Sprostitev prostora za shranjevanje

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.x
Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 8.x

Tako lahko zmanjšate količino prostora za shranjevanje, ki jo porablja odstranjevanje ali brisanje različnih podatkov iz programa Dynamics 365. S temi metodami lahko nadzorujete skupno porabo prostora za shranjevanje s programom Dynamics 365. Nekatere podatke lahko izbrišete, kadar je to potrebno, ali pa ob določenih časovnih intervalih nastavite posle množičnega brisanja.

Opozorilo

Predlogi v tem razdelku vključujejo brisanje opomb, prilog, zgodovine uvoza in drugih podatkov. Pred brisanjem podatkov se prepričajte, da jih več ne potrebujete, saj izbrisanih podatkov ni mogoče pridobiti nazaj. Po izbrisu podatkov jih ne morete pridobiti nazaj z ukazom »Razveljavi«. Morda je bolj smiselno, da povečate količino prostora za shranjevanje, ki jo imate pri Naročnina na Microsoft Dynamics 365, kot pa da zmanjšujete količino porabljenega prostora za shranjevanje.

Opomba

Vse metode, razen 3. in 5. metode, zahtevajo, da imate varnostno vlogo skrbnika Dynamics 365, kot je na primer skrbnik sistema. Kot skrbnik imate dovoljenje za množično brisanje zapisov in za brisanje sistemskih poslov.

Po izvajanju ukrepov za sprostitev prostora za shranjevanje, lahko traja 24 ur, da sistem posodobi informacije o prostoru za shranjevanje. Priporočamo, da počakate do 24 ur in spremljate prostor za shranjevanje.

1. metoda: Brisanje primerkov množične e-pošte in množičnega poteka dela s poslom množičnega brisanja

Opozorilo

Če izbrišete te podatke, ne boste več vedeli, ali ste e-sporočilo prejeli z množično e-pošto in ali je bilo za zapis zagnano pravilo poteka dela. Poslana e-sporočila in dejanja, ki so bila zagnana za zapis v poteku dela, bodo ostala.

  1. Odprite možnost Nastavitve > Upravljanje podatkov.

  2. Izberite Množično brisanje zapisov. V menijski vrstici izberite Novo. Tako odprete čarovnika za množično brisanje.

  3. Izberite Naprej.

  4. Na seznamu Poišči izberite Sistemski posli.

  5. V območju pogojev iskanja dodajte pogoje, ki so podobni tem:

    Vrsta sistemskega posla - je enako - Množična e-pošta; Potek dela;

    Razlog stanja - je enako - Uspelo

    Dokončano dne - Starejše od X mesecev - 1

  6. Združite tri vrstice pogojev:

    1. Izberite puščico poleg vsake vrstice pogoja in nato izberite Izberi vrstico.

    2. Ko so vse tri vrstice izbrane, izberite Združi IN.

  7. Izberite Naprej.

  8. V polje z besedilom Ime vnesite ime posla množičnega brisanja.

  9. Izberite datum in čas začetka posla; po možnosti takrat, ko uporabniki niso v programu Dynamics 365.

  10. Izberite potrditveno polje Zaženi ta posel vsakih in nato na seznamu dni izberite, kako pogosto želite zagnati posel.

  11. Če želite po e-pošti prejeti obvestilo, izberite potrditveno polje **Ko je opravilo končano, mi pošlji e-poštno sporočilo (email@domain.com)**.

  12. Izberite Naprej, preglejte posel množičnega brisanja in nato izberite Pošlji, da ustvarite ponavljajoči se posel.

2. metoda: Ocena in brisanje začasno prekinjenih potekov dela

Včasih poteki dela zaradi pogoja, ki ga ni mogoče izpolniti, ali kakšnega drugega razloga, ki preprečuje, da bi se potek dela nadaljeval, preidejo v začasno prekinjeno stanje.

Opozorilo

Nekateri poteki dela so v začasno prekinjenem stanju, saj čakajo, da se izpolni pogoj, ki še ni izpolnjen, vendar se izpolnitev pričakuje. Potek dela lahko čaka, da se opravilo zaključi.

