Uporaba predlog programa Word za ustvarjanje standardiziranih dokumentov

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.x
Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 8.x

Ko ustvarite in uvozite predloge programa Office Word v Dynamics 365 lahko uporabniki z enim klikom ustvarijo standardizirane dokumente, ki so samodejno dopolnjeni s podatki iz programa Dynamics 365. Če želite uspešno ustvariti predloge programa Word, morate razumeti nekatere posebne vidike, ki jih vključuje ta funkcija.

Opozorilo

Pri ustvarjanju predlog v programu Word obstaja znana težava. V tej temi najdete informacije o preprečevanju interakcij, ki bi lahko škodovale programu Word. Glejte: Pomembno! Znana težava in kako se ji izogniti

Spodaj so navedene podprte različice programa Word.

Ploščinski Različica programa Word.
Ustvarjanje predloge programa Word 2013, 2016
Uporaba dokumenta programa Word, ustvarjenega v programu Dynamics 365 2010, 2013, 2016

Sledite korakom v tej temi ter uspešno ustvarite in uporabite predloge programa Word v programu Dynamics 365.

1. korak: Ustvarjanje predloge programa Word

Mesta, na katerih lahko ustvarite predlogo

V programu Dynamics 365 so tri mesta, na katerih lahko ustvarite predlogo programa Word:

  • Na strani »Nastavitve«. Odprite možnost Nastavitve > Predloge > Predloge dokumentov > Nova (Gumb »Novo« ali »Dodaj«). Za dostop do strani »Nastavitve« boste potrebovali ustrezna dovoljenja, kot so dovoljenja skrbnika sistema ali prilagojevalca sistema.

  • V zapisu. Odprite zapis, kot je »Kupec« v možnosti »Prodaja«. Odprite možnost Prodaja > Client_Accounts > Moji dejavni kupci. Kliknite račun, da ga odprete, in nato kliknite Več () > Predloge programa Word > Ustvari predlogo programa Word. Tukaj ustvarjene predloge so osebne in na voljo le uporabniku, ki jih je ustvaril.

  • Na seznamu zapisov. Primer: odprite možnost Prodaja > Client_Accounts > Moji dejavni kupci. Izberite račun, da ga odprete, in nato kliknite Več () > Predloge programa Word > Ustvari predlogo programa Word.

    Ustvarjanje predloge programa Word iz entitete Dynamics 365

Nasvet

Če želite izbrisati predloge osebnih dokumentov, sledite spodnjim navodilom:

  1. Kliknite napredno iskanje (Posnetek zaslona gumba za napredno iskanje).
  2. Za možnost Poišči izberite Predloge osebnih dokumentov.
  3. Kliknite Rezultati (!).
  4. Izberite predlogo osebnega dokumenta, ki jo želite izbrisati, in kliknite »Izbriši« (Gumb »Izbriši«).

Ko kliknete Ustvari predlogo programa Word, izberite entiteto za filtriranje, in nato kliknite Predloga programa Word > Izberi entiteto.

Izbor predloge programa Word in izbor entitete

Pojavi se stran izbire odnosa.

Izbor entitet za predlogo programa Word

Kaj so odnosi »1:N«, »N:1« in »N:N«?

Pri tem zaslonu morate razumeti strukturo podatkov Dynamics 365. Skrbnik ali prilagojevalec programa Dynamics 365 vam lahko zagotovita informacije o odnosih entitet. Če si želite ogledati vsebino skrbnika, glejte Ustvarjanje in urejanje odnosov entitete.

Tukaj je nekaj primerov odnosov entitete »Kupec«.

Odnos Opis
Odnos entitete 1:N Kupec ima lahko več stikov.
Odnos entitete N:1 Možna stranka, kupec ali stik imajo lahko več računov.
Odnos entitete N:N Kupec ima lahko več seznamov za trženje.

Seznam za trženje ima lahko več kupcev.

