Konfigurera e-post

Anteckning

Azure Active Directory har bytt namn till Microsoft Entra ID. Läs mer

Personer på företag skickar information och dokument, till exempel försäljnings- och inköpsorder och fakturor, via e-post varje dag. Administratörer kan ansluta ett eller flera e-postkonton till Business Central, så att du kan skicka dokument utan att behöva öppna någon e-postapp. Du kan skapa varje meddelande individuellt med grundläggande formateringsverktyg, till exempel teckensnitt, format, färger och så vidare, och bifoga filer på upp till 100 MB. Administratörer kan dessutom skapa rapportlayouter som endast innehåller nyckelinformation från dokument. Läs mer på Skicka dokument via e-post.

E-postfunktionen i Business Central gäller endast för avgående meddelanden. Det går inte att ta emot svar – det vill säga, det finns ingen "Inkorg"-sida.

Anteckning

Du kan bara e-postfunktioner för Business Central online endast med Exchange Online. Vi stöder inte hybridscenarier, till exempel att ansluta Business Central online till en lokal version av Exchange.

Om du använder Business Central lokalt måste du skapa en app-registrering för Business Central i Azure Portal innan du kan konfigurera e-post. App-registreringen gör det möjligt för Business Central att auktorisera och autentisera med din e-postleverantör. Lär dig mer på Konfigurera e-post för Business Central lokalt. I Business Central online hanterar vi detta åt dig.

Krav

Det finns några krav för att konfigurera och använda e-postfunktionerna.

• För att kunna konfigurera e-post måste du ha behörighetsinställningen E-POSTKONFIGURATION. Mer information finns i Tilldela behörigheter till användare och grupper.
• Alla som ska använda e-postfunktionerna måste vara helt licensierade Business Central. Delegerade administratörer och gästanvändare kan t. ex. inte använda klientorganisationens e-postkonto.

Lägg till e-postkonton

Du lägger till e-postkonton via tillägg som möjliggör att konton från olika providrar ansluter till Business Central. Med standardtilläggen kan du använda konton från Microsoft Exchange Online. Det kan emellertid finnas andra tillägg som du kan använda för att ansluta konton från andra leverantörer, till exempel Gmail.

Du kan ange fördefinierade affärsscenarier där kontot ska användas för att skicka e-post. Du kan t. ex. ange att alla användare skickar försäljnings dokument från ett visst konto och inköpsdokument från ett annat. Läs mer på Tilldela scenarier för e-post till e-postkonton.

I följande tabell beskrivs de e-posttillägg som är tillgängliga som standard.

Tillägg	Beskrivning	Exempel på när du kan använda
Microsoft 365 anslutningsprogram	Alla skickar e-post från en delad postlåda i Exchange Online.	När alla meddelanden kommer från samma avdelning, t. ex. genom att din försäljningsorganisation skickar meddelanden från ett sales@cronus.com-konto. Detta alternativ kräver att du skapar en delad postlåda i administrationscentret för Microsoft 365. Mer information finns i Delade postlådor.
Aktuell anslutningsprogram för användare	Alla skickar e-post från det konto som de använde för att logga in på Business Central.	Tillåt kommunikation från enskilda konton.
SMTP Connector	Använd SMTP-protokoll för att skicka e-post.	Tillåt kommunikation via din SMTP-e-postserver.

Anteckning

Tilläggen Microsoft 365 anslutningsprogram och anslutningsprogram för aktuell användare använder de konton som du har angett för användare i administrationscentret för Microsoft 365 för din Microsoft 365-prenumeration. Användarna måste ha en giltig licens för Exchange Online för att kunna skicka e-post med hjälp av tilläggen. Dessutom, i sandbox-miljöer, inkluderar dessa tillägg Outlook REST API kräver att Tillåt HttpClient-begäranden är aktiverad. Om du vill kontrollera om den är aktiverad för dessa tillägg, gå till sidan för tilläggshantering, välj tillägget och välj sedan alternativet Konfigurera.

