Rekommendationer för att samla in och granska kostnadsdata

  • Artikel

Gäller för den här rekommendationen om kostnadsoptimering i Azure Well-Architected Framework:

CO:03 Samla in och granska kostnadsdata. Datainsamling bör samla in dagliga kostnader. I kostnadsrapporter inkluderar kostnader (avgiftsbelagda), förbetalda kostnader (amorterade), trender och prognoser. Intressenter bör regelbundet granska utgifterna mot budget- och kostnadsmodellen. Automatisera aviseringar för att utlösa meddelanden vid viktiga tröskelvärden och identifiera avvikelser för att indikera avvikelser från trendbaslinjer.

Den här guiden beskriver rekommendationerna för att samla in och granska kostnadsdata för din arbetsbelastning. Samla in kostnadsdata för att få en holistisk bild av din arbetsbelastning och se till att utgifterna optimeras. Datainsamling innehåller alla indikatorer för kostnadsoptimering, till exempel faktureringsdata, resursanvändning och användningsmönster.

Med insamlade data kan du förstå kostnaden för arkitekturbeslut och affärsdrivrutiner som kostnader per användare eller enhet. Dessa data ger dig en tydligare förståelse för vart pengarna går och hur du optimerar utgifterna. Om du inte samlar in och granskar kostnadsdata kan det leda till budgetöverskridanden, ingen baslinje för utgifter och bristande förståelse för molnarbetsbelastningarnas ekonomiska hälsa.

Definitioner

Period Definition
Faktureringsgräns Omfånget för vad en faktura innehåller.
Återbetalning En redovisningsmodell där du debiterar avdelningar för deras arbetsbelastningsanvändning och tar emot betalningar från dem.
Resursutnyttjande Mängden resurskapacitet som en arbetsbelastning använder.
Visa tillbaka En redovisningsmodell där du visar avdelningarna kostnaden för deras arbetsbelastningsanvändning och du inte får någon betalning från dem.

Viktiga designstrategier

Datainsamling är viktigt för att identifiera kostnadsbesparande affärsmöjligheter, redovisning (showback och återbetalning) och för effektiv resursanvändning. Du måste prioritera insamling och granskning av kostnadsdata från alla relevanta källor. Du bör centralisera insamlade data för effektiv analys och regelbunden granskning, tilldela resursägare och automatisera aviseringar där det är möjligt.

Samla in kostnadsdata

Effektiv kostnadseffektiv hantering av molnarbetsbelastningar kräver ett omfattande grepp om tillhörande utgifter, från databehandling till nätverksanvändning. Insamlade data ger en detaljerad vy över var och hur resurser förbrukas. Det gör att du kan identifiera ineffektivitet, fatta välgrundade beslut om resursallokering och i slutändan optimera kostnaderna för att säkerställa att du får det bästa värdet för din investering.

Aktivera datainsamling. Datainsamling bör omfatta alla källor till arbetsbelastningskostnader, till exempel beräkning, lagring, nätverksanvändning och andra tjänster eller funktioner som arbetsbelastningen använder. Data ska innehålla fakturerade och avgiftsbelade data. Fakturerade data är verkliga. Den återspeglar faktiska fakturerade utgifter. Data med dataförbrukning är en förutsägande form av data baserat på faktureringsplanerna för tjänster. Även om de fortfarande är värdefulla anses dagliga sektorer av data som mäts vara bra uppskattningar snarare än exakta siffror. Genom att känna igen skillnaderna mellan fakturerade och avgiftsbegränsade data i dessa komponenter kan du få mer noggrannhet i ekonomisk planering och analys.

Använd alla tillgängliga samlingsmetoder. Om du vill samla in kostnadsdata använder du alla tillgängliga verktyg och metoder som står till ditt förfogande, till exempel tjänstleverantörens kostnadsövervakning och verktyg, för att övervaka arbetsbelastningskostnaderna. Dessa verktyg ger vanligtvis detaljerade insikter om kostnadsuppdelningar, användningstrender och optimeringsförslag, men de kanske inte samlar in allt. Förstå deras standardfunktioner, till exempel dataordlistor och taxonomier.

