Samodejno ustvarjanje primera iz e-pošte

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.x

V programu Dynamics 365 določite pravila za samodejno ustvarjanje primerov in s tem zmanjšajte potrebo po ročnem ustvarjanju primerov iz dohodne e-pošte ali družabnih sporočil ter povečajte učinkovitost posrednikov, ki izvajajo storitve za stranke. Pogoji teh pravil samodejno pretvorijo e-pošto v primere podpore.

Opomba

Ta funkcija je bila vključena v paket posodobitev Paket posodobitev 1 za Dynamics CRM Online 2016.

Samodejno ustvarjanje primerov z uporabo pravil

  1. Preverite, ali imate varnostno vlogo vodje storitev za stranke, sistemskega skrbnika ali prilagojevalnika sistema oz. enakovredno dovoljenje.

    Ko je pravilo za ustvarjanje primera aktivirano, je samodejno ustvarjen tudi ustrezen potek dela. Če ustvarite ali dodelite pravilo, potrebujete dovoljenja, da enaka dejanja izvedete tudi v potekih dela. Uporabljeno je pravilo za ustvarjanje primera in primer je ustvarjen v kontekstu do dovoljenj, ki jih ima lastnik pravila za ustvarjanje primera.

    Preverjanje varnostne vloge

  2. Odprite možnost Nastavitve > Upravljanje storitev.

  3. Izberite Pravila za samodejno ustvarjanje primera.

  4. Če želite ustvariti novo pravilo za ustvarjanje primera, kliknite Novo.

    -ALI-

    Če želite urediti obstoječe pravilo, na seznamu pravil izberite pravilo in v ukazni vrstici kliknite Uredi.

  5. Vnesite ali spremenite podatke v poljih.

    S kazalcem miške pokažite na oznake polj, da vidite, kaj je potrebno vnesti.

    • Ime. Vnesite ime čakalne vrste, za katero ste določili pravilo.

    • Vrsta vira. Izberite E-pošta in tako določite, da bodo primeri samodejno ustvarjen iz e-poštnih sporočil.

    • Čakalna vrsta. Izberite čakalno vrsto, za katero velja pravilo. Če želite na primer pretvoriti e-poštna sporočila in jih nato poslati v čakalno vrsto za podporo, izberite čakalno vrsto tukaj.

      Opomba

      Na vrsto vira lahko z določeno čakalno vrsto povežete le eno pravilo. Če želite ustvariti pravilo za pretvorbo e-pošte v primer, poskrbite, da za to čakalno vrsto določite e-poštni naslov. V nasprotnem primeru samodejno ustvarjanje primerov za e-pošto ne bo delovalo. Več informacij: Ustvarjanje ali spreminjanje čakalne vrste

  6. V razdelku Določi pogoje za ustvarjanje primera izberite pogoje za samodejno ustvarjanje primera. Tukaj lahko dodate več pogojev in jih razporedite, kot želite. Pogoji se obravnavajo v navedenem vrstnem redu. Uporabi se samo en element, ki izpolnjuje pogoje, skladne z dohodnim e-sporočilom.

    Določitev pogojev za ustvarjanje primera iz e-pošte

    1. Ustvari primere za e-pošto neznanih pošiljateljev. Če potrdite to polje, se e-poštna sporočila neznanih pošiljateljev (njihovega e-poštnega naslova ni v nobenem zapisu programa Dynamics 365) pretvorijo v primere. Zapis stika se ustvari tudi za neznanega pošiljatelja.

      Opomba

      Če ne potrdite tega polja, bodo primeri ustvarjeni le za e-poštna sporočila, ki imajo v programu Dynamics 365 za pošiljatelja stik ali račun. E-poštna sporočila pošiljatelja, ki so v programu Dynamics 365 označena kot druge vrste zapisov, ne bodo pretvorjena v primere.

      Ta možnost v povezavi z možnostjo Samodejno ustvari zapise v programu Microsoft Dynamics 365 v osebnih možnostih lastnika pravila določa, ali se ustvari zapis primera in stika (glejte Nastavitev osebnih možnosti):

      Ta tabela prikazuje, ali je zapis stika in primera ustvarjen na osnovi vrednosti, ki so nastavljene za polje Samodejno ustvari zapise v programu Microsoft Dynamics 365 v osebnih možnostih in potrditveno polje Ustvari primere za e-pošto neznanih pošiljateljev v pravilu za samodejno ustvarjanje primera:

      Možnost »Samodejno ustvari zapise v programu Dynamics 365« je nastavljena: Če je možnost »Ustvari primer od neznanega pošiljatelja« v tem pravilu nastavljena: Ustvarjeni stik ali primer?
      Ustvari možno stranko Izbrano Ustvarjena sta tako stik kot tudi primer
      Ustvari možno stranko Ni izbrano Brez
      Ustvari stik Izbrano Ustvarjena sta tako stik kot tudi primer
      Ustvari stik Ni izbrano Ustvarjen je samo stik
      Brez Izbrano Ustvarjena sta tako stik kot tudi primer
      Brez Ni izbrano Brez
    2. Ustvari primer, če za stranko obstaja veljavna upravičenost. Če potrdite to polje, Dynamics 365 ustvari primeru le, če za stranko obstaja aktivna upravičenost.

