Använda Outlook-kategorier för att spåra avtalade tider och e-post

  • Artikel

Nu serversynkronisering medger spårning av e-postmeddelanden, avtalade tider och uppgifter i Outlook med särskild kategori Spårad till Dynamics 365. Om den här kategorin tilldelas ett e-postmeddelande, en avtalad tid eller en uppgift i Outlook synkroniseras objektet till program för kundengagemang (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing och Dynamics 365 Project Service Automation). På samma sätt om du tar bort kategorin från ett spårat e-postmeddelande, avtalad tid eller uppgift den från program för kundengagemang.

Du kan också markera flera poster och tilldela Outlook-kategorin Spårat till Dynamics 365 till dem och på så sätt spåra alla av dem till program för kundengagemang. Snabbt upptäcka spårade objekt genom att följa närvaron av denna kategori i inkorgen och andra mappar.

Konfigurera kategoribaserade spårning via en OrgDBOrgSetting

När version 9.1.0.4039 eller senare är kategorispårning aktiverad som standard.

Dricks

Visa versionen genom att logga in på appar för kundengagemang och klicka på knappen Inställningar uppe till höger på skärmen knappen InställningarKnappen Inställningar av användarprofil.>Om.

Använda kategorin för att spåra Outlook-objekt

När kategorin Spårad till Dynamics 365 finns i Outlook, kan du använda den för att spåra följande Outlook-objekt.

E-post

Spåra ett e-postmeddelande genom att tilldela den kategorin Spårad till Dynamics 365. Kategoriuppgiften kan ses omedelbart i Outlook. Vid denna tidpunkt är e-postmeddelandet markerat för spårning. serversynkronisering synkroniserar e-post till program för kundengagemang inom 15 minuter baserat på inställningen av e-postsynkronisering.

Om ett e-postmeddelande spåras och kategoriseras som Spårad till Dynamics kommer spårningen av e-postmeddelandet avbrytas om du tar bort kategorin. Men motsvarande e-postaktivitet tas inte bort.

Dricks

Du kan ställa in en regel i Outlook för att tilldela eller ta bort en kategori. Se Hantera e-postmeddelanden med hjälp av regler.

Kommentar

Synkronisering på serversidan kommer automatiskt att kategorisera e-postmeddelanden i Dynamics 365-mottagarens postlådor om e-postmeddelandet som bearbetas redan har spårats automatiskt i Dynamics av en annan användare eller kömottagare av samma e-postmeddelande.

Endast e-postmeddelanden som överensstämmer med riktningskoden för Dynamics 365 kategoriseras automatiskt när systeminställningen Spåra e-postmeddelanden som skickas mellan Dynamics 365-användare som två aktiviteter har aktiverats.

E-postmeddelanden som spåras och skickas från Outlook till andra Dynamics 365-användare visas exempelvis inte som kategoriserade i Outlook-mottagarens postlådor eftersom de representerar en "mottaget"-kopia av e-postmeddelandet. Detta för att Dynamics 365-mottagaren ska kunna spåra en inkommande kopia av e-postmeddelandet enligt den systeminställning som anges ovan.

Avtalad tid

Spåra ett e-postmeddelande genom att tilldela den kategorin Spårad till Dynamics 365. Den avtalade tiden ska spåras och synkroniseras med program för kundengagemang baserat på serversynkroniseringsregler.

Om en avtalad tid spåras och kategoriseras som Spårad till Dynamics kommer spårningen av den avtalade tiden att avbrytas om du tar bort kategorin. Men motsvarande Dynamics 365-program avtalad tid tas inte bort.

Uppgift

Kommentar

Tilldelning av uppgifter till personer som har registrerats i Outlook synkroniseras inte med program för kundengagemang.

Använd kategoribaserad spårning med programmet för Outlook

Om du har Dynamics 365 App for Outlook kan du använda kategoribaserade spårningar med programmet för Outlook.

I följande tabell visas olika scenarier för spårning.

Åtgärd Resultat
Tilldela kategorin Spårad till Dynamics 365 till ett e-postmeddelande/avtalad tid Serversynkronisering synkroniserar e-post/avtalad tid inom 15 minuter. Inläsning av programför Outlook på det objektet visar spårad status.
Spåra e-post/avtalad tid med hjälp av programmet för Outlook E-post/Avtalad tid spåras. Kategorin Spårad till Dynamics 365 tilldelas direkt.
Borttagning av kategorin Spårad till Dynamics 365 till ett e-postmeddelande/avtalad tid Serversynkronisering kommer att ta bort spårningen av objektet i cirka 15 minuter. Inläsning av programför Outlook på det e-postmeddelandet visar spårad status. Aktivitetsposten tas inte bort från program för kundengagemang.
Avbryt spårning för e-post/avtalad tid med hjälp av programmet för Outlook Spårning av e-post/avtalad tid tas bort och kategorin Spårad till Dynamics 365 tas bort.

