Uporabniški priročnik za program Dynamics 365 App for Outlook

Uporabite aplikacijo Dynamics 365 App for Outlook in z njo izkoristite zmožnost aplikacij Dynamics 365, medtem ko Outlook uporabljate na namizju, v spletu ali telefonu. Ko je aplikacija Dynamics 365 App for Outlook nameščena, boste (odvisno od različice nameščene aplikacije) poleg izbranega e-poštnega sporočila storitve Outlook ali med ustvarjanjem e-poštnega sporočila ali urejanjem srečanja oz. sestanka videli podokno ali okno aplikacij Dynamics 365.

Pomembno

Ko na primer odprete e-poštno sporočilo, si lahko ogledate informacije iz aplikacije Dynamics 365 o prejemnikih e-pošte. Ali pa lahko e-poštna sporočila in sestanke v programu Outlook z enim klikom povežete z zapisom storitve Dynamics 365. Ko e-poštno sporočilo ali sestanek povežete z zapisom storitve Dynamics 365, se zapis programa Outlook prikaže kot dejavnost za ta zapis v aplikacijah Dynamics 365.

Pogosta vprašanja

Za več informacij o pogostih vprašanjih glejte Pogosta vprašanja o storitvi Dynamics 365 App for Outlook.

Zahteve

Vaš skrbnik sistema lahko poskrbi, da bo aplikacija Dynamics 365 App for Outlook na voljo vaši organizaciji, oziroma jo lahko dodate sami:

  • Če imate varnostne pravice za možnost Uporaba aplikacije Dynamics 365 App for Outlook.

  • Če vaša organizacija za sinhroniziranje e-pošte v nabiralnikih uporablja strežniško sinhronizacijo.

    Za več informacij in informacije o podprtih napravah, brskalnikih in različicah programa Outlook, glejte Uvajanje aplikacije Dynamics 365 App for Outlook.

Dodajanje aplikacije v Outlook

Če so predpogoji izpolnjeni, lahko dodate aplikacijo neposredno iz aplikacije Dynamics 365.

  1. Kliknite gumb Nastavitve Gumb za nastavitve spletnega odjemalca aplikacij Dynamics 365 in nato Aplikacije za Dynamics 365.

  2. Na strani Aplikacije za Dynamics 365, pod Dynamics 365 App for Outlook, kliknite Dynamics 365 App for Outlook.

    Opomba

    Če imate težave pri namestitvi aplikacije, glejte razdelek z navodili za odpravljanje težav v temi Uvajanje aplikacije Dynamics 365 App for Outlook.

Onemogočanje ali odstranjevanje aplikacije Outlook

  1. V programu Outlook kliknite Datoteka in nato kliknite Upravljanje dodatkov.

    Upravljanje dodatka Dynamics 365 App for Outlook

    S tem odprete pogovorno okno Office 365, kjer si lahko ogledate vse svoje dodatke Outlook. Če kliknete vrstico Dynamics 365, lahko vidite, s katerim primerkom je povezana aplikacija.

  2. Naredite nekaj od tega:

    • Če želite onemogočiti aplikacijo, v vrstici storitve Dynamics 365 počistite potrditveno polje Vklopljeno.

    • Če želite odstraniti aplikacijo, izberite vrstico storitve Dynamics 365 in nato kliknite gumb »-«.

Terminologija

Izraz Definicija
Nastavi zadevo E-poštnemu sporočilu ali sestanku lahko sledite in ga povežete z obstoječim zapisom v aplikacijah Dynamics 365.
Sledenje Ustvarite kopijo e-poštnega sporočila ali sestanka v aplikacijah Dynamics 365.

Prva uporaba aplikacije

Če želite prikazati podatke storitve Dynamics 365, zatem ko ste jih dodali aplikaciji:

  1. Izberite obstoječe e-poštno sporočilo v nabiralniku ali ustvarite novo e-poštno sporočilo ali sestanek.

  2. Na traku kliknite gumb Dynamics 365.

    Trak Dynamics 365 App for Outlook

    • ALI -

    V Outlook v spletu kliknite gumb Dynamics 365 v podoknu e-pošte.

