Uvoz podatkov in upravljanje prepoznavanja podvojenih zapisov
Podatke o strankah in prodaji hitro prenesete v aplikacijo tako, da jih uvozite. Podatke lahko uvozite v večino vrst zapisov.
Dynamics 365 obdela uvoze v ozadju. Ko je uvoz dokončan, lahko pregledate, kateri zapisi so bili uspešno uvoženi, delno uvoženi oz. pri katerih uvoz ni uspel. Če želite popraviti zapise, pri katerih uvoz ni uspel, jih izvozite v ločeno datoteko, jih popravite in jih nato poskusite znova uvoziti (po potrebi lahko začnete znova tako, da izbrišete vse zapise, povezane s prejšnjim uvozom).
Podprte vrste datotek
Uvozite lahko podatke iz teh vrst datotek:
- Datoteka z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv)
- Predloge programa Excel, ki ji zagotavlja Dynamics 365
Več informacij: Izvoz podatkov v datoteke programa Word ali Excel
Priprava datoteke za uvoz
Tukaj je nekaj smernic, ki vam bodo pomagale pri uspešnem uvozu datoteke:
Zapise za posamezne vrste zapisa shranite v ločeno datoteko.
Preverite, ali je datoteka v eni od teh oblik zapisa:
- datoteka . csv: podatkovna datoteka z datotečno pripono .csv. Običajno je datoteka .csv sestavljena iz polj in zapisov, shranjenih kot besedilo, v katerem so polja med seboj ločena z vejicami.
- Predloga programa Excel
Če je datoteka za uvoz datoteka .csv, se prepričajte, da je pravilno ločena. Za ločevanje podatkov lahko uporabite dvojne narekovaje (") ali enojne narekovaje (').
Prepričajte se, da je prva vrstica datoteke vrstica z naslovi stolpcev. Če naslovov stolpcev (besedilo v prvi vrstici delovnega zvezka ali datoteke, ki označuje podatke v posameznem stolpcu) ni, jih dodajte.
Opomba
Poskrbite, da v datoteki .csv ni:
- več vrstic v prvi vrstici (naslovna vrstica).
- narekovajev v prvi vrstici. Dynamics 365 kot ločila za podatke uporablja narekovaje.
- podatkov, ločenih s podpičjem (;) ali vejico (,). Dynamics 365 kot ločila za polje uporablja podpičja in vejice.
Pomembno
Podatki se uvozijo hitreje, če jih je med postopkom uvoza mogoče samodejno preslikati. Naslovi stolpcev naj se ujemajo s prikazanim imenom polj v storitvi Dynamics 365. Prikazano ime je oznaka, ki se uporablja privzeto, ko se atribut prikaže na obrazcu, seznamu ali v poročilu. Prikazano ime za posamezen atribut lahko v območju Prilagajanje spremeni uporabnik, ki ima ustrezno varnostno vlogo.
Prepričajte se, da podatki obstajajo za vsa obvezna polja.
Zapis bo uvožen le, če so preslikana vsa obvezna polja in če podatki obstajajo v vseh izvornih stolpcih, ki so preslikani v obvezna polja. Obvezno polje je atribut, ki je zahtevan, preden lahko shranite zapis. Obvezna polja lahko določite vnaprej ali pa določite manjkajoče obvezne preslikave med uvozom. V obeh primerih se prepričajte, da so v vseh zapisih vsi obvezni podatki. Če želite določiti, katera polja so obvezna, odprite obrazec za vrsto zapisa, kot da bi ustvarjali nov zapis, in določite polja, ki so označena z rdečo zvezdico (*).
Na spodnjem seznamu so prikazana privzeto obvezna polja za pogosto uvožene vrste zapisov.
- Kupec: Ime kupca
- Stik: Priimek
- Možna stranka: Tema, Priimek, Ime podjetja
- Izdelek: Privzeta enota, Skupina enot, Podprte decimalke
V spodnjih vrsticah je na primer prikazano, kako so lahko videti podatki za datoteko .csv, v kateri so možne stranke. V prvi vrstici so imena polj, ostale vrstice pa so uvožene kot podatki.
Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile Phone
"Designer Bikes""Groth""Brian""Mountain bikes""someone@example.com""555-555-0112"
"Major Sporting Goods""Bedecs""Anna""Components""555-555-0171"
Opomba
Privzeta največja velikost datotek, ki jih lahko uvozite, je 8 megabajtov (MB).
Uvoz zapisov iz predloge programa Excel
Uvoz zaženete na enega od teh načinov:
- Pojdite v pogled seznama za entiteto, v katero želite uvažati (na primer seznam možnih strank), in v ukazni vrstici izberite Uvoz iz Excela.
- Če ste skrbnik, odprite Nastavitve > Dodatne nastavitve > Upravljanje poslovanja > Uvoz podatkov. Na strani Uvoz podatkov izberite vrsto zapisa, za katerega želite uvoziti podatke, nato pa na spustnem seznamu izberite Excel.
Izberite Prebrskaj, da naložite datoteko.
Izberite Naprej. Vsa polja v izvorni datoteki so samodejno preslikana.
Izberite Dokončaj uvoz.
Uvoz zapisov iz datoteke .csv
Pripravite datoteko za uvoz, kot je opisano v razdelku Priprava datoteke za uvoz.
Uvoz zaženete na enega od teh načinov:
- Pojdite v pogled seznama za entiteto, v katero želite uvažati (na primer seznam možnih strank), in v ukazni vrstici izberite Uvozi iz datoteke CSV.
- Če ste skrbnik, odprite Nastavitve > Dodatne nastavitve > Upravljanje poslovanja > Uvoz podatkov. Na strani Uvoz podatkov izberite vrsto zapisa, za katerega želite uvoziti podatke, nato pa na spustnem seznamu izberite CSV.
Izberite datoteko za prenos.
Izberite Naprej.
Če ste določili nadomestni ključ, ga izberite na spustnem seznamu Nadomestni ključ.
Nadomestni ključ se uporablja za enolično prepoznavanje in posodabljanje zapisov med uvozom namesto uporabe primarnega ključa. Nekateri sistemi zunanjih podatkov ne shranjujejo primarnih ključev. V takšnih primerih lahko za enolično določanje zapisov uporabite nadomestni ključ. Več informacij: Način delovanja nadomestnega ključa in zaznavanja dvojnikov med uvozom
Na spustnem seznamu Ločilo za podatke izberite ločilo za podatke, ki ste ga uporabili v datoteki .csv.
Izberite Pregled preslikave.
Na strani Pregled preslikave preglejte, kako so naslovi stolpcev preslikani v polja v rešitvi Dynamics 365.
- V razdelku Primarna polja na strani Pregled preslikave so na levi strani privzeto prikazana vsa obvezna polja za entiteto, ki mora biti preslikana, da se podatki uspešno uvozijo.
- Če ste izbrali nadomestni ključ, vsa polja nadomestnega ključa prav tako postanejo obvezna polja in jih je treba preslikati.
- Če se naslovi stolpcev v izvorni datoteki ujemajo s prikazanimi imeni polj, so ta polja samodejno preslikana. Vsa preslikana polja so prikazana z zeleno kljukico.
- Če se naslovi stolpcev ne ujemajo, so nepreslikana polja prikazana z rdečim klicajem. Izberite polje storitve Dynamics 365, da preslikate nepreslikan naslov stolpca v datoteki.
- Če želite hitro filtrirati samo v nepreslikanih poljih, na spustnem seznamu Preslikava atributov izberite Nepreslikani.
V razdelku Neobvezna polja na strani Pregled preslikave so na levi strani prikazani naslovi stolpcev v izvorni datoteki. Če se naslovi stolpcev ujemajo s prikazanimi imeni polj, so polja samodejno izbrana v ustreznih spustnih seznamih.
- Če se naslovi stolpcev ne ujemajo, so nepreslikana polja prikazana z rdečim klicajem.
- Izberite polje storitve Dynamics 365, da preslikate nepreslikan naslov stolpca v datoteki.
- Na spustnem seznamu lahko za eno ali več neobveznih polj izberete tudi Prezri. Podatki iz prezrtih stolpcev ne bodo uvoženi v aplikacijo Dynamics 365 Marketing.
