Uporabniški vodnik za aplikacijo Dynamics 365 za Outlook

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.0

Pomembno

Najnovejšo izdajo aplikacije Program Dynamics 365 za Outlook, s preskusno funkcijo podpira samo Dynamics 365 (v spletu), različica 9.0 ali novejša različica.

Preskusna funkcija je funkcija, ki ni dokončana, vendar je na voljo, še preden postane del uradne različice, tako da lahko stranke dostopajo do nje in posredujejo povratne informacije. Poskusne funkcije niso za komercialno uporabo, njihovo delovanje je lahko omejeno.

Microsoft ne zagotavlja podpore za to preskusno funkcijo. Tehnična podpora za Microsoft Dynamics 365 vam v primeru težav ali vprašanj ne bo mogla pomagati. Poskusne funkcije niso za komercialno uporabo in so predmet ločenih dodatnih pogojev uporabe za poskusne funkcije programa .

Uporabite program Program Dynamics 365 za Outlook in z njim izkoristite zmožnost programa Dynamics 365, medtem ko Outlook uporabljate na namizju, v spletu ali telefonu. Ko je program Program Dynamics 365 za Outlook nameščen, boste (odvisno od različice nameščenega programa) poleg izbranega e-poštnega sporočila programa Outlook ali med ustvarjanjem e-poštnega sporočila ali urejanjem srečanja oz. sestanka zagledali podokno/okno Dynamics 365.

Ko na primer odprete e-poštno sporočilo, si lahko ogledate informacije programa Dynamics 365 o prejemnikih e-pošte. E-poštna sporočila in sestanke v programu Outlook lahko z enim klikom povežete z zapisom storitve Dynamics 365. Ko e-poštno sporočilo ali sestanek povežete z zapisom programa Dynamics 365, se zapis programa Outlook prikaže kot dejavnost za ta zapis v programu Dynamics 365.

Opomba

Ta vsebina je za najnovejšo izdajo aplikacije Program Dynamics 365 za Outlook. Za pretekle izdaje glejte Uporabniški vodnik za aplikacijo Dynamics 365 za Outlook

Znane težave

Več o znanih težavah s to različico aplikacije Program Dynamics 365 za Outlook glejte razdelek Datoteka »Berime« za Dynamics 365 Customer Engagement.

Zahteve

Vaš skrbnik sistema Dynamics 365 lahko poskrbi, da bo program Program Dynamics 365 za Outlook na voljo vaši organizaciji, oziroma ga lahko dodate sami:

  • Če imate varnostne pravice za možnost Uporaba programa Program Dynamics 365 za Outlook.

  • Če vaša organizacija za sinhroniziranje e-pošte v nabiralnikih uporablja strežniško sinhronizacijo.

    Če želite več informacij, in če želite informacije o podprtih napravah, brskalnikih in različicah programa Outlook, glejte Uvajanje aplikacije Dynamics 365 za Outlook.

Dodajanje programa v Outlook

Če so predpogoji izpolnjeni, lahko dodate program neposredno iz programa Dynamics 365.

  1. Kliknite gumb Nastavitve Gumb »Nastavitve« spletnega odjemalca Dynamics 365 in nato kliknite Programi za Dynamics 365.

  2. Na strani Programi za Dynamics 365, pod Program Dynamics 365 za Outlook, kliknite Program Dynamics 365 za Outlook.

    Opomba

    Če imate težave pri namestitvi programa, glejte razdelek z navodili za odpravljanje težav v temi Uvajanje aplikacije Dynamics 365 za Outlook.

Onemogočanje ali odstranjevanje programa Outlook

  1. V programu Outlook kliknite Datoteka in nato kliknite Upravljanje dodatkov.

    Upravljanje dodatka za aplikacijo Dynamics 365 za Outlook

    S tem odprete pogovorno okno Office 365, kjer si lahko ogledate vse svoje dodatke Outlook. Če kliknete vrstico Dynamics 365, lahko vidite, s katerim primerkom Dynamics 365 je povezana aplikacija.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Če želite onemogočiti program, v vrstici programa Dynamics 365 počistite potrditveno polje Vklopljeno.

    • Če želite odstraniti program, izberite vrstico programa Dynamics 365 in nato kliknite gumb »-«.

