Ali obstajajo, odločitve, ki bodo sprejete na podlagi podatkov, oziroma poslovna pravila, ki jih je treba upoštevati?

Ali podatki določajo izid katere od odločitev?

• Ali bo ob zaključku te dejavnosti v postopku sprejeta odločitev? Ali obstaja način, s katerim bi rešitev samodejno sprejela odločitev na podlagi podatkov?

• Ali je ta odločitev komu posredovana? Na kakšen način je posredovana?

• Ali je od te odločitve odvisno, ali bo izveden naslednji korak postopka? Na kakšen način je to posredovano?

• Ali je vključen kakršen koli primer logike »if/then«? Če strošek obroka stane 75 $ ali več, potem morajo zaposleni priložiti račun za obroke; in če je skupni znesek večji od 500 $, potem potrebujejo naša poročila o stroških dodatno raven odobritve.

Ali je za odločitev zahtevana odobritev?

• Ali je pred začetkom naslednjega koraka postopka potrebna odobritev? Kako so zajete te odobritve? Ali obstaja določen uporabnik ali vloga, ki lahko odobri naslednji korak v postopku? Ali mora imeti ta oseba dostop do aplikacije oziroma ali obstaja še kak drug način (na primer e-poštno sporočilo uporabniku za pridobitev odobritve za nadaljevanje)?

• Kako je naslednja oseba v postopku obveščena glede odziva, da lahko nadaljuje (ali ne) na naslednji korak postopka? Ali obstaja poseben način za obveščanje naslednje osebe v postopku

• Ali obstaja način, da je uporabnik obveščen o tem, kdaj bo delovna postavka posredovana na višjo raven, ker ni bila obdelana v določenem časovnem okviru?

Nasvet

Ko pregledujete te različne vidike, vedno poiščite najbolj optimalno metodo, ki vam bo pomagala skrajšati čas odziva na odobritev.

Ali je posredovanje na višjo raven obvezno?

• Ali ta poslovni proces zahteva posredovanje na višjo raven?

• Ali bi se morali elementi pod določenimi pogoji samodejno posredovati na višjo raven? Ali obstajajo časovni okvirji za dokončanje te rešitve? Koliko časa čakate, preden se dejavnost premakne na drugega delavca, če je prvi delavec, ki uporablja rešitev, izpustil odobritev? Ali mu pošljete še eno obvestilo?

• Ali bi morali imeti uporabniki možnost posredovanja težave na višjo raven?

• Če je potrebno posredovanje na višjo raven, kako bo predstavljeno? Ali se pretečene delovne naloge, ki jih je treba še opraviti, prikažejo na vrhu? Ali rešitev spremeni barvo, da delavcu sporoči, da nekatere dejavnosti zaostajajo po urniku?

• Ali je treba ustvariti kakršna koli opozorila ali obvestila?

Primer: odobritve poročil o stroških

Postopek poročanja o stroških zahteva odobritev. Vsi prodajalci morajo imeti poročilo o stroških, ki ga je odobril njihov vodja Nick. Ko zaposleni odda poročilo, mora biti Nick o tem obveščen, da pregleda in odobri poročilo o stroških.

Nick je zelo zaseden vodja, zato bi morali razmisliti o posredovanju na višjo raven za tista poročila o stroških, ki čakajo na njegovo odobritev dlje kot pet dni. Na voljo je več načinov posredovanja na višjo raven:

• Nicku lahko pošljemo še eno opozorilo—morda mu lahko namesto e-pošte pošljemo besedilno sporočilo.

• Če se Nick še vedno ne odzove, lahko poročilo morda pošljemo Nickovemu vodji—ali celo Abhayu—, da ga pregleda in odobri.

Naslednji korak: prehod na naslednje opravilo v postopku

Dokumentirane so vse naloge

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).