Synkronisera med SharePoint uppgiftslista från Project Professional

Sammanfattning

Med Funktionen Synkronisera med SharePoint kan en Project Manager dela en .mpp-projektfil med Microsoft SharePoint användare. Den här funktionen är tillgänglig för användning med SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2019 och SharePoint Online till och med Project Professional 2013. Project Professional 2016, Project Professional 2019 och Project för Office 365. Den här funktionen skapar en SharePoint Project webbplats. Den här webbplatsen innehåller en Project sammanfattning och tidslinje, en uppgiftslista och en kalender. När du synkroniserar sparas även .mpp-filen till webbplatstillgångarna för framtida redigering.

Anteckning

Project Manager måste vara en del av gruppen SharePoint Ägare (eller åtminstone ha designerbehörigheter) i den överordnade webbplatssamlingen där den nya eller befintliga webbplatsen finns.

Synkroniseringen går åt andra hållet också. Om du har en SharePoint uppgiftslista finns knappen Öppna med Project som öppnar planen i Project Professional. Med den här funktionen kan du använda Project-schemaläggningsmotorn för att göra schemauppdateringar i Project Professional 2013, Project Professional 2016, Project Professional 2019 eller Project för Office 365 och synkronisera sedan den statiska listan tillbaka till uppgiftslistan på SharePoint Project-webbplatsen.

Att hantera en Project platsuppgifter på det här sättet kallas även enkel projekthantering. Project Server krävs inte för den här funktionen. SharePoint Foundation 2013, SharePoint Foundation 2016 eller SharePoint Foundation 2019 är minimikravet för att använda Synkronisering för att SharePoint funktioner.

När du använder SharePoint Server kan du använda funktionen "Allt mitt arbete på en plats" för att visa alla uppgifter som är specifikt tilldelade till dig. Från din personliga uppgiftslista "Min webbplats" kan du visa, organisera och uppdatera allt ditt arbete från den här platsen. Följande URL är till för en lista över SharePoint personliga uppgifter:

https://TenantName-my.sharepoint.com/personal/Name_TenantName_onmicrosoft_com/AllTasks.aspN

Scenarier för att använda Project Professional med SharePoint Server eller SharePoint Online

  • Skapa en plan i Project och synkronisera sedan med hjälp av NEW SharePoint Site. En webbplats och uppgiftslista skapas.
  • Skapa en plan i Project och synkronisera sedan med hjälp av befintlig SharePoint webbplats. Detta uppdaterar en befintlig lista eller skapar en ny lista, beroende på ditt val.
  • I SharePoint när du har uppgifter i en uppgiftslista kan du använda Öppna med Project för att öppna planen i Project Professional för redigering och sedan synkronisera tillbaka till den befintliga SharePoint webbplatsen. .mpp-filen sparas i webbplatstillgångarna för framtida redigering.

Följande Office artikel beskriver hur du synkroniserar en Project plan med SharePoint och hur du synkroniserar för att skapa en ny Project webbplats och en befintlig Project webbplats:

Mer information

Överväganden

MPP

Eftersom vi sparar .mpp-filen i Project webbplatstillgångar bör du inte spara en lokal kopia av planen för redigering. Du kommer alltid att använda Öppna med Project när du vill använda Project för att uppdatera antingen SharePoint uppgiftslistan eller .mpp-filen. Dessa två entiteter är nu länkade och listan över SharePoint uppgifter anses vara "master". Om du öppnar .mpp-filen från någon annan plats än Webbplatstillgångar kommer länken att skadas och orsaka problem, till exempel dubblettaktiviteter i SharePoint uppgiftslistan. Du kan också få ett felmeddelande som beskrivs senare i den här artikeln.

Spara

När du har synkroniserat en plan till en SharePoint uppgiftslista klickar du på Spara i Project nästa gång du vill uppdatera uppgiftslistan.

Manuella och automatiska schemalagda aktiviteter

När du öppnar en SharePoint uppgiftslista i Project Professional för första gången anges aktiviteterna till Manuell eller Automatisk schemalagd, beroende på de nya aktiviteter som skapasinställningar i Project-klienten. Du hittar den här inställningen på Arkiv-menyn genom att klicka på Alternativ och sedan välja fliken Schema .

Föregångare

För närvarande kan en enskild aktivitet inte innehålla fler än 89 länkar till andra aktiviteter. Project Professional kan krascha om den har ett större antal föregående aktiviteter.