Terminologija

Izraz Definicija
Nastavi zadevo E-poštnemu sporočilu ali sestanku lahko sledite in ga povežete z obstoječim zapisom v Dynamics 365.
Sledenje Ustvarite kopijo e-poštnega sporočila ali sestanka v Dynamics 365.

Prva uporaba programa

Če želite prikaz podatkov programa Dynamics 365, zatem ko ste jih dodali programu:

  1. Izberite obstoječe e-poštno sporočilo v nabiralniku ali ustvarite novo e-poštno sporočilo ali sestanek.

  2. Na traku kliknite gumb Dynamics 365.

    Trak aplikacije Dynamics 365 za Outlook

    -ALI-

    V Outlook v spletu kliknite gumb Dynamics 365 v podoknu e-pošte.

    Gumb programa Dynamics 365

    Na desni strani zaslona se prikaže podokno Dynamics 365 in prikazuje podatke o prejemnikih.

Opombe:

Če je prejemnik uporabnik programa Dynamics 365 (v nasprotju s stikom ali možno stranko), je to označeno nad imenom uporabnika:

Uporabnik storitve Dynamics 365

Če prejemnik programu Dynamics 365 ni znan, kliknite (+) in nato izberite Dodaj kot stik ali Dodaj kot možno stranko. Glejte: Dodajanje e-poštnega prejemnika kot stik ali možno stranko.

Hitra predstavitev vmesnika

V aplikaciji za Dynamics 365 (v spletu), različica 9.0 se je veliko spremenilo. To se bo prikazalo, ko prvič odprete Program Dynamics 365 za Outlook.

Podokno Dynamics 365 je prikazano pod menijsko vrstico in vsebuje informacije o uporabniku.

Podokno programa Dynamics 365 App za Outlook

Element Opis
1 Zapis v Dynamics 365, s katerim je povezano to e-poštno sporočilo.
2 Povzetek informacij o prejemnikih
3 Povzetek informacij o prejemnikovem računu
4 Pokaže, ali je e-poštno sporočilo ali sestanek povezano z zapisom in ali je sledeno.
5 Kliknite, če želite nastaviti povezovanje in sledenje. Za prikaz e-pošte lahko izberete tudi Dynamics 365 (v spletu), različica 9.0.
6 Kliknite, če želite dodati dejavnost.
7 in 8 Kliknite in nato za povezavo zapisa izberite Nastavitev zadeve.

Podokno programa Dynamics 365 App za Outlook

Element Opis
1 Vaša zadnja dejavnost s prejemnikom
2 in 3 Nedavni zapisi za prejemnika
4 Kliknite za prikaz možnosti, povezanih s seznamom dejavnosti.
5 Kliknite za prikaz možnosti, povezanih z dejavnostjo. Možnosti se razlikujejo glede na dejavnost.
6 in 8 Kliknite za prikaz možnosti, povezanih s seznamom zapisov.
7 in 9 Kliknite za prikaz možnosti, povezanih z zapisom.

Oglejmo si posamezne elemente v menijski vrstici.

Element Opis
Meni – Domov Če želite na glavno stran, izberite Meni > Domov > Nadzorne plošče.
Za prikaz priljubljenih in nedavno uporabljenih zapisov izberite Meni > Nedavno.
Meni – Domov Za prikaz začetnega pogleda izberite Domov.
Meni – Nazaj Izberite Nazaj, če se želite vrniti na nazadnje prikazano stran.
Meni – Hitro ustvarjanje Izberite Hitro ustvarjanje, če želite ustvariti nov zapis, na primer kupca ali stik.
Glejte Ustvarjanje novega zapisa
Meni – Iskanje Izberite Iskanje, če želite poiskati kakšne koli zapise v Dynamics 365.
Meni – Vpogledi Za prikaz najpomembnejših in ustreznih podatkov za vaše trenutno opravilo izberite možnost Vpogledi.
Glejte Pridobivanje vpogledov v dejavnosti s pomočnikom za odnose
Meni – Dokumenti Če želite dodati e-poštne predloge, prodajno dokumentacijo ali članke zbirke znanja, izberite možnost Dokumenti.
Glejte Dodajanje predloge e-poštnega sporočila med ustvarjanjem e-poštnega sporočila in Dodajanje prodajne dokumentacije ali članka v zbirki znanja med ustvarjanjem e-poštnega sporočila

Dodajanje e-poštnega prejemnika kot stik ali možno stranko

Ena od prvih stvari, ki jih morda želite narediti, ko prejmete e-poštno sporočilo stranke, je, da v Dynamics 365 dodate osebo kot stik ali možno stranko. V podoknu Dynamics 365 kliknite (+) in nato izberite Dodaj kot stik ali Dodaj kot možno stranko.