Utforma anpassade vyer om de krävs för din specifika arbetsbelastning. Om tjänstleverantören erbjuder API:er utöver interna verktyg kan du använda dem för att hämta kostnadsdata programmatiskt. API:er underlättar automatiserad kostnadsrapportering och integreras sömlöst med dina befintliga hanteringssystem. Kom ihåg att målet är att samla in kostnadsinformation från alla möjliga källor. Oavsett om det innebär att hämta data via ett API, manuellt ange kostnader eller synkronisera med dina finansiella system, är det viktigt att säkerställa en centraliserad och omfattande kostnadsöversikt.

Centralisera kostnadsdata. Centraliserade kostnadsdata gör det enklare att hantera och analysera dessa data. Det säkerställer att du har en enhetlig vy, via ett gemensamt dataschema, av alla arbetsbelastningskostnader och möjliggör bättre strategier för kostnadsoptimering. Du måste kombinera användningsdata och data ska flöda till en central analysmottagare. Du kan använda ett kostnadshanteringsverktyg som tillhandahålls av molnleverantören eller integrera data med kostnadshanteringslösningar från tredje part. Målet är att ha en lågkostnadslösning som är lättillgänglig för behöriga intressenter och ger robusta dataanalysfunktioner.

Kompromiss: Att behålla kostnadsdata under längre perioder möjliggör historisk analys och trendidentifiering. Det kan dock vara kostsamt att lagra data. För att minimera kostnaderna lagrar du äldre data som aggregerade datapunkter utan kornigheten för nyare data. Fastställ också den bästa kvarhållningsperioden baserat på dina analysbehov.

Gruppera data

Genom att gruppera data kan du få bättre insikter för att hantera kostnader effektivt. Du kan dela upp kostnader baserat på olika dimensioner, till exempel avdelningar eller projekt, så att du kan allokera kostnader korrekt till respektive intressenter. Gruppering av data främjar transparens, ansvarsskyldighet och kostnadsmedvetenhet.

Gruppera kostnadsdata i meningsfulla kategorier som resurser, tjänster, miljöer, regioner, avdelningar, projekt eller team. Om du till exempel förstår kostnadsuppdelningen på resurs- och tjänstnivå kan du fatta välgrundade beslut om resursallokering, skalning eller till och med avställning. När du grupperar kostnadsdata efter miljö, till exempel produktion, haveriberedskap eller kvalitetssäkring, kan det hjälpa dig att identifiera kostnadsskillnader och optimera resursanvändningen baserat på de specifika behoven i varje miljö. Tänk på följande rekommendationer när du grupperar arbetsbelastningsdata:

  • Samla in användnings- och komponentdata. Samla in detaljerad information om användning och kostnad för varje komponent i din arbetsbelastning. Du kan analysera kostnader från olika vinklar och få insikter om kostnadsuppdelningen genom att samla in dessa data.

  • Se olika dimensioner. Dela upp dina dagliga utgifter efter tekniska dimensioner (till exempel resurstyper eller tjänstkategorier), resursorganisationsdimensioner (till exempel avdelningar eller team) och affärsmodellsdimensioner (till exempel projekt eller kostnadsställen). Med den här uppdelningen kan du analysera kostnader baserat på de dimensioner som är viktigast för ditt specifika problem eller scenario.

  • Tillämpa metadata. Metadata kan användas för att gruppera data och generera meningsfulla kostnadsrapporter. Det gör att du kan identifiera områden med höga kostnader och implementera ansvarsåtgärder eller strategier för kostnadsoptimering på avdelnings- eller projektnivå. Med hjälp av metadata kan du utforma en mekanism för att gruppera kostnader på ett sätt som återspeglar programmets kärnaffärsmodell. Till exempel taggning av resurser med klientidentifierare i stället för delade resurser i en lösning för flera klientorganisationer. Möjligheten att pivotera kostnadsdata baserat på ditt programs prismodell kan ge viktiga insikter.

