Spremljajte e-poštna sporočila v programu Outlook tako, da jih premaknete v mapo za sledenje strežnika Exchange

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.0
Applies to Dynamics 365 (online), version 8.x

Z uporabo sledenja mapam sledite komunikaciji s strankami, kjer koli ste in v kateri koli napravi. Ko nastavite sledeno mapo, lahko povlečete ali premaknete e-poštno sporočilo v to mapo za samodejno sledenje v programu Microsoft Dynamics 365. Poleg tega, če nastavite zadevni zapis (kot je določen zapis kupca ali priložnosti) za mapo, Dynamics 365 samodejno poveže vsa e-poštna sporočila v tej mapi s tem določenim zapisom. Sledenje mapam je podprto v aplikacijah Exchange Online, Outlook v spletu ali kateri koli drugi mobilni aplikaciji, ki podpira Exchange.

Sledenje mapam za e-pošto strežnika Exchange v storitvi Dynamics 365

Nasvet

Sledenje mapam deluje na podlagi pravil nabiralnika Exchange. To olajša samodejno usmerjanje e-poštnih sporočil v določeno mapo. Nastavite lahko na primer pravilo programa Exchange, ki samodejno usmeri e-pošto stika Contoso v mapo Contoso, ki ji sledite in je povezana z določeno priložnostjo Contoso. Preberite več o nastavljanju pravil

Za prikaz delovanja sledenja mapi si oglejte videoposnetek Sledenje na ravni mape v storitvi CRM Online .

Zahteve za uporabo sledenja mapam

  • Mape za sledenje mora omogočiti tudi skrbnik. Če želite več informacij, se obrnite na skrbnika programa Dynamics 365. Za informacije skrbnika o omogočanju sledenja mapam glejte Konfiguracija sledenja na ravni mape.

  • Vaša organizacija mora za sinhronizacijo e-pošte uporabljati strežniško sinhronizacijo. Če ne veste, kateri način sinhronizacije uporablja vaša organizacija, se obrnite na skrbnika programa Dynamics 365. Če želite informacije skrbnika o nastavljanju strežniške sinhronizacije, glejte Nastavitev strežniške sinhronizacije.

Nastavitev sledene mape

  1. V spletni aplikaciji v vrstici za krmarjenje kliknite Možnosti gumb »Možnosti« za Dynamics 365.

  2. V pogovornem oknu Nastavitev osebnih možnosti kliknite zavihek E-pošta in nato v možnosti Izberite e-poštna sporočila, ki jim boste sledili v programu Microsoft Dynamics 365 kliknite Konfiguriraj pravila sledenja mapam.

  3. V pogovornem oknu Sledenje na ravni mape v možnosti Mapa strežnika Exchange kliknite + Nova preslikava mape, puščico dol, ki se prikaže, in nato mapo, ki ji želite slediti.

    Pogovorno okno pravil za sledenje mapi v storitvi Dynamics 365

    Opomba

    Sledite lahko le mapam ali podmapam v nabiralniku Exchange. Sledeno bo le mapi, ki jo izberete. Če na primer izberete mapo, ki vsebuje podmape, podmapam ne bo sledeno, razen če jih posebej izberete v tem pogovornem oknu. Največje število map, ki jim lahko sledite, je 25.

  4. Če mapo želite povezati z določenim zapisom – na primer s kupcem ali priložnostjo – v možnosti Zadeva: zapis v storitvi Dynamics 365 kliknite gumb Iskanje grafika gumba »Iskanje« in nato poiščite zapis.

  5. Ponovite 3. in 4. korak za morebitne dodatne mape, ki jim želite slediti in jih (po želji) povezati z zadevnimi zapisi.

  6. Ko končate z dodajanjem in povezovanjem map, kliknite Shrani.

Najboljše prakse za sledenje mapam

  • Priporočamo, da sledenje mapam izkoristite tudi v mobilnih napravah. Če vaša naprava podpira e-pošto Exchange, bo sledenje mapam delovalo samodejno. Namestiti vam ni treba ničesar. Preprosto povlecite ali premaknite e-poštno sporočilo v sledeno mapo za samodejno sledenje temu e-poštnemu sporočilu v programu Dynamics 365.

  • Nastavitev zadevnega zapisa za mapo je odvisna od načina uporabe mape:

    • Če prejmete majhno količino e-pošte od veliko različnih strank, priporočamo, da ustvarite eno mapo z imenom »Sledi v programu Dynamics 365« (ali podobnim imenom), ki ni povezana z določenim zapisom. Na ta način lahko povlečete sporočila v to mapo za samodejno sledenje. Če boste pozneje želeli povezati neko e-poštno sporočilo v tej mapi z določenim zapisom v programu Dynamics 365, odprite ta zapis dejavnosti v programu Dynamics 365 in izpolnite polje »Zadeva«.

    • Če prejmete veliko količino e-pošte od določene stranke, priporočamo, da ustvarite mapo (ali uporabite obstoječo mapo) samo za to stranko in jo povežete z določenim zapisom. Ustvarite na primer mapo Contoso in nastavite zadevni zapis na zapis kupca Contoso ali zapis priložnosti.

  • Vsi e-poštni odgovori na e-poštna sporočila, ki so že bila sledena, bodo samodejno sledeni le, če je e-poštni odgovor v mapi »Prejeto«. Če je bil e-poštni odgovor ročno ali prek pravil programa Outlook premaknjen v podmapo mape »Prejeto«, samodejno sledenje ne bo vklopljeno. Rešitev: (1) ne uporabljajte usmerjanja map, ki temelji na pravilih, ali (2) e-poštnih odgovorov, za katere menite, da morajo biti sledeni v storitvi Dynamics 365, ne premikajte ročno iz mape v mapo »Prejeto«.

