Upravljanje dokumentov SharePoint in mest dokumentov prek storitve Dynamics 365

S storitvijo Dynamics 365 lahko shranjujete dokumente v storitvi SharePoint in jih upravljajte prek aplikacije.

Dokumenti, ki jih ustvarite v storitvi Dynamics 365, so shranjeni v storitvi SharePoint in se samodejno sinhronizirajo na namizje in v mobilne naprave.

Opomba

Storitev SharePoint mora omogočiti skrbnik sistema, preden lahko z njo shranjujete dokumente.

Pomembno

Ta funkcija zahteva naročnino na storitev Office 365 ali naročnino na spletno storitev, kot je SharePoint.

Katere vrste zapisov omogočajo upravljanje dokumentov?

SharePoint je privzeto omogočen za naslednje entitete:

  • Račun

  • Članek

  • Kategoriji

  • Članek zbirke znanja

  • Možna stranka

  • Priložnost

  • Citat

  • Izdelek

  • Prodajna dokumentacija

Od kod lahko dostopate do dokumentov?

Za vrste zapisov, ki podpirajo upravljanje dokumentov, odprite zapis, izberite zavihek Sorodno in nato izberite Dokumenti.

V zavihku »Sorodno« izberite možnost »Dokumenti«

Kaj se zgodi ob prvem krmarjenju na zavihek »Dokumenti«?

Ko je storitev SharePoint omogočena, se prvič, ko odprete zavihek Dokumenti, za vrste zapisov, ki podpirajo upravljanje dokumentov, samodejno ustvari privzeto mesto dokumenta (mapa) v storitvi SharePoint. Ime mesta dokumenta je v tej obliki: <zapis_ime>_<zapis_id>.

Privzeto je nastavljena lokacija »Dokumenti« v privzetem mestu 1.

Prikaz obstoječih dokumentov storitve SharePoint

Odpiranje povezane mreže dokumentov v spletni aplikaciji

  1. Pojdite na zapis, za katerega si želite ogledati povezane dokumente. Primer: izberite Prodaja > Možne stranke.

  2. V spletni aplikaciji v ukazni vrstici izberite puščico poleg imena zapisa in izberite Dokumenti.

    Krmarjenje do povezanih dokumentov zapisa

Odpiranje povezane mreže dokumentov v mobilni aplikaciji

  1. Izberite zemljevid mesta Ikona menija in nato izberite Priložnosti.

  2. Izberite zavihek Sorodno in nato izberite Dokumenti.

    Odpiranje zavihka »Dokumenti« v zapisu v mobilni aplikaciji

    Dynamics 365 razvrsti dokumente v konsolidiranem pogledu.

  3. Če želite filtrirati seznam dokumentov, izberite Mesto dokumenta. Izberite med razpoložljivimi mesti dokumentov.

Ustvarite nov dokument

Za ustvarjanje novega dokumenta SharePoint v storitvi Dynamics 365:

  1. pojdite na zapis, za katerega želite ustvariti dokument, in izberite zavihek Dokumenti;

  2. pomaknite se na mesto dokumenta in v mapo, v kateri želite ustvariti nov dokument;

  3. izberite Nov in nato izberite vrsto dokumenta, npr. Microsoft Word, Microsoft, Excel ali Microsoft PowerPoint ali OneNote.

    Mapo lahko ustvarite tudi tu.

  4. V pogovorno okno Ustvarjanje novega dokumenta vnesite ime dokumenta ali mape.

    Pogovorno okno za ustvarjanje novega dokumenta

  5. Izberite Shrani.

    Dokument je ustvarjen v mapi v trenutnem mestu dokumenta.

    Če ustvarite mapo, boste lahko videli hierarhijo map na vrhu seznama »Dokumenti«.

    Obrazec, ki prikazuje hierarhijo map na seznamu dokumentov

    Za krmarjenje med mapami izberite ime mape.

Nalaganje dokumenta

Za nalaganje obstoječega dokumenta v storitev SharePoint iz aplikacije Microsoft Dynamics 365 for Sales:

  1. pojdite na zapis, za katerega želite ustvariti dokument, in izberite zavihek Dokumenti;

  2. izberite Naloži;

  3. izberite datoteko, ki jo želite naložiti. Naenkrat lahko izberete le eno datoteko.

    Dokument je ustvarjen v mapi v trenutnem mestu dokumenta.

    Opomba

    Naložite lahko datoteko v velikosti največ 50 MB. Če je vaša internetna povezava počasna, bo med nalaganjem velikih datotek morda prišlo do napake.

  4. če v storitvi SharePoint obstajajo datoteke z istim imenom, izberite, ali želite prepisati datoteke;

  5. Izberite V redu.

Upravljanje mest SharePoint

Ustvarite lahko novo mesto SharePoint ali urejate obstoječa mesta iz aplikacije Microsoft Dynamics 365 for Sales.

Na seznamu Dokumenti

  1. Če želite odpreti mesto, v ukazni vrstici izberite Odpri mesto in nato izberite mesto.

    Odpiranje mesta dokumenta iz zapisa

  2. Če želite urejati mesto, v ukazni vrstici izberite Uredi mesto > <Ime mesta>.

Urejanje mesta dokumenta iz zapisa

Prikaže se pogovorno okno Urejanje mesta.

Pogovorno okno za urejanje mesta SharePoint

  1. Prikazano ime, nadrejeno mesto in ime mape se samodejno izpolnijo. Vnesite podrobnosti o novem mestu in nato izberite Shrani.

  2. Če želite dodati mesto, v ukazni vrstici izberite Dodajanje mesta.

    Prikaže se pogovorno okno Dodajanje mesta.

    Pogovorno okno za dodajanje mesta SharePoint

  3. Prikazano ime, nadrejeno mesto in ime mape se samodejno izpolnijo. Spremenite podrobnosti, če je to potrebno, in nato izberite Shrani.

Dejanja v dokumentih

Ko izberete enega ali več dokumentov s seznama »Dokumenti«, lahko v dokumentih opravite naslednja splošna dejanja v storitvi SharePoint:

  • Uredi

  • Brisanje

  • Sprostitev

  • Rezervacija

  • Opustitev rezervacije

  • Urejanje lastnosti

Glejte tudi

Konfiguriranje aplikacije Dynamics 365 for Sales za integracijo s SharePointom