    Gumb aplikacij Dynamics 365

    Na desni strani zaslona se prikaže podokno Dynamics 365 in prikazuje podatke o prejemnikih.

Opombe:

Če je prejemnik uporabnik storitve Common Data Service ali Customer Engagement (on-premises) (v nasprotju s stikom ali možno stranko), je to označeno nad imenom uporabnika:

Uporabnik aplikacij Dynamics 365

Če prejemnik storitvi Dynamics 365 ni znan, kliknite (+) in nato izberite Dodaj kot stik ali Dodaj kot možno stranko. Glejte: Dodajanje e-poštnega prejemnika kot stik ali možno stranko.

Hitra predstavitev vmesnika

V aplikaciji za aplikacije Dynamics 365 se je veliko spremenilo. To se bo prikazalo, ko prvič odprete Dynamics 365 App for Outlook.

Podokno Dynamics 365 je prikazano pod menijsko vrstico in vsebuje informacije o uporabniku.

Dynamics 365 App for Outlookpodokno

Element Opis
1 Zapis v aplikacijah Dynamics 365, s katerim je povezano to e-poštno sporočilo.
2 Povzetek informacij o prejemnikih
3 Povzetek informacij o prejemnikovem računu
4 Pokaže, ali je e-poštno sporočilo ali sestanek povezano z zapisom in ali je sledeno.
5 Kliknite, če želite nastaviti povezovanje in sledenje. Za prikaz e-pošte lahko izberete tudi Dynamics 365.
6 Kliknite, če želite dodati dejavnost.
7 in 8 Kliknite in nato za povezavo zapisa izberite Nastavitev zadeve.

Dynamics 365 App for Outlookpodokno

Element Opis
1 Vaša zadnja dejavnost s prejemnikom
2 in 3 Nedavni zapisi za prejemnika
4 Kliknite za prikaz možnosti, povezanih s seznamom dejavnosti.
5 Kliknite za prikaz možnosti, povezanih z dejavnostjo. Možnosti se razlikujejo glede na dejavnost.
6 in 8 Kliknite za prikaz možnosti, povezanih s seznamom zapisov.
7 in 9 Kliknite za prikaz možnosti, povezanih z zapisom.

Oglejmo si posamezne elemente v menijski vrstici.

Element Opis
Meni – Domov Če želite na glavno stran, izberite Meni > Domov > Nadzorne plošče.
Za prikaz priljubljenih in nedavno uporabljenih zapisov izberite Meni > Nedavno.
Meni – Domov Za prikaz začetnega pogleda izberite Domov.
Meni – Nazaj Izberite Nazaj, če se želite vrniti na nazadnje prikazano stran.
Meni – Hitro ustvarjanje Izberite Hitro ustvarjanje, če želite ustvariti nov zapis, na primer kupca ali stik.
Glejte Ustvarjanje novega zapisa
Meni – Iskanje Izberite Iskanje, če želite poiskati kakšne koli zapise v aplikacijah Dynamics 365.
Meni – Vpogledi Za prikaz najpomembnejših in ustreznih podatkov za vaše trenutno opravilo izberite možnost Vpogledi.
Glejte Pridobivanje vpogledov v dejavnosti s pomočnikom za odnose
Meni – Dokumenti Če želite dodati e-poštne predloge, prodajno dokumentacijo ali članke zbirke znanja, izberite možnost Dokumenti.
Glejte Dodajanje predloge e-poštnega sporočila med ustvarjanjem e-poštnega sporočila in Dodajanje prodajne dokumentacije ali članka v zbirki znanja med ustvarjanjem e-poštnega sporočila

Aplikacija za Outlook kot podokno opravil, ki ga je mogoče pripeti

Če uporabljate Outlook 2016 za Windows (graditev 7668.2000 ali novejša), se aplikacija za Outlook prikaže kot navpično podokno opravil, ki ga je mogoče pripeti, in sicer na desni strani odprtega sporočila ali sestanka v programu Outlook. Če želite več informacij, glejte Uporaba podokna opravil, ki ga je mogoče pripeti, v programu Outlook.

