Optimizacija poslovnega procesa

Zdaj, ko ste pregledali celoten poslovni proces, si postavite izziv, da ga boste optimizirali. Z racionalizacijo procesa preprečimo, da bi imeli toliko korakov, da bi bili zaposleni preobremenjeni ali zmedeni.

Nekaj koristnih načinov za pristop k optimizaciji procesa:

• Začnite s ciljem. Opredelite cilje, ki jih želite doseči s poslovnim procesom. Ti cilji bi morali zagotavljati splošno vizijo vaših upov za prihodnji proces.

• Razmislite, ali je mogoče kaj izvesti bolj učinkovito, ceneje ali kakovostneje.

• Poiščite ključne kazalnike učinkovitosti, da ugotovite, kaj deluje dobro in kaj je treba izboljšati.

• Stopite korak nazaj in delite dokument procesa s svojo ekipo, da pridobite njihovo mnenje.

• Delite dokument procesa z vodstvom, da pridobite perspektivo na višji ravni in zagotovite transparentno odgovornost za vsak korak v procesu.

• Poglejte na proces z vidika uporabnika ali stranke, ki bi lahko imela korist od procesa, ter razmislite, kako bi lahko izboljšali njihovo izkušnjo in splošno zadovoljstvo.

Nekaj ključnih vprašanj, ki si jih morate zastaviti:

• Ali je mogoče katere od preostalih dejavnosti izvzeti iz procesa, da se poveča učinkovitost ali kakovost ali zmanjša stroške?

• Če je izvzeta dejavnost pomembna za splošno poslovanje, ali se jo lahko obravnava v ločenem poslovnem procesu?

• Ali je mogoče korak izboljšati, da se namen doseže na boljši način?

• Ali je mogoče vrstni red korakov preurediti?

• Ali je mogoče korake združiti?

• Ali se koraki v tem procesu lahko izvajajo sočasno?

• Ali lahko zmanjšate število oseb, ki so potrebne za izvedbo procesa?

• Ali lahko spremenite, kako se obvesti naslednjo osebo v procesu, da se lahko ta hitreje odzove?

• Ali obstajajo vidiki procesa, ki jih lahko še dalje avtomatizirate? Na primer:

  • Samodejni zajem podatkov namesto ročnega vnosa

  • Samodejne odločitve na podlagi podatkov

  • Avtomatizacija izvedenega dejanja

  • Uporaba umetne inteligence za nadomestitev človeške pozornosti

Opomba

Če je vaša naloga v celoti opravljena na namizni napravi, lahko uporabite orodje Process Advisor za samodejno optimizacijo procesa. S funkcijo Process Advisor lahko analizirate svoj proces in ga upodobite v zemljevidu procesa. Zemljevid procesa razkrije ozka grla in meritve za vaš proces prek analitičnega poročila.

Primer: Optimizacija postopka poročanja o stroških

Pregledali smo trenutni proces za stroške in našli nekaj očitnih izboljšav:

• Celotni proces opravite brez dokumentov v papirni obliki. (Kot korist za projekt smo upoštevali prihranek in tudi okoljski vpliv.)

• Naredite vse možne preglede skladnosti, preden omogočite predložitev poročila v odobritev. (Zelo skrajša čas predelave in celotnega procesa.)

• Ob predložitvi poročila o stroških samodejno poiščite in dodajte računovodske kode.

• Omogočite računovodstvu, da odobrene stroške premakne v finančni sistem brez ponovnega vnašanja kakršnih koli podatkov.

• Iz digitalnih podatkov samodejno ustvarite tedenska poročila o stroških.

Charlotte razmišlja o nadaljnjih načinih za optimizacijo procesa pregleda proračuna. Rebecca pa raziskuje, kako bi lahko optimizirali polletno revizijo z uporabo umetne inteligence.

Naslednja slika prikazuje, kako je videti naš predlagan optimiziran proces.

Naslednji korak: Ali je vredno avtomatizirati ta proces?

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).