Synkronisera med SharePoint från Project Professional

Anteckning

Office 365 ProPlus byter namn till Microsoft 365-appar för företag. Mer information om den här ändringen finns i det här blogginlägget.

Sammanfattning

Översikt

Med funktionen Synkronisera med SharePoint kan en Project dela en .mpp-projektfil med Microsoft SharePoint användare. Den här funktionen är tillgänglig för användning med SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2019 och SharePoint Online Project Professional 2013. Project Professional 2016, Project Professional 2019 och Project för Office 365. Den här funktionen skapar en SharePoint Project webbplats. Den här webbplatsen innehåller Project sammanfattning och tidslinje, en uppgiftslista och en kalender. När du gör det sparas dessutom .mpp-filen i webbplatstillgångarna för framtida redigering.

Anteckning

Användarhanteraren Project vara en del av gruppen ägare i SharePoint (eller åtminstone ha designerbehörighet) för den överordnade webbplatssamlingen där den nya eller befintliga webbplatsen finns.

Synkronisering går också åt andra hållet. Om du har SharePoint en aktivitetslista finns knappen Öppna med Project som öppnar planen i Project Professional. Med den här funktionen kan du använda schemaläggningsmotorn i Project för att schemalägga uppdateringar i Project Professional 2013, Project Professional 2016, Project Professional 2019 Project för Office 365 och synkronisera sedan tillbaka den statiska listan till uppgiftslistan på SharePoint Project webbplatsen.

Hantering av Project projektwebbplatsaktiviteter på det här sättet kallas även enkel projekthantering. Project Server krävs inte för den här funktionen. SharePoint Foundation 2013, SharePoint Foundation 2016 eller SharePoint Foundation 2019 är minimikravet för att använda synkroniseringsfunktionen för SharePoint synkronisering.

När du använder SharePoint server kan du använda funktionen "Allt mitt arbete på ett ställe" för att visa alla uppgifter som specifikt har tilldelats dig. Från listan "Min webbplats" med personliga uppgifter kan du visa, organisera och uppdatera allt ditt arbete från den här platsen. Följande URL är till för en SharePoint för personliga uppgifter:

https://TenantName-my.sharepoint.com/personal/Name_TenantName_onmicrosoft_com/AllTasks.aspN

Scenarier för användning Project Professional med SharePoint Server eller SharePoint Online

  • Skapa en plan i Project och synkronisera sedan med hjälp av NEW SharePoint Site. En webbplats- och uppgiftslista skapas.
  • Skapa en plan i Project och synkronisera sedan med hjälp av Befintlig SharePoint webbplats. Då uppdateras en befintlig lista eller en ny lista skapas, beroende på vad du väljer.
  • I SharePoint när du har aktiviteter i en aktivitetslista kan du använda Öppna med Project för att öppna planen i Project Professional för redigering och sedan synkronisera tillbaka till den befintliga SharePoint-webbplatsen. .mpp-filen sparas i webbplatstillgångarna för framtida redigering.

I följande Office artikel beskrivs hur du synkroniserar ett Project-abonnemang med SharePoint och hur du synkroniserar för att skapa en New Project-webbplats och en befintlig Project-webbplats:

Mer information

Att tänka på

MPP

Eftersom vi sparar .mpp-filen i Project-webbplatsens webbplatstillgångar bör du inte spara en lokal kopia av planen för redigering. Du använder alltid Öppna med Project när du vill använda Project uppdatera antingen uppgiftslistan SharePoint eller .mpp-filen. Dessa två enheter är nu länkade och SharePoint anses vara "huvud". Om du öppnar .mpp-filen från en annan plats än Webbplatstillgångar skadas länken och det orsakar problem, till exempel dubbletter av aktiviteter SharePoint i aktivitetslistan. Du kan också få ett felmeddelande, som tas upp senare i den här artikeln.

Spara

När du har synkroniserat en plan SharePoint en aktivitetslista klickar du på Spara i Project nästa gång du vill uppdatera Project.

Manuella kontra automatiskt schemalagda aktiviteter

När du öppnar en SharePoint-aktivitetslista i Project Professional för första gången ställs aktiviteterna in på Manuell eller Automatiskt schemalagd, beroende på inställningen Nya aktiviteter som skapats i Project-klienten. Du hittar den här inställningen på Arkiv-menyn genom att klicka Alternativ och sedan välja fliken Schema.

Föregående

För närvarande kan en enskild aktivitet inte innehålla fler än 89 länkar till andra aktiviteter. Project Professional kraschar om det har ett större antal föregående.

