Delo z dejavnostmi

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.x

V programu Dynamics 365 lahko vso komunikacijo s svojimi strankami spremljate tako, da uporabite dejavnosti. Med delom pri prodaji ali primeru storitve lahko na primer dodajate opombe, pošiljate e-pošto, opravljate telefonske klice, nastavljate sestanke in si dodelite opravila. Vsa ta dejanja štejejo med vrste dejavnosti.

Sistem vsaki dejavnosti samodejno doda časovni žig in prikaže, kdo jo je ustvaril. Vi in druge osebe v vaši ekipi se lahko pomikate po dejavnostih in pri delu s stranko spremljate zgodovino.

Za najboljši izkoristek programa Dynamics 365 je pomembno, da vsi v organizaciji spremljajo vse interakcije s stranko in dodajo dejavnost za vsako e-poštno sporočilo, telefonski klic, opravilo ali sestanek. Na ta način je zgodovina stranke popolna. V poročila lahko dodate dejavnost in tako spremljate napredek.

Spremljanje beležk, opravil, klicev ali e-pošte z dejavnostmi

V programu Dynamics 365 lahko vso komunikacijo s svojimi strankami spremljate tako, da uporabite dejavnosti. Pri reševanju primera storitve lahko na primer delate beležke, pošiljate e-pošto, opravljate telefonske klice, nastavljate sestanke, si dodelite opravila in ostanete obveščeni z novicami za stranke. Vsa ta dejanja štejejo med vrste dejavnosti.

Spremljanje dejavnosti v storitvi Dynamics 365

Pomembno

Če želite poslati e-poštno sporočilo, mora biti vaša e-pošta pravilno konfigurirana. Več informacij: Zakaj ima poslano e-poštno sporočilo stanje »Čaka na pošiljanje«?

Iskanje dejavnosti

Dejavnosti lahko najdete v razdelku Moje delo. V tem razdelku kliknite ikono Dejavnosti (Dynamics 365) ali ploščico Dejavnosti (Microsoft Dynamics CRM).

Spremenite pogled dejavnosti

Ogledate si lahko vse dejavnosti, ki so vam dodeljene, ali pa si lahko ogledate le nekatere vrste dejavnosti (na primer le naloge ali le telefonske klice).

  • Kliknite puščico dol ob možnosti Moje dejavnosti, nato pa izberite Vse dejavnosti ali izberite želeno vrsto dejavnosti (na primer E-pošta).

    Prikaže vse dejavnosti v Dynamics 365

Filtriranje seznama dejavnosti

Seznam dejavnosti lahko filtrirate tako, da so prikazane le tiste dejavnosti, ki vas zanimajo. Primer: seznam lahko filtrirate tako, da so prikazane le zaključene dejavnosti ali dejavnosti, dodeljene drugim osebam iz vaše ekipe.

  1. Kliknite puščico poleg Moje dejavnosti in nato pomaknite kazalec na Vse dejavnosti (če želite vključiti vse vrste dejavnosti) ali na želeno vrsto dejavnosti (na primer E-pošta ali telefonski klic).

  2. Kliknite desno puščico na spustnem seznamu in nato izberite želeni pogled. Pogledi, ki so na voljo, so odvisni od vrste dejavnosti.

    Prikaže vse dejavnosti v Dynamics 365

Dodajanje nove dejavnosti za stranko

Najpogosteje boste želeli dodati dejavnost, povezano s stikom, priložnostjo, računom ali drugo vrsto zapisa, saj boste tako lahko spremljali vso zgodovino komunikacije s stranko. (Dodate lahko tudi dejavnost zase.)

Tako kot vaša organizacija skozi čas gradi odnos s stranko, si lahko vi in drugi člani vaše ekipe pri delu s stranko ogledate podatke o dejavnosti in zgodovino interakcij. Dejavnosti lahko vključite tudi v poročila in na ta način spremljate napredek.

Za dodajanje dejavnosti za stranko:

  1. Odprite zapis. Za hitro iskanje zapisa lahko uporabite hitro iskanje v vrstici za krmarjenje.

  2. Če želite v zapis dodati opravilo ali telefonski klic, kliknite Dejavnosti. Če želite dodati e-pošto ali sestanek, kliknite Več (...). Lahko pa tudi kliknete Opombe in začnete tipkati.