Če je v stolpcih izvorne datoteke nespremenljivi nabor vrednosti, morate stolpec preslikati v polje vrste Nabor možnosti. V stolpcu te vrste so vrednosti, kot so »Da« in »Ne« ali »Visoka«, »Srednja« in »Nizka«. To storite tako, da kliknite
gumb zraven polja nabora možnosti. Odpre se razdelek Preslikava nabora možnosti:
Za vsak element Izvorne vrednosti možnosti kliknite element na seznamu Vrednosti možnosti v Dynamics 365, da ga preslikate, nato pa kliknite »V redu«.
Spustni seznam Vrednosti možnosti v Dynamics 365 združuje vrednosti, ki so na voljo v dohodni datoteki, s tistimi, ki so že v zbirki podatkov storitve Dynamics 365. Primer:
- Vrednosti v datoteki za uvoz: Nizka, Visoka
- Vrednosti, ki so že v Dynamics 365: Nizka, Srednja, Visoka
- Nastale ciljne vrednosti: Nizka, Srednja, Visoka, Nizka, Visoka
Po uvozu čarovnik za uvoz doda vse preslikane vrednosti v storitvi Dynamics 365, vendar pa izpusti nepreslikane vrednosti iz datoteke za uvoz, ki še niso v storitvi Dynamics 365. Izvorno vrednost »Nizka« lahko na primer preslikate v ciljno vrednost »Nizka«, izvorno vrednost »Visoko« pa v (novo) ciljno vrednost »Visoka«. Glede na te preslikave čarovnik za uvoz ustvari vrednost »Visoka« kot ciljno vrednost za Dynamics 365. Vrednosti »Nizka« pa ne ustvari kot ciljne vrednosti storitve Dynamics 365, ker niste preslikali izvorne vrednosti v to ciljno vrednost.
Opomba
Preslikate lahko tudi stolpec v izvorni datoteki v polje vrste »Dve možnosti« in »Nabor možnosti z izbiro več elementov« (pri čemer ima polje lahko več vrednosti). Vsak element Izvorne vrednosti možnosti morate preslikati v elemente na seznamu Vrednosti možnosti v aplikaciji Dynamics 365. Če pri preslikavi v polje vrste »Nabor možnosti z izbiro več elementov« izvorna datoteka vključuje vrednosti, ki niso na voljo v aplikaciji Dynamics 365 Marketing, nove vrednosti ne bodo ustvarjene v aplikaciji Dynamics 365 Marketing.
Če se določeni podatki v izvorni datoteki sklicujejo na druge obstoječe zapise v aplikaciji Dynamics 365 Marketing, morate preslikati stolpec v izvorni datoteki v polje za iskanje v aplikaciji Dynamics 365 Marketing.
Uvoziti želite na primer datoteko »Možne stranke.csv«, v kateri so zapisi strank. V stolpcu Stranka v datoteki »Možne stranke.csv« so podatki o povezanem kupcu ali stiku. To preslikate tako, da izberite
gumb zraven polja za iskanje. Razdelek Sklic iskanja odpre in navede entitete, povezane s trenutno entiteto.
Za vsako entiteto izberite polja, v katerih boste iskali med uvozom, da ohranite odnose med zapisi, nato pa izberite V redu.
Če želite shraniti nastavitve preslikave za naslednjič, vnesite ime v polje Vnesite ime podatkovne preslikave. Tako boste pri naslednjem uvozu podobnega nabora podatkov lahko znova uporabili to preslikavo.
Ko želite nadaljevati, izberite Dokončaj uvoz, da uvozite te podatke z uporabo preslikav.
