Vzorec: Upravljanje projektov
Organizacije potrebujejo osrednje mesto za upravljanje več projektov, saj s tem zagotovijo, da različne ekipe dosežejo svoje cilje in izpolnijo merila uspeha, kot je bilo načrtovano.
Nekateri pogosti primeri uporabe za upravljanje projektov vključujejo upravljanje novih idej za izdelke, ustvarjanje načrtov projektov in sledenje mejnikom ter upravljanje uspešnosti ekipe.
Microsoft Power Platform ponuja rešitev, ki vključuje malo ali nič programiranja, s katero lahko organizacije ustvarijo preproste rešitve za upravljanje projektov skozi celoten življenjski cikel. Ta članek vsebuje nekaj primerov iz resničnega sveta, kako so stranke s storitvijo Microsoft Power Platform ustvarile učinkovite aplikacije za upravljanje projektov in poteke dela.
Prepoznavanje vzorca za upravljanje projektov
Poslovne skupine znotraj organizacij so opazile potrebo po orodju za upravljanje projektov, sledenje napredku in spremljanje rezultatov.
V tipičnem scenariju za upravljanje projektov:
načrtujete svoje delo za upravljanje idej, načrtov, opravil in mejnikov;
spremljate napredek glede na načrt, obveščate zainteresirane skupine o stanju projekta in po potrebi posredujete s preprečevalniki;
pregledate napredek, spremljate rezultate in vizualizirate ključne vidike napredka projekta.
Kako stranke uporabljajo vzorec za upravljanje projektov
Aplikacija Custom Air Products and Services Traveler
Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) je ponudnik rešitev za ogrevanje, prezračevanje in klimatizacijo (HVAC) s sedežem v Houstonu, specializiran za zasnovo, gradnjo, namestitev, spreminjanje in servisiranje klimatske opreme tako v industrijskih kot komercialnih segmentih industrije HVAC.
Skupina za upravljanje projektov CAPS je potrebovala prilagojeno rešitev za sledenje celotnemu življenjskemu ciklu enot HVAC med njihovim proizvodnim procesom, s poudarkom na kakovostni gradnji. Rešitev je bilo treba prilagoditi potrebam vsakega oddelka posebej in slediti preverjanjem kakovosti ter omogočiti lastnikom, da potrdijo posamezne stopnje procesa. Poleg tega je ekipa želela pooblastiti vse v organizaciji, da o svojih težavah lahko poročajo prek svojih mobilnih naprav. Ena ključnih težav, s katero so se soočali, je bila, da so izgubljali »potovalni« dokument – papirni dokument, ki se je uporabljal za sledenje preverjanjem kakovosti.
Rebecca Sackett, pomočnica za analizo podatkov, je našla Power Apps znotraj naročnine na Office 365 in začela eksperimentirati z ustvarjanjem aplikacij prek seznamov SharePoint, da bi to nadomestilo ročne postopke. Ustvarila je rešitev Power Apps za digitalizacijo potovalnega dokumenta, imenovano CAPS Traveler. Vodje projektov in zainteresirane skupine uporabljajo osrednjo aplikacijo za upravljanje Traveler, da dobijo pregled vseh aktivnih projektov, si ogledajo ključne statistične podatke ter upravljajo koledarje testiranja in dostave.
Vodje projektov sprožijo projekte in dodajo podrobnosti za vsak zahtevani korak, kot so »Fab«, »Paint«, »Electrical« in »Testing«. Osebje iz vsakega oddelka nato uporabi spremljevalno mobilno aplikacijo, ki je bila izdelana po meri s posebnimi vprašanji za tisti oddelek. Pozneje osrednja ekipa podatke zbere in poročila uporabi za ugotavljanje pogostih razlogov, zakaj določen korak ni bil izveden.
Takih aplikacij za izpis je poleg glavne aplikacije za upravljanje deset. Vse odčitajo in zapisujejo podatke v isti nabor seznamov SharePoint. Po končanih korakih se nekdo iz ekipe za nadzor kakovosti dokončno izpiše. Nato se potek samodejno sproži za ustvarjanje poročila PDF.
Aplikacija Environment Canterbury InZone
Environment Canterbury (ECan) sodeluje s skupnostmi regije Canterbury na Novi Zelandiji pri dolgoročnih okoljskih programih, ki so sestavljeni iz več mejnikov in s tem povezanih projektov. Potrebovali so cenovno ugodno rešitev, ki bi zagotovila večjo doslednost med projekti, višjo stopnjo vidnosti in hitrejši dostop do podatkov.
Upravitelji sladkovodnih con in udeleženci projektov si lahko z aplikacijo ogledajo stanje svojih projektov. Vsi projekti so označeni z območjem in določenimi mejniki, vsi mejniki pa z dolgoročnimi rezultati. Aplikacija ponuja prilagojeno barvno shemo, ki omogoča enostavno razlikovanje in krmarjenje med projekti, mejniki in rezultati. Vsi zasloni za projekte so zeleni, mejniki modri in rezultati oranžni.
Obvestila se pošiljajo za takojšnje posodabljanje podatkov in omogočajo stopnjevanje, če projekti niso posodobljeni v zahtevanem času. Poteki se uporabljajo tudi za priklic določenih pogledov in ustvarjanje e-poštnih sporočil s povzetkom na osnovi tabele HTML, v katerih so v enem samem e-poštnem sporočilu navedeni vsi elementi, ki se nanašajo na določeno osebo.