    Dodajanje dejavnosti

Dodajte dejavnost zase

Dodajte opravila ali opombe zase, ko želite opomnik za določen osebni opravek, npr. za termin pri zdravniku ali obisk športnega dogodka.
Če želite spremljati zgodovino interakcij s stranko, dodajajte nove dejavnosti, ki so povezane z zapisom stranke, da bodo te dejavnosti postale del zgodovine, ki bo na vpogled tudi drugim članom vaše ekipe.

Za dodajanje dejavnosti zase:

  1. V vrstici za krmarjenje kliknite Ustvari in nato kliknite ikono ali ploščico za dejavnost.

  2. Izpolnite polja in nato kliknite Shrani.

Prilaganje dokumenta opombi ali opravilu

Opombam in opravilom lahko priložite dokumente, preglednice, slike ter skoraj vse vrste datotek.

Za prilaganje dokumenta:

  1. Odprite opombo ali opravilo.

  2. Kliknite Priloži. (Opravila poiščite v razdelku Beležke. Morda se boste morali pomakniti navzdol, da boste videli gumb Priloži.)

  3. Poiščite in kliknite datoteko, ki jo želite priložiti, in nato kliknite Dokončano.

    Prilaganje dokumenta dejavnosti

Označitev dejavnosti za dokončano

Ko nekoga pokličete, dokončate nalogo, pošljete e-pošto ali greste na sestanek, lahko v programu Dynamics 365 dejavnost za to dejanje označite kot dokončano.

  1. Odprite dejavnost.

  2. V ukazni vrstici kliknite Označi kot dokončano.

    Prikaz zaprtih predlogov v Dynamics 365

Označitev več dejavnosti hkrati kot končane

  1. Na seznamu dejavnosti kliknite levo od posamezne dejavnosti in jo izberite.

  2. V ukazni vrstici kliknite Več ukazov (…) in nato izberite Označi kot končano.

Najboljše prakse za dejavnosti

Tu je nekaj predlogov o tem, kako uporabiti dejavnosti za največjo korist vaše organizacije:

  • Dodajte dejavnost za vsako interakcijo s stranko. Zagotovite, da zgodovina stranke vsebuje zapis vsake komunikacije, ki jo imate z njo.

  • Uporabite pravo vrsto dejavnosti za ukrepanje. Morda želite vnesti novo opombo, ki pravi »Poslal e-pošto za potrditev cen« ali »Poklical stranko zaradi pogovora o njegovemu primeru storitve«.

    Vendar morate dodati dejavnosti elektronske pošte ali telefonskih klicev, da boste lahko sledili tem vrstam dejavnosti, in uporabiti opombe za bolj splošno besedilo.

  • Dodajte tudi dejavnosti zase. Lahko spremljate svoje naloge, dogodke in opombe, ne da bi te dejavnosti povezovali s stranko.

    Uporabite ukaz Ustvari v navigacijski vrstici. Poiščite te dejavnosti v seznamu tako, da razvrstite stolpec Glede, ki je prazen, če želite biti obveščeni, da neka dejavnost ni povezana z zapisom o kupcu.

    Iskanje dejavnosti, ki niso povezane s stranko

  • Ne pozabite, da se dejavnosti razvrstijo pod povezane zapise. Recimo, da želite biti opomnjeni, da morate ohraniti stik s Chrisom Prestonom, ki je povezan z računom Imported Sports. Dodati boste morali dejavnost opravila v Chrisov zapis stika (in ne za račun Imported Sports).

    Tako se bo vaše opravilo samodejno uvrstilo v račun, vi in druge osebe v vaši ekipi pa bodo videle opravilo, ko si bodo ogledovale stik in račun za Imported Sports. (In vedele bodo, da se zadeva obravnava.)

Glejte tudi

Sodelovanje in komuniciranje s storitvijo Yammer Začetek dneva z nadzornimi ploščami
Pregled aplikacije Dynamics 365 for Sales