  • Nastavite lahko več map, ki so povezane z istim zadevnim zapisom. Mapo »Prodajni predlog za Contoso« in mapo »Pravne zadeve za Contoso« lahko na primer povežete z istim zapisom kupca Contoso.

  • Priporočamo, da po določenem obdobju ne uporabljate iste mape za različne zapise. Recimo, da sledite e-poštni komunikaciji za priložnost s stranko 1, vendar ste priložnost že pridobili, zato vam ni treba slediti prihodnji komunikaciji s to stranko. Morda boste želeli zadevni zapis za to mapo preprosto dodeliti novi stranki (stranka 2), s katero sodelujete. Če to storite, bodo vsa e-poštna sporočila v tej mapi, vključno z e-pošto s stranko 1, povezana s stranko 2. V tem primeru je zato najbolje, da ustvarite novo mapo, povezano s stranko 2, in nato nastavite zadevni zapis za to novo mapo stranki 2. Nato lahko izbrišete zadevni zapis za mapo stranke 1.

  • V sledeno mapo lahko vključite tudi nesledeno mapo. Recimo na primer, da želite shraniti osebno e-pošto stika Contoso. Ustvarite lahko podmapo »Osebno« v mapi Contoso, ki je ne nastavite za sledenje.

  • Če vam neki mapi ni več treba slediti, odstranite sledenje, saj tako izboljšate učinkovitost programa. Če želite odstraniti sledenje mapi, jo odstranite iz pogovornega okna Sledenje na ravni mape.

Kaj se zgodi, če odstranite sledenje mapi, jo premaknete, izbrišete ali preimenujete ali spremenite zadevni zapis?

V naslednji tabeli je prikazano, kaj se zgodi, če odstranite sledenje mapi, jo premaknete, izbrišete ali preimenujete ali spremenite zadevni zapis, ki je povezan s sledeno mapo.

Dejanje Rezultat
Odstranjevanje sledenja mapi tako, da mapo izbrišete iz pogovornega okna Sledenje na ravni mape Vsa e-poštna sporočila, ki so bila že prej vključena v to mapo, bodo še vedno sledena, zadevni zapis pa bo še vedno povezan s temi e-poštnimi sporočili. Nova e-poštna sporočila, ki jih dodate v to mapo, ne bodo sledena.
Brisanje mape iz programa Outlook ali Exchange Vsa e-poštna sporočila, vključena v to mapo, bodo izbrisana iz programa Outlook ali Exchange Online. E-poštna sporočila, ki so že sledena prek te mape, pa ne bodo izbrisana iz programa Microsoft Dynamics 365.
Premikanje mape v programu Outlook ali Exchange Mapa in vse njene vsebine bodo še vedno sledene. Če mapo premaknete na lokacijo zunaj nabiralnika, bodo pravila za sledenje na ravni mape onemogočena.
Preimenovanje mape v programu Outlook ali Exchange Mapa in vse njene vsebine bodo še vedno sledene. Namig: če preimenujete mape, programska oprema uporabi ID mape strežnika Exchange za namene sledenja – sledenje ni odvisno od dejanskega imena mape. To je pomembno, če izbrišete mapo in nato poimenujete novo mapo z imenom izbrisane mape. Recimo na primer, da izbrišete mapo 1, ustvarite mapo 2 in nato preimenujete mapo 2 v mapa 1. V tem primeru podatki za sledenje za prvotno mapo 1 ne bodo ohranjeni.
Odstranjevanje povezave med sledeno mapo in določenim zapisom tako, da izbrišete povezavo v pogovornem oknu Sledenje na ravni mape Vsa sporočila v tej mapi, ki so bila že prej povezana, bodo še vedno povezana. Nova sporočila, ki jih dodate v to mapo, ne bodo povezana.
Premikanje e-poštnega sporočila v sledeni mapi, ki je povezana z določenim zapisom, v drugo mapo Če nova mapa nima zadevnega zapisa, bo e-poštno sporočilo še naprej povezano s prvotnim zapisom. Če nova mapa ima zadevni zapis, bo e-poštno sporočilo povezano s tem zadevnim zapisom.
Ročno spreminjanje zadevnega zapisa za e-poštno sporočilo, ki je povezano z drugim zadevnim zapisom, prek sledene mape Pravilo sledene mape ima prednost. Ko je mapa sinhronizirana, bo e-poštno sporočilo znova povezano z zapisom, določenim v pravilu za sledenje mapi, tudi če ročno spremenite zadevni zapis. V tem primeru zadevni zapis spremenite tako:

- Premaknite sporočilo v sledeno mapo, povezano z želenim zapisom.
- V pogovornem oknu Sledenje na ravni mape odstranite povezavo do zadevnega zapisa, preden ročno spremenite zadevni zapis.
- Določeno e-poštno sporočilo premaknite na lokacijo zunaj sledene mape in nato ročno spremenite zadevni zapis za to e-poštno sporočilo.
Dva uporabnika premakneta isto e-poštno sporočilo v ločeni mapi, ki imata različna zadevna zapisa Za eno e-poštno sporočilo lahko nastavite le en zadevni zapis. V tem primeru bo z zadevnim zapisom povezan zapis, ki je bil obdelan prvi.

Glejte tudi

Pogosta vprašanja o sinhronizaciji zapisov med storitvijo Microsoft Dynamics 365 in aplikacijo Microsoft Outlook
Konfiguracija sledenja na ravni mape