Obrazac: upravljanje projektima
Organizacijama je potrebno centralno mesto da bi upravljali sa više projekata, jer osiguravaju da različiti timovi postižu svoje ciljeve i ispunjavaju kriterijume uspeha kako je planirano.
Neki uobičajeni primeri upotrebe za upravljanje projektima uključuju upravljanje idejama za nove proizvode, kreiranje projektnih planova i praćenje kontrolnih tačaka i upravljanje učinkom tima.
Microsoft Power Platform pruža rešenje bez koda i sa malo koda kako bi organizacije kreirale rešenja laka za korišćenje kojima će upravljati projektima tokom njihovog životnog ciklusa. Ovaj članak daje nekoliko primera iz stvarnog sveta kako su klijenti koristili Microsoft Power Platform za kreiranje efikasnih aplikacija i tokova posla za upravljanje projektima.
Kako da prepoznate obrazac upravljanja projektom
Poslovne grupe unutar organizacija vide potrebu za alatkom za upravljanje projektima, praćenje napretka i nadgledanje rezultata.
U tipičnom scenariju upravljanja projektima, vi:
Planirate posao za upravljanje idejama, planovima, zadacima i kontrolnim tačkama.
Pratite napredak u odnosu na plan, obaveštavate zainteresovane strane o statusu projekta i po potrebi eskalirate blokatore.
Pregledate napredak, nadgledate ishode i vizualizujete ključne aspekte toka projekta.
Kako klijenti koriste obrazac upravljanja projektima
Custom Air Products and Services Traveler aplikacija
Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) je uslužno preduzeće iz Hjustona koje se bavi rešenjima za grejanje, ventilaciju i klimatizaciju (HVAC) koji je specijalizovan za projektovanje, izgradnju, ugradnju, izmenu i servisiranje opreme za klimatizaciju u industrijskim i komercijalnim segmentima HVAC delatnosti.
CAPS timu za upravljanje projektima je bilo potrebno prilagođeno rešenje za praćenje celokupnog životnog ciklusa HVAC jedinica dok prolaze kroz proces proizvodnje, sa fokusom na izgradnju kvaliteta. Rešenje je trebalo prilagoditi potrebama svakog odeljenja i pratiti provere kvaliteta i omogućiti odgovarajućim vlasnicima da se odjave u svakoj fazi procesa. Štaviše, tim je želeo da osnaži svakoga u organizaciji da izveštava o problemima putem svojih mobilnih uređaja. Jedan od ključnih problema sa kojim su se suočavali bio je dokument „putnik“ – papirni dokument koji je korišćen za praćenje provere kvaliteta, i koji se gubio.
Rebecca Sackett, pomoćnica analitičara podataka, pronašla je Power Apps u svojoj Office 365 pretplati i počela je da eksperimentiše sa kreiranjem aplikacija prema SharePoint listama za zamenu ručnih procesa. Napravila je Power Apps rešenje za digitalizaciju dokumenta „putnika“ pod nazivom CAPS Traveler. Menadžeri projekata i zainteresovane strane koriste aplikaciju za upravljanje „putnikom“ za pregled svih aktivnih projekata, za uvid u ključne statističke podatke i upravljanje kalendarima testiranja i isporuke.
Menadžeri projekata pokreću projekte i dodaju detalje za svaki potreban korak, kao što su proizvodnja, farba, elektrika i testiranje. Osoblje iz svakog odeljenja zatim koristi prateću mobilnu aplikaciju koja je prilagođeno napravljena sa određenim pitanjima za njihovo odeljenje. Kasnije, centralni tim objedinjuje podatke i koristi izveštaje za identifikovanje uobičajenih razloga zbog kojih određeni korak nije učinjen.
Postoji deset takvih aplikacija za odjavu pored glavne aplikacije za upravljanje i sve one čitaju i zapisuju upisuju podatke u isti skup SharePoint lista. Nakon što svi koraci budu završeni, neko iz tima za kontrolu kvaliteta obavlja konačno odjavljivanje. Tada se tok automatski pokreće za generisanje PDF izveštaja.
Environment Canterbury InZone aplikacija
Environment Canterbury (ECan) radi u partnerstvu sa opštinama Kanterberi, Novi Zeland, na dugoročnim programima ekoloških rezultata koji se sastoje od više ključnih tačaka i povezanih projekata. Bilo im je potrebno pristupačno rešenje koje će pružiti veću doslednost projekata, veći nivo vidljivosti i brži pristup podacima.
Koristeći aplikaciju, menadžeri slatkovodnih zona i učesnici projekata mogu da prikažu status svojih projekata. Svi projekti su označeni zonom i određenim ključnim tačkama, a sve ključne tačke su označene dugoročnim ishodima. Aplikacija pruža prilagođenu šemu boja, što olakšava razlikovanje i kretanje između projekata, ključnih tačaka i rezultata. Svi ekrani za projekte su zeleni, ključne tačke su plave, a ishodi narandžasti.
Obaveštenja se šalju radi bržeg ažuriranja podataka i obezbeđuju eskalacije ako se projekti ne ažuriraju u potrebno vreme. Tokovi se takođe koriste za pozivanje određenih prikaza i generisanje sažetih e-poruka zasnovanih na HTML tabelama koje navode sve stavke koje se odnose na određenu osobu u jednoj e-poruci.