Dodajanje e-poštnega prejemnika kot stik ali možno stranko

Ena od prvih stvari, ki jih morda želite narediti, ko prejmete e-poštno sporočilo stranke, je, da v storitev Dynamics 365 dodate osebo kot stik ali možno stranko. V podoknu Dynamics 365 kliknite (+) in nato izberite Dodaj kot stik ali Dodaj kot možno stranko.

Dodajanje stika ali možne stranke

Opomba

Če pošiljatelj e-poštnega sporočila storitvi Dynamics 365 ni znan, ko dodate stik ali možno stranko, se v storitvi Dynamics 365 začne samodejno sledenje e-poštnega sporočila, sporočilo pa se nastavi glede na ta stik ali možno stranko. Če želite ustaviti sledenje, lahko ročno prekličete sledenje zadevnega e-poštnega sporočila.

E-poštno sporočilo ali sestanek lahko povežete z določenim zapisom v Dynamics 365, kot je določen kupec, priložnost ali primer. S tem je omogočeno tudi sledenje e-poštnemu sporočilu ali sestanku v Dynamics 365.

  1. Ustvarite ali izberite e-poštno sporočilo ali sestanek.

  2. Kliknite gumb Dynamics 365 v podoknu e-pošte.

  3. Kliknite možnost Nastavi zadevo (---).

    Nastavi glede

  4. Vnesite besedilo za iskanje. Prikaže se seznam povezanih zapisov.

    Iskanje povezanih zapisov

  5. S puščicama levo in desno lahko iskanje omenite na primere, račune itd, in nato izberite zapis, za katerega želite samodejno sledenje e-pošte ali srečanja, in ga povežite z zapisom, navedenim v podoknu Dynamics 365.

  1. Zapis za povezavo poiščite na seznamu ali z iskanjem.

  2. V možnosti »Sledeno z zadevo« kliknite (...) > Spremeni zadevo.

    Spremeni zadevo

  3. Kliknite možnost Nastavi zadevo (---).

    Nastavitev zadeve

  4. Vnesite besedilo za iskanje. Prikaže se seznam povezanih zapisov.

    Iskanje povezanih zapisov

  5. S puščicama levo in desno lahko poiščete povezane primere, račune itd, in nato izberite zapis, za katerega želite samodejno sledenje e-pošte ali srečanja, in ga povežite z zapisom, navedenim v podoknu Dynamics 365.

Ustvarite nov zapis

  1. Kliknite Hitro ustvarjanje in nato izberite vrsto zapisa, ki ga želite ustvariti.

    Dodajte nov zapis

  2. Izpolnite podatke na obrazcu.

    Ustvarjanje novega zapisa v obrazcu za hitro ustvarjanje

  3. Kliknite Shrani.

Povezano e-poštno sporočilo si lahko ogledate v aplikacijah Dynamics 365

  1. Povezani zapis poiščite na seznamu ali z iskanjem.

  2. V možnosti »Sledeno z zadevo« kliknite (...) > Ogled e-pošte v aplikacijah Dynamics 365.

    Prikaži e-poštno sporočilo v aplikacijah Dynamics 365

Prekličite sledenje zadevnega zapisa

  1. Zapis za povezavo poiščite na seznamu ali z iskanjem.

  2. V možnosti »Sledeno z zadevo« (...) > Prenehaj slediti.

    Prenehaj slediti zadevi

Sledenje podpisanim e-poštnim sporočilom S/MIME

Dynamics 365 App for Outlook lahko sledi podpisanim e-poštnim sporočilom S/MIME v namiznem programu Outlook in spletnem programu Outlook (OWA). To je omogočeno na gradnji Click-to-Run Outlook 2016 16.0.8730.1000 ali poznejši. Če želite ugotoviti, katero različico programa Outlook imate, odprite Datoteka > Officeov račun > O programu Outlook.

