S filtriranjem in korelacijo e-poštnih sporočil lahko določite, katera e-poštna sporočila bodo sledena

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.x
Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 8.x

Strežniška sinhronizacija, Microsoft Dynamics 365 za Outlook ali e-poštni usmerjevalnik lahko samodejno ustvarijo e-poštne dejavnosti v storitvi Dynamics 365, ki temeljijo na prejetih e-poštnih sporočilih. Ta vrsta avtomatizacije je znana kot sledenje e-poštnih sporočil. Uporabniki lahko izberejo možnost filtriranja, ki določa, katera e-poštna sporočila bodo sledena v programu Dynamics 365. Filtriranje je nastavljeno na zavihku E-pošta v pogovornem oknu Nastavitev osebnih možnosti v odjemalskih programih Dynamics 365. Uporabniki lahko nastavijo te možnosti:

  • Vsa e-poštna sporočila. Vsa e-poštna sporočila, ki jih uporabnik prejme, so sledena (ustvarjene bodo dejavnosti).

  • E-poštna sporočila kot odgovor na e-pošto programa Dynamics 365. Samo odgovori na e-poštna sporočila, ki so že bila sledena, bodo shranjeni kot e-poštne dejavnosti. Ta možnost uporablja pametno iskanje ustreznic, metodo korelacije, ki uporablja obstoječe lastnosti, ki jih vsebuje e-pošta, za povezovanje e-poštnih sporočil z dejavnostmi.

  • E-poštna sporočila možnih strank, stikov in kupcev iz programa Dynamics 365. Samo e-poštna sporočila, ki jih pošljejo možne stranke, stiki in kupci v zbirki podatkov programa Dynamics 365, so shranjeni kot dejavnosti.

  • E-poštna sporočila iz zapisov programa Microsoft Dynamics 365, ki so omogočena za e-pošto. Sledena so e-poštna sporočila iz vseh vrst zapisov, ki vsebujejo e-poštni naslov, vključno s prilagojenimi oblikami zapisov (entitete).

Privzeto je možnost E-poštna sporočila kot odgovor na e-pošto programa Dynamics 365 omogočena. Do korelacije pride, ko je e-poštno sporočilo filtrirano. Skrbniki sistema lahko izklopijo vse sledenje sporočil za določenega uporabnika tako, da nastavijo vrednost Vrsta dostopa do e-pošte – dohodni na Brez na zavihku Splošno na obrazcu Uporabnik.

Korelacijo e-pošte nastavite na zavihku E-pošta na strani »Sistemske nastavitve« in jo lahko omogočite ali onemogočite za celotno organizacijo programa Dynamics 365. Dynamics 365 uporablja dve vrsti korelacij, žetone za sledenje in pametno iskanje ustreznic. Privzeto sta omogočeni obe vrsti korelacij.

Pomembno

Žetoni za sledenje so edina podprta metoda korelacije, ki jo je mogoče uporabiti, ko uporabljate program Dynamics 365 za Outlook, ki je povezan s strežnikom SMTP, in pošljete e-pošto prejemniku, ki ne podpira strežnika Exchange. Če v tem primeru žetoni za sledenje niso omogočeni, dogodki korelacije, na primer samodejno ustvarjanje zapisov na osnovi predmeta zadeve, ne bodo delovali.

Kako Dynamics 365 uporablja pogovore za sledenje e-pošte

Uporabite pogovore Exchange, da povečate možnost za identifikacijo in ujemanje e-pošte. Exchange zbere skupaj povezana e-poštna sporočila in jim dodeli ID (ID pogovora), kar omogoča identifikacijo e-poštnih sporočil, ki so del enega pogovora.

  1. Odprite Nastavitve > Skrbništvo > Sistemske nastavitve.

  2. Kliknite zavihek E-pošta.

  3. V območju Konfiguracije sledenja na ravni mape in korelacije e-pošte kliknite Uporabi korelacijo za sledenje e-poštnim pogovorom.

Konfiguracija sledenja na ravni mape

Če je ta možnost izbrana, bo ID pogovora uporabljen pri identifikaciji vseh e-poštnih sporočil, ki so prispela kot odgovor na sledeno e-poštno sporočilo.

Kako storitev Dynamics 365 povezuje e-poštne naslove z zapisi

Ko storitev Dynamics 365 sledi e-poštnemu sporočilu, poveže e-poštni naslov z zapisom v Dynamics 365. Vsebina polja Od v e-poštnem sporočilu je lahko povezana s samo enim zapisom storitve Dynamics 365. Če se v storitvi Dynamics 365 pojavita dvojna zapisa z istim e-poštnim naslovom, bo vsebina polja Od v e-poštnem sporočilu razrešena ob prvem aktivnem zapisu v naslednjem vrstnem redu:

  1. SystemUser
  2. Stik
  3. Račun
  4. Možna stranka
  5. Oprema
  6. Ekipa
  7. Poslovna enota
  8. Entitete po meri, omogočene za e-pošto

V polju Za v e-poštnem sporočilu bodo na seznamu na voljo vsi zapisi entitet, omogočenih za e-pošto, z e-poštnimi naslovi iz storitve Dynamics 365.