Odnosi, ki jih izberete na tem zaslonu, bodo določali, katere entitete in polja bodo na voljo pozneje, ko določite predlogo programa Word. Izberite le odnose, ki jih potrebujete za dodajanje podatkov programa Dynamics 365 v predlogo programa Word.

Opomba

Če želite zagotoviti pravočasen prenos dokumentov, je največje število vrnjenih sorodnih zapisov za posamezen odnos lahko 100. Če na primer izvažate predlogo za kupca in želite vključiti seznam njegovih stikov, bo dokument vrnil največ 100 stikov kupca.

Prenos predloge

Na strani Izbor entitete kliknite Prenos predloge, da v svojem lokalnem računalniku ustvarite dokument programa Word z izvoženo entiteto, ki je vključena v obliki podatkov XML.

2. korak: Omogočanje zavihka »Razvijalec«

Odprite datoteko predloge dokumenta Word. Na tej točki je dokument prazen.

Predloga programa Word ob prvem odprtju

Če si želite ogledati in dodati podatke XML programa Dynamics 365, omogočite zavihek »Razvijalec« v programu Word.

  1. Odprite možnost Datoteka > Možnosti > Prilagoditev traku in omogočite možnost Razvijalec.

    Dodajanje orodja »Razvijalec« na trak programa Word

  2. Kliknite V redu.

    Razvijalec je zdaj viden na traku programa Word.

    Orodje »Razvijalec« na traku programa Word

Pomembno. Znana težava in kako se ji izogniti

Pri predlogah programa Word, ki so ustvarjene s programom Dynamics 365, in programu Office Word obstaja znana težava. V naslednjem razdelku boste v predlogo programa Word dodajali polja kontrolnika vsebine XML.

Opozorilo

Nekaj dejavnikov lahko povzroči, da program Word zamrzne, pri čemer morate uporabiti orodje Upravitelj opravil, da ustavite Word:

  • Vstavite kontrolnik vsebine, ki ni Slika ali Navadno besedilo.
  • Spremenite besedilo v kontrolniku vsebine, spremenite na primer velike začetnice ali dodajate besedilo. Te spremembe se lahko izvedejo zaradi samopopravkov, pa tudi zaradi uporabnikovega urejanja. Funkcija samopopravkov v programu Microsoft Word privzeto začne stavke z veliko začetnico. Ko dodate polje kontrolnika vsebine, ga Word zazna kot nov stavek in bo uporabil veliko začetnico, ko se fokus odvrne od polja.

Če želite preprečiti težave s polji kontrolnika, sledite spodnjim navodilom:

Polja dodajajte samo kot »Navadno besedilo« ali »Slika«

  1. Če želite dodati polja entitete programa Dynamics 365 v predlogo programa Word, uporabite »Podokno za preslikavo XML - ja«. Prepričajte se, da polja dodajate samo kot Navadno besedilo ali Slika.

    Vstavljanje polja Dynamics 365 kot navadno besedilo

V dodanem kontrolniku vsebine ne spreminjajte besedila

  1. V poljih kontrolnika vsebine lahko spreminjate oblikovanje, kot so uporaba krepkega besedila, ne smete pa spreminjati besedila, vključno s spreminjanjem velikih in malih črk.

    V teh poljih ne spreminjajte besedila.

    Če Word zamrzne ali se učinkovitost delovanja poslabša, izklopite možnost samopopravkov.

Izklop samopopravkov

  1. V datoteki predloge, odprti v programu Word, odprite možnost Datoteka > Možnosti > Preverjanje > Možnosti samopopravkov.

    V programu Word izberite Preverjanje > Možnosti samopopravkov.

  2. Počistite možnost Prvo besedo stavka piši z veliko začetnico in Samodejno uporabi predloge iz črkovalnika.

    Preklic nastavitev samopopravkov

  3. V zavihkih Samooblika in Samooblikovanje med vnosom počistite možnost Vezaje (--) s pomišljaji (–).

  4. Kliknite V redu.

    Če ste sledili zgornjim priporočilom, lahko določite predlogo programa Word.

