Dodajanje obvestil, da bodo aplikacije sodelovalne

Aplikacije v Microsoft Teams so zasnovane tako, da omogočajo sodelovanje med ljudmi v vaši organizaciji. Če imate aplikacijo, ki vključuje prenos informacij, ko na primer skupina A počne nekaj, kar mora skupina B nato obdelati, in se vsa dejanja vršijo znotraj aplikacije, se lahko zgodi, da uporabniki spregledajo pomembne posodobitve in se lahko procesi ustavijo.

Uporaba obvestil o kritičnih dogodkih v vaših aplikacijah znotraj aplikacije Teams krepi sodelovanje, saj daje uporabnikom vedeti, kaj potrebuje njihovo pozornost oziroma kaj je treba narediti.

Aplikaciji Teams in Power Platform nudita veliko načinov za obveščanje.

• E-poštna obvestila
• Obvestila SMS/besedilna obvestila
• Sporočila aplikacije Teams
• Prilagodljive kartice
• Objave v kanalu

Oglejte si ta videoposnetek, če želite izvedeti, kako dodati obvestila, da bodo vaše aplikacije sodelovalne:

Izberite pravo vrsto obvestila

Kako se odločiti, katero vrsto obvestila boste uporabili? Mnogi ljudje privzeto uporabljajo obvestila po e-pošti, vendar se tudi mnogi pritožujejo, da prejemajo preveč e-poštnih sporočil. E-pošta je sprejemljiva vrsta obvestila, vendar jo je treba uporabljati zmerno. Še posebej pri nujnih obvestilih, saj se pogosto e-poštna sporočila ne prikažejo takoj.

Pri določanju ustrezne vrste obvestila si morate zastaviti nekaj vprašanj:

1. Ali je obvestilo nujno?

   Če ustvarjate aplikacijo za sledenje varnostnim težavam in obstaja nujna težava, ki zahteva takojšnje ukrepanje, je treba uporabiti obvestilo, na primer besedilo SMS, potisno obvestilo ali sporočilo skupine z visoko prioriteto, da bo obvestilo takoj opaženo. Vendar ne uporabljajte tovrstnih obvestil za nujna obvestila prepogosto, saj lahko s tem povzročite nejevoljo pri svojih uporabnikih.

2. Ali je obvestilo informativne narave oziroma izvedljivo? Kaj želite, da prejemnik obvestila stori z njim, ko ga ustvarite?

   Informativna obvestila so namenjena obveščanju uporabnikov, vendar so zgolj informativne narave. Ko je na primer v vzorčni aplikaciji Ideje zaposlenih za Teams ustvarjena nova ideja, se v kanalu Teams objavi sporočilo, ki ljudi obvesti, da je bila ustvarjena nova ideja.

   Obvestila, pri katerih je mogoče ukrepati, omogočajo prejemniku, da po prejemu izvede eno ali več dejanj. V razširjenem članku Ideje zaposlenih smo opisali, kako lahko obvestilo spremenimo v prilagodljivo kartico, tako da lahko uporabniki odprejo predloženo idejo in glasujejo zanjo.

   Če obvestilo zahteva, da uporabnik na podlagi njega ukrepa, na primer odpre zapis ali se odzove, je treba uporabiti obvestilo, na podlagi katerega je mogoče ukrepati – na primer interaktivno kartico, ali hiperpovezavo za ustvarjanje globoke povezave do aplikacije.

   Poleg tega so zaradi aplikacije Teams druge vrste obvestil učinkovitejše, saj omogočajo pogovore o obvestilih – ko objavite sporočilo v kanalu Teams, se lahko uporabniki nanj odzovejo v kanalu, kar poenostavi hkratno razpravljanje o zadevi v obvestilu več oseb.

3. Je obvestilo namenjeno posamezniku ali skupini?

   Ali je treba o tem obvestiti določeno osebo? Ali pa obstaja skupina ljudi, ki bi morala biti seznanjena z obvestilom? Za obvestila posameznikom razmislite o pošiljanju sporočila, e-pošte ali besedilnega sporočila, da drugi uporabniki ne bodo preobremenjeni z neustreznimi obvestili. Če bi sporočilo moralo videti več ljudi v skupini, je objava v kanalu Teams boljša izbira, saj si lahko vsi uporabniki v skupini ogledajo sporočilo in pri njem sodelujejo.

4. Kako pogosto prihajajo obvestila?

   V vzorčni aplikaciji Pregled za aplikacijo Teams je privzeto sporočilo objavljeno v kanalu Teams, ko je pregled končan. Če pa imate pogoste preglede, bo v kanalu objavljenih veliko sporočil. In ko je v kanalu objavljenih veliko obvestil, se lahko posamezna obvestila izgubijo. Pomislite na središče za obvestila v telefonu – če imate nekaj aplikacij, ki vam pošiljajo obvestila, je to koristno, če pa imate veliko aplikacij, ki objavljajo posodobitve, se obvestila izgubijo. V tem primeru bi morali ponovno oceniti svoja obvestila in jih spremeniti tako, da prejmete obvestila samo o nujnih pregledih oziroma v primeru težav.