Način delovanja nadomestnega ključa in zaznavanja dvojnikov med uvozom
Pri načinu delovanja nadomestnega ključa in zaznavanja dvojnikov med uvažanjem zapisov v aplikaciji Dynamics 365 Marketing upoštevajte to:
- Če je zaznavanje dvojnikov onemogočeno in nadomestni ključ ni določen v aplikaciji Dynamics 365 Marketing
Med uvažanjem se ustvarijo novi zapisi. Če je najden ujemajoč se GUID, se med uvažanjem zapis posodobi. - Če je zaznavanje dvojnikov onemogočeno in je nadomestni ključ izbran
Zapisi z enakim nadomestnim ključem so posodobljeni, drugi zapisi pa so ustvarjeni v aplikaciji Dynamics 365 Marketing. - Če je zaznavanje dvojnikov onemogočeno in nadomestni ključ ni izbran
V tem primeru se nadomestni ključ obravnava kot primarni ključ, ker je na voljo v aplikaciji Dynamics 365 Marketing. Uvoz zapisov z enakim nadomestnim ključem ne uspe in prikaže se sporočilo o napaki. - Če je zaznavanje dvojnikov omogočeno in nadomestni ključ ni določen
Upošteva se pravilo za zaznavanje dvojnikov. Med uvažanjem se ustvarijo novi zapisi. Če je najden ujemajoč se GUID, se med uvažanjem zapisi posodobijo. Če se kakšen od zapisov ujema s pravilom za zaznavanje dvojnikov, se prikaže sporočilo o napaki. - Če je zaznavanje dvojnikov omogočeno in nadomestni ključ ni izbran V tem primeru se nadomestni ključ obravnava kot primarni ključ, ker je na voljo v aplikaciji Dynamics 365 Marketing. Uvoz zapisov z enakim nadomestnim ključem ne uspe in prikaže se sporočilo o napaki. Uporabijo se tudi pravila za zaznavanje dvojnikov. Če se kakšen od zapisov ujema s pravilom za zaznavanje dvojnikov, se prikaže sporočilo o napaki. Zapisi, ki se ne ujemajo s pravilom za zaznavanje dvojnikov, bodo ustvarjeni v aplikaciji Dynamics 365 Marketing.
- Če je zaznavanje dvojnikov omogočeno in je nadomestni ključ izbran
Med uvažanjem se zapisi posodobijo na podlagi nadomestnega ključa, nato pa se uporabi zaznavanje dvojnikov. Zapisi so posodobljeni, če se nadomestni ključ ujema; v nasprotnem primeru so ustvarjeni v sistemu.
Ogled rezultatov uvoza in odpravljanje napak
Napake lahko popravite šele po dokončanem poslu uvoza.
- Pojdite na Nastavitve > Dodatne nastavitve > Sistem > Upravljanje podatkov > uvozi. Tukaj so navedeni vsi posli uvoza za vse nedavne uvoze.
- Poiščite posel na seznamu in preverite njegov napredek. Stolpec Razlog stanja prikazuje stanje uvoza z uporabo naslednjih vrednosti:
- Poslano
- Razčlenjevanje
- Pretvarjanje
- Uvažanje
- Dokončano
- Ko je uvoz dokončan, stolpci Uspešno, Neuspešno in Delna napaka prikažejo število zapisov, ki so bili uspešno uvoženi, takih, pri katerih uvoz ni uspel, ali takih, ki so bili delno uvoženi.
- Če si želite ogledati zapise, ki niso bili uvoženi ali so bili delno uvoženi, odprite datoteko za uvoz. Dvokliknite zapis datoteke za uvoz.
- Uporabite zavihke za prikaz informacij o neuspešnih, uspešnih ali delno uspešnih uvozih zapisov.
- Na zavihku Napake izberite Izvozi vrstice z napakami, da izvozite vrstice, ki niso bile izvožene v novo datoteko .csv. V tej datoteki lahko popravite napake in jo nato uvozite.
Brisanje uvoženih zapisov
- Pojdite na Nastavitve > Dodatne nastavitve > Sistem > Upravljanje podatkov > uvozi. Tukaj so navedeni vsi posli uvoza za vse nedavne uvoze.
- Izberite datoteko za uvoz, ki jo želite izbrisati, in izvedite eno od teh dejanj:
- Izbriši izvorno datoteko za uvoz: izbriše dnevniško datoteko uvoza in njene podrobnosti.
- Vsi zapisi, uvoženi v to entiteto med uvozom: izbriše vse zapise, ki so bili uvoženi iz izbrane datoteke.
- Vsi uvoženi zapisi iz datoteke .zip: izbriše datoteko za uvoz in zapise, ki so bili uvoženi iz datoteke za uvoz.