da na seznamu kliknete njegovo polje v stolpcu Zadeva.

    KPI-ji e-pošte na e-poštnem seznamu

Podrobnosti sporočila

Stran s podrobnostmi dostavljenega sporočila odprete tako, da na seznamu Dejavnosti ali E-pošta kliknete njegovo zadevo. S tem se odpre prikaz celotnega sporočila »samo za branje«, v razdelku Zanimanje za e-pošto na desni pa je prikazana zgodovina interakcij sporočila in ključni kazalniki učinkovitosti (KPI).

Dejavnost prejemnika e-poštnega sporočila

KPI-ji, prikazani na vrhu časovnice, prikazujejo skupno število odpiranj, ogledov prilog, klikov in odgovorov, ki je bilo zabeleženo za to sporočilo. Na časovnici je prikazan simbol za vsak dogodek interakcije (najnovejši na vrhu) in vključuje nekaj podrobnosti o vsakem od njih.

Rezultati predlog in priporočila na seznamu predlog

Rezultate predlog e-poštnih sporočil in priporočila si lahko ogledate za vse predloge, določene v vašem sistemu, če storite naslednje:

  1. Pojdite v Nastavitve > Predloge in nato izberite Predloge e-pošte.

  2. Prikaže se seznam predlog, ki vključuje stolpce, v katerih so prikazani elementi Stopnja odgovarjanja, Stopnja odpiranja, Št. e-poštnih sporočil in Priporočeno za vsako predlogo (če so na voljo).

    Seznam predlog e-poštnega sporočila

Če katera od strank ne želi spremljanja, lahko to funkcijo nastavite na »Ne dovoli«.

Nekatere stranke imajo pomisleke glede zasebnosti ali varnosti in lahko od vas zahtevajo, da pri komunikaciji z njimi ne uporabljate funkcij spremljanja e-pošte. Te funkcije lahko za določene stranke enostavno onemogočite, tako da uredite nastavitve spremljanja e-pošte za njihove zapise o stiku, možni stranki ali računu. Spremljanje e-pošte je privzeto omogočeno za vse zapise, zato ga morate po potrebi izrecno onemogočiti.

Če želite spremljanje za stik, račun ali možno stranko omogočiti ali onemogočiti:

  1. Odprite zapis za stik, račun ali možno stranko, za katerega želite urediti nastavitve.

  2. Pod naslovom Lastnosti stika poiščite nastavitev Spremljaj e-pošto.

    Lastnosti stika za stik

  3. Kliknite vrednost, prikazano za možnost Spremljaj e-pošto in po potrebi preklopite nastavitev na Ne dovoli ali Dovoli.

  4. Kliknite Shrani, da shranite nastavitev.

Kadar koli sestavljate e-poštno sporočilo, ki vključuje enega ali več prejemnikov, ki ne dovolijo spremljanja, so kontrolniki za omogočanje funkcij spremljanja na strani za ustvarjanje e-poštnega sporočila prikazani kot onemogočeni. Ko so funkcije spremljanja izklopljene, sporočilo ne bo vsebovalo spletnega svetilnika (neviden GIF), vse datoteke bodo pripete neposredno in ne v obliki povezav, poleg tega nobena povezava ne bo preusmerjena prek programa Dynamics 365. Ne glede na to pa lahko še vedno nastavite čas pošiljanja ter vidite priporočila za predloge in čas dostave.

Če želite videti nastavitve spremljanja za vse prejemnike sporočila, kliknite povezavo Prikaz nastavitev prejemnika nad besedilom sporočila. Odpre se pojavno okno, v katerem je prikazano ime in nastavitev spremljanja za vsakega prejemnika. Tukaj lahko odprete zapis katerega koli stika, računa ali možne stranke tako, da kliknete njegovo ime na seznamu.

Izjava o zasebnosti

Če omogočite zanimanja za e-pošto, funkcijo Vpogledov v odnose, in je e-poštno sporočilo, označeno z nastavitvijo Spremljaj, poslano iz storitve Dynamics 365, se zbirajo podatki o interakciji prejemnikov s sporočilom in shranijo v storitvi Azure za izračun KPI-jev dejavnosti prejemnika in interakcije za »spremljana« e-poštna sporočila.

Skrbnik sistema omogoči funkcijo zanimanja za e-pošto tako, da omogoči uporabo funkcije na zavihku Zanimanje za e-pošto v razdelku »Vpogledi v odnose«. Skrbniki lahko pozneje onemogočijo funkcijo zanimanja za e-pošto za organizacijo prek vozlišča Vpogledi v odnose v razdelku Nastavitve.

Ko je funkcija onemogočena, spremljanja e-poštnih sporočil, poslanih iz storitve Dynamics 365, ni mogoče nastaviti niti prek uporabniškega vmesnika niti programsko. Prav tako se ne bodo več zbirali podatki o interakciji prejemnikov za poslana sporočila, ki so bila označena z nastavitvijo Spremljaj. Vsi predhodno zbrani podatki bodo ostali v storitvi Azure in bodo spet na voljo, če bo funkcija v organizaciji omogočena znova. Podatki se hranijo 90 dni po tem, ko stranke prekinejo naročnino pri Microsoftu. Poleg tega lahko uporabniki storitve Dynamics 365 funkcijo Vpogledi v odnose – Zanimanja za e-pošto, onemogočijo za posamezen stik ali možno stranko tako, da spremenijo nastavitev Spremljaj e-pošto v razdelku Lastnosti stika.

Spodaj so podrobno opisane komponente in storitve Azure, povezane s funkcijo zanimanja za e-pošto.

Opomba:Če želite več informacij o dodatnih ponudbah storitve Azure, obiščite Središče zaupanja Microsoft Azure.

Račun za shrambo Azure

Funkcija zanimanja za e-pošto uporablja Račun za shrambo Azure za začasno shranjevanje zbirke dvojiških podatkov o interakciji z e-pošto.

Glejte tudi