3, korak: Določitev predloge programa Word

Če želite določiti predlogo programa Word s polji entitete programa Dynamics 365, uporabite »Podokno za preslikavo XML - ja«.

  1. V predlogi programa Word kliknite Razvijalec > Podokno za preslikavo XML-a.

    Izbor podokna za preslikavo XML-ja na traku programa Word

    Izbrana je privzeta shema XML.

    Privzeta shema preslikave XML-ja

  2. Izberite shemo XML programa Dynamics 365. Na začetku bo prikazana oznaka »urn:microsoft-crm/document-template/«.

    Izbor sheme XML storitve Dynamics 365

    Pomembno

    Če pogosto pride do nenamernega urejanja, zaradi katerega Word zamrzne ali se učinkovitost njegovega delovanja poslabša, izklopite možnosti samopopravkov po navodilih v razdelku »Znana težava in kako se ji izogniti«.

  3. Razširite entiteto Dynamics 365, z desno tipko miške kliknite polje entitete in nato kliknite Vstavi kontrolnik vsebine > Navadno besedilo.

    Vstavljanje polja Dynamics 365 kot navadno besedilo

    Polje entitete Dynamics 365 je dodano v predlogo programa Word.

    Polje Dynamics 365 je vstavljeno v predlogo programa Word

    Dodajte dodatna polja entitete, opisne oznake in besedilo ter oblikujte dokument.

    Dokončana predloga lahko videti tako:

    Vzorčna predloga programa Word

    Nekatera polja kontrolnika vsebine imajo lahko več vrstic podatkov. Kupci imajo na primer več kot en stik. Če želite vključiti vse podatke v predlogo programa Word, nastavite polje kontrolnika vsebine na ponavljanje.

Nastavitev polj kontrolnika vsebine na ponavljanje

  1. Vstavite polja s ponavljajočimi podatki v vrstico tabele.

  2. Izberite celotno vrstico tabele v predlogi.

    Ustvarjanje tabel in dodajanje polj kontrolnika vsebine

  3. V podoknu za preslikavo XML-ja z desno tipko miške kliknite odnos s polji kontrolnika vsebine, nato kliknite Ponavljanje.

    Nastavitev vrstice tabele na ponavljanje

    Ko za ustvarjanje dokumenta uporabljate predlogo programa Word v programu Dynamics 365, se bo tabela dopolnila z več vrsticami podatkov.

    Ko predloga vsebuje želena polja in je oblikovana, kot želite, jo shranite in naložite v Dynamics 365.

4. korak: Nalaganje predloge programa Word v Dynamics 365

Ko je predloga programa Word ustvarjena po vaših željah, jo shranite, da jo lahko naložite v program Dynamics 365.

Dostop do novo ustvarjenje predloge programa Word je odvisen od načina prenosa in dodeljenega dostopa za varnostno vlogo. Preberite članek Uporaba varnostnih vlog za nadzor dostopa do predlog.

Skrbniki programa Dynamics 365 lahko za nalaganje predlog programa Word v Dynamics 365 uporabljajo stran »Nastavitve«. Predloga, ki je naložena na stran »Nastavitve«, je na voljo vsem uporabnikom v vaši organizaciji Dynamics 365.

Za skrbnike: Nalaganje predloge programa Word v Dynamics 365

  1. V aplikaciji Dynamics 365 pojdite na Nastavitve > Predloge > Predloge dokumentov.

  2. Kliknite Naloži predlogo.

  3. Povlecite datoteko programa Word v pogovorno okno ali poiščite datoteko.

    Pogovorno okno »Nalaganje predloge«

  4. Kliknite Naloži.

    Neskrbniški uporabniki lahko naložijo predlogo za svojo uporabo s seznama zapisov.

