Styrnings guide för komplexa företag: förbättra Cost Management disciplinGovernance guide for complex enterprises: Improve the Cost Management discipline

Den här artikeln tar en berättelse genom att lägga till kostnads kontroller till den minimala MVP-styrningen (livsduglig produkt).This article advances the narrative by adding cost controls to the minimum viable product (MVP) governance.

Med den här berättelsennAdvancing the narrative

Införande har ökat utöver tolerans indikatorn som definierats i styrnings MVP: en.Adoption has grown beyond the tolerance indicator defined in the governance MVP. Ökningarna i utgifterna motiverar nu en investering av tid från moln styrnings teamet för att övervaka och kontrol lera utgifts mönster.The increases in spending now justifies an investment of time from the cloud governance team to monitor and control spending patterns.

Som en tydlig driv rutin för innovation visas den inte längre främst som ett kostnads ställe.As a clear driver of innovation, IT is no longer seen primarily as a cost center. Eftersom IT-organisationen ger mer värde, samtycker IT-chefen och ekonomi chefen att tiden är rätt att byta rollen som den spelar i företaget.As the IT organization delivers more value, the CIO and CFO agree that the time is right to shift the role IT plays in the company. Bland andra ändringar vill chefen testa en direkt betalnings metod för moln redovisning för den kanadensiska grenen av en av affär senheterna.Among other changes, the CFO wants to test a direct pay approach to cloud accounting for the Canadian branch of one of the business units. Ett av de två tillbakadragna data centren var exklusivt värdbaserade till gångar för denna affär senhets kanadensiska åtgärder.One of the two retired datacenters was exclusively hosted assets for that business unit's Canadian operations. I den här modellen debiteras affär senhetens kanadensiska dotter bolag direkt för de drift kostnader som är relaterade till de värdbaserade till gångarna.In this model, the business unit's Canadian subsidiary will be billed directly for the operating expenses related to the hosted assets. Den här modellen gör det möjligt för IT att fokusera mindre på att hantera någon annans utgifter och mer om att skapa ett värde.This model allows IT to focus less on managing someone else's spending and more on creating value. Innan den här över gången kan börja kostnads hanterings verktyg måste vara på plats.Before this transition can begin cost management tooling needs to be in place.

Ändringar i det aktuella lägetChanges in the current state

I föregående fas av den här delen flyttade IT-teamet aktivt produktions arbets belastningar med skyddade data till Azure.In the previous phase of this narrative, the IT team was actively moving production workloads with protected data into Azure.

Sedan dess har vissa saker ändrats som påverkar styrning:Since then, some things have changed that will affect governance:

  • 5 000 till gångar har tagits bort från de två Data Center som har flaggats för pensionering.5,000 assets have been removed from the two datacenters flagged for retirement. Anskaffning och IT-säkerhet avetablerar nu de återstående fysiska till gångarna.Procurement and IT security are now deprovisioning the remaining physical assets.
  • Program utvecklings teamen har implementerat CI/CD-pipeliner för att distribuera vissa molnbaserade program, vilket avsevärt påverkar kund upplevelsen.The application development teams have implemented CI/CD pipelines to deploy some cloud-native applications, significantly affecting customer experiences.
  • BI-teamet har skapat agg regerings-, hanterings-, insikter-och förutsägelse processer som kör konkreta förmåner för affärs verksamhet.The BI team has created aggregation, curation, insight, and prediction processes driving tangible benefits for business operations. Dessa förutsägelser ger nu nya kreativa produkter och tjänster.Those predictions are now empowering creative new products and services.

Förbättra framtida tillstånd stegvisIncrementally improve the future state

Kostnads övervakning och rapportering ska läggas till i moln lösningen.Cost monitoring and reporting should be added to the cloud solution. Rapportering ska knyta direkta drift kostnader till de funktioner som konsumerar moln kostnaderna.Reporting should tie direct operating expenses to the functions that are consuming the cloud costs. Ytterligare rapportering bör göra det möjligt för IT att övervaka utgifter och tillhandahålla teknisk vägledning om kostnads hantering.Additional reporting should allow IT to monitor spending and provide technical guidance on cost management. För kanadensisk gren faktureras avdelningen direkt.For the Canadian branch, the department will be billed directly.

Ändringar i riskChanges in risk

Budget kontroll: Det finns en risk att självbetjänings funktioner leder till stora och oväntade kostnader på den nya plattformen.Budget control: There is an inherent risk that self-service capabilities will result in excessive and unexpected costs on the new platform. Styrnings processer för att övervaka kostnader och undvika kontinuerliga kostnads risker måste vara på plats för att säkerställa fortsatt justering med den planerade budgeten.Governance processes for monitoring costs and mitigating ongoing cost risks must be in place to ensure continued alignment with the planned budget.

Den här affärs risken kan utökas till några tekniska risker:This business risk can be expanded into a few technical risks:

  • Det finns en risk för att faktiska kostnader överstiger planen.There is a risk of actual costs exceeding the plan.
  • Ändring av affärs villkor.Business conditions change. När de gör det kommer det att finnas fall då en affärs funktion behöver förbruka fler moln tjänster än förväntat, vilket leder till utgifts avvikelser.When they do, there will be cases when a business function needs to consume more cloud services than expected, leading to spending anomalies. Det finns en risk att dessa ytterligare kostnader kommer att anses som överförbrukning i stället för en nödvändig justering i planen.There is a risk that these additional costs will be considered overages as opposed to a required adjustment to the plan. Om det lyckas bör det kanadensiska experimentet hjälpa till att åtgärda den här risken.If successful, the Canadian experiment should help remediate this risk.
  • Det finns en risk för system som överutnyttjas, vilket resulterar i överskott.There is a risk of systems being overprovisioned, resulting in excess spending.