Kako Dynamics 365 uporablja žetone za sledenje

Žetoni za sledenje povečajo verjetnost za identifikacijo in ujemanje e-pošte. Funkcijo žetonov za sledenje lahko uporabite za izboljšanje sledenja e-poštnih sporočil. Žeton za sledenje je alfanumerični niz, ki ga ustvari program Dynamics 365 in je pripet na konec vrstice za zadevo e-pošte. Ustreza e-poštnim dejavnostim z e-poštnimi sporočili.

Žetoni za sledenje dodajo dodatno komponento korelacije pametnemu iskanju ustreznic. Ko program Dynamics 365 ustvari odhodno e-poštno dejavnost, je nastali e-poštni odgovor, ki prihaja v sistem Dynamics 365, nato povezan z izvirno dejavnostjo.

Privzeto je funkcija žetona za sledenje vklopljena.

Struktura žetona za sledenje

Privzeto program Dynamics 365 uporablja to strukturo žetona, ki je sestavljena iz 4 znakov v predponi in 7-mestnega identifikatorja.

Struktura žetona za sledenje v storitvi Dynamics 365

Ta tabela našteva dele in opise žetona za sledenje.

Del Opis
Predpona Nastavljiv od 1 do 20 znakov. Privzeta vrednost je Dynamics 365:. Predpona je lahko edinstvena za vsako organizacijo ali primerek programa Microsoft Dynamics 365 (v spletu). Pri uvajanju z več najemniki programa Dynamics 365 na primer priporočamo, da vsaka organizacija konfigurira in uporablja enolično predpono.
Številka uvajanja osnovnega sledenja Nastavljiv od 0-2,147,483,647. Privzeta vrednost je 0. Uporablja se lahko kot identifikator za določen primerek, organizacijo ali uvajanje programa Dynamics 365.
Obseg števk za število uporabnika Nastavljiv od 1-9. Privzeti obseg je tri (3) števke. Ta vrednost določa, koliko števk je treba uporabiti, ko program Dynamics 365 ustvari številski identifikator za uporabnika programa Dynamics 365, ki je ustvaril e-poštno dejavnost.
Obseg števk za prirastni števec sporočil Nastavljiv od 1-9. Privzeti obseg je tri (3) števke. Ta vrednost določa, koliko števk je treba uporabiti, ko program Dynamics 365 ustvari številski identifikator za e-poštno dejavnost (ne za posamezna sporočila, ki jih dejavnost vsebuje). Če uporabite privzeto vrednost za ustvarjanje žetona s tri-mestno številko, se bo število povečevalo do 999 in nato znova začelo z 000. Uporabite lahko večji obseg števk, da zmanjšate možnost dodeljevanja podvojenih žetonov aktivnim nitim e-pošte.

Čeprav tega ne priporočamo, ker lahko bistveno zmanjša verjetnost za natančno korelacijo e-poštne dejavnosti z e-poštnim sporočilom, lahko izklopite žetone za sledenje. Če želite omogočiti, onemogočiti ali konfigurirati žetone za sledenje, naredite to:

  1. Odprite Nastavitve > Skrbništvo > Sistemske nastavitve.

  2. Kliknite zavihek E-pošta.

  3. V območju Konfiguriraj korelacijo e-pošte lahko onemogočite, omogočite ali spremenite privzeto strukturo žetona za sledenje.

Kaj je pametno iskanje ustreznic?

Ko e-poštni usmerjevalnik obdeluje dohodno e-poštno sporočilo, sistem izvleče informacije, ki so povezane z zadevo e-poštnega sporočila, naslov pošiljatelja in naslove prejemnikov, ki e-poštno dejavnost povezujejo z drugimi zapisi programa Dynamics 365. Ta postopek korelacije, ki je znan tudi kot pametno iskanje ustreznic, uporablja te pogoje za ujemanje informacij o prejetem e-poštnem sporočilu z e-poštnimi dejavnostmi:

  • Ujemanje zadeve. Predpone, na primer RE: ali Re:, in velikost črk se ne upoštevajo. Zadeve e-poštnih sporočil z na primer Re: pozdravljeni in pozdravljeni bi veljale za ujemanje.

  • Ujemanje pošiljatelja in prejemnika. Sistem izračuna število enakih e-poštnih naslovov pošiljatelja in prejemnika, ki se ujemajo.

Ko je postopek ujemanja dokončan, sistem izbere lastnika in predmet dohodnega e-poštnega sporočila.

Pametno iskanje ustreznic je privzeto vklopljeno.

Opomba

Pametno iskanje ustreznic lahko onemogočite in omogočite ter prilagodite nastavitve v pogovornem oknu Sistemske nastavitve – zavihek »E-pošta«.

Glejte tudi

Nabiralnik za posredovanje v primerjavi s posameznimi nabiralniki