Управљање документима са интеграцијом Microsoft Teams

Управљање документима са услугом SharePoint омогућава вам управљање уобичајеним врстама докумената, као што су Word, Excel, PowerPoint и OneNote. Такође можете да креирате фасцикле за чување и управљање тим документима у апликацијама за ангажовање клијената (као што су Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation), који се чувају у услузи SharePoint.

Са Microsoft Teams интеграцијом са Dynamics 365, можете да користите управљање документима са услугом Microsoft Teams. То омогућава кориснику да сарађује у документима и аутоматски синхронизује документе са апликацијама за ангажовање клијената помоћу услуге SharePoint. За сваког закупца постоји једна SharePoint инстанца. Документи у систему Dynamics 365 и датотеке у услузи Microsoft Teams се налазе на истој SharePoint локацији. Подлокације се могу разликовати, али основна локација је иста.

Не постоји аутоматска релација између SharePoint дозвола и дозвола за апликације за ангажовање клијената. За приступ документима између услуге Microsoft Teams и апликација за ангажовање клијената, потребна вам је изричита дозвола за коришћење управљање документима за апликације за ангажовање клијената и услугу SharePoint. За информације:Потребне дозволе за задатке управљања документима

Користите картицу "Датотеке Microsoft Teams " или картицу " Документи" у апликацијама за ангажовање клијената, за складиштење и управљање документима у контексту записа на SharePoint серверу. Документи се складиште на серверу SharePoint који омогућава кориснику да приступи Microsoft Teams документима на SharePoint Серверу – све док корисник има одговарајуће дозволе.

Корисников приступ датотекама у услузи Microsoft Teams или апликацијама за ангажовање клијената зависи од његовог приступа SharePoint локацији на којој се датотека чува.

Белешка

• Корисник-гост у услузи Microsoft Teams добиће поруку о грешци када покуша да приступи закаченом запису апликације за ангажовање клијената.
• Корисник који је део Microsoft Teams канала или тима који има приступ апликацијама за ангажовање клијената неће имати приступ запису у услузи Microsoft Teams.

Најчешћа питања о услузи

1. Да ли ће корисници-гости у услузи Microsoft Teams имати приступ записима Dynamics 365 апликација?

Не, они ће видети поруку о грешци када покушају да приступе закаченом запису.

2. Да ли ће учесници Microsoft Teams ћаскања и канала мочи да виде закачени запис Dynamics 365 апликације ако немају Dynamics 365 лиценцу?

Не, они ће видети поруку о грешци када буду покушали да приступе закаченом запису.

3. Могу ли да додам документ у свој запис ако није закачен за Microsoft Teams канал?

Зависи од тога да ли ваш Dynamics 365 закупац има подешену SharePoint интеграцију. Ако имате омогућену SharePoint интеграцију, тада можете додати документ.

Ако немате омогућену SharePoint интеграцију, морате да имате закачен запис на Microsoft Teams канал, у супротном нећете моћи да додате документ у запис.

4. Шта се дешава када додам документе у Microsoft Teams канал повезан са записом Dynamics 365 апликације, а затим уклоним члана са канала?

То зависи од тога да ли корисник има дозволе за приступ запису Dynamics 365 апликације.

Ако имају дозволе за приступ запису апликације, тада корисник може да уређује запис у систему Dynamics 365, али не може да приступи датотекама из система Dynamics 365, система SharePoint или услуге Microsoft Teams.

Ако немају дозволе за приступ запису Dynamics 365 апликације, тада ће корисник добити поруку о грешци и неће имати приступ датотеци из система Dynamics 365, система SharePoint или услуге Microsoft Teams

5. Које дозволе корисник добија када их додам у Microsoft Teams канал који је закачио записе и документе додате на картицу датотека?

То зависи од тога да ли корисник има дозволе за приступ запису Dynamics 365 апликације.

Ако имају дозволу за приступ запису Dynamics 365 апликације, тада ће корисник моћи да уређује запис у систему Dynamics 365 и услузи Microsoft Teams. Такође ће читати, писати. брисати датотеке из система Dynamics 365, система SharePoint и услуге Microsoft Teams.

Ако немају дозволе за приступ вашем запису Dynamics 365 апликације, тада ће добити поруку о грешци, али ће имати дозволу за читање, писање и брисање када приступе датотеци из система Dynamics 365, система SharePoint или услуге Microsoft Teams.

6. Шта је SharePoint локација картице Microsoft Teams датотеке у односу на повезану картицу докумената Dynamics 365 записа?

Информације у наставку се примењују када SharePoint интеграција није омогућена за ентитет у систему Dynamics 365.

Приликом додавања датотеке из записа Dynamics 365 апликације која је повезана са Microsoft Teams каналом, документ се чува у SharePoint фасцикли са путањом до датотеке [Назив тима]> Документи > [Назив канала] > [Назив датотеке]. Датотека је видљива на картици датотека Microsoft Teams канала и у мрежи повезаној са документом записа Dynamics 365 апликације.

Додавање датотеке из записа Dynamics 365 апликације која није повезана са Teams каналом није могуће јер SharePoint интеграција није омогућена.