Generera kostnadsrapporter

När du har samlat in kostnadsdata måste du använda dem för att generera kostnadsrapporter. Kostnadsrapporter ger insyn i utgifter och underlättar analysen av dina utgiftsmönster för arbetsbelastningar. Du kan identifiera områden där kostnadsoptimering behövs och fatta välgrundade beslut för att optimera dina utgifter. Med kostnadsrapporter kan du allokera kostnader till olika team, avdelningar eller projekt. Den här allokeringen hjälper till att förstå distributionen och underlättar korrekt återbetalning eller återvisning.

Hantera vanliga scenarier. När du genererar kostnadsrapporter för arbetsbelastningskostnader vill du kunna hantera vanliga kostnadsbekymmer. Genom att samla in data i vanliga problemområden kan du se till att nödvändiga datauppsättningar, till exempel kostnader, mått och användning, tolkas tillsammans. Här är några vanliga problemområden:

  • Detaljerade kostnader: Kostnadsrapporter bör innehålla information om det allokerade beloppet per användare och kostnaden per enhet.

  • Resursutnyttjande: Kostnadsrapporter bör hjälpa dig att bedöma om aktuella resurser används fullt ut och identifiera potentiella besparingar.

  • Alternativa lösningar: Kostnadsrapporter bör jämföra kostnader och potentiella besparingar vid övergång till en ny lösning. De bör också utvärdera möjligheten att byta till en dynamisk lösning.

  • Avkastning på investeringar: Kostnadsrapporter bör hjälpa till att avgöra vilken procentandel av intäkterna som går in i systemdrift. Om systemet inte ökar intäkterna bör andra ROI-mått mätas.

  • Utgiftsmönster: Kostnadsrapporter bör analysera utgiftsmönster för att identifiera trender och mönster i kostnader över tid. Utgiftsmönster hjälper dig att fatta välgrundade beslut om kostnadsoptimering och budgetplanering.

Anpassa till redovisningsstandarder. Kostnadsrapporter bör anpassas till dina interna redovisningsstandarder. Vanliga system är showback och chargeback. Showback handlar om synlighet och återbetalning handlar om ansvar.

  • Showback syftar på att ge kostnadssynlighet i en organisation utan att debitera enskilda team eller avdelningar för sina molnkostnader. Du kan använda kostnadsrapporter för att generera showback-instruktioner som visar kostnaderna för varje team eller avdelning. Marknadsföringsteamet utnyttjade till exempel 15 000 USD, medan teknikavdelningen ådrog sig kostnader på 25 000 USD för en kombinerad arbetsbelastningskostnad på 40 000 USD. Showback ger varje avdelning en uppdelning av kostnaderna, så att varje team kan granska och optimera sin resursförbrukning. Dessa rapporter ger insyn och gör det möjligt för intressenter att förstå deras användning och tillhörande kostnader.

  • Återbetalning innebär fakturering av interna team eller avdelningar för deras respektive molnkostnader baserat på deras faktiska användning. Återbetalningen är dubbelsidig. Du kan debitera andra och andra kan debitera dig baserat på resursförbrukning och tjänster som återges. Din arbetsbelastning använder till exempel centraliserade säkerhetstjänster. Under en månad debiterade säkerhetsteamet dig 10 000 dollar för sina tjänster. Men du debiterade försäljnings- och marknadsföringsavdelningarna 7 000 usd respektive 8 000 USD för att använda din arbetsbelastning. Alla återbetalningstransaktioner, både krediter och debet, är integrerade i din centraliserade kostnadsdatamottagare. Återbetalning säkerställer att varje kostnad redovisas och införlivas i organisationens ekonomiska hantering. Det ger en holistisk vy och främjar optimering av kostnader mellan avdelningar.