Partners In Health Gift Review aplikacija
Partners In Health (PIH) se svake godine oslanja na pojedinačne donatore za oko polovine svojih izvora finansiranja, dok druga polovina uglavnom dolazi od odobrenja vlade, korporacija i fondacija. Neprofitna organizacija ima oko 10 službenika za donacije koji su odgovorni za vođenje preko 1.000 svojih najdarežljivijih pojedinačnih donatora. PIH je želeo da poboljša mogućnost službenika za poklone da upravljaju portfeljima prikazujući im poklone kako stignu i dajući službenicima sveobuhvatni prikaz portfelja donatora.
Bella Chih-Ning, menadžer za analitiku i aplikacije pri PIH, napravila je aplikaciju Gift Review i kontrolnu tablu za službenike za poklone kojom će upravljati i prikazivati mnoge aspekte donacija. Pomoću aplikacije Gift Review, službenici za poklone mogu prikazati donacije odmah čim pristignu, dodati relevantne beleške i osigurati da donacije budu dodeljene odgovarajućem fondu. Ovo kreira kontrolnu listu sa spiskom obaveza na kojoj službenik za poklone pregleda donaciju kako bi bio siguran da je dodeljena odgovarajućoj kampanji, da je šifrovana prema tačnoj vrsti poklona i dodeljena pravom fondu. Službenik za poklone može da pošalje pitanja e-poštom PIH DevOps timu direktno u aplikaciji. Nakon što je sve jasno, službenici za poklone označavaju kontrolnu listu kao „gotovu“, što postaje vidljivo njihovim menadžerima.
„Obuka za aplikaciju jednom danu mi je zaista otvorila oči kako je jako napraviti alatke koje pojednostavljuju procese i osnažuju naše kolege da budu bolji na svojim poslovima“, kaže Bella Chih-Ning.
R3 Retail Project Portfolio aplikacija
Kompanija R3 Retail Development pruža temeljnu stručnost u konsultovanju za upravljanje projektima kako bi maksimalno povećala profite supermarketima, bakalnicama, kompanijama za obradu grane, komercijalnim, maloprodajnim i malim industrijskim klijentima širom Sjedinjenih Američkih Država. R3 je trebao visoko prilagođeni pristup za svoje potrebe upravljanja projektima do samoga kraja.
Project Portfolio aplikacija je bila napravljena za samo 120 sati i sada upravlja sa preko 200 projekata. R3 menadžeri projekata i regionalni menadžeri prodavnica sa kojima sada rade koriste novu Project Portfolio aplikaciju. Aplikacija ima bogat skup mogućnosti koje uključuju:
Kontrolna tabla koja prikazuje rezimirane statističke podatke zasnovane na prijavljenom korisniku.
Informacije o praćenju projekata, uključujući datume, zadatke, probleme, narudžbenice i ljude.
Praćenje IP adresa za sve instalirane uređaje, poput frižidera.
Mogućnosti otpremanja datoteka za dokumente poput arhitektonskih datoteka za HVAC sisteme.
Opsežna prilagođena poslovna logika, poput automatskog podešavanja vrednosti datuma na osnovu unosa statusa.
Administratori mogu dodeliti bezbednosna odobrenja određenim korisnicima aplikacija u skladu sa njihovim ulogama. Administratori takođe mogu da konfigurišu listu tipova zadataka i očekivano vreme za svaki zadatak, što se zauzvrat koristi za automatsko generisanje rokova.
R3 koristi Power Automate za slanje automatskih obaveštenja i podsetnika. Svi podaci se čuvaju u usluzi Microsoft Dataverse.
Capitol Music Group alatke za planiranje
Capitol Music Group (CMG) je video mogućnost modernizacije sopstvenih marketinških alatki za tok posla i planiranje, prethodno napravljenih korišćenjem usluge InfoPath. Aplikacija kritična za poslovanje upravljala je rasporedima za nova izdanja i – tokom vremena – evoluirala za prikupljanje podataka za različite tipove izdanja i medija. CMG je želeo da automatizuje rutinske procese, proširi vidljivost i saradnju između partnerskih etiketa i brže se prilagodi novim marketinškim kanalima na mreži. Ali njegova aplikacija Capitol Scheduling postala je duboko integrisana u tokove procesa i sastojala se u potpunosti od XML podataka koji su zahtevali mnogo tribalnog znanja za upravljanje. Želeći modernizovani pristup sa malo kodiranja razvoju i upravljanju aplikacijama, CMG je na kraju odlučila da svoju aplikaciju prebaci sa InfoPath-a na Microsoft Power Platform, uključujući Power Apps i Power Automate.
Capitol je želeo da njegovi timovi koriste novi interfejs za planiranje kako bi lako komunicirali, dobijali odobrenja i sarađivali na marketingu za različite vrste izdanja – bilo da je reč o fizičkoj, digitalnoj ili video strani stvari.
„Uz Microsoft Power Platform, Capitol ima jednostavan način da podeli marketinške informacije tokom čitavog životnog ciklusa proizvoda“, kaže Karen Rijli, viši menadžer u kompaniji Universal Music Group. „To im čak pomaže da olakšaju i pojednostave projekte sa više etiketa.“