Externa användare, exempelvis utsedda administratörer och externa revisorer, kan inte använda dessa tillägg för att skicka e-postmeddelanden från Business Central.

Använd SMTP

Om du vill använda SMTP-protokollet för att skicka e-post från Business Central kan du använda SMTP-anslutningstillägget. När du skapar ett konto som använder SMTP är fältet Sändartyp av stor vikt. Om du väljer Specifik användare kommer e-postmeddelanden att skickas med hjälp av namn och annan information från det konto som du konfigurerar. Om du däremot väljer Aktuell användare skickas e-postmeddelanden från det e-postkonto som anges för respektive användares konto. Aktuell användare liknar Skicka som-funktionen. För mer information, se Använda en adress för ersättningsavsändare i avgående e-postmeddelanden.

Viktigt

Om du vill använda OAuth för SMTP måste alla användare finnas i samma Microsoft Entra-klientorganisation.

Du måste skapa en programregistrering i Azure-portalen och sedan köra Konfigurera guiden för assisterad Microsoft Entra ID-konfiguration i Business Central för att ansluta till Microsoft Entra ID. Mer information finns i Skapa en programregistrering för Business Central i Azure-portalen.

Exchange Online avvecklar grundläggande autentisering för SMTP. KLientorganisationer som för närvarande använder SMTP-autentisering påverkas inte av ändringen. Vi rekommenderar dock starkt att du använder den senaste versionen av Business Central och konfigurerar OAuth 2.0-autentisering för SMTP. Vi kommer inte att lägga till certifikatbaserad autentisering i tidigare versioner av Business Central, till exempel version 14. Om du inte kan konfigurera OAuth 2.0-autentisering uppmuntrar vi dig att utforska alternativ från tredje part om du vill använda e-post från SMTP i tidigare versioner.

Anteckning

När du kopierar ett företag som använder ett SMTP-e-postkonto för att skicka e-post, ingår inte lösenordet för kontot. Du måste ange lösen ordet på nytt på sidan SMTP-konto i det nya företaget.

Använd Konfigurera guiden för assisterad konfiguration för e-post

Med den assisterade konfigurationsguiden för Konfigurera e-post kan du snabbt komma igång med e-post.

Anteckning

Du måste ha ett standardkonto för e-post, även om du bara lägger till ett enda konto. Standardkontot kommer att användas för alla e-postscenarier som inte har tilldelats något konto. Läs mer på Tilldela scenarier för e-post till e-postkonton.

1. Välj ikonen med anger du Konfigurera e-postkonton och väljer sedan relaterad länk.
2. Fyll i fälten om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.

Tilldela e-postscenarier till e-postkonton

E-postscenarier är processer som involverar att skicka ett dokument. Exempelvis en försäljnings- eller inköpsorder eller en anmälan, till exempel en inbjudan till en extern revisor. Specifika e-postkonton kan användas för specifika scenarier. Du kan t. ex. ange att alla användare alltid ska skicka försäljningsdokument från ett konto, inköpsdokument från ett annat, samt lager- eller produktionsdokument från ett tredje konto. Du kan tilldela, tilldela om och ta bort scenarier när du vill. Ett scenario kan bara tilldelas ett e-postkonto åt gången. Standardkontot kommer att användas för alla e-postscenarier som inte har tilldelats något konto.

På sidan Tilldelning av e-postscenario kan du välja åtgärden Konfigurera standardbilagor för att lägga till bifogade filer till e-postscenarier. De bifogade filerna är alltid tillgängliga när du skriver ett e-postmeddelande för ett dokument som är relaterat till scenariot. Varje e-postscenario kan ha en eller flera bifogade standardbilagor. Standardbilagor läggs automatiskt till i e-postmeddelanden för e-postscenariot. När du t.ex. skickar en försäljningsorder med e-post, läggs standardbilagan som anges för försäljningsorderscenariot till. Standardbilagor visas i avsnittet Bifogadefiler längst ned på sidan Skriv ett e-postmeddelande. Du kan manuellt lägga till bifogade filer som inte är standard i e-postmeddelandet.

