Креирање ручног предрачуна

Односи се на: Project Operations за сценарије засноване на ресурсима / без залиха

Фактурисање даје менаџерима пројектима други ниво одобравања пре него што креирају фактуре за клијенте. Први ниво одобравања се заврши када се одобре ставке времена и трошкова које прослеђују чланови пројектног тима.

Dynamics 365 Project Operations није дизајниран да генерише фактуре у окружењу клијента из следећих разлога:

  • Не садржи пореске информације.
  • Не може да конвертује друге валуте у валуту фактурисања користећи исправно конфигурисане курсеве валута.
  • Не може исправно да форматира фактуре како би могле да се штампају.

Уместо тога, можете да користите финансијски или рачуноводствени систем да бисте креирали фактуре у окружењу клијента које користе информације из генерисаних предлога за фактуре.

Креирање фактура за пројекте

Фактуре за пројекте могу се креирати једна по једна или масовно. Можете их креирати ручно или их можете конфигурисати тако да се генеришу при аутоматизованим покретањима.

Ручно креирање фактура за пројекте

На страници са листом Уговори о пројектима можете посебно да креирате фактуре за пројекте за сваки уговор о пројекту или да креирате фактуре масовно за више уговора о пројектима.

Следите овај корак да бисте креирали фактуру за одређени уговор о пројекту.

  • На страници листе Уговори о пројектима отворите уговор о пројекту, а затим изаберите Креирај фактуру.

    Фактура се генерише за све трансакције за изабрани уговор о пројекту који имају статус Спремно за фактурисање. Ове трансакције укључују време, трошкове, контролне тачке и предмете уговора засноване на производу.

Следите ове кораке да бисте креирали фактуре масовно.

  1. На страници листе Уговори о пројектима изаберите један уговор или више уговора о пројектима за које морате креирати фактуру, а затим изаберите Креирај фактуре за пројекте.

    Порука упозорења вас обавештава да можда постоји кашњење пре креирања фактура. Овај процес се такође приказује.

  2. Изаберите У реду да бисте затворили поље поруке.

    Фактура се генерише за све трансакције за предмет уговора са статусом Спремно за фактурисање. Ове трансакције укључују време, трошкове, контролне тачке и предмете уговора засноване на производу.

  3. Да бисте видели генерисане фактуре, идите на Продаја > Наплата > Фактуре. Видећете једну фактуру за сваки уговор о пројекту.

Подешавање аутоматизованог креирања фактура за пројекте

Следите ове кораке да бисте конфигурисали аутоматско покретање фактура.

  1. Идите до ставке Подешавања > Групни послови.

  2. Креирајте групни посао и именујте га Креирање фактура у услузи Project Operations. Име групног посла мора да садржи термин „Креирање фактура“.

  3. У пољу Врста посла изаберите Ниједна. Подразумевано се опције Дневна учесталост и Је активна подешавају на Да.

  4. Изаберите Покрени ток посла. У дијалогу Проналажење записа ћете видети три тока посла:

    • ProcessRunCaller
    • ProcessRunner
    • UpdateRoleUtilization
  5. Изаберите ProcessRunCaller, а затим Додај.

  6. У следећем дијалогу изаберите У реду. Ток посла Хибернација прати ток посла Процес.

    Можете изабрати и ProcessRunner у кораку 5. Након тога, када изаберете У реду, ток посла Процес ће бити праћен током посла Хибернација.

Токови посла ProcessRunCaller и ProcessRunner креирају фактуре. ProcessRunCaller позива ProcessRunner. ProcessRunner је ток посла који заправо креира фактуре. Он пролази кроз све предмете уговора за које се морају креирати фактуре и креира фактуре за те предмете. Да би одредио предмете уговора за које фактуре морају бити креиране, посао тражи датуме покретања фактурисања за предмете уговора. Ако предмети уговора који припадају једном уговору имају исти датум покретања фактурисања, трансакције се комбинују у једну фактуру која има две ставке фактуре. Ако не постоје трансакције за које треба креирати фактуре, посао прескаче креирање фактуре.

