Ali ustvarjajo ali urejajo podatke?

Razumevanje opravil v tem koraku vam bo pomagalo odgovoriti na naslednje vprašanje: ali mora rešitev zajeti kakršne koli podatke? Če je odgovor pritrdilen, katere podatke mora zajeti? Tu je naštetih nekaj dejavnikov, ki jih morate upoštevati za vsak podatkovni element, ki ga zajame rešitev.

Ali že obstaja poseben obrazec?

Ali že obstaja papirnat oziroma elektronski obrazec za zajem teh podatkov? Takšen obrazec lahko služi kot odlično izhodišče za razmišljanje o postavitvi zaslonov in načinu zajema podatkov.

O obrazcu razmislite tudi kritično:

• Bi morali biti podatkovni elementi predstavljeni v drugačnem vrstnem redu, ki je bolj skladen s tem, kako jih zajamete?

• Ali lahko obrazec razdelimo na ločene, manjše obrazce, ki omogočajo, da se deli postopka odvijajo vzporedno, ne pa eden za drugim?

Kateri podatki so zajeti?

Kakšne narave so zajeti podatki? Kako se imenujejo? Ali je to pravo ime iz vira podatkov ali splošno ime, ki se uporablja v tej panogi? Morda boste morali ime podatkov v viru podatkov preslikati v bolj »domače« ime, ki ga uporabniki poznajo.

Ali obstaja hierarhija podatkov? Vsako poročilo o stroških ima lahko na primer več stroškov in nekatere vrste stroškov potrebujejo dodatne informacije.

Kateri podatki so ustvarjeni iz formule ali izračuna?

Ali so podatki ustvarjeni na podlagi izračunov? Ali mora biti izračunan rezultat v primeru pritrdilnega odgovora shranjen ali se le prikaže med uporabo aplikacije? Podatke, ki jih je mogoče kadar koli preračunati (na primer skupna vsota ali število postavk), morda ni treba shraniti.

Edinstveni ID našega poročila o stroških bomo na primer ustvarili z uporabo današnjega datuma in imena zaposlenega; treba ga je shraniti, da se ne spremeni. Izračunali bomo tudi vmesne vsote stroškov in skupno vsoto, a ker jih je mogoče kadar koli preračunati iz drugih podatkov v poročilu, jih ni treba posebej shraniti.

Ali so podatki obvezni?

Ali so podatki v tem koraku obvezni za dokončanje postopka? Zakaj so obvezni (če so)? Ali so podatki obvezni le v določenih okoliščinah?

Za kakšno vrsto podatkov gre?

Kakšna vrsta podatkov bo zajeta?

• Prosto besedilo: ali je dolžina omejena? Ali je vnos tega polja odvisen od drugega polja (na primer od vrednosti povezanega polja, kot je možnost v spustnem meniju Drugo)? Ali obstaja privzeti vnos, ki se mora izpolniti? Ali besedilo izhaja iz drugih podatkov?

• Številke: ali so prikazane v odstotkih? Ali so prikazane kot celo število? Ali je posebej določeno število dovoljenih decimalnih mest? Ali je za to številko določeno najmanjše oziroma največje dovoljeno število? Ali je ta številka odvisna od druge številke (na primer ne more biti večja ali manjša od drugega vnosa)? Ali je treba navesti privzeto številko ali številko, ki se izračuna na podlagi drugih vnosov?

• Datumi: v kakšni obliki je treba zapisati datum? Ali mora vsebovati datum in čas? Ali obstajajo pravila za datum (najzgodnejši ali najpoznejši, ne more biti zgodnejši od današnjega dne)? Ali je izračunan (na primer »sedem dni od danes«)? Ali obstaja privzeti datum, ki se mora izpolniti?

• Možnosti: ali mora biti odziv omejen na določen nabor odgovorov? Kateri so veljavni odzivi? Ali so odzivi odvisni od kakšnega drugega podatkovnega elementa? Ali obstaja privzeta možnost ali privzeta vrednost, ki temelji na drugem podatkovnem elementu? Ali je mogoče izbrati le eno možnost ali več možnosti naenkrat?

• Slike ali videoposnetek: ali je treba zajeti sliko ali videoposnetek? Ali je slika ali videoposnetek zajeta s kamero na uporabnikovi napravi? Ali je to slika ali videoposnetek, ki je prišla po e-pošti? Ali obstaja UI, ki jo je treba izvesti za to sliko (na primer zaznavanje elementov slike)?

Kje zdaj hranite podatke?

Kje so trenutno zajeti podatki, ko rešite poslovno težavo? Ali gredo nazaj v obstoječi sistem? Ali gredo v preglednico? Se sploh zajamejo?

Če se podatki ne bodo digitalno shranili, boste zanje ustvarili skladišče podatkov, ki je opisano v poglavju Kje so podatki?

Upoštevati je treba še to, ali so ti podatki lahko koristni za druge procese v organizaciji. Ali bi se lahko drugi procesi avtomatizirali, če bi jim bili na voljo ti podatki?