Dodajanje stika ali možne stranke

Opomba

Če pošiljatelj e-poštnega sporočila storitvi Dynamics 365 ni znan, ko dodate stik ali možno stranko, se v storitvi Dynamics 365 začne samodejno sledenje e-poštnega sporočila, sporočilo pa se nastavi glede na ta stik ali možno stranko. Če želite ustaviti sledenje, lahko ročno prekličete sledenje zadevnega e-poštnega sporočila.

E-poštno sporočilo ali sestanek lahko povežete z določenim zapisom v Dynamics 365, kot je določen kupec, priložnost ali primer. S tem je omogočeno tudi sledenje e-poštnemu sporočilu ali sestanku v Dynamics 365.

  1. Ustvarite ali izberite e-poštno sporočilo ali sestanek.

  2. Kliknite gumb Dynamics 365 v podoknu e-pošte.

  3. Kliknite možnost Nastavi zadevo (---).

    Nastavitev zadeve

  4. Vnesite besedilo za iskanje. Prikaže se seznam povezanih zapisov.

    Iskanje povezanih zapisov

  5. S puščicama levo in desno lahko iskanje omenite na primere, račune itd, in nato izberite zapis, za katerega želite samodejno sledenje e-pošte ali srečanja, in ga povežite z zapisom, navedenim v podoknu v Dynamics 365.

  1. Zapis za povezavo poiščite na seznamu ali z iskanjem.

  2. V možnosti »Sledeno z zadevo« kliknite (...) > Spremeni zadevo.

    Spremeni zadevo

  3. Kliknite možnost Nastavi zadevo (---).

    Nastavitev zadeve

  4. Vnesite besedilo za iskanje. Prikaže se seznam povezanih zapisov.

    Iskanje povezanih zapisov

  5. S puščicama levo in desno lahko poiščete povezane primere, račune itd, in nato izberite zapis, za katerega želite samodejno sledenje e-pošte ali srečanja, in ga povežite z zapisom, navedenim v podoknu v Dynamics 365.

Ustvarite nov zapis

  1. Kliknite Hitro ustvarjanje in nato izberite vrsto zapisa, ki ga želite ustvariti.

    Dodajte nov zapis

  2. Izpolnite podatke na obrazcu.

    Ustvarjanje novega zapisa v obrazcu za hitro ustvarjanje

  3. Kliknite Shrani.

Povezano e-poštno sporočilo si lahko ogledate v Dynamics 365

  1. Povezani zapis poiščite na seznamu ali z iskanjem.

  2. V možnosti »Sledeno z zadevo« kliknite (...) > Ogled e-pošte v Dynamics 365.

    Ogled e-pošte v Dynamics 365

Prekličite sledenje zadevnega zapisa

  1. Zapis za povezavo poiščite na seznamu ali z iskanjem.

  2. V možnosti »Sledeno z zadevo« (...) > Prenehaj slediti.

    Prenehaj slediti zadevi

Ustvarite e-poštno sporočilo in sledite korakom v razdelku Povezovanje e-poštnega sporočila ali srečanja z določenim zapisom v Dynamics 365.

Pridobivanje vpogledov v dejavnosti s pomočnikom za odnose

Pomočnik za odnose je namenjen temu, da vam zagotovi ustrezne in pomembne podatke, povezane s tem, kar trenutno počnete. Pomočnik deluje tako, da analizira vse podatke, ki so mu na voljo, in ustvari zbirko kartic dejanj. Vsaka kartica vključuje sporočilo s povzetkom vsebine kartice in povezave za dejanja. Pomočnik kartice razvrsti po pomembnosti in jih filtrira v skladu s trenutno vsebino.

Tukaj je nekaj stvari, ki jih pomočnik omogoča:

  • opozori vas na prihodnje dejavnosti,
  • oveni vaše komunikacije in predlaga primeren čas za komunikacijo s stikom, ki je nekaj časa nedejaven,
  • prepozna e-poštna sporočila, ki čakajo na vaš odgovor,
  • vas opozori, ko se približuje zaključni datum priložnosti.