Ändringar i princip instruktionernaChanges to the policy statements

Följande ändringar i principen hjälper dig att åtgärda de nya riskerna och guidens implementering.The following changes to policy will help remediate the new risks and guide implementation.

  • Alla moln kostnader bör övervakas mot plan per vecka med hjälp av moln styrnings teamet.All cloud costs should be monitored against plan on a weekly basis by the cloud governance team. Rapportering av avvikelser mellan moln kostnader och-planer är att delas med IT-ledande och ekonomi per månad.Reporting on deviations between cloud costs and plan is to be shared with IT leadership and finance monthly. Alla moln kostnader och prenumerations uppdateringar bör granskas med IT-ledarskap och ekonomi.All cloud costs and plan updates should be reviewed with IT leadership and finance monthly.
  • Alla kostnader måste allokeras till en affärs funktion i ansvars syfte.All costs must be allocated to a business function for accountability purposes.
  • Moln till gångar bör övervakas kontinuerligt för optimerings möjligheter.Cloud assets should be continually monitored for optimization opportunities.
  • Verktyget för moln styrning måste begränsa till gångs storleks alternativ till en godkänd lista över konfigurationer.Cloud governance tooling must limit asset sizing options to an approved list of configurations. Verktyget måste se till att alla till gångar kan identifieras och spåras av lösningen för kostnads övervakning.The tooling must ensure that all assets are discoverable and tracked by the cost monitoring solution.
  • Under distributions planeringen bör alla nödvändiga moln resurser som är kopplade till värd för produktions arbets belastningar dokumenteras.During deployment planning, any required cloud resources associated with the hosting of production workloads should be documented. I den här dokumentationen får du hjälp med att förfina budgetar och förbereda ytterligare automatiserings verktyg för att förhindra att dyra alternativ används.This documentation will help refine budgets and prepare additional automation tools to prevent the use of more expensive options. Under den här processen bör du ta hänsyn till olika rabatt verktyg som tillhandahålls av moln leverantören, t. ex. Azure Reserved VM Instances eller licens kostnads minskning.During this process consideration should be given to different discounting tools offered by the cloud provider, such as Azure Reserved VM Instances or license cost reductions.
  • Alla program ägare krävs för att kunna delta i metoder för att optimera arbets belastningar för att bättre kontrol lera moln kostnaderna.All application owners are required to attend trained on practices for optimizing workloads to better control cloud costs.

Stegvis förbättring av bästa praxisIncremental improvement of best practices

I det här avsnittet av artikeln får du förbättra designen för styrnings MVP för att inkludera nya Azure-principer och en implementering av Azure Cost Management + fakturering.This section of the article will improve the governance MVP design to include new Azure policies and an implementation of Azure Cost Management + Billing. Tillsammans kommer dessa två design ändringar att uppfylla de nya företags princip satserna.Together, these two design changes will fulfill the new corporate policy statements.

  1. Gör ändringar i Azure EA-portalen för att fakturera avdelnings administratören för den kanadensiska distributionen.Make changes in the Azure EA portal to bill the Department Administrator for the Canadian deployment.
  2. Implementera Azure Cost Management + fakturering.Implement Azure Cost Management + Billing.
    1. Etablera rätt nivå för åtkomstscope så att den överensstämmer med prenumerations mönstret och resurs grupp mönstret.Establish the right level of access scope to align with the subscription pattern and resource grouping pattern. Om du antar justering med styrnings MVP: t som definierats i föregående artiklar, skulle detta kräva åtkomst till konto omfånget för moln styrnings teamet som körs på rapportering på hög nivå.Assuming alignment with the governance MVP defined in prior articles, this would require enrollment account scope access for the cloud governance team executing on high-level reporting. Ytterligare team utanför styrning, t. ex. det kanadensiska inköps teamet, kräver åtkomst till resurs gruppens omfång .Additional teams outside of governance, like the Canadian procurement team, will require resource group scope access.
    2. Upprätta en budget i Azure Cost Management + fakturering.Establish a budget in Azure Cost Management + Billing.
    3. Granska och agera på inledande rekommendationer.Review and act on initial recommendations. Skapa en återkommande process för att stödja rapporterings processen.Create a recurring process to support the reporting process.
    4. Konfigurera och kör Azure Cost Management + fakturerings rapportering, både initial och återkommande.Configure and execute Azure Cost Management + Billing reporting, both initial and recurring.
  3. Uppdatera Azure Policy.Update Azure Policy.
    1. Granska taggar, hanterings grupp, prenumeration och resurs grupps värden för att identifiera eventuella avvikelser.Audit tagging, management group, subscription, and resource group values to identify any deviation.
    2. Upprätta alternativ för SKU-storlek för att begränsa distributioner till SKU: er som anges i dokumentation om distributions planering.Establish SKU size options to limit deployments to SKUs listed in deployment planning documentation.

SlutsatsConclusion

Genom att lägga till ovanstående processer och ändringar i styrnings MVP: n kan du åtgärda många av de risker som är förknippade med kostnads styrning.Adding the above processes and changes to the governance MVP helps remediate many of the risks associated with cost governance. Tillsammans skapar de insyn, ansvar och optimering som krävs för att kontrol lera kostnaderna.Together, they create the visibility, accountability, and optimization needed to control costs.

Nästa stegNext steps

Eftersom moln införande växer och levererar ytterligare affärs värde, kommer risker och moln styrnings behov också att förändras.As cloud adoption grows and delivers additional business value, risks and cloud governance needs will also change. För det här fiktiva företaget använder nästa steg denna styrnings investering för att hantera flera moln.For this fictional company, the next step is using this governance investment to manage multiple clouds.