Za skrbnike in neskrbniške uporabnike, ki želijo ustvariti osebno predlogo: Nalaganje predloge programa Word v Dynamics 365

  1. V programu Dynamics 365 odprite stran s seznamom zapisov, na primer s seznamom računov strank v možnosti »Prodaja«.

  2. Kliknite element, kot je račun, nato kliknite Več () > Predloge programa Word > Ustvari predlogo programa Word.

  3. Kliknite Predloga programa Word > Naloži.

    Če želite predlogo programa Excel prenesti v Dynamics 365, kliknite »Naloži«

  4. Povlecite datoteko programa Word v pogovorno okno ali poiščite datoteko.

  5. Kliknite Naloži.

5. korak: Ustvarjanje dokumenta iz predloge programa Word

Če želite uporabiti predlogo dokumenta Word, ki ste jo ustvarili, sledite spodnjim navodilom:

  1. Odprite zapis z želenimi informacijami, da ustvarite dokument. Odprite na primer zapis računa stranke v možnosti »Prodaja«.

  2. Kliknite Več () > Predloge programa Word, nato v možnosti Predloge programa Word izberite predlogo, ki ste jo ustvarili.

    Če ustvarjena predloga ni vidna, obstajata dve razlagi:

    1. Prikazane so le predloge, izgrajene za izbrano vrsto zapisa (entiteto). Če na primer odprete zapis priložnosti, ne boste videli predloge, ki ste jo ustvarili z entiteto »Kupec«.

    2. Če si želite ogledati predlogo, osvežite Dynamics 365. Osvežite brskalnik ali zaprite in ponovno odprite Dynamics 365.

    Ko ste izbrali predlogo programa Word, Dynamics 365 ustvari dokument programa Word iz izbranega zapisa.

Preizkusite vzorčne predloge programa Word

V Microsoft Dynamics 365 je vključenih pet predlog programa Word.

V program Dynamics 365 so vključene te predloge

Vzorčne predloge programa Word so bile ustvarjene z določeno vrsto zapisa (entiteto). Za zapise boste lahko uporabili samo tisto predlogo, ki ima isto vrsto zapisa.

Ime Entiteta
Povzetek priložnosti Priložnost (območje »Prodaja«)
Povzetek akcije Akcija (območje »Trženje«)
Povzetek primera Primer (območje »Storitev«)
Račun Račun (območje »Prodaja«)
Povzetek kupca Client_Account (območje »Prodaja«, »Storitev« in »Trženje«)

Uporaba vzorčne predloge programa Word

  1. Odprite zapis z informacijami vrste entitete, ki ustreza vzorčni predlogi. Odprite na primer zapis računa stranke v območju »Prodaja«, da uporabite predlogo »Povzetek kupca«.

  2. Kliknite Več () > Predloge programa Word, nato v možnosti Predloge programa Word izberite vzorčno predlogo.

    Odprite novo ustvarjeno predlogo programa Word in si jo oglejte.

Opomba

Predloge, ki so vključene v Microsoft Dynamics 365, lahko pregledujete, vendar jih ne morete urejati.

Dodatni premisleki

Uporaba varnostnih vlog za nadzor dostopa do predlog

Skrbniki Dynamics 365 lahko nadzorujejo dostop do predlog programa Word z določeno razdrobljenostjo. Prodajalcem lahko na primer dodelite dostop za branje, ne pa dostopa za pisanje v predlogah programa Word.

  1. V storitvi Dynamics 365 kliknite Nastavitve > Varnost > Varnostne vloge.

  2. Izberite vlogo in nato kliknite zavihek »Upravljanje poslovanja«.

  3. Izberite Predloga dokumenta, da nastavite dostop do predlog, ki so na voljo celotni organizaciji. Izberite Predloga osebnega dokumenta za predloge, ki so v skupni rabi s posameznimi uporabniki.

  4. Kliknite kroge, da prilagodite raven dostopa.

    Prilagajanje dostopa z varnostno vlogo

Seznami v ustvarjenih dokumentih niso v enakem vrstnem redu kot zapisi

Seznami zapisov, ustvarjeni iz predloge po meri, morda niso prikazani v enakem vrstnem redu v dokumentih programa Word, kot so v programu Dynamics 365. Zapisi so navedeni v vrstnem redu po uri in datumu ustvarjanja.

Glejte tudi

Analiza podatkov s predlogami programa Excel