  1. Izberite Napredno iskanje.

  2. Na seznamu Poišči izberite Sistemski posli.

  3. V območju pogojev iskanja dodajte pogoje, ki so podobni tem:

    Vrsta sistemskega posla - je enako - Potek dela

    Razlog stanja - je enako - Čakanje

  4. Združite dve vrstici pogojev:

    1. Izberite puščico poleg vsake vrstice pogoja in nato izberite Izberi vrstico.

    2. Ko so vse tri vrstice izbrane, izberite Združi IN.

  5. Izberite Poišči.

  6. V oknu rezultati lahko odprete vsak element in tako določite, ali želite izbrisati potek dela.

3. metoda: Odstranitev e-poštnih prilog z naprednim iskanjem

Opozorilo

Če izbrišete te podatke, priloge ne bodo več na voljo v programu Dynamics 365. Če pa ste jih shranili v odjemalcu Office Outlook, bodo tam ostale.

  1. Izberite Napredno iskanje.

  2. Na seznamu Poišči izberite E-poštna sporočila.

  3. V območju pogojev iskanja dodajte pogoje, ki so podobni tem:

    E-poštne priloge (element)

    Velikost datoteke (v bajtih) - je večje od - v polje z besedilom vnesite vrednost bajta, kot je na primer 25000.

  4. Izberite Rezultati.

  5. V razdelku Dejavnosti je seznam z e-poštnimi sporočili, ki imajo priloge večje od »X« bajtov. Preglejte e-poštna sporočila in po potrebi izbrišite priloge.

4. metoda: Odstranitev e-poštnih sporočil s prilogami s poslom množičnega brisanja

Opozorilo

Če izbrišete te podatke, e-poštna sporočila in povezane priloge ne bodo več na voljo v programu Dynamics 365. Če pa ste jih shranili v odjemalcu Office Outlook, bodo tam ostale.

  1. Odprite možnost Nastavitve > Upravljanje podatkov.

  2. Izberite Množično brisanje zapisov in nato v menijski vrstici izberite Novo. Tako odprete čarovnika za množično brisanje.

  3. Izberite Naprej.

  4. Na seznamu Poišči izberite E-poštna sporočila.

  5. V območju pogojev iskanja dodajte pogoje, ki so podobni tem:

    Razlog stanja - je enako - Dokončano

    Dejanski konec - Starejše od X mesecev - 1

    E-poštne priloge (element)

    Velikost datoteke (v bajtih) - je večje od - v polje z besedilom vnesite vrednost bajta, kot je na primer 25000.

  6. Združite prvi dve vrstici pogojev:

    1. Izberite puščico poleg vsake vrstice pogoja in nato izberite Izberi vrstico.

    2. Ko sta obe vrstici izbrani, izberite Združi IN.

  7. Izberite Naprej.

  8. V polje z besedilom Ime vnesite ime posla množičnega brisanja.

  9. Izberite datum in čas začetka posla; po možnosti takrat, ko uporabniki niso v programu Dynamics 365.

  10. Izberite potrditveno polje Zaženi ta posel vsakih in nato na seznamu dni izberite, kako pogosto želite zagnati posel.

  11. Če želite po e-pošti prejeti obvestilo, izberite potrditveno polje **Ko je opravilo končano, mi pošlji e-poštno sporočilo (email@domain.com)**.

  12. Izberite Naprej, preglejte posel množičnega brisanja in nato izberite Pošlji, da ustvarite ponavljajoči se posel.

5. metoda: Odstranitev opomb s prilogami z naprednim iskanjem

Opozorilo

Če izbrišete te podatke, opombe in povezane priloge ne bodo več na voljo v programu Dynamics 365.

  1. Izberite Napredno iskanje.

  2. Na seznamu Poišči izberite Opombe.

  3. V območju pogojev iskanja dodajte pogoje, ki so podobni tem:

    Velikost datoteke (v bajtih) - je večje od - v polje z besedilom vnesite vrednost bajta, kot je na primer 1048576.

