Ange när och hur meddelanden ska tas emot

När du konfigurerar användare i godkännandearbetsflöden måste du ange hur och när varje användare meddelas om godkännandearbetsflödessteg i fönstret Konfigurera meddelanden och Meddelandeschema. Individuella användare kan också ändra sina meddelandeinställningar genom att välja knappen Ändra meddelandeinställningar i något meddelande.

Innan du kan konfigurera meddelandeinställningar för en godkännandeanvändare måste du konfigurera användaren som en godkännandeanvändare. Mer information finns i Konfigurera godkännandeanvändare.

Du kan definiera layout och innehåll i meddelanden genom att konfiguera meddelandemallar. Mer information finns i Hantera meddelandemallar.

Många arbetsflödessvar för godkännande handlar om att meddela användare om att en händelse har skett som de måste agera på. Till exempel ett arbetsflödessteg kan vara att en händelse där användare 1 begär godkännande av en ny post. Det relaterade svaret är att ett meddelande skickas till användare 2, godkännaren. I nästa arbetsflödessteg kan händelsen vara att användare 2 godkänner posten. Det relaterade svaret är att ett meddelande skickas till användare 3 om att starta en process med den godkända posten. För arbetsflödessteg som gäller godkännande kopplas varje meddelande till en godkännandepost. Mer information finns i Arbetsflöden.

Ange när och hur användare ska meddelas

  1. Välj ikonen Söka efter sida eller rapport, ange Användarinställningar för godkännande och välj sedan relaterad länk.

  2. Markera raden för användaren som du vill konfigurera meddelandeinställningar för och välj sedan åtgärden Konfigurera meddelanden.

  3. I fönstret Konfigurera meddelanden kan du fylla i fälten enligt beskrivningen i följande tabell.

    Fält Description
    Meddelandetyp Ange vilken typ av händelse meddelandet handlar om.

    Välj något av följande alternativ:

    - Ny post anger att meddelandet är en ny post, till exempel ett dokument, som användaren måste agera på.
    - Godkännande anger att meddelandet handlar om en eller flera godkännandebegäranden.
    - Förfallna anger att meddelandet är en påminnelse till användare om att de är sena i att agera på en händelse.
    Kod för meddelandemall Ange koden för meddelandemallen som används för att skapa meddelanden för användaren.
    Ej sammanfattade meddelanden Ange om användaren får ett meddelande för varje händelse eller samlade meddelanden.

    Om kryssrutan Ej sammanfattade meddelanden inte har markerats får användaren meddelanden som samlad information om händelser som uppstår med samma upprepningsmönster i meddelandeschemat.

    Du har nu registrerat hur användaren ska meddelas. Fortsätt med att ange när användaren ska meddelas.

  4. Välj åtgärden Meddelandeschema.

  5. I fönstret Meddelandeschema kan du fylla i fälten enligt beskrivningen i följande tabell.

    Fält Description
    Återkommande Ange upprepningsmönstret för användarens mottagning av meddelanden.
    Tid Ange vid vilken tidpunkt på dagen som användaren får meddelanden när värdet i fältet Återkommande inte är Omedelbart.
    Daglig frekvens Ange på vilken typ av dagar användaren meddelas när värdet i fältet Återkommande är Daglig.

    Markera Vardag för meddelanden varje arbetsdag i veckan. Markera Daglig för meddelanden varje veckodag inklusive helger.
    Måndag till och med söndag Ange på vilka dagar användaren meddelas när värdet i fältet Återkommande är Veckovis.
    Datum i månaden Ange om användaren meddelas på den första, den sista eller ett visst datum i månaden.
    Datum för månadsvis meddelande Ange månadsdag då användaren meddelas när värdet i fältet Datum i månaden är Anpassat.

Ändra när och hur du ska meddelas

  1. Välj knappen Ändra meddelandeinställningar i ett av meddelandena som du har tagit emot, antingen eller som e-post eller notering.
  2. Ändra dina meddelandeinställningar så som beskrivs i föregående steg i fönstret Konfigurera meddelanden.

Se även

Konfigurera användare för godkännande
Hantera meddelandemallar
Konfigurera meddelanden för arbetsflödet
Konfigurera arbetsflöden
Använda arbetsflöden