Tillhandahålla omfattande rapporter. Kostnadsrapporter bör innehålla kostnaden för molntjänster och leverantörer. Rapporten bör innehålla kostnader (fakturerade), förbetalda kostnader (amorterade), trender, prognoser, krediter och kostnadsvarians. I både showback- och chargeback-system bör kostnadsrapporter innehålla följande element:

  • Kostnader som uppstått: Kostnader som uppstår avser de faktiska kostnader som uppkommer baserat på användning med dataförbrukning. Dessa kostnader beräknas baserat på förbrukningen av resurser eller tjänster inom en viss faktureringsperiod.

  • Förbetalda kostnader: Förbetalda kostnader är kostnader som betalas i förväg och är utspridda över en viss tidsperiod. Dessa kostnader amorteras eller allokeras vanligtvis jämnt under den förbetalda perioden.

  • Trender: Analys av kostnadstrender omfattar att undersöka historiska data för att identifiera mönster och förändringar i utgifter över tid. Den här analysen hjälper dig att förstå hur kostnaderna fluktuerar och identifierar underliggande faktorer.

  • Prognoser: Kostnadsprognoser förutsäger framtida utgifter baserat på historiska data och trender, så att du kan beräkna framtida kostnader och planera därefter. Prognoser kan genereras med hjälp av olika tekniker, till exempel maskininlärningsalgoritmer.

  • Krediter: Tjänsteleverantörer tillhandahåller ofta krediter (kostnadsfri användning) för tjänster. Kostnadsrapporter bör innehålla kreditsaldon och användning för att korrekt förstå utgiftsbehoven.

  • Kostnadsavvikelse: Kostnadsavvikelsen i en kostnadsrapport avser skillnaden mellan de faktiska kostnaderna och de förväntade eller budgeterade kostnaderna. Det hjälper dig att identifiera avvikelser från de planerade kostnaderna och förstå orsakerna bakom dem.

Tilldela resursägare

Varje kostnadsartikel bör ha en direkt ansvarig individ (DRI) som resursägare. Genom att tilldela en resursägare till varje kostnadsobjekt säkerställer du ett tydligt ansvar för de associerade kostnaderna. Den hjälper dig att identifiera vem som ansvarar för att hantera och optimera användningen och kostnaden för specifika resurser eller tjänster. Resursägare är viktiga för:

  • Kostnadsallokering: Med en resursägare tilldelad till varje kostnadsartikel möjliggörs korrekt kostnadsallokering. Resursägare säkerställer kostnadstillskrivning till lämpliga team, avdelningar eller projekt, vilket underlättar ekonomisk transparens och budgethantering.

  • Kommunikation: Tilldela resursägare främjar effektiv kommunikation och samarbete inom ett arbetsbelastningsteam och en organisation. Det underlättar diskussioner om kostnadshantering, uppmuntrar delning av bästa praxis och gör det möjligt för resursägare att samarbeta för att optimera kostnaderna kollektivt.

  • Beslutsfattande: Resursägare spelar en viktig roll i beslutsfattandet som rör resursetablering, skalning och optimering. De har nödvändiga insikter och ägarskap för att fatta välgrundade beslut som överensstämmer med affärsmål och kostnadsoptimeringsmål. Resursägare kan aktivt övervaka och analysera de kostnader som är kopplade till deras resurser. De kan identifiera kostnadsbesparande möjligheter, optimera resursanvändningen och fatta beslut för att kontrollera och minska kostnaderna.

Granska kostnadsdata

Granska regelbundet utgifterna mot budget- och kostnadsmodellen med intressenterna. Regelbundna granskningar hjälper till att identifiera kostnadstrender, avvikande värden och optimeringsområden. Det är viktigt att involvera intressenter som ekonomiteam, driftsteam och beslutsfattare i dessa granskningar för att driva kostnadsoptimeringsinitiativ. Granskningar säkerställer att kostnaderna är i linje med förväntningarna och tillåter justeringar om det behövs. Övervaka ändringar i användningsmönster, justera resursallokeringar efter behov och implementera kostnadsbesparande åtgärder baserat på pågående analys av kostnadsdata.

