Nastavitev pravil za zaznavanje dvojnikov in ohranjanje čistih podatkov

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.x
Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 8.x

Če želite ohraniti celovitost podatkov, je priporočljiva nastavitev pravil, da se zmanjša število podvojenih zapisov v sistemu. V programu Dynamics 365 so na voljo privzeta pravila za zaznavanje dvojnikov za kupce, stike in možne stranke, vendar ne za druge vrste zapisov. Če želite, da sistem zazna dvojnike za druge vrste zapisov, morate ustvariti novo pravilo.

Ko ustvarite pravila za zaznavanje dvojnikov, morate vklopiti še zaznavanje dvojnikov.

  1. Preverite, ali imate varnostno vlogo sistemskega skrbnika, prilagojevalnika sistema, direktorja prodaje, namestnika direktorja prodaje, direktorja trženja ali izvršnega direktorja oz. enakovredno dovoljenje.

    Preverite svojo varnostno vlogo

    1. Upoštevajte korake v razdelku Ogled uporabniškega profila.

    2. Nimate pravih dovoljenj? Obrnite se na sistemskega skrbnika.

  2. Odprite možnost Nastavitve > Upravljanje podatkov.

  3. Izberite Pravila za zaznavanje dvojnikov.

  4. Če želite ustvariti novo pravilo za zaznavanje dvojnikov, izberite Novo. Vnesite ime in opis.

    Ali

    Če želite urediti neobjavljeno obstoječe pravilo za zaznavanje dvojnikov, ga izberite.

    Ali

    Če želite urediti objavljeno pravilo za zaznavanje dvojnikov, ga izberite. V meniju Dejanja izberite Prekliči objavo in nato izberite pravilo.

  5. Izberite pogoje za prepoznavanje zapisov kot dvojnikov.

    1. Če ustvarjate novo pravilo:

      • V razdelku Kriteriji pravila za zaznavanje dvojnikov na seznamu Vrsta osnovnega zapisa izberite vrsto zapisa, za katerega želite uporabiti to pravilo. Na primer, izberite Stiki.

      • V polju Vrsta ujemajočega zapisa izberite vrsto zapisa, ki ga želite primerjati. V večini primerov boste verjetno želeli uporabiti enako vrsto zapisa za seznam Vrsta osnovnega zapisa in polje Vrsta ujemajočega zapisa. Koristno je, če lahko primerjate različne vrste zapisov. Na primer, morda boste želeli primerjati polje E-pošta na zavihku »Stiki« s poljem E-pošta na zavihku »Možne stranke«.

    2. Če želite, da pravilo pri zaznavanju dvojnikov upošteva le aktivne zapise, potrdite polje Izključitev nedejavnih ujemajočih se zapisov. To polje potrdite tudi, če pogoji pravila za zaznavanje dvojnikov temeljijo na polju stanja.

    3. Če želite, da pravila razlikujejo med velikimi in malimi črkami, potrdite polje Razlikovanje velikih/malih črk.

    4. Če ste izbrali različne vrste zapisov za osnovne in ujemajoče se vrste zapisov, za vsak nov pogoj v stolpcu Polje osnovnega zapisa izberite Izberi in nato izberite ime polja. V isti vrstici v stolpcu Polje ujemajočega zapisa izberite Izberi in nato izberite ime polja.

      - ALI -

      Če ste izbrali iste vrste zapisov za osnovne in ujemajoče se vrste zapisov, za vsak nov pogoj v stolpcu Polje izberite Izberi in nato izberite polje.

    5. V isti vrstici v stolpcu Kriteriji izberite Izberi in nato izberite operatorja. Na primer, izberite Popolno ujemanje.

    6. Če ste določili Enaki prvi znaki ali Enaki zadnji znaki, v stolpcu Št. znakov izberite Vnesi vrednost, nato vnesite število znakov, ki jih želite primerjati.

    7. Če ne želite, da pravilo med prepoznavanjem dvojnikov upošteva prazna polja (nične vrednosti) kot enaka, potrdite polje Prezri prazne vrednosti.

    Pomembno

    Če je v pravilu za zaznavanje dvojnikov le en pogoj, so prazne vrednosti pri poslu zaznavanja dvojnikov prezrte.

    Število pogojev, ki jih lahko izberete, je omejeno s številom znakov, ki jih je mogoče shraniti v kodo ujemanja za ta zapis. Med dodajanjem pogojev bodite pozorni na vrednost Trenutna dolžina kode ujemanja, ki je prikazana na dnu seznama pogojev.

Primer pravila za zaznavanje dvojnikov

  1. Ko dodate vse pogoje, izberite Shrani in zapri.

  2. Če želite omogočiti uporabo novega ali spremenjenega pravila za zaznavanje dvojnikov, izberite Objavi.

    Ko objavite pravilo za zaznavanje dvojnikov, je ustvarjena koda ujemanja za vsak zapis, ki se ujema z vrsto zapisa za to pravilo. Naenkrat lahko objavite samo pet pravil za isto vrsto osnovnega zapisa (na primer za kupca). Če naletite na to omejitev, boste morda morali izbrisati obstoječe pravilo ali preklicati njegovo objavo.

Opomba

  • Priporočamo, da nastavite pogoje za zaznavanje dvojnikov na polje, ki ima enolične vrednosti, kot je na primer E-pošta.
  • Za vsako vrsto zapisa imate lahko več pravil za zaznavanje dvojnikov.

Glejte tudi

Vklop ali izklop pravil o zaznavanju dvojnikov za celotno organizacijo
Zagon sistemskih poslov za zaznavanje podvojenih zapisov
Spajanje podvojenih zapisov za kupce, stike ali možne stranke
Priročnik za razvijalce: entitete pravila za dvojnike