Skapa en kostnadsmedveten organisation

Som beskrivs i Motiveringar: varför flyttar vi till molnet?, det finns många goda skäl för ett företag att införa molnet. När kostnadsminskning är en primär drivkraft är det viktigt att skapa en kostnadsmedveten organisation.

Att säkerställa kostnadsmedvetenhet är inte en engångsaktivitet. Precis som andra ämnen för molnimplementering är det iterativt. Följande diagram beskriver den här processen för att fokusera på tre beroende aktiviteter: synlighet, ansvar och optimering. Dessa processer spelas upp på makro- och mikronivåer, som vi beskriver i detalj i den här artikeln.

Bild 1: Översikt över den kostnadsmedvetna organisationen.

Allmänna kostnadsmedvetna processer

• Synlighet: För att en organisation ska vara medveten om kostnader behöver den insyn i dessa kostnader. Synlighet i en kostnadsmedveten organisation kräver konsekvent rapportering för de team som implementerar molnet, ekonomiteam som hanterar budgetar och hanteringsteam som ansvarar för kostnaderna. Den här synligheten uppnås genom att upprätta:

  • Rätt rapporteringsomfång.
  • Rätt resursorganisation (hanteringsgrupper, resursgrupper, prenumerationer).
  • Rensa taggningsstrategier.
  • Rätt åtkomstkontroller (Azure RBAC).

• Ansvar: Ansvar är lika viktigt som synlighet. Ansvarstagandet börjar med tydliga budgetar för implementeringsarbetet. Budgetarna bör vara väletablerade, tydligt kommunicerade och baseras på realistiska förväntningar. Ansvarstagande kräver en iterativ process och ett tillväxttänk för att driva rätt ansvarsnivå.

• Optimering: Optimering är den åtgärd som skapar kostnadsminskningar. Under optimeringen ändras resursallokeringar för att minska kostnaden för att stödja olika arbetsbelastningar. Den här processen kräver iteration och experimentering. Varje kostnadsminskning minskar prestandan. Att hitta rätt balans mellan kostnadskontroll och slutanvändarens prestandaförväntningar kräver indata från flera parter.

I följande avsnitt beskrivs de roller som olika team spelar när det gäller att utveckla en kostnadsmedveten organisation.

Molnstrategiteamet

Att skapa kostnadsmedvetande i molnimplementeringsarbetet börjar på ledarskapsnivå. För att vara effektiv på lång sikt bör molnstrategiteamet inkludera en medlem i ekonomiteamet. Om din finansiella struktur håller affärschefer ansvariga för lösningskostnader bör de också bjudas in att gå med i teamet. Förutom de kärnaktiviteter som vanligtvis tilldelas till molnstrategiteamet bör alla medlemmar i molnstrategiteamet också ansvara för:

• Synlighet: Molnstrategiteamet och molnstyrningsteamet måste känna till de faktiska kostnaderna för molnimplementeringsarbetet. Med tanke på ledningens uppfattning för det här teamet bör de ha tillgång till flera kostnadsomfattningar för att analysera utgiftsbeslut. Vanligtvis behöver en chef insyn i de totala kostnaderna för alla molnutgifter. Men som aktiva medlemmar i molnstrategiteamet bör de också kunna visa kostnader per affärsenhet eller per faktureringsenhet för att validera showback, återbetalning eller andra modeller för molnredovisning.

• Ansvar: Budgetar bör upprättas mellan molnstrategi, molnstyrning och molnimplementeringsteam baserat på förväntade implementeringsaktiviteter. När avvikelser från budgeten inträffar måste molnstrategiteamet och molnstyrningsteamet samarbeta för att snabbt fastställa det bästa tillvägagångssätt för att åtgärda avvikelserna.

• Optimering: Under optimeringsarbetet kan molnstrategiteamet representera investerings- och returvärdet för specifika arbetsbelastningar. Om en arbetsbelastning har strategiskt värde eller ekonomisk inverkan på verksamheten bör kostnadsoptimeringsarbetet övervakas noga. Om det inte finns någon strategisk inverkan på organisationen och ingen inbyggd kostnad för dålig prestanda för en arbetsbelastning kan molnstrategiteamet godkänna överoptimering. För att driva dessa beslut måste teamet kunna visa kostnader för ett omfång per projekt.

Molnimplementeringsteam

Molnimplementeringsteamet står i centrum för alla implementeringsaktiviteter. Så de är den första försvarslinjen mot överförbrukning. Det här teamet har en aktiv roll i alla tre faser av kostnadsmedvetande.

• Synlighet:

  • Medvetenhet: Det är viktigt att molnimplementeringsteamet får insyn i de kostnadsbesparande målen för arbetet. Att bara säga att molnimplementeringen bidrar till att minska kostnaderna är ett recept på fel. Specifik synlighet är viktigt. Om målet till exempel är att minska datacenter-TCO med 3 procent eller årliga driftskostnader med 7 procent, kan du lämna dessa mål tidigt och tydligt.
  • Telemetri: Det här teamet behöver insyn i effekten av sina beslut. Under migrerings- eller innovationsaktiviteter har deras beslut en direkt effekt på kostnader och prestanda. Teamet måste balansera dessa två konkurrerande faktorer. Prestandaövervakning och kostnadsövervakning som är begränsade till teamets aktiva projekt är viktiga för att ge nödvändig insyn.

