Primer: poročanje o stroških

Spodnji primer prikazuje pomanjkljivosti tipične odobritve stroškov v papirni obliki znotraj organizacije za več oddelkov in zaposlenih.

Kot je razvidno iz primera, ima vsak svoje težave, vsem pa je skupna težava, da postopek odobritve stroškov poteka v papirni obliki, kar je za Leeja, Shawno in Rebecco dolgotrajno in težavno, ko ustvarjajo svoja poročila. Nick je zasut z dokumentacijo, ki jo prejme od svoje ekipe. Abhay mora nato vse prepisati in vnesti v Excel za tedensko poročilo o proračunu ter poleg tega objaviti podatke v finančnem sistemu. Kar nekaj časa traja, preden lahko Charlotte preveri, koliko so porabili Lee, Shawna in Rebecca.

To je idealna težava, ki jo lahko reši Microsoft Power Platform, saj je mogoče obrazce v papirni obliki znova ustvariti kot zaslone v aplikacijah Power Apps, odobritev se lahko nastavi v aplikaciji Power Automate, analizo podatkov pa je mogoče narediti v aplikaciji Power BI. Na ta primer se bomo vrnili tekom tega nabora člankov.

Poslovna težava, ki jo ekipa želi rešiti:

Poročanje o stroških: ustvarjanje učinkovitega postopka za zaposlene in računovodski oddelek, ki omogoča hitrejše sledenje proračunu in zmanjša izpostavljenost pri revizijah.

Menimo, da je precej očitno, da se izplača izbrati digitalni pristop. Hiter izračun: ekipa za revizijo nam je povedala, da obdela približno 150 poročil o stroških na teden in da je naš standardni strošek zaposlenega 90 $/uro. Če lahko prihranimo eno uro pri vsakem poročilu, je to najmanj 500.000 $ prihranka samo pri porabljenem času. Pri tem je treba upoštevati stroške licenciranja in čas razvoja aplikacij, vendar je finančni direktor omenil, da je vredno vlagati v izboljšanje preglednosti proračuna in skladnosti pri poročanju.

V postopku načrtovanja projekta v storitvi Power Apps se bomo vrnili na ta primer.

Naslednji korak: Razumevanje trenutnega poslovnega procesa

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).