Pridobivanje vpogledov v dejavnosti s pomočnikom za odnose

Pomočnik za odnose je namenjen temu, da vam zagotovi ustrezne in pomembne podatke, povezane s tem, kar trenutno počnete. Pomočnik deluje tako, da analizira vse podatke, ki so mu na voljo, in ustvari zbirko kartic dejanj. Vsaka kartica vključuje sporočilo s povzetkom vsebine kartice in povezave za dejanja. Pomočnik kartice razvrsti po pomembnosti in jih filtrira v skladu s trenutno vsebino.

Tukaj je nekaj stvari, ki jih pomočnik omogoča:

  • opozori vas na prihodnje dejavnosti,
  • oveni vaše komunikacije in predlaga primeren čas za komunikacijo s stikom, ki je nekaj časa nedejaven,
  • prepozna e-poštna sporočila, ki čakajo na vaš odgovor,
  • vas opozori, ko se približuje zaključni datum priložnosti.

Ko se ob začetku dela vpišete v aplikacije Dynamics 365, vas pomočnik opozori na najpomembnejše elemente in opravila iz različnih področij aplikacije.

Za dostop do pomočnika v vrstici za krmarjenje kliknite Meni – Vpogledi > Vpogledi v odnose.

Pomočnik za odnose

Dodajanje predloge e-poštnega sporočila med ustvarjanjem e-poštnega sporočila

Če pogosto pošiljate enaka e-poštna sporočila, lahko prihranite čas z uporabo predloge e-poštnega sporočila. Ko uporabite predlogo e-poštnega sporočila, Dynamics 365 App for Outlook samodejno vstavi podatke storitve Dynamics 365, kot so na primer stiki ali nizi, glede na podatke v e-poštnem sporočilu.

Kadarkoli želite stranki poslati zahvalno sporočilo, lahko na primer uporabite predlogo zahvale in tako prihranite čas.

Predloga e-poštnega sporočila v storitvi Dynamics 365 App for Outlook

Opomba

Za dodajanje predlog e-poštnih sporočil morate imeti ustrezna dovoljenja.

Dodajanje predloge e-poštnega sporočila

  1. Ustvarite e-poštno sporočilo, kot bi to običajno naredili v programu Outlook.

  2. Na vrhu podokna Dynamics 365 kliknite Dokument > Dodaj predlogo.

    Dodajanje predloge e-poštnega sporočila

  3. Izberite vrsto zapisa (entiteto). Privzet je nastavljen zadevni zapis. Nato kliknite Izberi.

    Izberite entiteto.

  4. Začnite iskanje želene predloge. V razdelku Iskanje predloge kliknite (---).

    Izbira iskanja

  5. Poiščite in izberite želeno predlogo.

    Iskanje predloge e-poštnega sporočila

  6. Sprejmite zbrano predlogo e-poštnega sporočila.

    Sprejem predloge

  7. Predlogo dodate e-poštnemu sporočilu tako, da kliknete Dodaj e-poštnemu sporočilu.

    Dodajanje predloge v e-poštno sporočilo

Besedilo predloge se prikaže v e-poštnem sporočilu.

Besedilo predloge v e-poštnem sporočilu

Za več informacij o ustvarjanju predloge e-poštnega sporočila glejte Ustvarjanje predlog za e-pošto.

Dodajanje prodajne dokumentacije ali članka v zbirki znanja med ustvarjanjem e-poštnega sporočila

Ko se ukvarjate s stranko, ji lahko pošljete tudi prodajno dokumentacijo ali članek v zbirki znanja.

Opomba

Za dodajanje prodajne dokumentacije ali člankov v zbirki znanja e-poštnemu sporočilu morate imeti ustrezna dovoljenja.

  1. Ustvarite e-poštno sporočilo, kot bi to običajno naredili v programu Outlook.

  2. Na vrhu podokna Dynamics 365 kliknite Dokument.

    Dodaj dokument

  3. Izberite Dodaj prodajno dokumentacijo ali Dodaj članek zbirke znanja in sledite navodilom za dodajanje ali vstavljanje dokumentacije ali članka.