Ali nekdo te podatke uporabi pozneje v procesu?

Ali v nadaljnjem postopku obstaja korak, v katerem so uporabljeni ti podatki? Kako uporabljajo te podatke? Ali bi se lahko nadaljnji postopek začel prej ali tekel vzporedno, če bi bili ti podatki na voljo že v zgodnejši fazi postopka?

Včasih avtomatizacija postopka pomaga skrajšati skupni čas za reševanje poslovne težave, ker so podatki na voljo že prej, zato lahko drugi udeleženci, ki delajo na reševanju težave, tudi prej ukrepajo. To lahko prispeva k poslovni vrednosti, ki jo ponuja avtomatizacija poslovnega procesa.

Ali lahko ti podatki koristijo tudi komu drugemu zunaj tega procesa?

Ali obstaja še kakšna ekipa ali proces, ki lahko uporabi podatke, zajete v tem procesu? (ne poznejši korak v postopku, ampak drug postopek v podjetju, ki bi lahko zajel ali uporabil iste podatke?)

Poslovni uporabniki včasih razmišljajo le v okviru tega, kar počnejo iz dneva v dan. Če stopite korak nazaj, ali vidite kakšno priložnost za uporabo teh podatkov v drugih postopkih, ki jih je mogoče avtomatizirati? Postopki se velikokrat izvajajo ročno, saj postopki na drugih področjih nimajo možnosti pridobivanja teh podatkov. Ali obstaja možnost, da to avtomatizacijo postopka izkoristijo tudi drugi postopki?

Primer: ustvarjanje podatkov iz poročila o stroških

Spodaj je naštetih nekaj podatkovnih elementov na delovnem listu za postopek zajemanja poročila o stroških.

Raven podatkov	Podatkovni element	Vrsta elementa	Je mogoče urediti?	Dovoljena oblika	Preverjanje veljavnosti	Privzeto/Izračun
Poročilo o stroških	Številka poročila o stroških	Besedilo	Ne		Vrednost ne sme biti prazna	»EXP« + Datum (LLLLMMDD) + UserID
Element stroška	Datum stroška	Datum	Da	MM-DD-LLLL	V prihodnosti se ne more zgoditi
Element stroška	Vrsta stroška	Izbira	Da	Izberite s seznama: Potovanje, Obrok, Hotel, Prevoz, Parkiranje, Potrebščine	Vrednost ne sme biti prazna
Element stroška	Znesek	Število	Da	###,###.##	Vrednost ne sme biti prazna, lahko pa je negativna
Element stroška	Račun	Slika	Da	JPG, PNG	Obvezno, če je znesek večji od $74,99
Element stroška	Možnost vračila	Da/Ne	Da	Da/Ne		Se privzeto nastavi na »Ne«
Podrobnosti o stroških	Ime gosta	Besedilo	Da	Karkoli	Obvezno za vrsto stroška Obrok, kjer je znesek večji od $75

V tem primeru so zajete tri ravni podatkov. (to bo postalo zelo pomembno v fazi oblikovanja zasnove zaslona in zasnove shranjevanja podatkov.)

• Poročilo o stroških: ti elementi so zajeti samo enkrat za celotno poročilo o stroških.

• Element stroška: ti elementi so zajeti za vsak strošek, o katerem se poroča v tem poročilu o stroških. Z enim poročilom o stroških je lahko povezanih več elementov stroškov.

• Podrobnosti o strošku: ti elementi so povezani z elementom stroška Obrok in Hotel ter pomagajo razčleniti ti dve vrsti stroškov. Če je element stroška Obrok, je treba obvezno izpolniti Ime gosta in Spremljevalci gosta. Če je element stroška Hotel, je treba obvezno izpolniti Vrsta stroška in Znesek —, znesek posameznega vnosa pa mora biti enak znesku elementa stroška.

Podatki, ki bodo prikazani v aplikaciji in niso nikjer shranjeni, so naslednji sprotni izračuni:

• Seštejte elemente stroška in vrednost vnesite v poročilo o skupnih stroških

• Seštejte podrobnosti stroška in vrednost vnesite v element skupnih stroškov

• Preštejte število vnosov v poročilu o stroških

• Ugotovite, ali je poročilo o skupnih stroških preseglo omejitev za odobritev s strani vodje vlagatelja

Podatki, ki so zajeti med postopkom poročanja o stroških, morajo biti na koncu vedno objavljeni v finančnem sistemu. Sama poročila o stroških pa trenutno niso shranjena v spletu, ampak le na papirju. To pomeni, da ni obstoječega sistema, v katerega bi lahko vnesli te podatke, zato ga moramo ustvariti.

Vsi ti podatki o stroških bi lahko bili koristni pri nadaljnji analizi, če bi jih zajemali digitalno. Primer: če so vsi zaposleni nastanjeni v istem hotelu, kadar potujejo, lahko nabavni oddelek pridobi podatke o stroških in se morda pogodi za boljše cene. To bomo zabeležili v svojem projektnem načrtu.

Naslednji korak: Kakšna so poslovna pravila?

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).