Након што се ProcessRunner покрене, он позива ProcessRunCaller, обезбеђује време завршетка и затвара се. ProcessRunCaller затим покреће тајмер који ће бити покренут током периода од 24 часа од одређеног времена завршетка. На крају тајмера ProcessRunCaller се затвара.

Посао групне обраде за креирање фактура је периодични посао. Ако се ова групна обрада покреће више пута, креира се више инстанци посла и изазивају грешке. Због тога би требало само једном да покренете групну обраду и требало би да је поново покренете само ако престане да ради.

Напомена

Групно фактурисање се изводи само за предмете уговора о пројекту који су конфигурисани према распоредима фактура. Предмет уговора са начином наплате уз фиксну цену мора да има конфигурисане контролне тачке. Предмет уговора за пројекат са начином наплате времена и материјала треба да успостави распоред фактура на основу датума. Исто се односи и на предмет уговора заснован на пројекту.

Уређивање радне верзије фактуре

Када креирате радну верзију фактуре за пројекат, све ненаплаћене продајне трансакције, које су креиране када су ставке времена и трошкова одобрене, преносе се на фактуру. Можете извршити следећа подешавања док је фактура још увек фази радне верзије:

  • Избришите или уредите детаље ставке фактуре.
  • Уредите и прилагодите количину и врсту наплате.
  • У фактуру директно додајте време, трошак и накнаде као трансакције. Ову функцију можете користити ако је ставка фактуре мапирана у предмет уговора који дозвољава ове класе трансакција.

Изаберите Потврди да бисте потврдили фактуру. Радња потврде не може да се опозове. Када изаберете Потврди, систем подешава фактуру као само за читање и креира стварне вредности наплаћене продаје из сваког детаља ставке фактуре за сваку ставку фактуре. Ако детаљ ставке фактуре упућује на стварне вредности ненаплаћене продаје, систем такође сторнира стварну вредност ненаплаћене продаје. (Било који детаљ ставке фактуре који је креиран из ставке времена или трошкова упућује на стварну вредност ненаплаћене продаје.) Системи за интеграцију главне књиге могу користити ово сторнирање да би опозвали текући рад на пројекту у рачуноводствене сврхе.

Исправљање потврђене фактуре

Потврђене фактуре се могу уређивати (исправљати). Када исправите потврђну фактуру, креира се нова радна верзија кориговане фактуре. Пошто је претпоставка да желите да сторнирате све трансакције и количине из оригиналне фактуре, ова коригована фактура укључује све трансакције из оригиналне фактуре, а све количине на њој су 0 (нула).

Ако неке трансакције не захтевају корекцију, можете их уклонити из радне верзије кориговане фактуре. Ако желите да сторнирате или опозовете само делимичну количину, поље Количина у детаљима ставке можете уредити. Ако отворите детаљ ставке фактуре, можете видети количину оригиналне фактуре. Затим можете да уредите количину тренутне фактуре тако да буде мања или већа од количине оригиналне фактуре.

Када потврдите кориговану фактуру, сторнира се оригинална стварна вредности наплаћене продаје и креира се нова стварна вредност наплаћене продаје. Ако је количина смањена, разлика ће довести до тога да се креира и нова стварна вредност ненаплаћене продаје. На пример, ако је оригинална наплаћена продаја била за осам сати, а детаљ ставке кориговане фактуре има мању количину од шест сати, сторнира се првобитна наплаћена ставка продаје и креирају се две нове стварне вредности:

  • Стварна вредности наплаћене продаје за шест сати.
  • Стварна вредности ненаплаћене продаје за преостала два сата. Ова трансакција може бити наплаћена касније или означена као ненаплатива, у зависности од преговора са клијентом.