Dodajanje dejavnosti telefonskega klica, sestanka ali opravila aplikacijam Dynamics 365

  1. Za zapis, ki ste ga povezali in mu sledite, v možnosti »Sledeno z zadevo« kliknite (...) > Dodaj dejavnost.

    Kliknite »Dodaj dejavnost«

  2. Izberite dejavnost.

    Izbira dejavnosti

  3. Izpolnite podatke na obrazcu.

  4. Kliknite Shrani.

Sledenje stikom programa Outlook v aplikacijah Dynamics 365

Stikom programa Outlook lahko sledite z uporabo dodatka Dynamics 365 oz. modula rešitve Outlook . Dodatek se samodejno namesti, ko namestite Dynamics 365 App for Outlook. Do njega lahko dostopate tako, kot je opisano v nadaljevanju.

Z uporabo dodatka lahko počnete naslednje:

  • Ogledate si lahko seznam stikov programa Microsoft Office ali stikov storitve Dynamics 365 in tako lahko vidite, katerim stikom sledite

  • Povezovanje stikov z računi v storitvi Dynamics 365

  • Z enim klikom lahko odprete zapis stika ali računa v storitvi Dynamics 365

    Ko je dodatek Dynamics 365 nameščen, boste videli nov zavihek Dynamics 365 na traku Outlook. Kliknite zavihek za prikaz podatkov o stikih.

    Zaslon pregleda dodatkov Dynamics 365 App for Outlook

    Element Opis
    1 Kliknite za prikaz vseh stikov programa Outlook (stiki, prikazani v privzetem pogledu stikov v storitvi Dynamics 365).
    2 Kliknite, če želite videti vse svoje stike storitve Dynamics 365.
    3 Oglejte si, ali stiku sledite ali ne oz. ali je stanje sledenja v čakanju.
    4 Odprite zapis računa Dynamics 365.
    5 Kliknite za klicanje.
    6 Kliknite za pošiljanje e-poštnega sporočila.

Opomba

Če želite uporabiti dodatek, mora vaš skrbnik omogočiti poštni nabiralnik storitve Dynamics 365 za sestanke, stike in opravila.

Dostop do dodatka

V spodnjem levem kotu okna Outlook kliknite Dodatek za aplikacije Dynamics 365.

Kliknite »Dodatek za aplikacije Dynamics 365«

Glejte kartico stika za stik aplikacij Dynamics 365

  1. Na seznamu »Stiki« izberite potrditveno polje poleg stika. Podatki stika se prikažejo na desni strani zaslona.

    Kartica stika za sledenje stikom v aplikaciji Dynamics 365 App for Outlook

Sledenje ali preklic sledenja stiku

  1. Kliknite zavihek OutlookStiki.

  2. Na seznamu »Stiki« izberite potrditveno polje poleg ustreznega stika.

  3. Na traku kliknite Sledi ali Prekliči sledenje.

    Trak za sledenje stikom v aplikaciji Dynamics 365 App for Outlook

    Pomembno

    Ne zapustite strani, medtem ko sledite stiku ali preklicujete sledenje stiku. Sicer stiku ne boste sledili oz. ne boste preklicali sledenja stiku.

  1. Kliknite zavihek OutlookStiki.

    Opomba

    Ni mogoče izbrati stika, navedenega na zavihku Stiki storitve Dynamics 365

  2. Na seznamu »Stiki« izberite potrditveno polje poleg ustreznega stika.

  3. Na traku kliknite Poveži.

  4. Naredite nekaj od tega:

    • Na desni strani zaslona izberite račun, ki ga želite povezati, in nato na dnu zaslona kliknite Poveži.

      -ALI-

    1. Če želite ustvariti nov račun, na desni strani na dnu zaslona kliknite Novo.

    2. Vnesite ime novega računa.

    3. Kliknite Shrani.

    4. Kliknite gumb Osveži.

    Opomba

    Če stiku še ne sledite, mu boste takoj začeli slediti in stik se bo povezal z računom. Zapis računa bo sinhroniziran med naslednjim sinhronizacijskim ciklom.

Pošiljanje e-poštnega sporočila ali razporejanje sestanka

  1. Kliknite zavihek Stiki storitve Dynamics 365 ali zavihek Stiki programa Outlook in nato izberite potrditveno polje poleg ustreznega stika.