Konfigurera visningspolicyer

Du kan kontrollera vilka e-postmeddelanden som en användare kan nå på sidorna Utkorg för e-post och Skickad e-post.

På sidan Visningspolicyer för användar-e-post väljer du en användare och därefter ett av följande alternativ i fältet Visningspolicy för e-post:

• Visa egna e-postmeddelanden – Användaren kan bara visa sina egna e-postmeddelanden.
• Visa alla e-postmeddelanden – Användaren kan visa alla e-postmeddelanden, inklusive e-postmeddelanden som har skickats av andra användare.
• Se om tillgång till alla relaterade poster – Denna vypolicy används om ingen annan policy anges. Användaren kan visa e-postmeddelanden som andra användare har skickat om användaren har åtkomst till posten som har skickats och alla relaterade poster. Exempelvis skickar användare A en bokförd försäljningsfaktura till en kund. Användare B kan se e-postmeddelandet om denne har tillgång till både fakturan och kunden.
• Visa om åtkomst till relaterade poster – Användaren kan visa e-postmeddelanden som har skickats av andra personer om användaren har åtkomst till minst en post som är relaterad till posten som har skickats. Exempelvis skickar användare A en bokförd försäljningsfaktura till en kund. Användare B kan se e-postmeddelandet om denne har tillgång till antingen fakturan eller kunden.

Anteckning

Om du lämnar fältet Användar-ID tomt och sedan väljer åtgärden Visningspolicy för e-post gäller visningspolicyn för alla användare.

Ange hur många meddelanden ett konto får skicka per minut

Vissa e-postleverantörer (ISP) begränsar antalet e-postmeddelanden som ett e-postkonto kan skicka samtidigt eller inom en viss tidsperiod, eller både och. Denna praxis kallad e-poststrypning hjälper internetleverantören till att styra trafiken på sina servrar och förhindra skräppost. Om ett e-postkonto överskrider gränsen kan det hända att internetleverantören spärrar meddelandena. Du kan kontrollera att antalet meddelanden som du skickar från Business Central följer internetleverantörens gräns genom att ange gränsen för vart och ett av dina e-postkonton.

Standardgränsen för kontotyperna Microsoft 365 och Aktuell användare är 30, vilket motsvarar den gräns som anges av Exchange Online.

Du kan ange gränsen på två sätt:

• När du använder guiden Konfigurera assisterad konfiguration för e-post för att skapa ett nytt konto anger du gränsen i fältet Gräns per minut.
• För befintliga e-postkonton anger du gränsen i fältet Gräns för e-post på kontot.

Konfigurera återanvändbara texter och layouter för e-post

Du kan använda rapporter för att inkludera nyckelinformation från försäljnings-, inköps- och tjänstedokument i texter för e-post. Med rapportlayout definieras stilen och innehållet i e-postmeddelandet. Innehållet kan till exempel omfatta text som t. ex. hälsningar eller instruktioner som föregår dokumentinformationen. I den här proceduren beskrivs hur du ställer in rapporten Försäljning – Faktura för bokförda försäljningsfakturor, men processen liknar den för andra rapporter.

Anteckning

Om du vill använda layouten för att skapa innehåll för e-postmeddelanden måste du använda Word-filtyp för layouten.

1. Välj anger du Rapporturval – försäljning och väljer sedan relaterad länk.
2. På sidan Rapportval, försäljning i fältet Användning väljer du Faktura.
3. På en ny rad i fältet Rappport-ID väljer du t. ex. standardrapport 1306.
4. Markera kryssrutan Använd för e-postbrödtext.
5. Välj fältet Beskrivning av layouten på brödtext i e-post och välj sedan en layout från listan.
6. Om du vill visa eller redigera den layout som e-mailets brödtext baseras på väljer du layout på sidan Anpassade rapportlayouter och väljer sedan åtgärden Uppdatera layout. Om du anpassar layouten använder du åtgärden Importera layout för att överföra den nya layouten.

