Povratne informacije

Merjenje uspeha glede na poslovno vrednost

  • Članek
  • 2 min za branje

Ko ste prepoznali poslovno vrednost, za katero menite, da je dosegljiva, morate ugotoviti, kako meriti napredek glede na uresničitev te vrednosti. To storite tako, da prepoznate meritve SMART. Meritve SMART so:

  • Specifične (S pecific): kaj, kje in kako. Specifičen cilj je jasen in ni dvoumno izražen.

  • Merljive (M easurable): Od in Do – meritev podaja povratne informacije in vam sporoča, kdaj je cilj dosežen. Običajno vrednost »Od« pomeni, kjer smo danes, in vrednost »Do« je cilj, ki si ga prizadevamo doseči.

  • Dodeljive (A ssignable): to je »kdo«, posameznik ali skupina, ki bo dosegla cilj. Velikokrat spremembe v vedenju sproži dejstvo, da se oseba zaveda, da se nekaj meri. Včasih je A opredeljen kot »dosegljivo« (tj. achievable), toda »dodeljivo« (tj. assignable) priznava, da je realistična meritev povezana z dosegljivim ciljem.

  • Realistične (R ealistic): ali je, kar se meri, sploh izvedljivo? Realistični cilji so polni izzivov, a dosegljivi v danem časovnem okviru.

  • Časovno utemeljene (T ime-based): kdaj bo cilj dosežen? Časovni okvir mora biti agresiven, a realističen

Ko prepoznavate meritev, se vedno vprašajte, ali bo pomagal pri uresničitvi poslovne vrednosti, ki smo jo prepoznali? Ne tratite časa za merjenje dejavnosti, ki ne bodo pomagale doseči poslovne vrednosti.

Nekatere meritve bodo denarne vrednosti, druge pa so lahko samo številke. Te vrednosti je mogoče z malo truda pretvoriti v denarni znesek. Na primer, če veste, koliko časa bo prihranjenega na osebo, pomnožite količino časa z naloženimi stroški osebe, ki izvaja postopek. Rezultat je denarni znesek, ki ste ga prihranili.

Druga metodologija postavljanja ciljev, ki jo lahko uporabite, je opredelitev namenov in ključnih rezultatov (OKR-ji). Namen je celostna vizija, ki jo poskušate doseči. Ključni rezultat je način merjenja napredka pri doseganju tega cilja. Na primer, cilj je lahko »Povečanje zadržanja osebja v računovodskem oddelku« in ključni rezultat je lahko »20 % povečanje zadovoljstva na delovnem mestu po zagonu aplikacije, izmerjenega z anketo«.

Donosnost naložbe

Izračun donosnosti naložbe (ROI) se opravi s pregledom stroškov izdelave rešitve, da se zagotovi, da je vrednost večja od stroškov.

V mnogo primerih, ko poslovni uporabnik rešuje težavo, to opravi v prostem času, zaradi česar tega ni treba šteti med stroške. Ko pa morate ugotoviti ROI, je pomembno, da razumete, da je potreben čas za izdelavo rešitve. Da bi to lažje ocenili, nadaljujte pri naslednjem razdelku Priprava projektnega načrta.

Primer: Merjenje uspeha za rešitev poročanja o stroških

Za odločitev o naših ciljih smo se ozrli nazaj na namen projekta:

Poročanje o stroških: ustvarjanje učinkovitega postopka za zaposlene in računovodski oddelek, ki omogoča hitrejše sledenje proračunu in zmanjša izpostavljenost pri revizijah.

V našem primeru lahko upoštevamo nekaj smiselnih meril uspeha.

Na začetku smo razmišljali o sledenju števila poročil o stroških, ki so bili vrnjeni v predelavo. Če pa je aplikacija izdelana, da nalaga pravila poslovanja, kot je zahtevanje potrdila za strošek, ki presega $75, zaposleni, ki predlaga poročilo o stroških, tega ne bo mogel predložiti, dokler ne zagotovi potrdila, zato ta ukrep ni zelo smiseln.

Koristen ukrep je zmožnost sledenja časa, ki ga zaposleni porabi za izpolnjevanje poročila o stroških; navsezadnje smo prihranek stroškov utemeljili na tem, da uporabnik namesto 1 uro porabi 20 minut. Morda bi bilo vredno spremljati dejanski čas, ko je uporabnik v aplikaciji, da se potrdi ta številko in sporoči poleg nje.

Zdaj ko so Nick in drugi vodje odgovorni za odobritev poročil o stroških, bi bilo morda vredno spremljati, koliko časa mine od trenutka, ko zaposleni predloži poročilo o stroških, do trenutka, ko ga Nick in drugi vodje odobrijo. Sledenja tega časa in zavedanje vodij, da se mu sledi, bo pomagalo izboljšati to vedenje. Osebe se ponavadi osredotočajo na to, kar se meri.

Cilji SMART, za katere smo se odločili, so:

  • Za vsaj 80 odstotkov poročil o stroških ustvarjalci poročil o stroških porabijo največ 20 minut za aktivno delo na ustvarjanju poročil.

  • Za vsaj 90 odstotkov poročil o stroških čas med predložitvijo poročila in zabeleženjem plačila v finančnem sistemu ne presega tri poslovne dni.

  • Do konca tega leta lahko vodje oddelkov dostopajo do tedenskega poročila o proračunu, ki se posodablja in vključuje vse stroške v roku ene ure od njihove odobritve.

  • V enem mesecu od razpoložljivosti rešitve 100 odstotkov poročil o stroških uporablja digitalni sistem.

  • Število napak, ugotovljenih v polletni reviziji, se zmanjša za 50 odstotkov.

Naslednji korak: Priprava projektnega načrta

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).