Ko se ob začetku dela vpišete v Dynamics 365, vas pomočnik opozori na najpomembnejše elemente in opravila iz različnih področij programa.

Za dostop do pomočnika vrstici za krmarjenje kliknite Meni – Vpogledi.

Pomočnik za odnose

Dodajanje predloge e-poštnega sporočila med ustvarjanjem e-poštnega sporočila

Če pogosto pošiljate enaka e-poštna sporočila, lahko prihranite čas z uporabo predloge e-poštnega sporočila. Ko uporabite predlogo e-poštnega sporočila, Program Dynamics 365 za Outlook samodejno vstavi podatke programa Dynamics 365, kot so na primer stiki ali nizi, glede na podatke v e-poštnem sporočilu.

Kadarkoli želite stranki poslati zahvalno sporočilo, lahko na primer uporabite predlogo zahvale in tako prihranite čas.

Predloga e-poštnega sporočila v aplikaciji Dynamics 365 za Outlook

Opomba

Za dodajanje predlog e-poštnih sporočil morate imeti ustrezna dovoljenja.

Dodajanje predloge e-poštnega sporočila

  1. Ustvarite e-poštno sporočilo, kot bi to običajno naredili v programu Outlook.

  2. Na vrhu podokna Dynamics 365 kliknite Dokument > Dodaj predlogo.

    Dodajanje predloge e-poštnega sporočila

  3. Izberite vrsto zapisa (entiteto). Privzet je nastavljen zadevni zapis. Nato kliknite Izberi.

    Izberite entiteto.

  4. Začnite iskanje želene predloge. V razdelku Iskanje predloge kliknite (---).

    Izbira iskanja

  5. Poiščite in izberite želeno predlogo.

    Iskanje predloge e-poštnega sporočila

  6. Sprejmite zbrano predlogo e-poštnega sporočila.

    Sprejem predloge

  7. Predlogo dodate e-poštnemu sporočilu tako, da kliknete Dodaj e-poštnemu sporočilu.

    Dodajanje predloge v e-poštno sporočilo

Besedilo predloge se prikaže v e-poštnem sporočilu.

Besedilo predloge v e-poštnem sporočilu

Za več informacij o ustvarjanju predloge e-poštnega sporočila v programu Dynamics 365 glejte Ustvarjanje predlog za e-pošto.

Dodajanje prodajne dokumentacije ali članka v zbirki znanja med ustvarjanjem e-poštnega sporočila

Ko se ukvarjate s stranko, ji lahko pošljete tudi prodajno dokumentacijo ali članek v zbirki znanja.

Opomba

Za dodajanje prodajne dokumentacije ali člankov v zbirki znanja e-poštnemu sporočilu morate imeti ustrezna dovoljenja.

  1. Ustvarite e-poštno sporočilo, kot bi to običajno naredili v programu Outlook.

  2. Na vrhu podokna Dynamics 365 kliknite Dokument.

    Dodaj dokument

  3. Izberite Dodaj prodajno dokumentacijo ali Dodaj članek zbirke znanja in sledite navodilom za dodajanje ali vstavljanje dokumentacije ali članka.

Dodajanje dejavnosti telefonskega klica, sestanka ali opravila programu Dynamics 365

  1. Za zapis, ki ste ga povezali in mu sledite, v možnosti »Sledeno z zadevo« kliknite (...) > Dodaj dejavnost.

    Kliknite »Dodaj dejavnost«

  2. Izberite dejavnost.

    Izbira dejavnosti

  3. Izpolnite podatke na obrazcu.

  4. Kliknite Shrani.

Sledenje stikom programa Outlook v programu Dynamics 365

Stikom programa Outlook lahko sledite v programu Dynamics 365 z uporabo dodatka Dynamics 365 oz. modula rešitve Outlook. Dodatek se samodejno namesti, ko namestite Program Dynamics 365 za Outlook. Do njega lahko dostopate tako, kot je opisano v nadaljevanju.

Opomba

Pooblaščeni uporabniki ne morejo uporabljati programa Program Dynamics 365 za Outlook za sledenje e-pošte.