Externa länkar

När du försöker synkronisera en plan som innehåller externa länkar till aktiviteter i andra planer får du ett felmeddelande som innehåller fel information. Felmeddelandet bör visa att du inte kan synkronisera en plan med externa länkar. Det här är i stället det meddelande som du får:

Cannot access the site due to one of the following reasons:
- The Sharepoint site url is invalid
- The Sharepoint site is currently unavailable
- The user does not have full or design permissions in the Sharepoint site

Planen kan sparas i uppgiftslistan, men .mpp sparas inte i webbplatstillgångarna. Därför kan du inte använda .mpp-filen igen för att uppdatera uppgiftslistan. I det här fallet rekommenderar vi att du tar bort underwebbplatsen och börjar om igen, om möjligt.

Stort antal uppgifter

SharePoint har en gräns på 5 000 objekt i en lista. Du får dock allvarliga prestandaproblem om det finns 1 000 uppgifter i en lista. Project bästa praxis tyder på att 750 är det största antalet aktiviteter som du bör inkludera en projektplan. En SharePoint lista bör vara ännu mindre för optimal funktionalitet och användbarhet. Till exempel är 100 uppgifter i en SharePoint uppgiftslista ett rimligt antal att arbeta med.

Resurser

Om det finns resurser som tilldelats i din plan som inte är resurser i SharePoint får du ett varningsmeddelande om att dessa resurser inte kommer att läggas till i listan över SharePoint aktiviteter utan att aktiviteterna synkroniseras till listan. Det här felmeddelandet liknar följande:

Det går inte att synkronisera resursen <resource name> till uppgiftslistan eftersom resursen inte finns på SharePoint-servern. Den här resursen och alla andra resurser som inte finns i SharePoint förblir tilldelade aktiviteterna i projektplanen.

Om du vill lägga till dessa användare i SharePoint kontaktar du din SharePoint-administratör. Det är en bra idé att alltid använda personväljaren när du tilldelar användare till uppgifter.

Börja med en SharePoint uppgiftslista

Om du, Project Manager, börjar med SharePoint genom att ha en uppgiftslista kan de när som helst bestämma att du vill använda Project schemaläggningsmotor för att beräkna ett mer exakt schema. Du kan klicka på knappen Öppna med Project i menyfliksområdet Lista, Project-klienten startar som den inloggade användaren och du kan börja redigera.

Öppna med Project

När planen öppnas blir aktiviteterna antingen manuellt schemalagda eller automatiskt schemalagda baserat på värdet för FileOptionsScheduleNya > > > aktiviteter som skapats. Aktiviteter kan läggas till eller redigeras med hjälp av alla funktioner i Project-klienten och sedan synkroniseras tillbaka till SharePoint uppgiftslistan genom att klicka på Spara.

Mappa fält

Endast fälten som mappas mellan de två produkterna synkroniseras. Följande fält synkroniseras som standard mellan din SharePoint-lista och Project:

  • Aktivitetsnamn
  • Startdatum
  • Avslutsdatum (förfallodatum)
  • % färdigt
  • Resursnamn
  • Föregångare

Om du vill mappa fler fält som ska synkroniseras mellan Project och SharePoint kan du göra detta på fliken InfoArkiv-menyn med i Project. Mer specifikt öppnar du dialogrutan Mappa fält och väljer sedan de nya fält som du vill synkronisera. På så sätt kan du låta dina teammedlemmar rapportera om andra anpassade fält, eller så kan du generera rapporter baserat på icke-standardkolumner SharePoint.

Synkronisera till en befintlig uppgiftslista

Om du synkroniserar till en befintlig uppgiftslista som redan har länkats till en annan plan (eller om den ursprungliga synkroniseringen inte kopierade .mpp till webbplatstillgångar) får du följande felmeddelande:

Uppgiftslistan är länkad till en annan projektplan. Om du fortsätter med synkroniseringen ändras aktivitetslistans länk till den aktuella projektplanen.

Vill du fortsätta med synkroniseringen?

Konfliktlösning

Om .mpp-filen är öppen i Project samtidigt som en användare lägger till eller redigerar aktivitetsinformation i listan SharePoint aktiviteter visas en dialogruta för konflikt nästa gång .mpp-filen sparas. Den här dialogrutan ger användaren följande alternativ:

  • Behåll Microsoft Project version för alla fält
  • Behåll SharePoint version för alla fält
  • Välj mellan SharePoint- och Microsoft-projektversioner

Outlook Sync

Aktiviteter kan uppdateras i Outlook, men de kan inte skapas i Outlook och sedan infogas i en SharePoint uppgiftslista.