Приликом додавања датотеке из Microsoft Teams канала који је повезан са записом Dynamics 365 апликације, документ се чува у SharePoint фасцикли са путањом до датотеке [Назив тима] > Документи > [Назив канала] > [Назив датотеке]. Датотека је видљива на картици Датотеке на Microsoft Teams каналу и у мрежи повезаној са документом записа Dynamics апликације.

Приликом додавања датотеке из Teams канала који је повезан са записом Dynamics 365 апликације, документ се чува у SharePoint фасцикли са путањом до датотеке [Назив тима] > Документи > [Назив канала] > [Назив датотеке]. Датотека је видљива на картици Датотеке Microsoft Teams канала.

Када Microsoft Teams канал има више повезаних записа Dynamics 365 апликације, документ се чува у SharePoint фасцикли са путањом до датотеке [Назив тима] > Документи > [Назив канала] > [Назив датотеке]. Датотека је видљива у Microsoft Teams каналу са картице Датотеке и мреже повезане са документом за све записе Dynamics 365 апликација повезане са каналом.

Када се запис Dynamics 365 апликације повеже са Microsoft Teams каналом, датотеке које су већ додате том Microsoft Teams каналу ће се приказати у мрежи повезаној са документом за тај запис Dynamics 365 апликације.

Ако је запис Dynamics 365 апликације претходно повезан са Microsoft Teams каналом и корисник га повеже са новим Microsoft Teams каналом, у Dynamics 365 се додаје друга локација документа за нови Microsoft Teams канал повезан са записом. Корисници могу да се пребацују између локација документа.

7. Шта је SharePoint локација картице Microsoft Teams датотеке у односу на повезану картицу докумената записа Dynamics 365 апликације?

Информације у наставку се примењују када је SharePoint интеграција омогућена за ентитет у систему Dynamics 365.

Приликом додавања датотеке у запис Dynamics 365 апликације која је повезана са Microsoft Teams каналом са локације документа за Microsoft Teams канал, документ се чува у SharePoint фасцикли са путањом до датотеке [Назив тима] > Документи > [Назив канала] > [Назив датотеке]. Датотека је видљива на картици датотека Microsoft Teams канала и у мрежи повезаној са документом записа Dynamics 365 апликације на локацији документа за Microsoft Teams канал.

Када додајете датотеку у запис Dynamics 365 апликације која је повезана са Microsoft Teams каналом преко локације документа за подразумевану локацију, документ се чува на подразумеваној SharePoint локацији која је подешена са Dynamics 365 окружењем. Документ се не приказује на картици Microsoft Teams датотека за канал повезан са записом.

Када додајете датотеку из записа Dynamics 365 апликације која није повезана са Microsoft Teams каналом, документ се чува на подразумеваној SharePoint локацији која је подешена са Dynamics 365 окружењем.

Приликом додавања датотеке из Microsoft Teams канала који је повезан са записом Dynamics 365 апликације, документ се чува у SharePoint фасцикли са путањом до датотеке [Назив тима] > Документи > [Назив канала] > [Назив датотеке]. Датотека је видљива на картици датотека Microsoft Teams канала и у мрежи повезаној са документом записа Dynamics 365 апликације на локацији документа за Microsoft Teams канал.

Када канал Microsoft Teams има више Дyнамицс записа повезаних са њим, документ се складишти у фасцикли SharePoint са путањом датотеке [Име тима] > Документи > [Име канала] > [Име датотеке]. Датотека је видљива на картици датотека Microsoft Teams канала и у мрежи повезаној са документом на локацији документа за Microsoft Teams канал за све записе Dynamics 365 апликације повезане са каналом.

Када се запис Dynamics 365 апликације повеже са Microsoft Teams каналом, датотеке које су већ додате том Microsoft Teams каналу ће се приказати у мрежи повезаној са документом за тај запис Dynamics 365 апликације на локацији документа за Microsoft Teams канал.

Када се Dynamics запис повеже са Microsoft Teams каналом, датотеке које су већ додате том запису Dynamics 365 апликације (на подразумеваној SharePoint локацији која је подешена са Dynamics 365 окружењем), датотеке нису видљиве на картици датотека Microsoft Teams канала и оне остају на подразумеваној SharePoint локацији која је подешена са Dynamics 365 окружењем.

Ако је запис Dynamics 365 апликације претходно повезан са Microsoft Teams каналом и корисник га повеже са новим Microsoft Teams каналом, у Dynamics 365 апликацију се додаје друга локација документа за нови Microsoft Teams канал повезан са записом. Корисници могу да се пребацују између локација документа.

8. Ко може да види коју локацију?

Дозвола за приказ локације зависи од дозволе корисника за фасциклу у систему SharePoint. Ако је SharePoint фасцикла креирана у Microsoft Teams каналу, тада ће корисник имати дозволу за читање и писање.

9. Уклонио сам корисника са Microsoft Teams канала, али он и даље има приступ повезаном запису из система Dynamics 365. Како могу да ограничим његову могућност отварања, уређивања и брисања документа из система Dynamics 365?

Приступ датотекама зависи од дозвола корисника у систему SharePoint. Да бисте кориснику ограничили приступ овим датотекама, уклоните корисника са SharePoint локације.

10. Шта се дешава када избришем Microsoft Teams налог?

Датотеке се уклањају из система Dynamics 365 и SharePoint.