  4. Izberite Rezultati.

  5. Dobili boste seznam prilog, ki presegajo navedeno velikost.

  6. Izberite posamezne priloge ali več prilog in nato izberite Izbriši (X).

6. metoda: Odstranitev opomb s prilogami s poslom množičnega brisanja

Opozorilo

Če izbrišete te podatke, opombe in povezane priloge ne bodo več na voljo v programu Dynamics 365.

  1. Odprite možnost Nastavitve > Upravljanje podatkov.

  2. Izberite Množično brisanje zapisov in nato v menijski vrstici izberite Novo. Tako odprete čarovnika za množično brisanje.

  3. Izberite Naprej.

  4. Na seznamu Poišči izberite Opombe.

  5. V območju pogojev iskanja dodajte pogoje, ki so podobni tem:

    Velikost datoteke (v bajtih) - je večje od - v polje z besedilom vnesite vrednost bajta, kot je na primer 1048576.

    Ustvarjeno dne - Starejše od X mesecev - 1

  6. Združite dve vrstici pogojev:

    1. Izberite puščico poleg vsake vrstice pogoja in nato izberite Izberi vrstico.

    2. Ko so vse tri vrstice izbrane, izberite Združi IN.

  7. Izberite Naprej.

  8. V polje z besedilom Ime vnesite ime posla množičnega brisanja.

  9. Izberite datum in čas začetka posla; po možnosti takrat, ko uporabniki niso v programu Dynamics 365.

  10. Izberite potrditveno polje Zaženi ta posel vsakih in nato na seznamu dni izberite, kako pogosto želite zagnati posel.

  11. Če želite po e-pošti prejeti obvestilo, izberite potrditveno polje **Ko je opravilo končano, mi pošlji e-poštno sporočilo (email@domain.com)**.

  12. Izberite Naprej, preglejte posel množičnega brisanja in nato izberite Pošlji, da ustvarite ponavljajoči se posel.

7. metoda: Odstranitev poslov množičnega zaznavanja podvajanja in povezanih kopij podvojenih zapisov

Ob vsakem zagonu posla zaznavanja dvojnikov se, kot del tega posla, kopija vsakega podvojenega zapisa shrani v zbirko podatkov. Če imate 100 podvojenih zapisov, bodo ti podvojeni zapisi vsakič, ko je posel zaznavanja dvojnikov, ki jih najde, zagnan ročno ali v ponavljajočem načinu, shranjeni v zbirko podatkov pod tem primerkom posla zaznavanja dvojnikov, tako bo dokler dvojnikov ne spojite ali izbrišete ali dokler ne izbrišete tega primerka posla zaznavanja dvojnikov.

  1. Odprite možnost Nastavitve > Upravljanje podatkov.

  2. Izberite Posli zaznavanja dvojnikov.

  3. Izberite primerke posla zaznavanja dvojnikov, ki jih želite izbrisati, in nato izberite Izbriši (X).

    Če želite prihraniti prostor za shranjevanje, poskrbite, da so dvojniki razrešeni takoj in da posli zaznavanja dvojnikov o njih več ne poročajo.

8. metoda: Brisanje primerkov množičnega uvoza s poslom množičnega brisanja

Z vsako izvedbo množičnega uvoza je povezan sistemski posel. Podrobnosti sistemskega posla prikažejo zapise, ki so bili uspešno uvoženi, in zapise, katerih uvoz ni uspel.

Opozorilo

Po izbrisu poslov množičnega uvoza ne morete več videti, kateri podatki so bili uvoženi, in uvoza ne morete več razveljaviti.

  1. Odprite možnost Nastavitve > Upravljanje podatkov.

  2. Izberite Množično brisanje zapisov in nato v menijski vrstici izberite Novo. Tako odprete čarovnika za množično brisanje.

  3. Izberite Naprej.

  4. Na seznamu Poišči izberite Sistemski posli.

  5. V območju pogojev iskanja dodajte pogoje, ki so podobni tem:

    Vrsta sistemskega posla - je enako - Uvoz

    Razlog stanja - je enako - Uspelo

    Dokončano dne - Starejše od X mesecev - 1

  6. Združite tri vrstice pogojev:

    1. Izberite puščico poleg vsake vrstice pogoja in nato izberite Izberi vrstico.

    2. Ko so vse tri vrstice izbrane, izberite Združi IN.

  7. Izberite Naprej.

  8. V polje z besedilom Ime vnesite ime posla množičnega brisanja.

  9. Izberite datum in čas začetka posla; po možnosti takrat, ko uporabniki niso v programu Dynamics 365.

  10. Izberite potrditveno polje Zaženi ta posel vsakih in nato na seznamu dni izberite, kako pogosto želite zagnati posel.