   Anteckning

   Om du vill anpassa en layout för standardrapporter, till exempel 1306, måste du göra en kopia av rapporten. Business Central hjälper dig att skapa en kopia när du importerar en anpassad layout för en standardrapport. Namnet på den nya anpassade rapportlayouten kommer att föregås av "kopia av".

7. Om du vill att kunderna ska använda en betalningstjänst, till exempel PayPal, måste du ställa in tjänsten. Därefter infogas PayPal-informationen och -länken i e-postmeddelandet. Mer information finns i Så här aktiverar du kundbetalningar via PayPal.
8. Välj knappen OK.

Nu när du till exempel väljer åtgärden Skicka på sidan Bokförd försäljningsfaktura kommer e-postbrödtexten att innehålla information om dokumentet i rapport 1306 som föregås av utformad standardtext enligt den rapportlayout du valde i steg 5.

Använda en adress för ersättningsavsändare för avgående e-postmeddelanden

Om du använder tillägget SMTP-anslutning kan du använda kan du använda funktionerna Skicka som eller Skicka åt från Microsoft Exchange för ändra avsändaradressen på avgående meddelanden. Business Central använder SMTP-kontot för att autentisera till Exchange, men kommer antingen att ersätta avsändarens adress med den som du anger eller ändra den med "åt".

När du skapar ett konto och vill använda funktionerna Skicka som eller Skicka åt från Exchange, i fältet Typ av avsändare väljer du Specifik användare.

Du kan också välja Aktuell användare för att tillåta att användare skickar meddelanden via SMTP-anslutning. Meddelandet kommer att skickas från det e-postkonto som angetts i fältet kontakt e-post på användar kortet för den användare som de är inloggade på. Det fungerar emellertid som det ska när du skickar som-funktion och kommer att skickas från det konto som anges i SMTP-anslutningens inställningar.

Nedan följer exempel på hur Skicka som och Skicka åt används i Business Central:

• Du kanske vill att inköps- eller försäljningsorder som du skickar till leverantörer och kunder ska se ut att komma från adressen noreply@yourcompanyname.com.
• När arbetsflödet skickar en godkännandeförfrågan via e-post med hjälp av e-postadressen till beställaren.

Anteckning

Du kan bara använda ett konto för att ersätta avsändaradresser. Det innebär att du inte kan ha en ersättningsadress för att inköpsprocesser, och en annan för försäljningsprocesser.

Konfigurera dokumentutskicksprofiler

Du kan spara tid genom att ange en önskad metod för att skicka försäljningsdokument för respektive kund. Om du gör detta behöver du inte välja ett alternativ för sändning, till exempel om du vill skicka dokumentet via e-post eller ett elektroniskt dokument, varje gång du skickar ett dokument. Mer information finns i Skapa Dokumentutskicksprofiler.

Tillval: Konfigurera e-postloggning i Exchange Online

Få ut mer av kommunikationen mellan säljare och befintliga eller potentiella kunder. Du kan spåra e-postutbyten och sedan göra dem till de möjligheter som kan åtgärdas. Lär dig mer på Spåra utbyten av e-postmeddelanden mellan säljare och kontakter.

Tillval: övervaka e-postanvändning och felsök e-postfel med telemetri

Administratörer kan växla till funktionen telemetri i Business Central för att hämta data om användning och fel i olika funktioner i systemet. För e-post loggar vi in följande åtgärder:

• Ett e-postmeddelande har skickats
• Ett försök att skicka ett e-postmeddelande misslyckades
• Autentisering till en SMTP-server lyckades/misslyckades
• Anslutning till en SMTP-server lyckades/misslyckades

Du kan använda dessa data för att övervaka e-postanvändning och felsöka e-postfel. Mer information finns i Analysera e-posttelemetri (administrationsinnehåll).