  2. Na traku kliknite E-poštno sporočilo ali Sestanek.

    Ne glede na to, kateri zavihek ste izbrali v koraku 1, bo e-poštno sporočilo, opravilo ali sestanek poslan iz programa Outlook, ne iz storitve Dynamics 365.

Iskanje stika

  • Vnesite vrednost v polje za iskanje. Iščete lahko podatke, shranjene v poljih Ime in priimek, Podjetje, Oddelek in Službeni naslov. Ni mogoče iskati podatkov, shranjenih v polju Stanje sledenja, Službeni telefon ali E-poštno sporočilo.

Iskanje stika v aplikacijah Dynamics 365

  1. Preklopite na zavihek Stiki programa Dynamics 365 na vrhu zaslona, da si ogledate seznam vseh aktivnih stikov v programu Dynamics 365.
  2. Vnesite vrednost v polje za iskanje. Iščete lahko podatke, shranjene v poljih Ime in priimek, Naziv, Oddelek in Službeni naslov.

Ni mogoče iskati podatkov, shranjenih v polju Službeni telefon, Račun ali E-poštno sporočilo.

Iskanje stikov programa Dynamics 365 v aplikaciji Dynamics 365 App for Outlook

Filtriranje po vseh stikih, sledenih stikih ali nesledenih stikih

  1. Kliknite puščico poleg pogleda spustnega seznama.

  2. Izberite želeni pogled.

    Dynamics 365 App for Outlook s spustnim seznamom filtriranja sledenja pogodbe

Sledenje sestankom druge osebe v vaši organizaciji

S programom Dynamics 365 App for Outlook lahko sledite sestankom druge osebe v organizaciji aplikacij Dynamics 365. Za omogočanje te možnosti morate v organizaciji omogočiti nastavitev OrgDBOrgSetting. Aplikacije Dynamics 365 zagotavljajo orodje OrgDBOrgSetting, ki skrbnikom omogoča izvajanje posebnih posodobitev, ki so bile prej omejene na uvedbe registra.

  1. Za pridobitev orodja sledite navodilom v tem članku.
  2. Ko pridobite orodje, omogočite možnost OrgDBOrgSetting TrackAppointmentsFromNonOrganizer.

Uporabite lahko tudi to orodje za urejanje možnosti OrgDBOrgSetting TrackAppointmentsFromNonOrganizer.

Ko omogočite nastavitev OrgDBOrgSetting in odprete aplikacijo Dynamics 365 App for Outlook za sestanek, ki ga je ustvaril drug uporabnik v vaši organizaciji, lahko sledite sestanku. Ne boste več videli traku, ki bi vam onemogočal sledenje elementa koledarja.

Sledenje sestankom

Sinhronizacija in sledenje

Dynamics 365 App for Outlook sledi ter sinhronizira podatke pošte in koledarja med programom Outlook (Exchange) in aplikacijami Dynamics 365. Strežniška sinhronizacija je asinhrona storitev, ki se zažene v ozadju približno vsakih 15 minut, da sinhronizira elemente med strežnikom Exchange in aplikacijami Dynamics 365. V večini primerov se element programa Outlook takoj ustvari v aplikacijah Dynamics 365. V nekaterih primerih pa se s storitvijo strežniške sinhronizacije element poviša v aplikacije Dynamics 365 in sinhronizira, kar lahko traja največ 15 minut. Spodnja tabela vključuje kratko pojasnilo delovanja.

V večini primerov se elementom takoj začne slediti, ko je e-pošta v sestavljenem načinu in ponavljajočih se sestankih.

Opomba

Strežniška sinhronizacija se uporablja za povišanje e-poštnih sporočil, ko Microsoft Outlook vključuje slike v e-poštnih podpisih, uporabljenih kot priloge.

Če Dynamics 365 App for Outlook uporablja strežniško sinhronizacijo za sledenje elementa v aplikacije Dynamics 365, bo stanje sledenja elementa »V čakanju«.

Strežniška sinhronizacija aplikacije Outlook

Glejte tudi

UvediDynamics 365 App for Outlook
Nastavitev strežniške sinhronizacije (skrbniki)