• Ansvar: Molnimplementeringsteamet måste vara medvetna om alla förinställda budgetar som är kopplade till deras implementeringsarbete. När verkliga kostnader inte överensstämmer med budgeten finns det en möjlighet att skapa ansvar. Ansvar är inte detsamma som att straffa implementeringsteamet för att överskrida budgeten, eftersom budgetöverskott kan bero på nödvändiga prestandabeslut. I stället innebär ansvarstagande att utbilda teamet om målen och hur deras beslut påverkar dessa mål. Dessutom innehåller ansvarstagande en dialogruta där teamet kan kommunicera om beslut som ledde till överförbrukning. Om dessa beslut är feljusterade med projektets mål ger detta arbete ett bra tillfälle att samarbeta med molnstrategiteamet för att fatta bättre beslut.

• Optimering: Den här ansträngningen är en balansgång eftersom optimering av resurser kan minska prestandan för de arbetsbelastningar som de stöder. Ibland kan förväntade eller budgeterade besparingar inte realiseras för en arbetsbelastning eftersom arbetsbelastningen inte fungerar tillräckligt med de budgeterade resurserna. I dessa fall måste molnimplementeringsteamet fatta kloka beslut och rapportera ändringar till molnstrategiteamet och molnstyrningsteamet så att budgetar eller optimeringsbeslut kan korrigeras.

Molnstyrningsteam

I allmänhet ansvarar molnstyrningsteamet för kostnadshantering i hela molnimplementeringsarbetet. Som beskrivs i avsnittet Kostnadshanteringsdisciplin i styrningsmetodiken för Cloud Adoption Framework är kostnadshantering den första av de fem områdena för molnstyrning. De här artiklarna beskriver en serie djupare ansvarsområden för molnstyrningsteamet.

Det här arbetet fokuserar på följande aktiviteter som är relaterade till utvecklingen av en kostnadsmedveten organisation:

• Synlighet: Molnstyrningsteamet arbetar som peer för molnstrategiteamet för att planera molnimplementeringsbudgetar. Dessa två team arbetar också tillsammans för att regelbundet granska faktiska utgifter. Molnstyrningsteamet ansvarar för att säkerställa konsekvent, tillförlitlig kostnadsrapportering och prestandatelemetri.

• Ansvar: När budgetavvikelser inträffar måste molnstrategiteamet och molnstyrningsteamet samarbeta för att snabbt fastställa det bästa tillvägagångssätt för att åtgärda avvikelserna. I allmänhet kommer molnstyrningsteamet att agera på dessa beslut. Ibland kan åtgärden vara enkel omträning för det berörda molnimplementeringsteamet. Molnstyrningsteamet kan också optimera distribuerade tillgångar, ändra rabattalternativ eller till och med implementera automatiserade alternativ för kostnadskontroll, till exempel blockera distribution av oplanerade tillgångar.

• Optimering: När tillgångar har migrerats till eller skapats i molnet kan du använda övervakningsverktyg för att utvärdera prestanda och användning av dessa tillgångar. Korrekt övervakning och prestandadata kan identifiera tillgångar som ska optimeras. Molnstyrningsteamet ansvarar för att säkerställa att övervaknings- och kostnadsrapporteringsverktygen distribueras konsekvent. De kan också hjälpa implementeringsteamen att identifiera möjligheter att optimera baserat på prestanda- och kostnadstelemetri.

Molncenter för utmärkthet

Även om CCoE vanligtvis inte ansvarar för kostnadshantering kan det ha en betydande inverkan på kostnadsmedvetna organisationer. Många grundläggande IT-beslut påverkar kostnaderna i stor skala. När CCoE gör sin del kan kostnaderna minskas för flera molnimplementeringsinsatser.

• Synlighet: Alla hanteringsgrupper eller resursgrupper som innehåller kärn-IT-tillgångar bör vara synliga för CCoE-teamet. Teamet kan använda dessa data för att skapa möjligheter att optimera.

• Ansvar: Även om CCoE vanligtvis inte är ansvarig för kostnader kan den hålla sig ansvarig för att skapa repeterbara lösningar som minimerar kostnader och maximerar prestanda.

• Optimering: Med tanke på CCoE:s synlighet för flera distributioner är teamet i en idealisk position för att föreslå optimeringstips och hjälpa implementeringsteam att bättre finjustera tillgångar.

Nästa steg

Att utöva dessa ansvarsområden på varje nivå i verksamheten bidrar till att driva en kostnadsmedveten organisation. Om du vill börja agera på den här vägledningen går du igenom introduktionen till organisationens beredskap för att identifiera rätt teamstrukturer.

Identifiera rätt teamstrukturer