Aplikacija Partners In Health za pregled daril
Partners In Health (PIH) se za približno vsako polovico finančnih sredstev vsako leto zanaša na posamezne donatorje, druga polovica pa v glavnem prihaja iz državnih subvencij, korporacij in fundacij. Neprofitna organizacija ima približno 10 uradnikov za darila, ki so odgovorni za skrbništvo več kot 1.000 najbolj velikodušnih posameznih donatorjev. PIH je želel izboljšati zmožnost uradnikov za darila, da upravljajo portfelje tako, da jim pokažejo darila, ko prispejo, in tem uradnikom dajo 360-stopinjski pogled na portfelje zadevnih donatorjev.
Bella Chih-Ning, vodja analitike in aplikacij pri družbi PIH, je za uradnike za darila izdelala aplikacijo za pregled daril in nadzorno ploščo – za upravljanje in vizualizacijo številnih vidikov donacij. Z aplikacijo za pregled daril si lahko uradniki za darila ogledajo donacije takoj, ko vstopijo, dodajo ustrezne opombe in zagotovijo, da so donacije dodeljene ustreznemu skladu. Tako se ustvari kontrolni seznam seznama opravil, kjer uradnik za darila pregleda donacijo, da se prepriča, ali je dodeljena ustrezni akciji, kodirana kot ustrezna vrsta darila in dodeljena ustreznemu skladu. Uradnik za darila lahko vprašanja po e-pošti pošlje ekipi PIH DevOps neposredno v aplikaciji. Ko so stvari jasne, uradniki za darila označijo kontrolni seznam kot »končan«, slednji pa nato postane viden vodjem.
»Trening za ustvarjanje aplikacije v enem dnevu mi je resnično odprl oči, kako enostavno je zgraditi orodja, ki poenostavijo procese in omogočajo kolegom, da so boljši pri svojem delu,« pravi Bella Chih-Ning.
Aplikacija za portfelje projektov R3 Retail
Podjetje R3 Retail Development ponuja poglobljeno strokovno znanje na področju svetovanja pri upravljanju projektov, da bi se povečal dobiček za veleblagovnice, živila, predelavo hrane ter komercialne, maloprodajne in manjše industrijske kupce po vsej ZDA. R3 je potreboval zelo prilagojen pristop za potrebe po celovitem upravljanju projektov.
Aplikacija za portfelje projektov je bila zgrajena v samo 120 urah in zdaj upravlja več kot 200 projektov. Vodje projektov R3 in regionalne vodje trgovin, ki so jim podrejene, zdaj uporabljajo novo aplikacijo za portfelje projektov. Aplikacija ima bogat nabor zmogljivosti, ki vključujejo naslednje:
nadzorna plošča, ki prikazuje povzetke statističnih podatkov na podlagi vpisanega uporabnika;
Informacije o sledenju projektu, vključno z datumi, opravili, težavami, naročilnicami in ljudmi.
Sledenje naslovu IP za vse nameščene naprave, na primer hladilnike.
Možnosti nalaganja datotek za dokumente, kot so arhitekturne datoteke za sisteme HVAC.
Obsežna poslovna logika po meri, na primer samodejna nastavitev vrednosti datuma na podlagi vnosov stanja.
Skrbniki lahko določenim uporabnikom aplikacij dodelijo varnostna dovoljenja glede na njihove vloge. Skrbniki lahko za vsako opravilo konfigurirajo tudi seznam vrst opravil in pričakovani čas, ki se nato uporabi za samodejno ustvarjanje rokov.
R3 uporablja Power Automate za pošiljanje samodejnih obvestil in opomnikov. Vsi podatki so shranjeni v storitvi Microsoft Dataverse.
Orodja za načrtovanje družbe Capitol Music Group
Družba Capitol Music Group (CMG) je videla priložnost za posodobitev poteka dela za trženje in orodij za načrtovanje, ki so bili prej izdelani prek funkcije InfoPath. Ključna poslovna aplikacija je omogočala upravljanje razporedov za nove izdaje ter čez čas tudi zajem podatkov za različne vrste izdaj in medijev. CMG je želel avtomatizirati rutinske procese, razširiti prepoznavnost in sodelovanje med partnerskimi založbami ter se hitreje prilagoditi novim tržnim kanalom v spletu. Aplikacijo Capitol Scheduling so močno integrirali v poteke procesov. V celoti je bila sestavljena iz podatkov XML, ki so za upravljanje zahtevali veliko znanja o nezapisanih dogovorih. V želji po poenostavljenem pristopu k razvoju in upravljanju aplikacij, ki je zahteval le malo programiranja, se je CMG na koncu odločil, da bo aplikacijo prenesel iz funkcije InfoPath v storitev Microsoft Power Platform, vključno s storitvama Power Apps in Power Automate.
Capitol je želel, da ekipe uporabljajo nov vmesnik za načrtovanje, da poenostavijo komunikacijo, pridobitev odobritev in sodelovanje pri trženju različnih vrst izdaj – bodisi fizične, digitalne ali video plati.
»S storitvijo Microsoft Power Platform lahko Capitol brez težav deli tržne informacije skozi celoten življenjski cikel izdelka,« pravi Karen Reali, višja vodja Universal Music Group. »Pomaga jim celo olajšati in poenostaviti potek projektov, kjer sodeluje več znamk.«