Določanje poslovne vrednosti reševanja težave

Poslovna vrednost sodi v eno od štirih kategorij:

• Prihodki: ta rešitev prinaša dohodek, ki ga sicer ne bi realizirali, in sicer prek nove poslovne dejavnosti ali storitve, ki prej ni bila na voljo.

• Učinkovitost: učinkovitost označuje prihranek stroškov. Ta rešitev omogoča, da udeleženci, ki postopek izvajajo, to izvajajo hitreje.

• Obseg: izogibanje stroškov dosežemo tako, da trenutnim uporabnikom omogočimo obdelavo več transakcij, s čimer se izognemo strošku dodatnih virov.

• Drugo: ta rešitev organizacijam pomaga izpolniti »nujne« zahteve in s tem tudi morebitnim denarnim kaznim.

Ko je kategorija določena, moramo določiti tudi vrednost, ki jo bomo dosegli:

• Prihodki

  • Določite, kaj se bo zaračunalo kot storitev

  • Določite, koliko strank bo kupilo storitev ali izdelek

  • Določite časovno obdobje merjenja (mesec, četrtletje, leto)

  • Prihodek = (cena × stranke) za izbrano časovno obdobje

• Učinkovitost

  • Določite število ljudi, ki danes opravljajo delo

  • Določite, koliko dejanskega časa potrebujejo za opravljanje današnjega dela (»stari čas«)

  • Določite število ljudi, ki bodo opravljali delo po koncu izdelave rešitve Microsoft Power Platform

  • Določite, koliko dejanskega časa bo potrebnega za uporabo nove rešitve (»novi čas«)

  • Prihranek časa = stari čas – novi čas (če želite to pretvoriti v dolarje, pomnožite prihranek časa s celotnimi stroški ljudi za časovno enoto, na podlagi katere izvajate merjenje (na primer ure).)

• Prostornina

  • Določite obseg transakcij, ki jih lahko posamezna oseba obdela v določeni časovni enoti (»transakcije na osebo«)

  • Določite obseg transakcij, ki jih bo lahko nova rešitev obdelala v tem času (»nove transakcije na osebo«)

  • Določite obseg transakcij, ki jih je treba obdelati v tem času (»obseg«)

  • Izogibanje stroškom = (količina ÷ transakcije na osebo) – (obseg ÷ nove transakcije na osebo)
    S tem se izračuna število ljudi, ki jim ne bo treba obdelati transakcij, da bi dosegli obseg, ki ga obdela rešitev.

• Drugo

  • Določite kazen, ki se ji lahko izognete tako, da informacije zajamete in jih imate na voljo v rešitvi

Če poslovna vrednost, ki jo boste dobili z avtomatizacijo postopka, ni ugodnejša kot strošek, ki bi ga imeli brez ukrepanja, se morate vprašati, ali je to prava poslovna težava, na katero se morate osredotočiti.

Če pa je poslovna vrednost, ki jo dobite z reševanjem poslovne težave, večja od stroškov, ki bi jih imeli brez ukrepanja—brez vključenega časa za razvoj in mesečnih stroškov za morebitne licence programske opreme—je smiselno postopek avtomatizirati.

Primer: poslovna vrednost avtomatizacije stroškovnega postopka

V primeru naše aplikacije je učinkovitost glavna kategorija poslovne vrednosti. Nova aplikacija bo skrajšala čas, ki je potreben za obdelavo istega števila poročil o stroških na teden, mesec in leto. Pregledali smo novi postopek in se pogovorili o tem, kaj bi radi dosegli z aplikacijo pri naših prihodnjih uporabnikih. Vprašali smo jih, koliko časa pričakujejo, da bodo prihranili z novim postopkom, in ali bodo lahko vgradili nekatera pravila v aplikacijo poročila o stroških.

• Še vedno bomo prejeli 140 poročil o stroških vsak teden; to se ni spremenilo. Vendar smo ob pogovoru z ljudmi, ki oddajajo poročila, ugotovili, da bomo lahko njihov porabljen čas skrajšali na 20 minut—s tem, da bodo lahko takoj vnesli podatke in fotografirali potrdila, kjer so potrdila obvezna. Celotni stroški bodo prav tako ostali enaki.

  (140 poročil o stroških na teden × 20 minut) × 90 $/h = 4.158 $/teden = 216.216 $/leto

• Nick bo pregledal poročila o stroških svoje ekipe (približno 100 prodajalcev) in ocenil, da bo za pregled vsakega poročila o stroških potrebnih približno 5 minut. Njegov pregled je omejen na vrsto stroškov, ki bodo oddani, pri čemer se zaveda, da bo obveznost potrdil—in potrebe po vključitvi imen gostov pri obrokih in razdelitvi stroškov hotela v ustrezne kategorije—nadzorovala aplikacija.

  (100 poročil o stroških na teden × 5 minut) × 90 $/h = 750 $/teden = 39.000 $/leto

• Drugi vodje bodo v prihodnje pregledali in odobrili poročila o stroških svojih oddelkov, tako da bo preostalih 40 poročil o stroških stalo 15.600 $ na leto.

• Delo Abhaya in njegove ekipe se je zdaj preusmerilo na podrobno preverjanje poročil. Ne bi jim bilo treba več popravljati; pravzaprav bi lahko dobila Abhayeva skupina zaradi zmanjšanja dela, potrebnega za pregled poročil o stroških, celo druge zadolžitve.

• Proces smo optimizirali tako, da smo pravilno kodo glavne računovodske knjige povezali z vsako od stroškovnih kategorij. Zdaj lahko Abhay in njegova ekipa izvlečejo podatke za ustvarjanje dnevnika plačil in tako zmanjšajo število ur s 40,3 (16,5 za programiranje + 23,8 za objavo) na nekaj minut, s čimer se prihrani 188.604 $ (77.220 $ za programiranje in 111.384 $ za objavo) na leto. Abhay bi tako morda lahko nekaterim članom svoje ekipe dodelil drugo, bolj pomembno delo v njegovem oddelku.

• Z novim postopkom lahko Abhay in njegova ekipa vsak dan objavi poročilo o stroških, kar bo Charlotte omogočilo posodobljen ogled proračuna in hitrejše odzivanje v primeru proračunskih omejitev.

• Novi stroški podjetja, ki uporablja avtomatizirano aplikacijo, znašajo približno:

  216.216 $ + 39.000 $ + 15.600 $ = 270.816 $ na leto

  S tem podjetje prihrani približno 777.738 $ na leto

Naslednji korak: merjenje uspeha

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).