Analysera kostnadsdata

Granska kostnadsdata som samlas in från din arbetsbelastning för att få insikter om dina utgiftsmönster. Granskningar kan omfatta analys av resursutnyttjande, identifiering av kostnadsdrivrutiner och förståelse för kostnadsfördelningen mellan olika komponenter i din arbetsbelastning. Du bör också märka ökningar och minskningar av kostnader, till exempel i kostnader för beräkningsanvändning och nätverksöverföring. Leta efter områden där du kan optimera kostnaderna utan att offra prestanda eller funktioner. Du kan till exempel identifiera underutnytttagna resurser, rättighetsinstanser eller kostnadsbesparande funktioner som tillhandahålls av molnleverantören.

Granska arkitekturval

När du undersöker arkitekturbesluten för din arbetsbelastning är det viktigt att fokusera på kostnadskonsekvenser. Användning av alternativa mönster eller molnbaserade erbjudanden kan leda till betydande kostnadsbesparingar. Att välja plattform som en tjänst (PaaS) eller programvara som en tjänst (SaaS) över infrastruktur som en tjänst (IaaS) kan vara mer ekonomiskt. Med PaaS är inte bara infrastrukturkostnader en del av tjänstens prissättning, utan plattformen förenklar också etableringen och hanteringen av dessa resurser under en enhetlig kostnad. Till exempel kan distribution av en virtuell dator på lägre nivå som en hoppruta medföra extra kostnader för lagring, serverhantering och offentlig IP-konfiguration. PaaS hanterar däremot dessa komplexiteter och erbjuder en konsoliderad kostnad som ofta omfattar förbättrad säkerhet.

Automatisera kostnadsaviseringar

Implementering av automatiserade aviseringar kan utlösa budgetmeddelanden vid viktiga tröskelvärden. Dessa aviseringar kan ställas in för att meddela intressenter och DRI:er när kostnaderna överskrider fördefinierade gränser eller när det finns betydande avvikelser från förväntade utgiftsmönster. Budgetaviseringar och prognosaviseringar är två olika typer av kostnadsaviseringar som används för att automatisera kostnadsaviseringar.

Använd budgetaviseringar. Med budgetaviseringar kan du ange ett budgetbelopp och definiera tröskelvärden för faktiska kostnader. När de faktiska kostnaderna överskrider de angivna tröskelvärdena utlöses budgetaviseringar. De här aviseringarna hjälper dig att övervaka dina utgifter och meddela dig när du närmar dig eller överskrider din budget. Budgetaviseringar baseras på de faktiska kostnader som du har ackumulerat. Arbetsbelastningsutgifterna brukar variera. Du bör minst ange aviseringar för målbudgeten till förväntade kostnader (100 procent), idealiska utgifter (90 procent) och mindre än idealiska utgifter (110 procent).

Använd prognosaviseringar. Prognosaviseringar ger ett avancerat meddelande när dina utgiftstrender sannolikt kommer att överskrida din budget. Dessa aviseringar genereras baserat på prognostiserade kostnadsförutsägelser. När den prognostiserade kostnaden överskrider det angivna tröskelvärdet utlöses prognosaviseringar. Prognosaviseringar hjälper dig att förutse potentiella kostnadsöverskridanden så att du kan vidta proaktiva åtgärder för att kontrollera dina utgifter. Du bör ange prognosaviseringen till 110 procent av målbudgeten.

Använd avvikelseidentifiering. Avvikelseidentifiering hjälper dig att identifiera oväntade eller onormala mönster i kostnadsdata, så att du snabbt kan identifiera och åtgärda kostnadsavvikelser. Använd tekniker för avvikelseidentifiering för att identifiera avvikelser från trendbaslinjer, till exempel oväntade toppar eller kostnadsfall, och vidta lämpliga åtgärder. Du bör justera avvikelseidentifieringen för att fånga fluktuationer som dina utgiftsräcken inte kan eller tillfälligt inte förhindrar.