Konfigurera e-post för Business Central lokalt

Business Central lokalt kan integreras med tjänster som baseras på Microsoft Azure. Du kan till exempel använda Cortana Intelligence för smartare kassaflödesprognoser, Power BI för att visualisera verksamheten och Exchange Online för att skicka e-post. Integreringen med dessa tjänster baseras på en programregistrering i Microsoft Entra ID. Programregistreringen tillhandahåller autentisering och autentiseringstjänster för kommunikation. Om du vill använda e-postfunktionerna i Business Central lokalt måste du registrera Business Central som en app i Azure-portalen och sedan ansluta Business Central till programregistreringen. Följande avsnitt beskriver hur du gör detta.

Skapa en programregistrering för Business Central i Azure-portalen

Stegen för att registrera Business Central i Azure portal beskrivs i Registrera ett program i Microsoft Entra ID.

Anteckning

Om du vill använda e-postfunktioner måste din programregistrering använda en konfiguration för flera innehavare.

De inställningar som är specifika för e-postfunktionen är de delegerade behörigheter som du ger din programregistrering. Följande register anger minimibehörigheterna.

API/behörighetsnamn	Typ	Beskrivning
Microsoft Graph / User.Read	Delegerades	Logga in och läs användarprofilen.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite	Delegerades	Skriv e-postmeddelanden.
Microsoft Graph / Mail.Send	Delegerades	Skicka e-postmeddelanden.
Microsoft Graph / offline_access	Delegerades	Behåll medgivande för dataåtkomst.

Om du använder SMTP-anslutning och vill använda OAuth 2.0 för autentisering, är behörigheterna något annorlunda. Följande register anger behörigheterna.

API/behörighetsnamn	Typ	Beskrivning
Microsoft Graph / offline_access	Delegerades	Behåll medgivande för dataåtkomst.
Microsoft Graph / openid	Delegerades	Logga in användare.
Microsoft Graph / User.Read	Delegerades	Logga in och läs användarprofilen.
Microsoft Graph / SMTP.Send	Delegerades	Skicka e-postmeddelanden från postlådor med SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online / User.Read	Delegerades	Logga in och läs användarprofilen.

Notera följande information när du skapar din appregistrering. Du kommer att behöva den för att ansluta Business Central till din app-registrering.

• Program-ID (klient)
• Omdirigerings-URI (valfritt)
• Klienthemlighet

Lär dig mer om allmänna riktlinjer om hur du registrerar ett program i Snabbstart: Registrera ett program med Microsofts identitetsplattform.

Anteckning

Om du har problem med att använda SMTP-protokoll för att skicka e-post efter att du har anslutit Business Central till din programregistrering kan det bero på att SMTP-autentisering inte har aktiverats för klientorganisationen. Vi rekommenderar att du använder e-postkopplingarna från Microsoft 365 och Aktuell användare i stället, eftersom de använder Microsoft Graph Mail API:er. Om du måste använda SMTP-protokoll kan du emellertid aktivera SMTP AUTH. Mer information finns i Aktivera eller inaktivera autentiserad klient-SMTP-sändning (SMTP-autentisering) i Exchange Online.

Anslut Business Central till din app-registrering

När du har registrerat ditt program i Azure portal går du till Business Central och använder sidan Registrering för e-postprogram för Microsoft Entra ID för att ansluta Business Central till den.

1. I Business Central välj anger du Registrering för e-postprogram för Microsoft Entra ID och väljer sedan tillhörande länk.
2. Fyll i fälten om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.

Dricks

Om du ansluter för första gången kan du också köra den assisterade konfigurationsguiden Konfigurera e-post. I det här fallet innehåller guiden också registreringssidan för e-postprogram för Microsoft Entra ID där du kan lägga till information för att ansluta till din programregistrering.

Se även

Delade postlådor i Exchange Online
Arbeta med Business Central
Ställa in Business Central
Skicka dokument via e-post
Anpassa Business Central med tillägg
Använda Business Central som din företagsinkorg i Outlook
Få Business Central på min mobila enhet
Få Business Central på min mobila enhet
Analysera e-posttelemetri (administrationsinnehåll)

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här