5. Kako to vpliva na uporabnike?

   Vaši sodelavci so verjetno zaposleni in vsaka prekinitev lahko še poveča stres v njihovih življenjih – zlasti v velikih količinah. Obvestila so koristna, če so zaradi njih pomembne informacije lažje na voljo. Lahko pa imajo tudi negativen vpliv, če so prepogosta ali nepotrebna. Prav tako lahko nepotrebna obvestila zmanjšajo uporabnikov občutek nadzora – če začne prihajati veliko sporočil, nad katerimi uporabnik nima nadzora. In to je lahko neprijetna izkušnja. Razmislite o tem, da bi v aplikaciji uporabnikom omogočili nadzor nad obvestili – to se lahko kaže v obliki stikala za nastavitev vklopa obvestil ali izbira vrste obvestil, ki jih želite prejemati. Kot primer glejte razširjanje biltenov.

Obvestila: Power Apps ali Power Automate

Pri ustvarjanju obvestila imate dve možnosti:

• Naj vaša aplikacija ustvari obvestilo neposredno.
• Ali pa sprožite tok Power Apps za objavo obvestila.

Odločitev o tem, kateri pristop bi morali uporabiti, je odvisna od vrste obvestila, ki ga uporabljate, in od tega, kako naj se obvestilo sproži. Nekatere vrste obvestil – kot so prilagodljive kartice, zahtevajo Power Automate. Drugo, kot je pošiljanje e-poštnih sporočil, besedilnih sporočil ali sporočil v kanalu Teams, je mogoče poslati iz formule Power Automate ali tok Power Automate. Čeprav na to vprašanje ni »pravilnega ali napačnega« odgovora, je treba upoštevati nekaj pravil:

• Obvestila, poslana neposredno iz aplikacije brez toka, bodo v kontekstu uporabnika, ki je izvedel spremembo v aplikaciji. To pomeni, da bo uporabnik potreboval dostop do storitve, ki pošilja sporočilo, nekatere vrste sporočil, na primer e-poštna sporočila, pa lahko prihajajo iz njihovega osebnega računa. Če želite pošiljati sporočila iz storitvenega računa ali nabiralnika za splošna obvestila, je lahko lastnik toka Power Automate drug uporabniški račun, ki pošlje sporočilo, ko ga sproži podatkovni pogoj (na primer ustvarjeni zapis).

• Če tok pošlje obvestilo in ga aplikacija samodejno sproži, je treba tok dati v skupno rabo ali dodeliti uporabniku, ki sproži tok. Če tok pošlje obvestilo, ki ga sproži podatkovni pogoj (na primer ustvarjanje ali posodobitev zapisa), uporabniku, ki ga sproži, ni treba deliti toka ali ga imeti v lasti.

• Če uporabljate storitev Power Automate za pošiljanje obvestil, lahko posodobite obvestila, ne da bi morali znova objaviti aplikacijo. Če se podrobnosti vašega obvestila pogosto spreminjajo ali pa jih morajo spremeniti uporabniki, ki niso ustvarjalci aplikacije, boste lahko s pošiljanjem obvestila prek Power Automate segmentirali vaše delovne obremenitve in drugim uporabnikom omogočili upravljanje obvestil, medtem ko delate v aplikaciji.

• Neposredno pošiljanje obvestil prek Power Apps uporablja formule za opredelitev logike obvestil, medtem ko tok Power Automate uporablja bolj grafični vmesnik za nastavitev lastnosti obvestil. Iz aplikacije Power Apps lahko na primer za pošiljanje e-pošte s povezovalnikom Outlook uporabite naslednjo formulo:

Microsoft365Outlook.SendEmail("mailbox@contoso.com", Summary, Description)

Namesto tega je v storitvi Power Automate dejanje pošiljanja e-pošte predstavljeno grafično, kar uporabnikom omogoča, da polja zapolnijo na način, podoben pošiljanju e-pošte v Outlooku.

Pošiljanje e-pošte neposredno iz Power Apps je za izkušene ustvarjalce hitrejše, vendar je potrebno zagotoviti več podrobnosti – datoteke prilog in oblikovano besedilo. Za manj izkušene ustvarjalce je pošiljanje e-pošte s tokom Power Automate zato lahko enostavnejše.

Glejte tudi

• Vzorčna aplikacija Plošče (predogledna različica)
• Vzorčna aplikacija Bilteni
• Vzorčna aplikacija za zamisli zaposlenih
• Vzpostavite povezavo (predogledna različica)
• Vzorčne aplikacije za inšpekcijske preglede
• Vzorčne aplikacije za prijavo težav
• Vzorčna aplikacija Mejniki
• Vzorčna aplikacija Perspektive (predogledna različica)
• Vzročna aplikacija Profil+ (predogledna različica)
• Prilagajanje vzorčnih aplikacij
• Pogosta vprašanja o vzorčnih aplikacijah

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).