  11. Če želite po e-pošti prejeti obvestilo, izberite potrditveno polje **Ko je opravilo končano, mi pošlji e-poštno sporočilo (email@domain.com)**.

  12. Izberite Naprej, preglejte posel množičnega brisanja in nato izberite Pošlji, da ustvarite ponavljajoči se posel.

9. metoda: Brisanje primerkov poslov množičnega brisanja s poslom množičnega brisanja

Ko množično brišete podatke, kot je to opisano v nekaterih metodah tega članka, se ustvari sistemski posel množičnega brisanja, ki ga lahko izbrišete.

Opozorilo

Potem ko izbrišete te posle, boste izgubili zgodovino prejšnjih poslov množičnega brisanja, ki ste jih zagnali.

  1. Odprite možnost Nastavitve > Upravljanje podatkov.

  2. Izberite Množično brisanje zapisov in nato v menijski vrstici izberite Novo. Tako odprete čarovnika za množično brisanje.

  3. Izberite Naprej.

  4. Na seznamu Poišči izberite Sistemski posli.

  5. V območju pogojev iskanja dodajte pogoje, ki so podobni tem:

    Vrsta sistemskega posla - je enako - Množično brisanje

    Razlog stanja - je enako - Uspelo

    Dokončano dne - Starejše od X mesecev - 1

    Opomba

    Izbrišete lahko tudi posle, ki niso uspeli ali so bili preklicani.

  6. Združite tri vrstice pogojev:

    1. Izberite puščico poleg vsake vrstice pogoja in nato izberite Izberi vrstico.

    2. Ko so vse tri vrstice izbrane, izberite Združi IN.

  7. Izberite Naprej.

  8. V polje z besedilom Ime vnesite ime posla množičnega brisanja.

  9. Izberite datum in čas začetka posla; po možnosti takrat, ko uporabniki niso v programu Dynamics 365.

  10. Izberite potrditveno polje Zaženi ta posel vsakih in nato na seznamu dni izberite, kako pogosto želite zagnati posel.

  11. Če želite po e-pošti prejeti obvestilo, izberite potrditveno polje **Ko je opravilo končano, mi pošlji e-poštno sporočilo (email@domain.com)**.

  12. Izberite Naprej, preglejte posel množičnega brisanja in nato izberite Pošlji, da ustvarite ponavljajoči se posel.

10. metoda: Brisanje dnevnikov spremljanja sprememb

Ko omogočite spremljanje sprememb, Dynamics 365 ustvari dnevnike spremljanja sprememb, v katere shrani zgodovino spremljanja sprememb zapisov. Ko dnevnikov spremljanja sprememb ne potrebujete več, jih lahko izbrišete in tako sprostite nekaj prostora.

Opozorilo

Ko izbrišete dnevnik spremljanja sprememb, si ne morete več ogledati zgodovine spremljanja sprememb za obdobje, ki je bilo zajeto v tem dnevniku spremljanja sprememb.

  1. Odprite možnost Nastavitve > Spremljanje sprememb.

  2. V območju Nadzor izberite Upravljanje dnevnika spremljanja sprememb.

  3. Izberite najstarejši dnevnik spremljanja sprememb, nato izberite Izbriši dnevnike.

  4. V potrditvenem sporočilu izberite V redu.

Opomba

Izbrisati je mogoče le najstarejši dnevnik spremljanja sprememb v sistemu. Če želite izbrisati več kot en dnevnik, znova izbrišite najstarejši razpoložljivi dnevnik spremljanja sprememb, dokler ni izbrisanih dovolj dnevnikov.

Glejte tudi

Upravljanje podatkov
Šifriranje podatkov
Upravljanje primerkov programa Microsoft Dynamics 365 (v spletu)