Externa länkar

När du försöker synkronisera en plan som innehåller externa länkar till aktiviteter i andra planer visas ett felmeddelande som innehåller fel information. Felmeddelandet bör innehålla information om att du inte kan synkronisera en plan med externa länkar. Det här är i stället det meddelande som du får:

Cannot access the site due to one of the following reasons:
- The Sharepoint site url is invalid
- The Sharepoint site is currently unavailable
- The user does not have full or design permissions in the Sharepoint site

Planen kan sparas i uppgiftslistan, men .mpp-filen sparas inte i Webbplatstillgångar. Därför kan du inte använda .mpp-filen igen för att uppdatera aktivitetslistan. I det här fallet rekommenderar vi att du tar bort underwebbplatsen och börjar om möjligt igen.

Stort antal uppgifter

SharePoint objekt har en begränsning på 5 000 objekt i en lista. Du kommer dock att uppleva allvarliga prestandaproblem om det finns 1 000 uppgifter i en lista. Project metodtipsen visar att 750 är det största antalet aktiviteter som du bör ta med i en projektplan. En SharePoint ska vara ännu mindre för optimala funktioner och användbarhet. Till exempel är 100 aktiviteter i en SharePoint ett rimligt tal att arbeta med.

Resurser

Om det finns resurser tilldelade i planen som inte är resurser i SharePoint får du ett varningsmeddelande om att dessa resurser inte kommer att läggas till i SharePoint-aktivitetslistan men att aktiviteterna synkroniseras med listan. Det här felmeddelandet liknar följande:

Vi kan inte synkronisera resursen <resource name> till uppgiftslistan eftersom resursen inte finns på SharePoint server. Den här resursen, och alla andra resurser som inte finns i SharePoint, förblir tilldelade till aktiviteterna i projektplanen.

Om du vill lägga till dessa SharePoint användare kontaktar du SharePoint administratör. En bra metod är att alltid använda Väljaren för personer när du tilldelar användare aktiviteter.

Börja med SharePoint uppgiftslista

Om du, Project Manager, börjar i SharePoint med en aktivitetslista kan de när som helst bestämma att du vill använda schemaläggningsmotorn i Project för att beräkna ett mer exakt schema. Du kan klicka på knappen Project med användare i menyfliksområdet Lista, Project-klienten startar som den inloggade användaren och du kan börja redigera.

Öppna med Project

När planen öppnas schemaläggs aktiviteterna antingen manuellt eller automatiskt schemalagda baserat på värdet i Schemalägg nya > aktiviteter > > i Arkivalternativ skapat. Uppgifter kan läggas till eller redigeras med hjälp av några eller alla funktioner i Project-klienten och synkroniseras sedan tillbaka till SharePoint-uppgiftslistan genom att klicka på Spara.

Mappa fält

Endast de fält som är mappade mellan de två produkterna synkroniseras. Följande fält synkroniseras mellan din SharePoint och Project som standard:

  • Aktivitetsnamn
  • Startdatum
  • Slutdatum (förfallodatum)
  • % klart
  • Resursnamn
  • Föregående

Om du vill mappa fler fält som ska synkroniseras mellan Project och SharePoint kan du göra detta på fliken Info på Arkiv-menyn med i Project. Öppna dialogrutan Mappa fält och välj sedan de nya fält som du vill synkronisera. På så sätt kan du få gruppmedlemmarna att rapportera om andra anpassade fält, eller så kan du generera rapporter baserat på icke-SharePoint kolumner.

Synkronisera med en befintlig uppgiftslista

Om du synkroniserar till en befintlig aktivitetslista som redan har länkats till en annan plan (eller om den ursprungliga synkroniseringen inte kopierade .mpp-filen till webbplatstillgångarna) visas följande felmeddelande:

Aktivitetslistan är länkad till en annan projektplan. Om du fortsätter med synkroniseringen ändras aktivitetslistans länk till den aktuella projektplanen.

Vill du fortsätta med synkroniseringen?

Konfliktlösning

Om .mpp-filen är öppen i Project samtidigt som en användare lägger till eller redigerar aktivitetsinformationen i SharePoint-aktivitetslistan visas dialogrutan Konflikt nästa gång som .mpp-filen sparas. Den här dialogrutan ger användaren följande alternativ:

  • Behåll Microsoft Project version för alla fält
  • Behåll SharePoint version för alla fält
  • Välja mellan SharePoint och Microsoft Project-versioner

Outlook Synkronisering

Aktiviteter kan uppdateras i Outlook, men de kan inte skapas i Outlook och sedan infogas i SharePoint uppgiftslista.