Baserat på analysen av kostnadsavvikelser fastställer du de åtgärder som krävs för att hantera situationen. Handlingsplaner kan innebära att optimera resursutnyttjande, ändra storlek på virtuella datorer, implementera Azure Policy kontroller eller justera budgetar. Det är viktigt att justera kostnadskontrollmått med affärsvärden och få de godkännanden som krävs för budgetjusteringar.

Implementera automatiserade processer för att identifiera och åtgärda kostnadsavvikelser i realtid. Alternativen omfattar automatisk skalning av resurser, automatisering av avstängningar eller upprättande av arbetsflöden för undersökning och minskning av kostnadsavvikelser. Upprätta KPI:er (Key Performance Indicators) för att mäta noggrannheten i kostnadsprognoser, kostnad kontra budget, antalet oväntade avvikelser och tiden för att reagera på prognosaviseringar. Granska regelbundet prognoser, spåra varians och se till att de överensstämmer med budgetförväntningarna.

Risk: Om du automatiserar insamlingen och granskningen av kostnadsdata kan du spara tid och arbete. Men att enbart förlita sig på automatisering kan förbise vissa kostnadsoptimeringsmöjligheter som kräver manuell granskning och analys. Det är viktigt att hitta rätt balans mellan automatisering och manuell granskning.

Azure-underlättande

Samla in och gruppera kostnadsdata: Azure tillhandahåller tjänster som kostnadsanalys och Azure Advisor som hjälper dig att spåra och analysera dina Utgifter och användning i Azure. Dessa tjänster samlar in nödvändiga data för att beräkna kostnaderna korrekt. Använd Azure-taggar för att gruppera kostnader så att de överensstämmer med olika affärsenheter, tekniska miljöer och kostnadsavdelningar. Taggar ger den synlighet som krävs för att företag ska kunna hantera och allokera kostnader mellan olika grupper.

Generera kostnadsrapporter: Kostnadsanalys erbjuder anpassningsbara rapporter som ger insikter om dina kostnader, förbetalda kostnader, trender och prognoser. Dessa rapporter kan skräddarsys efter dina specifika krav och ge en omfattande översikt över dina kostnader.

Granska kostnadsdata: Microsoft Power BI kan hjälpa dig att samla in och granska kostnadsdata. Power BI tillhandahåller en omfattande lösning för att samla in, granska och analysera kostnadsdata. Det gör att du kan få insikter, spåra trender och optimera kostnaderna effektivt. Den integreras med Cost Management och gör att du kan importera kostnadsdata till Power BI.

För mindre kostnadsdatamängder kan du använda API:et för användningsinformation för att hämta programmatisk hämtning av råa, oaggregerade kostnadsdata som motsvarar din Azure-faktura.

Granska designval för arkitektur: Azure tillhandahåller en mängd olika PaaS-resurser. Här är några exempel på när du kan överväga PaaS-alternativ:

Uppgift Användning
Värd för en webbserver Azure App Service i stället för att konfigurera IIS-servrar.
Indexera och köra frågor mot heterogena data Azure Cognitive Search i stället för ElasticSearch.
Värd för en databasserver Azure erbjuder många SQL- och no-SQL-alternativ, till exempel Azure SQL Database och Azure Cosmos DB.
Säker åtkomst till virtuell dator Azure Bastion i stället för virtuella datorer som hopprutor.
Nätverkssäkerhet Azure Firewall i stället för virtuella nätverksinstallationer.

Automatisera aviseringar: Med Cost Management kan du konfigurera automatiserade aviseringar och åtgärder baserat på utgiftströsklar eller budgetar. Dessa aviseringar kan utlösa meddelanden till intressenter när kostnaderna överskrider fördefinierade gränser eller avviker från förväntade mönster. Du bör använda kostnadsanalys för att visa och svara på kostnadsavvikelser. Den här funktionen kan markera oväntade toppar eller kostnadsfall, vilket gör det möjligt att undersöka och vidta åtgärder i tid.

Checklista för kostnadsoptimering

Se den fullständiga uppsättningen rekommendationer.

Checklista för kostnadsoptimering