Z uporabo dodatka lahko počnete naslednje:

  • Ogledate si lahko seznam stikov programa Microsoft Office ali stikov programa Dynamics 365 in tako lahko vidite, katerim stikom sledite

  • Stike lahko povežete z računi v programu Dynamics 365

  • Z enim klikom lahko odprete zapis stika ali računa v programu Dynamics 365

    Ko je dodatek Dynamics 365 nameščen, boste videli nov zavihek Dynamics 365 na traku Outlook. Kliknite zavihek za prikaz podatkov o stikih.

    Zaslon za pregled dodatkov v aplikaciji Dynamics 365 za Outlook

    Element Opis
    1 Kliknite za prikaz vseh stikov programa Outlook (stiki, prikazani v privzetem pogledu stikov v programu Dynamics 365).
    2 Kliknite, če želite videti vse svoje stike programa Dynamics 365.
    3 Oglejte si, ali stiku sledite ali ne oz. ali je stanje sledenja v čakanju.
    4 Odprite zapis računa Dynamics 365.
    5 Kliknite za klicanje.
    6 Kliknite za pošiljanje e-poštnega sporočila.

Opomba

Če želite uporabiti dodatek, mora vaš skrbnik omogočiti poštni nabiralnik programa Dynamics 365 za sestanke, stike in opravila.

Dostop do dodatka

V spodnjem levem kotu okna Outlook kliknite Dodatek za Dynamics 365.

Kliknite »Dodatek za Dynamics 365«

Glejte kartico stika za stik programa Dynamics 365

  1. Na seznamu »Stiki« izberite potrditveno polje poleg stika. Podatki stika se prikažejo na desni strani zaslona.

    Kartica stika za sledenje stikom v aplikaciji Dynamics 365 za Outlook

Sledenje ali preklic sledenja stiku

  1. Kliknite zavihek OutlookStiki.

  2. Na seznamu »Stiki« izberite potrditveno polje poleg ustreznega stika.

  3. Na traku kliknite Sledi ali Prekliči sledenje.

    Trak za sledenje stikom v aplikaciji Dynamics 365 za Outlook

    Pomembno

    Ne zapustite strani, medtem ko sledite stiku ali preklicujete sledenje stiku. Sicer stiku ne boste sledili oz. ne boste preklicali sledenja stiku.

  1. Kliknite zavihek OutlookStiki.

    Opomba

    Ni mogoče izbrati stika, navedenega na zavihku Dynamics 365 Stiki.

  2. Na seznamu »Stiki« izberite potrditveno polje poleg ustreznega stika.

  3. Na traku kliknite Poveži.

  4. Naredite nekaj od tega:

    • Na desni strani zaslona izberite račun, ki ga želite povezati, in nato na dnu zaslona kliknite Poveži.

      -ALI-

    1. Če želite ustvariti nov račun, na desni strani na dnu zaslona kliknite Novo.

    2. Vnesite ime novega računa.

    3. Kliknite Shrani.

    4. Kliknite gumb Osveži.

    Opomba

    Če stiku še ne sledite, mu boste takoj začeli slediti in stik se bo povezal z računom. Zapis računa bo sinhroniziran med naslednjim sinhronizacijskim ciklom.

Pošiljanje e-poštnega sporočila ali razporejanje sestanka

  1. Kliknite zavihek Dynamics 365 Stiki ali zavihek Stiki programa Outlook in nato izberite potrditveno polje poleg ustreznega stika.

  2. Na traku kliknite E-poštno sporočilo ali Sestanek.

    Ne glede na to, kateri zavihek ste izbrali v koraku 1, bo e-poštno sporočilo, opravilo ali sestanek poslan iz programa Outlook, ne iz programa Dynamics 365.

Iskanje stika

  • Vnesite vrednost v polje za iskanje. Iščete lahko podatke, shranjene v poljih Ime in priimek, Podjetje, Oddelek in Službeni naslov. Ni mogoče iskati podatkov, shranjenih v polju Stanje sledenja, Službeni telefon ali E-poštno sporočilo.

Filtriranje po vseh stikih, sledenih stikih ali nesledenih stikih

  1. Kliknite puščico poleg pogleda spustnega seznama.

  2. Izberite želeni pogled.

    Spustni seznam za filtriranje sledenja pogodbe v aplikaciji Dynamics 365 za Outlook

Glejte tudi

Uvajanje programa Dynamics 365 App za Outlook
Nastavitev strežniške sinhronizacije (skrbniki)