      Če je pošiljatelj e-poštnega sporočila stik z nadrejenim računom, Dynamics 365 ustvari primer, če ima nadrejeni račun stika veljavno upravičenost in je stik naveden v razdelku upravičenosti Stiki ali če je razdelek Stiki prazen (kar pomeni, da upravičenost velja za vse stike stranke).

    3. Ustvari primere za dejavnosti, povezane z razrešenim primerom. Če potrdite to polje, Dynamics 365 ustvari primer, če je e-poštno sporočilo povezano z razrešenim primerom. Če je e-poštno sporočilo povezano z aktivnim primerom, nov primer ne bo ustvarjen.

    4. Ustvari primer, če je primer, povezan z dejavnostjo, razrešen od. Če potrdite polje Ustvari primere za dejavnosti, povezane z razrešenim primerom, tukaj izberite trajanje. Program Dynamics 365 ustvari primer le, če je primer razrešen pred trajanjem, ki ga določite. Če je dohodno e-poštno sporočilo povezano s primerom, ki se razreši po izteku določenega trajanja, Dynamics 365 poveže dohodno e-poštno sporočilo le z že obstoječim razrešenim primerom, nov primer ne bo ustvarjen.

    5. V razdelku Določi nastavitve samodejnega odgovora potrdite polje Pošlji samodejni e-poštni odgovor stranki, ko je primer ustvarjen, če želite, da se pošiljatelju e-poštnega sporočila pošlje e-poštni odgovor, potem ko se za njegovo e-poštno sporočilo ustvari primer.

    Izberi predlogo e-pošte za odgovor stranki Če potrdite polje Pošlji samodejni e-poštni odgovor stranki, ko je primer ustvarjen, izberite predlogo e-poštnega sporočila (globalno predlogo e-poštnih sporočil ali predlogo e-poštnega sporočila za vrsto entitete primera). Če ne izberete predloge, samodejni odgovor ne bo poslan.

  7. Kliknite Shrani.

  8. V razdelku Navedi podrobnosti o primeru določite pogoje za ustvarjanje primera in določite lastnosti primera.

    Polje naslov novega primera je privzeto nastavljeno na zadevo e-poštnega sporočila in polje stranka je privzeto nastavljeno na pošiljatelja e-poštnega sporočila. Če je pošiljatelj e-poštnega sporočila stik z nadrejenim računom, je polje stranka nastavljeno na nadrejeni račun in polje stik je nastavljeno na pošiljatelja e-poštnega sporočila.

    Navedi podrobnosti o primeru

    1. V razdelku Navedi podrobnosti o primeru kliknite + in določite pogoje za ustvarjanje primera ter lastnosti primera.

    2. V razdelku pogoji določite, kdaj naj bo primer ustvarjen.

      Tako:

      Pogoji za samodejno ustvarjanje primera

    3. V razdelku Lastnosti primera nastavite lastnosti primera. Primer prikazuje, kako lahko prioriteto vseh samodejno ustvarjenih primerov nastavite na Visoko:

      Nastavitve lastnosti novega primera

      Ko je primer ustvarjen, je dohodno sporočilo odstranjeno iz čakalne vrste.

Opomba

Če ni pravila usmerjanja za usmeritev na novo ustvarjenega primera k drugemu uporabniku ali v drugo čakalno vrsto, bo lastnik pravila za ustvarjanje primera nastavljen tudi kot lastnik primera.

Aktiviranje ali deaktiviranje pravila za ustvarjanje primera

Primeri so ustvarjeni samodejno, samo če je pravilo za ustvarjanje primera aktivno. Če želite aktivirati pravilo, ga odprite in v ukazni vrstici kliknite Aktiviraj.

Ko pravilo je aktivno, ga ne morete spremeniti. Če želite spremeniti pravilo, najprej odprite pravilo in v ukazni vrstici kliknite Deaktiviraj. Nato lahko uredite pravilo.

Upravljanje samodejno ustvarjenih primerov z obrazca čakalna vrsta

Ustvarite ali upravljajte pravilo za samodejno ustvarjanje primera iz obrazca čakalna vrsta. To naredite tako, da odprete zapis čakalne vrste in v ukazni vrstici kliknete Nastavitve pretvorbe e-pošte v primer.

Glejte tudi

Ustvarite pravila za samodejno usmerjanje primerov
Ustvarjanje ali spreminjanje čakalne vrste