Delegera användare

Om du låta någon annan hantera din e-post och kalender genom att ge dem delegerad åtkomst kan ombudet få åtkomst till i Outlook, om ombudet har behörigheter för redigerare.

Om postlådan har kategorin Spårad till Dynamics 365 kan ombudet spåra dina e-postmeddelanden och avtalade tider genom att tilldela kategorin Spårad till Dynamics 365.

Kategoribaserad spårning med Dynamics 365 for Outlook

Kategoribaserade spårningar stöds inte med Dynamics 365 for Outlook. Vi rekommenderar att du inte aktiverar OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems på en organisation som konfigurerar du använder Dynamics 365 for Outlook.

Inaktivera spårning baserat på kategori

Du kan inaktivera kategoribaserade spårning för Dynamics 365-programorganisationen genom att inaktivera OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

Kommentar

Om du inaktiverar kategorin OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, Spårad till Dynamics 365 är granska bort, med kategoritilldelningen sparas i Outlook. Om du tar bort kategorin från huvudlistan tas den bort permanent.

VANLIGA FRÅGOR OCH SVAR

Kan jag spåra mina Outlook-kontakter genom att tilldela spårade Dynamics 365-kategori?
Nej, kategoribaserad spårning stöds inte med Outlook-kontakter

Vad händer om jag byter namn på spårade till Dynamics 365-kategori?
Om du byter namn på kategorin fortsätter serversynkronisering att identifiera kategori med dess ID och den används för att spåra och avbryta spårningen av Outlook-objekt.

Kommentar

När det gäller delegerade scenarier stöds inte skillnaden mellan ombudet och den primära postlådans ägare, och det kan resultera i ett oväntat beteende. Vi rekommenderar att kategorinamnet matchas på den delegerade och primära postlådans ägare.

Vad händer om jag tar bort spårade till Dynamics 365-kategori?
Om du tar bort kategorin försöker serversynkronisering skapa om den på Exchange-servern på cirka 15 minuter.

När jag aktiverar OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems för första gången, kommer mina tidigare spårade objekt tilldelas spårade Dynamics 365-kategori?
Nej, serversynkronisering går inte tillbaka i tiden för att tilldela kategori till redan spårade objekt.

Vad händer om jag tilldelar Spårad till Dynamics 365-kategori till ett Outlook-konversationstråd?
Om du har kategoriserat en konversationstråd som Spårad till Dynamics 365 kommer alla e-postmeddelanden i den tråden att tilldelas den kategorin och därför spåras.

Kan jag tilldela Spårad till Dynamics 365-kategori till återkommande möten?
Om du har kategoriserat en återkommande avtalad tid som Spårad till Dynamics 365 kommer alla individuella miljöer av den avtalade tiden att tilldelas den kategorin och därför spåras.

Vad händer när det inte går att spåra e-post?
Som standard försöker misslyckade automatiskt spårad e-post genomföras igen i en ny synkroniseringscykel – ungefär var 15:e minut. Försök görs upp till 5 gånger. Om de nya försöken misslyckas efter 5 försök tilldelas e-postmeddelandet kategorin Spårad till Dynamics 365 (kunde inte levereras) och inga ytterligare försök sker. Automatiskt spårad e-post som misslyckas med följande fel kommer att försökas igen:

  • Marknadsföring av e-postmeddelanden misslyckas på grund av ett plugin-program som konfigurerats i kundmiljön.
  • Marknadsföring av e-postmeddelanden misslyckades på grund av timeout från kundengagemangsappar eller Microsoft Exchange.
  • Ett e-postmeddelande avvisas med InvalidSender eller på grund av ett okänt beslut.
  • E-postmeddelanden misslyckas och går inte att få om ägaren till kön inte har rätt säkerhetsroll har tilldelats dem. Utan rätt säkerhetsroll kan ägaren inte äga e-postposten som spåras av kön.

Efter 5 försök, om orsaken till misslyckandet att marknadsföra e-postmeddelandet var på grund av ett fel i plugin-programmet, försök åtgärda plugin-programmet. Tilldela sedan kategorin spåra till Dynamics 365 för att manuellt spåra ej levererade e-postmeddelanden för att spåra dem i program för kundengagemang.

Hur tar jag bort kategoribaserade spårning via en OrgDBOrgSetting?
Så här inaktiverar du särskilda Spårad till Dynamics 365 Outlook-kategori måste du aktivera OrgDBOrgSetting i din organisation. Program för kundengagemang ger det OrgDBOrgSettings-verktyg som ger administratörer möjlighet att genomföra specifika uppdateringar som tidigare var reserverade för registerimplementeringar.

  1. Följ instruktionerna i den här artikeln för anvisningar hur du extraherar verktyget.
  2. När verktyget extraherats, inaktivera OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
  3. Inaktivera OrgDBOrgSetting tar bort kategorin Spårad till Dynamics 365 på alla Exchange-postlådor i organisationen som har serversynkronisering aktiverad i cirka 15 minuter.

Du kan också använda detta verktyg för att redigera OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.